Melhores práticas para gerenciamento de partes interessadas corporativas vs. gerenciamento de partes interessadas do projeto

Para obter resultados ótimos em qualquer projeto, é fundamental identificar as principais partes interessadas corporativas e de projetos. Depois de identificá-las em uma matriz de partes interessadas que pondera suas respectivas necessidades e influência, você pode começar a avaliar como gerenciá-las. 

Uma parte interessada de projeto é qualquer pessoa que trabalhe direta ou indiretamente em ou com seu projeto. Entre elas estão o gerente de projetos e o gerente de programas, bem como a equipe do projeto. Os membros da equipe podem incluir funcionários de marketing, fabricantes, desenvolvedores técnicos, trabalhadores da construção civil, eletricistas e qualquer um cujo trabalho seja necessário, em algum momento, durante o projeto. Outras partes interessadas podem incluir contatos de outra empresa contratada para o projeto; qualquer pessoa dessa empresa diretamente envolvida no projeto também é uma parte interessada do projeto.

Se você está trabalhando em um projeto interno, provavelmente haverá partes interessadas corporativas de uma empresa. Por exemplo, se uma pequena rede de supermercados decidir abrir uma nova loja, as partes interessadas do projeto seriam qualquer pessoa envolvida diretamente na construção e no recrutamento nessa nova localização, e as partes interessadas corporativas seriam os executivos da empresa, diretoria, pessoal de marketing e RP, pessoal de controle de qualidade, etc.

Em projetos mais complexos, como aqueles nos quais uma empresa contrata uma agência para criar projetos, material publicitário e requisitos técnicos para um site, haveria partes interessadas corporativas na empresa contratante, bem como na agência que realiza o trabalho do projeto. Discutiremos em mais detalhes sobre essas funções ao longo do artigo.

Após identificar o projeto e as partes interessadas e mapeá-las de acordo com sua influência e interesse, você poderá começar a criar seus planos de gerenciamento de partes interessadas. Cada plano pode ser uma matriz simples: uma elenca as partes interessadas do projeto, e outra elenca as corporativas (incluindo funções e interesses individuais). Depois que essas informações essenciais forem inclusas nesse documento fácil de digitalizar, você e seus membros da equipe poderão ver facilmente como cada parte interessada deverá ser gerenciada.

Comunicar-se com as partes interessadas e manter informadas as pessoas certas (nos devidos estágios do seu projeto, com a devida quantidade de detalhes) é fundamental para que todos se sintam valorizados, envolvidos e ouvidos. O plano de comunicação das partes interessadas para cada tipo de parte interessada deve refletir o plano de gerenciamento de partes interessadas e alinhar-se a ele.

Para mais informações sobre as partes interessadas, leia nosso artigo de análise e mapeamento de partes interessadas e nosso artigo de teoria de partes interessadas. Para ajudá-lo a começar, aqui está uma lista de pessoas que podem ser partes interessadas do projeto:

• Interna: a equipe do projeto, incluindo prestadores de serviço e fornecedores, bem como diretores de alocação de recursos, membros do departamento de contabilidade e outros que queiram ver o projeto funcionar de forma eficiente e lucrativa. Em um projeto interno da empresa, haverá um pequeno número de líderes essenciais que são considerados as principais partes interessadas.
• Externa: se você e sua empresa foram contratados por outra empresa ou cliente para um projeto, suas partes interessadas externas do projeto incluem a equipe principal do cliente, os gerentes deles e o diretor de divisão deles. Em uma agência, normalmente há uma ou duas partes interessadas identificadas como uma ligação da equipe de projetos do cliente. 

Aqui está uma simples matriz/mapa que pode ajudá-lo a começar o gerenciamento de partes interessadas. À medida que você e sua equipe debatem com suas partes interessadas, anote seus nomes na área apropriada do mapa. Ao longo de um projeto, você pode descobrir que o interesse e a influência das partes interessadas mudam durante diferentes fases, ou que algumas estão mais envolvidas e são mais importantes no início de um projeto, e algumas serão mais importantes no final ou mesmo após o lançamento do projeto.

Você também pode usar essa matriz para ajudá-lo a mapear as partes interessadas corporativas; veja mais sobre isso abaixo.

