O que é uma Retrospectiva do Projeto?
Uma retrospectiva do projeto é uma reunião estruturada para uma equipe revisar, refletir e aprender com seus trabalhos em um projeto. Este exercício pode ocorrer durante e no fim de um projeto e faz parte da estrutura Agile do gerenciamento de projetos, que se esforça para uma melhoria contínua.
Nas áreas técnicas, onde Agile surgiu, a retrospectiva geralmente decorre após cada sprint, um período de duas semanas durante o qual a equipe aborda um conjunto de trabalhos predeterminado, como escrever código de software para determinadas características. Para saber mais sobre Agile, consulte "Guia Abrangente do Gerenciamento de Projetos Agile.”
No entanto, o Agile se espalhou para outras áreas, incluindo marketing, engenharia, construção e produtos farmacêuticos. Nesses campos, uma retrospectiva pode se focar no desempenho de um projeto específico e pode ocorrer em um intervalo de tempo (semelhante a cada duas semanas de um sprint) ou em marcos e fases (como quando o calendário do conteúdo for concluído, antes do início das tarefas de redação).
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Como você facilita uma retrospectiva de um projeto?
Para que seja um investimento valioso de todos, uma retrospectiva requer um planejamento. Este processo envolve escolher um formato, identificar outras atividades que pretende (como um quebra-gelo) e decidir como o grupo votará na reunião.
As etapas abaixo ajudarão você a se preparar para sua retrospectiva:
- Reflita: Antes da retrospectiva, identifique quem irá participar da reunião e peça que pensem no período de trabalho recente. O que a equipe deve deixar de fazer ou começar a fazer? O que a equipe aprendeu?
- Pense no meio ambiente: Considere sua equipe e o contexto da reunião e planeje o que melhor atenderá às condições. Se você estiver reunindo remotamente, analise as ideias e sugestões em "17 Atividades para Reuniões Retrospectivas Remotas e Distribuídas.” Quebra-gelos são especialmente importantes para novas equipes.
- Gira o tempo da Reunião: Defina um horário de início e fim para a reunião para mantê-la no caminho certo e ajudar os participantes a permanecerem engajados. Normalmente, retrospectivas a meio do projeto e sprint não devem durar mais de uma hora. Uma boa regra de ouro é 30 minutos para cada semana de trabalho. Os intervalos de tempo sugeridos neste artigo são baseados em uma reunião de uma hora, embora algumas equipes prefiram padronizar para meia hora.
- Redija uma agenda: Pense em cada parte da retrospectiva e como você vai lidar com isso. Em seu influente livro Agile Retrospectives: Making Good Teams Great, os autores Diana Larson, Esther Derby e Ken Schwaber dividem a agenda retrospectiva em fases, como descrito abaixo:
- Defina o Cenário (10 minutos): Pense em suas palavras de boas-vindas. Você quer deixar os participantes à vontade e prepará-los para uma discussão aberta e respeitosa. No início da reunião, reveja todas as regras básicas, como a Diretiva Primária de Norm Kerth, um acordo no qual todos acreditam que todos os participantes fizeram o melhor que podiam. Isto incute a ideia de uma retrospectiva “sem culpas”. Faça uma atividade de verificação de segurança ou da disposição e um quebra-gelo.
- Revisão (20 minutos): Nesta fase, reúna informações sobre os trabalhos do projeto. Use fontes objetivas de dados, como um gráfico de burndown, um quadro kanban e um cronograma do projeto. Com frequência, seu formato direcionará a forma como você fornece essas informações. Faça as seguintes perguntas principais: O que está funcionando bem? O que precisa de melhorias? O que aprendemos? Que objetivos de projeto foram atingidos, excedidos ou não alcançados? Quais são nossos maiores desafios?
- Brainstorm (10 minutos): Mais uma vez, seu formato pode ditar a forma como você apresenta este processo. Em sua agenda, especifique como você incitará uma participação forte e um fluxo livre de sugestões.
