O que é gerenciamento de portfólio de projetos (PPM)?
O Gerenciamento de Portfólio de Projetos (PPM) é uma estratégia de gestão que avalia projetos potenciais e usa essa avaliação para priorizar e implementar projetos. Juntos, gerentes de projeto e partes interessadas analisam projetos potenciais a partir de conclusões baseadas em dados que direcionam os tomadores de decisão para os projetos mais apropriados e gratificantes. Fatores qualitativos e quantitativos entram na avaliação de projetos em potencial.
O objetivo do PPM é aumentar a eficiência adotando um processo baseado em dados para escolher apenas os projetos mais eficientes e recompensadores. O PPM tem como objetivo avaliar a possibilidade de sucesso de um projeto, juntamente com seus riscos subjacentes. Isso permite uma organização estratégica de projetos que maximiza a eficiência de um negócio.
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Fases do gerenciamento de portfólio de projetos
Embora o PPM seja um processo vivo e contínuo, há uma série de fases necessárias para avaliar com precisão cada projeto ou programa. Essas propostas que o PPM avalia são conhecidas como componentes, que podem ser qualquer coisa, desde um caso comercial até um projeto maior.
O Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) identifica 10 fases essenciais do gerenciamento do portfólio de projetos, que podem ser divididas em três categorias, chamadas de grupos. Esses grupos e suas fases de coordenação incluem:
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Grupo de alinhamento de processos (Fases 1 a 7): este grupo de fases gira em torno do trabalho de preparação antes que um projeto seja aprovado ou que a execução seja iniciada. As fases são:
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Identificação: liste todos os componentes gerenciados pelo PPM, tanto em andamento quanto novos.
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Categorização: agrupe os componentes nos grupos executivos apropriados.
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Avaliação: colete dados de cada componente para definir valor. A avaliação é baseada em dados, mas pode ser derivada de variáveis qualitativas e quantitativas.
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Seleção: selecione os componentes mais valiosos da fase anterior e crie uma lista.
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Priorização: classifique cada componente com base em categorias estratégicas (exemplo, inovação, risco vs. retorno, redução de custos etc.)
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Equilíbrio de portfólio: ordene componentes valiosos para criar um plano executivo coeso e sensato.
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Autorização: comunique decisões e obtenha aprovação dentro do prazo, orçamento e linhas do tempo. Aloque todos os recursos necessários para o projeto.
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Grupo de monitoramento (Fases 8 e 9): essas fases envolvem o relatório e a revisão do projeto. Durante essas fases, as equipes de PPM revisam os processos e os modificam conforme necessário.
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Revisão e relatórios periódicos de portfólio: colete e analise os principais indicadores de desempenho (KPIs). Revise os KPIs em uma base periódica e predeterminada para melhorar os processos constantemente. Trata-se de uma revisão de todo o processo de PPM, e não dos componentes individuais.
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Mudanças estratégicas: analise e ajuste seus processos estratégicos conforme necessário, com base em sua revisão.
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Processos dos componentes (Fase 10): esta fase analisa o desempenho dos componentes.
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Execução e relatórios de componentes: depois que os componentes estiverem concluídos, examine o desempenho de cada um. O sucesso relativo de cada componente dará feedback sobre a força dos processos gerais de PPM.
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Benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos
O PPM ajuda a criar um sistema confiável onde as empresas possam gerenciar consistentemente seus processos e programas. Quando implementado corretamente, o PPM pode oferecer enormes benefícios a uma empresa, incluindo:
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Minimização de riscos: você é capaz de mitigar riscos antes mesmo de um projeto ser iniciado porque o PPM leva todos os componentes em consideração.
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Alinhamentos orçamentários: o PPM recorre ao esboço de custos e à determinação de gastos realistas para todos os projetos em potencial, o que significa que sua empresa está ciente do custo do projeto desde o início.
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Otimização do gerenciamento de recursos: todos os recursos necessários para um projeto em potencial são identificados, ajudando você a avaliar se sua empresa pode ou não lidar com o projeto.
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Incentivo à tomada de decisões colaborativas: o PPM incentiva uma cultura colaborativa entre especialistas em PPM, gerentes de projeto e gerentes de programa. Como resultado das táticas de tomada de decisão baseadas em dados do PPM, todos os membros da equipe podem colaborar sem depender de preferências ou opiniões pessoais.
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Fornecimento do valor do projeto às partes interessadas: as partes interessadas e os executivos ganham visibilidade sobre a priorização de determinados projetos em relação a outros.
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Aumento da taxa de sucesso do projeto: o PPM permite que a classificação e a priorização de projetos ajudem a maximizar o sucesso de cada projeto, juntamente com a organização como um todo. Este sistema confiável deixa muito pouco espaço para riscos, atrasos ou falhas na conclusão de projetos.
Como escolher uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos funcional e eficiente deve se adequar às necessidades de seus negócios e ajudar a agilizar processos e a eliminar custos, tempo e recursos desperdiçados. Embora exista uma variedade de componentes a serem considerados, aqui estão algumas perguntas importantes para ajudá-lo a determinar como um PPM se encaixaria em sua organização:
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Como você planeja usar a ferramenta?
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Quais recursos e funções são importantes para você?
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A compatibilidade com outros programas é um requisito fundamental?
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Sua organização está usando uma certa metodologia de gerenciamento de projeto, como Scrum ou Agile?
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Em caso afirmativo, a ferramenta funcionará nesse ambiente?
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O fluxo de trabalho é uma consideração importante?
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Se as equipes são distribuídas em vários locais, a ferramenta fornece recursos de colaboração adequados?
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A ferramenta fornece diferentes níveis de acesso e informações para líderes versus recursos do projeto?
Depois de avaliar essas perguntas e investigar o ajuste organizacional e o custo, determine como uma ferramenta deve (e pode) atender às suas necessidades, especialmente ao longo do tempo.