É importante identificar (e criar um plano de gerenciamento para) partes interessadas corporativas em seu projeto. Estas podem ser pessoas que você nunca encontraria em um dia ou semana típica enquanto trabalha em seu projeto, mas elas têm um interesse ou um investimento em seu sucesso. Vamos falar sobre alguns dos tipos típicos de partes interessadas corporativas. Não se esqueça: se o seu projeto envolve trabalhar para outra empresa, pode haver partes interessadas de mais de uma empresa. Haverá partes interessadas corporativas em ambas as empresas. Aqui está uma lista de pessoas que poderiam ser partes interessadas corporativas:

• Clientes corporativos internos: essas partes interessadas podem coincidirem com os clientes do seu projeto, mas também podem compor um grupo maior de pessoas. Por exemplo, se as partes interessadas do seu projeto fazem parte de uma grande divisão em sua empresa, os executivos dessa divisão também são partes interessadas.
• Gerenciamento: enfatiza-se que os gerentes podem estar apenas em sua empresa se o projeto é interno, ou em mais de uma empresa se o seu projeto envolve fazer negócios com uma ou mais organizações. Os gerentes de todas essas organizações são partes interessadas que querem que seu projeto seja executado a tempo e dentro do orçamento (ou abaixo dele) e também estão atentos às implicações das relações públicas, se houver, relacionadas ao projeto.
• Conselho Administrativo: essas partes interessadas podem não ter muita compreensão sobre os detalhes do seu projeto e de seu ciclo de vida, mas, assim como a alta gerência, eles querem ter certeza de que tudo que é realizado pela empresa - incluindo seu projeto - seja feito de acordo com regras rígidas, em tempo hábil e com ótimos resultados. 
• Acionistas: uma empresa de capital próprio está vinculada a seus acionistas que querem perceber lucro e que também podem querer ter certeza de que a empresa em que detêm ações está agindo de forma ética e responsável. Por exemplo, uma companhia elétrica de capital aberto que está construindo um parque eólico pode deixar alguns acionistas satisfeitos e outros menos satisfeitos, dependendo de variáveis como o valor da energia renovável, abatimento de custos e a rapidez com que os investimentos podem ser recuperados, e se houve mitigação de impactos ambientais e relacionados à vida selvagem, dentre outros.

Depois de identificar todos os tipos de partes interessadas corporativas e de projeto relacionadas ao seu projeto, você poderá planejar como gerenciá-las. É aí que é importante fazer perguntas-chave e ser o mais honesto possível na avaliação de suas partes interessadas e de suas necessidades. 

Fatores importantes a considerar — Um exercício para partes interessadas corporativas e de projeto

1. Quem são as partes interessadas que têm mais influência no seu projeto? Elas serão principalmente pessoas do lado do cliente — geralmente a equipe do projeto dele, o patrocinador do projeto e o patrocinador executivo. 
2. Quais partes interessadas serão as mais afetadas pelo seu projeto? Elas poderão incluir pessoas do primeiro grupo, mas também poderão incluir pessoas de fora. Com um projeto de construção civil, por exemplo, os moradores do bairro, ativistas ambientais e potenciais moradores do prédio construído poderão estar nesse grupo.
3. Como lidar com pessoas importantes que não são consideradas partes interessadas? Por exemplo, em seu projeto de Software, pode haver executivos em outros lugares da equipe de Software que são líderes de departamento e que podem precisar ser informados sobre certas coisas. Mantenha essas pessoas minimamente envolvidas, pois elas podem levantar preocupações ou gerar entraves.
4. Quem controla os recursos? Serão partes interessadas internas e do lado do cliente com as quais você entra em contato para solicitar uma mudança de escopo ou de orçamento, ou para solicitar maior alocação de recursos de uma determinada disciplina.
5. Quais são as principais motivações e interesses de suas partes interessadas? Ao decidir a força motriz das partes interessadas, considere:

• Quem tem uma participação ou interesse financeiro.
• Quem tem um interesse emocional (não subestime esse interesse; o projeto foi concebido por alguém, então é essencial manter esse alguém informado e satisfeito).
• Quais são as principais motivações de cada parte interessada.
• Quem é o maior apoiador.
• Quem é o maior não apoiador ou crítico.