- Priorização (5 minutos): Escolha uma das várias atividades para o grupo diminuir a lista de sugestões em dois ou três itens de ação que serão mais eficazes para abordar os desafios identificados anteriormente.
- Planejamento da Ação (10 minutos): Solicite ao grupo que designe pessoas responsáveis por cada item de ação e defina as datas para a implementação. Na agenda, dê uma ideia de como você garantirá que os participantes não esquecem suas tarefas após a reunião, como fazer com que as pessoas escrevam notas para si, agendem lembretes de e-mail e publiquem o plano onde todos o verão.
- Encerramento (5 minutos): Recapitule a reunião e execute uma atividade para coletar feedback dos participantes sobre a própria retrospectiva, como escolher um emoji, marcar seus sentimentos em um ciclo entre incrível e decepcionante ou colocar um cartão colorido em uma cesta (vermelho para não um bom uso de tempo, amarelo para OK e verde para valeu a pena).
Modelo de agenda retrospectiva
Use o modelo de agenda retrospectiva do projeto abaixo para fazer anotações para cada etapa. Cada seção possui espaços onde você pode preencher informações sobre como você irá executar essa parte da reunião.
Baixar modelo de agenda retrospectiva
Baixar um Kit Básico de Facilitação de Retrospectiva
Para simplificar a facilitação de uma retrospectiva, baixe o kit básico completo abaixo. Contém um modelo de agenda retrospectiva, um modelo de retrospectiva de sprint, uma lista de verificação de reunião, exemplos de perguntas para reunião e um modelo para cartões de reconhecimento, que fornecem um formato prático para compartilhar a valorização e o reconhecimento dos membros da equipe.
Visão geral de uma retrospectiva do projeto
Uma retrospectiva usa uma estrutura simples. Os aspectos mais importantes a serem estabelecidos são garantir que todos se sintam seguros para expressar suas opiniões, a discussão guiada aborda as questões importantes e a equipe termina a reunião com uma lista clara de itens de ação. Lembre-se, a retrospectiva permite que você analise o processo e as práticas da equipe, não o desempenho individual ou o conceito do projeto.
Estas são as fases principais de uma retrospectiva:
- Receção: Explique as regras básicas e certifique-se que todos entendem como a reunião será realizada.
- Quebra-gelo: Embora esta fase seja opcional, quando você apresenta um quebra-gelo, muitas vezes ajuda as pessoas a se sentirem mais confortáveis.
- Revisão: Os participantes expressam como o trabalho correu, que práticas foram úteis e o que precisa ser melhorado. Aprenda como enquadrar a discussão em torno de um formato específico ou uma série de perguntas em "110 Jogos, Ideias e Atividades Agile para Retrospectivas Soberbas.”
- Brainstorm: Pense em maneiras de resolver problemas e melhorar o processo do trabalho da equipe.
- Priorização: Determine que ideias terão mais impacto e se comprometa com elas.
- Itens de Ação: Concentre-se nas duas ou três ideias que a equipe pode implementar imediatamente.
- Conclusão: Verifique como as pessoas se sentem sobre a reunião: Foi produtiva e agradável?
Como executar uma retrospectiva de sprint
Depois de estabelecer as bases para uma retrospectiva produtiva com sua agenda, você terá que executar a própria retrospectiva do projeto. À medida que a retrospectiva avança, esteja preparado para abordar problemas comuns, incluindo colegas de equipe que não se pronunciam, uma pessoa dominando a conversa e a equipe se comprometendo com muitos itens de ação.
Uma retrospectiva de sprint se concentra em um conjunto de trabalhos definido pelo tempo, tipicamente duas semanas no mundo da alta tecnologia. Uma retrospectiva do projeto também pode estar preocupada com um segmento de trabalho definido pelo tempo, mas pode se concentrar no trabalho por marco ou fase em vez do período. Dito isto, a substância de uma retrospectiva do projeto e retrospectiva de sprint é a mesma.