A teoria das partes interessadas foi descrita pela primeira vez pelo Dr. F. Edward Freeman, professor da Universidade da Virgínia, em seu livro, Strategic Management: A Stakeholder Approach. Ele sugere que os acionistas são apenas uma das diversas partes interessadas em uma empresa. De acordo com sua teoria, o ecossistema de partes interessadas envolve qualquer pessoa que esteja investida ou envolvida ou que seja afetada pela empresa: funcionários, ambientalistas, fornecedores, agências governamentais, dentre outros. A teoria do Dr. Freeman diz que o verdadeiro sucesso de uma empresa está em satisfazer todas as suas partes interessadas, não apenas as que podem lucrar com suas ações.

Dr. Freeman sugere que as partes interessadas de uma empresa são "aqueles grupos cujo apoio é essencial para a existência da organização". Esses grupos incluem clientes, funcionários, fornecedores, grupos de ação política, grupos ambientalistas, comunidades locais, a mídia, instituições financeiras, grupos governamentais, dentre outros. Essa visão considera o ambiente corporativo como um ecossistema de grupos relacionados, todos os quais precisam ser considerados e estar satisfeitos para manter a empresa saudável e bem sucedida no longo prazo.

Os livros do Dr. Freeman descrevem como uma empresa saudável nunca perde de vista todos os envolvidos em seu sucesso. A teoria das partes interessadas diz que, se uma empresa tratar mal seus funcionários, ela acabará fracassando. Se uma empresa impõe seus projetos sobre comunidades a efeitos prejudiciais, ela também, provavelmente, fracassa. "Uma empresa não pode ignorar nenhuma de suas partes interessadas se quiser obter êxito", disse o Dr. Freeman.

Portanto, é importante lembrar de identificar e incluir todas essas partes interessadas "estendidas" à medida que se procede com seus planos de gerenciamento de partes interessadas corporativas e de projeto.

Em seu livro Stakeholders Matter: A New Paradigm for Strategy in Society, os coautores Sybille Sachs e Edwin Rühli argumentam que as partes interessadas corporativas e de projeto têm, ou deveriam ter, necessidades e interesses cada vez mais semelhantes. A ideia se expande a partir da teoria das partes interessadas de Freeman, e é especialmente relevante para o gerenciamento das partes interessadas corporativas e de projeto.

“[Our] 'stakeholder paradigm' is based on a network view,” said Sachs, a professor and researcher at the economics university HWZ Hochschule in Zurich, Switzerland. “In this view, we see the true interdependence of benefits for all stakeholders,” said Sachs. 

Em outras palavras, as partes interessadas corporativas e as partes interessadas de projeto já estão muito mais alinhadas em seus interesses, suas definições de sucesso e suas definições de risco ou fracasso. Sachs argumenta ainda que o gerenciamento das partes interessadas deve ser "considerado em um ambiente holístico de mutualidade". Nessa visão, as partes interessadas do projeto estariam tão empenhadas, por exemplo, nas ramificações de RP de um projeto de parque eólico como estariam com relação ao tempo e ao orçamento da realização do projeto. 

Mantenha essas pessoas minimamente envolvidas, pois elas podem levantar preocupações ou gerar Um plano de gerenciamento de partes interessadas pode ser uma matriz ou planilha básica que elenca as partes interessadas ao longo de um eixo e seus pontos de interesse e influência ao longo do outro. Nas células individuais, observe os principais marcos ou entregas em que a parte interessada pode ter interesse especial, bem como necessidades financeiras e emocionais relacionadas ao projeto.

O gerente de projeto ou diretor de conta pode criar e manter o plano de gerenciamento de partes interessadas. No entanto, o plano geralmente é mais eficaz se for compartilhado entre a equipe do projeto, especialmente entre os membros que se reúnem com frequência com as partes interessadas. Em alguns casos, o plano também é compartilhado com os principais gerentes. Um plano de gerenciamento de partes interessadas geralmente não é compartilhado com as partes interessadas elencadas.

Um plano de comunicação de partes interessadas deve elencar as principais partes interessadas que precisam receber comunicações, incluindo tipo, frequência e detalhes. Pode fazer sentido conceber o plano de comunicação imediatamente após o plano de gerenciamento, ou como duas partes do mesmo plano. Algumas partes interessadas corporativas podem ficar satisfeitas com um e-mail mensal de alto nível; algumas podem querer uma reunião trimestral com uma apresentação mais formal. As partes interessadas do projeto, por outro lado, podem exigir atualizações mais frequentes.

Agora você deve ter informações suficientes para começar a identificar os requisitos de gerenciamento para  cada uma de suas partes interessadas e grupos de partes interessadas. Usar uma tabela para as partes interessadas do seu projeto e outra para as corporativas ajudará a manter as coisas mais claras Para criar um plano de gerenciamento, elenque todas as suas partes interessadas ao longo de um lado da grade, tipicamente a coluna de extrema-esquerda; e os fatores e necessidades e interesses ao longo do topo. 

Exemplo de plano de gerenciamento de partes interessadas – Um projeto de construção de um parque eólico de energia elétrica para uma concessionária de energia elétrica regional

À medida que você identifica suas partes interessadas e o modo como elas precisam ser gerenciadas com mais eficiência, você terá o início do seu plano de comunicação. Comece com uma tabela simples com as partes interessadas em uma classificação e adicione os tipos de comunicações que elas esperariam e precisariam.

Ao criar esse plano, esteja ciente de que executivos de alto nível querem estar bem informados sobre o status de projetos de grande importância, mas o tempo deles é muito precioso. Um bom gerente de projetos sabe como equilibrar as comunicações que mantêm alguém importante informado, mas não sobrecarregado com detalhes. Da mesma forma, as partes interessadas "estendidas" não precisam de acesso a tudo sobre o projeto, desde que sintam que estão sendo ouvidas e possam dar sua opinião. Aqui está um exemplo de plano:

Baixe o modelo do plano de comunicação de partes interessadas- WORD

A tabela pode incluir sessões de revisão de texto publicitário e design, bem como atualizações diárias, semanais ou mensais sobre progresso, orçamento e tarefas futuras. 

Você pode compartilhar o plano de comunicação salvando a tabela em uma unidade compartilhada e usar uma ferramenta automatizada para enviar atualizações para as pessoas certas na frequência desejada. Você pode fazer um relatório semanal de alto nível para as principais partes interessadas por meio de um e-mail pessoal do gerente do projeto. As partes interessadas do projeto provavelmente também vão querer ver um relatório de burndown –horas previstas vs. horas gastas, e tempo provável gasto em um futuro próximo.

Algumas partes interessadas (como os líderes executivos) podem precisar de um tipo mais formal de comunicação, mas menos frequente. Talvez essas partes interessadas prefiram uma apresentação mensal do PowerPoint que informe sobre o status, os recursos e as atualizações que foram concluídos, as contribuições e o feedback que foram recebidos até o momento, e assim por diante. 

Pense com antecedência sobre como o feedback das partes interessadas será abordado. Se há uma mudança de cronograma no projeto do parque eólico, por exemplo, quais partes interessadas precisam saber disso, e de que forma? Se uma grande tempestade causa danos, quem precisa ser informado, e de que modo? Considere também como você vai comunicar eventos positivos, como, por exemplo, um grupo ambiental local lançando uma declaração dizendo que está satisfeito com as diretrizes de proteção à vida selvagem que a concessionária colocou em prática.

Adotar linhas de comunicação fortes e sucintas ao longo de um projeto é fundamental para mantê-lo livre de problemas e incutir confiança nas partes interessadas corporativas e nas do projeto. Quando você criar e executar planos de comunicação detalhados, você vai:

1. Sentir-se confiante e preparado. Você sempre pode estar preparado e dois passos à frente no planejamento de como e quando se comunicar com suas partes interessadas importantes. Uma gerente de projetos estratégica que está por dentro das coisas é alguém que inspira confiança de suas partes interessadas.
2. Prever as necessidades das partes interessadas e respondê-las antes que elas se tornem problemas. Se você faz comunicações com regularidade, você já tem um veículo para compartilhar notícias e atualizações, e para reduzir quaisquer riscos ou enfrentar quaisquer empecilhos.
3. Ser capaz de compartilhar informações e atualizações de forma clara e apropriada. Conceder acesso a toda a equipe — talvez até mesmo criar uma seção para notas e sugestões da equipe de projetos — dá a todos uma sensação de propriedade e responsabilidade.
4. Saber que o plano pode ser orgânico à medida que novas partes interessadas vêm e vão, ou à medida que o desenvolvimento individual deles muda. O plano existe para ajudar você e sua equipe de projeto a inspirar confiança de suas partes interessadas, por isso certifique-se de desenvolver um documento orgânico.

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