Para realizar uma boa retrospectiva, siga sua agenda e realize as seguintes etapas por ordem:
1. Receção: Cumprimente os participantes e explique as regras básicas, especialmente se houver novos membros da equipe ou pessoas para quem as retrospectivas são novidade. Considere apresentar um quebra-gelo para ajudar as pessoas a se sentirem mais confortáveis, uma verificação da disposição para avaliar o temperamento da equipe ou uma avaliação de segurança que explora se os participantes se sentem seguros expressando suas opiniões honestas.
2. Revisão: Recapitule o que a equipe realizou e cite detalhes. Indique também qualquer trabalho programado que os membros não terminaram. Peça aos membros da equipe que identifiquem sucessos, desafios e obstáculos e discuta insights e lições aprendidas. Neste momento, aplique sua ideia ou formato de retrospectiva do projeto, se estiver usando uma. Os membros da equipe podem anotar suas informações em notas adesivas que se colocam em um quadro branco, marcando em um quadro branco, usando fichas ou inserindo informações em uma ferramenta online.
Baixe este modelo de retrospectiva de sprint e use-o para registrar detalhes sobre o que deu certo e o que não deu. Você pode usar esta planilha para resumir as informações do grupo ou dar a cada participante uma cópia para fazer anotações que possam contribuir para a discussão.
Baixar Modelo de Retrospectiva de Sprint
3. Brainstorm: Solicite ideias para resolver problemas e incorporar práticas úteis. Certifique-se de que todos tiveram uma chance de contribuir. Registre todas as sugestões.
4. Priorização: Use uma atividade, como votar, para restringir a lista de sugestões a três ou menos ideias que, quando implementadas, terão o maior impacto.
5. Planejamento da Ação: Identifique ações para colocar as ideias em funcionamento. Defina as etapas e procedimentos para implementar estas ideias e atribua prazos e os responsáveis.
6. Encerramento: Recapitule o que ocorreu na reunião e as próximas etapas. Procure feedback dos participantes sobre o quão útil eles acharam a retrospectiva ou passe a outra atividade de encerramento. Registre notas ou minutas e o formato da retrospectiva usado para que o possa retomar novamente. Estes registros são úteis para ver quantas vezes os membros da equipe levantam o mesmo problema e para garantir que você não reutiliza o mesmo formato com muita frequência.
Lista de Verificação para a Execução de uma Retrospectiva Eficaz
Baixar a Execução de uma Lista de Verificação de Retrospectiva Eficaz
Enquanto se prepara e executa sua retrospectiva, você pode facilmente ignorar detalhes importantes, especialmente no calor do momento. Use esta lista de verificação para ajudá-lo a se manter no caminho certo.
Antes da retrospectiva
1. Envie um convite de calendário para a retrospectiva. Se você planeja executar uma retrospectiva com uma determinada frequência, envie um convite repetitivo.
2. Identifique os membros da equipe que participarão.
3. Uma semana antes da retrospectiva, peça aos participantes que pensem em respostas para as principais perguntas: O que correu bem? O que precisa de melhorias? O que devemos continuar fazendo? O que devemos deixar de fazer?
4. Prepare sua agenda, incluindo sua escolha do formato, atividades e método de votação.
5. Certifique-se de ter todos os materiais necessários para as atividades, bem como snacks se você planejar servi-los.
6. Reserve uma sala de reunião ou obtenha um link para sua reunião remota. Atualize seu convite com essas informações, se necessário.
Durante a retrospectiva
7. À medida que todos se reúnem, anote quem está presente na reunião.
8. Se você quiser ajuda para cumprir sua agenda, peça a um voluntário que atue como cronometrista.
9. Prossiga com sua agenda. Certifique-se que todos entendem que o objetivo da reunião é sair com planos de ação concretos.
10. Se você descobriu problemas de confiança durante seu quebra-gelo ou verificação de segurança, leve algum tempo para descobrir o que ajudaria as pessoas a se sentirem mais confortáveis, como a capacidade de oferecer feedback anonimamente.
11. Tome notas e registre pontos de discussão importantes. Fotos do seu quadro branco também podem servir como lembretes úteis posteriormente.
12. Aborde as atividades essenciais de revisão, brainstorming, priorização de soluções e encerramento da reunião resumindo planos de ação.
13. Para a revisão, venha preparado com dados, como um gráfico de burndown ou outras métricas do período de trabalho.
14. Para cada item de ação, peça à pessoa ou equipe responsável que explique como saberá quando tiver alcançado o item de ação. Pergunte também se precisam de ajuda; que tipo de suporte eles precisam (como uma conexão com alguém da organização ou sua liberação de uma tarefa para que possam se concentrar no item de ação); e por fim, como eles irão informá-lo e a equipe quando o item for alcançado. Anote esta informação.
15. Mantenha a reunião dentro do horário.
16. Após finalizar itens de ação, tire um tempo para celebrar os sucessos e compartilhar a valorização.
Dicas para Melhorar sua Retrospectiva de Sprint e Evitar o Tédio
À medida que sua equipe realiza mais retrospectivas e você ganha mais experiência na execução de uma retrospectiva, as reuniões se tornarão mais produtivas. Abaixo, compilamos dicas para aproveitar ao máximo estes eventos:
1. Certifique-se que todos têm Tempo de Antena: Na sua abertura, verifique a disposição e a sensação de segurança da equipe. Se você suspeitar que alguém não se sente confortável sendo honesto, apresente um quebra-gelo ou outra atividade para promover a confiança (lembre-se de que este é um processo de longo prazo). Considere também solicitar feedback anonimamente por escrito.
Para ajudar a eliminar esse desconforto, lembre as pessoas antes da reunião o que elas discutirão e peça que se preparem pensando nos principais tópicos. Isso ajudará colegas menos falantes a estarem prontos para contribuir.
Se você tem personalidades dominantes na equipe, impeça-as de se sobreporem percorrendo a sala por ordem. Se a reunião for um híbrido remoto/presencial, tome um cuidado especial para manter os grupos em pé de igualdade, para que você não deixe que os participantes presenciais se concentrem apenas uns nos outros.
Por fim, lembre-se de não falar muito nem de direcionar o resultado para determinadas conclusões. Sua função é liderar o grupo na autodescoberta.
2. Cumpra limites de tempo: Controle o tempo que você gasta em uma seção de atividades ou agenda e não exceda o tempo atribuído. Se isso for difícil para você durante a realização da reunião, nomeie alguém para ser um cronometrista. Se a retrospectiva ultrapassar o tempo, a atenção dos participantes irá se perder.
É importante que todos os participantes sintam que seu tempo foi respeitado e bem gasto, pois divagar ou deixar a reunião perder estrutura enfraquecerá o apoio da equipe no processo de retrospectiva.
3. Mantenha o tom construtivo: Na fase de boas-vindas, aborde as expectativas básicas para a reunião, como ninguém irá culpar outro ou fazer críticas pessoais. Se os relacionamentos interpessoais têm sido difíceis na equipe, resolva essa tensão antes da retrospectiva com os indivíduos envolvidos. Mantenha a discussão na reunião focada em processos e práticas da equipe, em vez de em personalidades ou falhas individuais. Se a conversa começar a se transformar em acusações, realinhe imediatamente o grupo com as regras básicas.
4. Não ignore sucessos: Muitas vezes, as pessoas assumem que, como a retrospectiva é uma ferramenta fundamental para a melhoria contínua, a reunião deve abranger apenas o que precisa melhorar. Isso é um erro.
Falar dos triunfos e permitir que os membros da equipe se reconheçam com um obrigado e valorização pode ser muito motivador. Você pode baixar o modelo de cartões de reconhecimento abaixo para alimentar essa prática, podendo usar digitalmente ou imprimir e compartilhar. Eles têm um espaço para escrever detalhes sobre o motivo do reconhecimento e o nome da pessoa que está sendo reconhecida.
Baixar Modelo de Cartões de Reconhecimento Adobe
Microsoft Excel | Microsoft Word
Além disso, a retrospectiva se esforça para descobrir o que está indo bem e o que a equipe deve fazer mais. Usar estas práticas o ajudará a se tornar consciente dos fatores de sucesso.
5. Seja realista Equipes e organizadores entusiasmados geralmente são pegos na armadilha de enfrentar muitos itens de ação ou ser excessivamente ambiciosos, o que acaba com o propósito.
A melhoria contínua está relacionada com mudanças incrementais e cumulativas. Se a equipe assumir muito de uma vez, provavelmente não será tudo cumprido. Esta inconsistência prejudica seu processo. Com muito na lista de ações, os esforços para implementar os itens também podem ocupar os trabalhos principais e impactar negativamente o projeto.
Itens de ação muito ambiciosos podem ser perturbadores. Se você pedir que as pessoas façam grandes mudanças na maneira como trabalham, a adaptação se torna um desafio e as coisas que estavam funcionando anteriormente podem acabar se desfazendo. Divida etapas ambiciosas em partes menores que a equipe pode implementar ao longo do tempo.
6. Mantenha o foco na ação: Certifique-se que a reunião termina com ideias práticas que tenham responsáveis e datas de vencimento. Planeje como a equipe manterá essas ações em mente, seja com e-mails de lembrete, notificações de calendário ou sinais perto da cafeteira.
Você pode encontrar ainda mais dicas para melhorar sua reunião de retrospectiva em nosso guia abrangente.
O que dizer em uma reunião de retrospectiva?
Uma das responsabilidades mais importantes, mas desafiadoras, do organizador da retrospectiva é levar os membros da equipe a identificar áreas que precisam de melhorias. A melhor maneira de fazer isso é fazendo perguntas estimulantes.
Às vezes, os participantes sentem que suas mentes estão vazias. Isso pode ocorrer porque o mesmo formato tem sido usado repetidamente e não provoca mais uma reflexão significativa. Em alternativa, as pessoas podem estar tão acostumadas a certos problemas e ineficiências que não as vêem mais. Ou você pode estar apressando a retrospectiva e os membros da equipe não têm tempo suficiente. Por fim, se a sua equipe não implementar itens de ação de forma consistente, os participantes podem perder a fé no processo da retrospectiva e se desengajar.
50 Melhores Perguntas da Retrospectiva
Seguem-se 50 das melhores perguntas a serem feitas em retrospectivas, projetadas para provocar pensamentos significativos e evitar respostas mecânicas. Lembre-se de manter o silêncio em vez de falar em qualquer pausa desconfortável. Ao fazer isso, dá aos participantes uma oportunidade para falar e contribuir.
À medida que você obtém experiência executando uma retrospectiva de sprint, você descobrirá que seu papel mais importante é fazer com que os membros da equipe falem, muitas vezes fazendo boas perguntas.
- Quão confortável você se sente hoje em compartilhar suas opiniões francas?
- Todos estão satisfeitos com a agenda e o prazo para a retrospectiva de hoje?
- Há algo que você gostaria de dizer ou compartilhar antes de começarmos?
- Todo mundo entende totalmente a ideia por trás do formato que estamos usando para esta retrospectiva?
- O que correu bem neste sprint?
- O que correu mal neste sprint?
- Por favor, vire-se para a pessoa à sua direita e peça-lhe para nomear uma coisa que correu bem neste sprint.
- Com o que podemos nos comprometer em nosso próximo sprint?
- O que você aprendeu com este projeto?
- O que fazemos bem como equipe?
- Quais são nossas falhas como equipe?
- Quais foram os maiores impedimentos para alcançar nosso objetivo?
- Quais foram os maiores fatores de sucesso?
- Quem da equipe o ajudou durante este sprint?
- Que imprevistos antecipamos em projetos futuros?
- Como podemos aproveitar nossos pontos fortes em nosso próximo sprint?
- Como podemos corrigir o que correu mal?
- Como podemos usar melhor nossos pontos fortes?
- Como podemos ajudar a fortalecer nossas áreas fracas?
- Como resolvemos ou evitamos nossos maiores obstáculos no futuro?
- Como você pode ajudar seus colegas de equipe?
- Qual foi a lição mais significativa que você aprendeu durante o período de trabalho recente?
- O que você acha que é a visão mais importante da retrospectiva de hoje?
- Como você está se sentindo sobre nosso próximo sprint agora que identificamos estes problemas?
- Você se sente confuso ou inseguro sobre qualquer um dos tópicos que cobrimos hoje?
- Nossos itens de ação e planos de implementação fazem sentido?
- Você entende totalmente quaisquer itens de ação ou responsabilidades com os quais se comprometeu nesta retrospectiva?
- O que você acha que correu mal ou falta na reunião de hoje?
- Alcançámos o resultado que definimos alcançar?
- Causaremos um impacto positivo nas ações que identificamos?
- Que ferramentas ou técnicas você achou mais úteis? Quais foram as menos úteis?
- Que insights você obteve sobre como trabalhar com este cliente ou neste projeto?
- Quais foram as decisões ou realizações mais significativas durante o sprint e por quê?
- Que cedências fizemos?
- Como fizemos acordos e quais eram as prioridades mais importantes?
- O que, para você, pessoalmente, foi a parte mais satisfatória do trabalho ou qual foi o trabalho que mais te ensinou?
- Quais foram as práticas que contribuíram para o nosso sucesso que queremos repetir?
- O que nos ajuda a ter sucesso como uma equipe?
- Quais práticas ou técnicas foram especialmente bem-sucedidas?
- Nós beneficiamos de sorte ou de coincidências? Se assim foi, o que podemos fazer da próxima vez para alcançar um bom resultado se não tivermos tanta sorte?
- Qual foi a maior fonte de frustração para você?
- Algum de nossos métodos ou processos era notavelmente ineficaz?
- Houve algo que você não gostou ou achou enfadonho que fosse absolutamente necessário?
- Há alguma coisa que o mantenha acordado à noite? Alguma pergunta importante não foi resolvida?
- O que ainda nos intriga?
- Se você pudesse voltar ao início do sprint ou projeto, o que faria de diferente?
- Daqui a um ano, o que diremos que serão as lições importantes deste projeto?
- Existe alguma lição importante para você enquanto indivíduo?
- O que poderíamos melhorar da próxima vez?
- O que você sabe agora que gostaria de saber quando o sprint começou?
Baixar as 50 Melhores Perguntas a Fazer em uma Retrospectiva
Como as ferramentas de retrospectivas ajudam a tornar as retrospectivas do projeto mais bem-sucedidas
As ferramentas online podem ajudar a apoiar suas retrospectivas de sprint e oferecem várias vantagens que ajudam a promover uma reunião mais produtiva e eficiente. Você também pode usar ferramentas criadas com um propósito, bem como quadros brancos que apoiam retrospectivas.
Você pode saber mais sobre várias destas ferramentas em "Ferramentas de Retrospectivas Remotas Eficazes.” As ferramentas online também podem ajudá-lo a aprender como executar uma retrospectiva online.
Estas ferramentas podem ajudá-lo de várias maneiras, incluindo as seguintes:
- As ferramentas digitais facilitam a participação de membros remotos da equipe e colocam os participantes remotos e presenciais em pé de igualdade.
- Muitas ferramentas oferecem modelos para formatos de retrospectivas populares, o que poupa o facilitador da tarefa de desenhar quadros.
- Geralmente, as ferramentas de retrospectivas tornam mais fácil para as pessoas enviar comentários e contribuições anonimamente, o que pode dar origem a conversas mais honestas.
- A votação e outros procedimentos acontecem com apenas um clique. Normalmente, a ferramenta possui funções para lidar com estes processos.
- Usar uma ferramenta de retrospectiva geralmente facilita transformar ideias em etapas de ação e automatizar lembretes. Da mesma forma, a ferramenta pode enviar automaticamente perguntas às pessoas para pensar nos dias que antecedem a próxima retrospectiva.
- As plataformas online armazenam registros e notas de retrospectivas passadas e podem permitir que você veja tendências em respostas a perguntas ao longo do tempo, como engajamento com a reunião ou sensação de segurança.
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