O que é uma matriz de prioridades?
Uma matriz de prioridades, também chamada de matriz de priorização, é uma ferramenta personalizável usada para identificar tarefas ou projetos críticos. Uma matriz de prioridades pode ser um gráfico simples que compara a urgência e a importância ou uma grade complexa que analisa muitos critérios.
Uma matriz de prioridades é muito útil quando usada para classificar uma lista de projetos ou tarefas potenciais próximos em ordem importante. Ao definir seus próprios critérios, você pode criar e usar essas matrizes para auxiliar em um processo de seleção de projeto que se encaixe nas necessidades da sua organização.
Ao usar uma matriz de prioridades, organize as tarefas ou projetos em quadrantes que representem as seguintes categorias:
- Importante e urgente
- Importante, mas não urgente
- Urgente, mas não importante
- Não urgente e não importante
Ao fazer isso, sua equipe pode ver com facilidade quais tarefas devem enfrentar primeiro.
Por que uma matriz de priorização é útil?
Uma matriz de priorização é uma ferramenta útil para ajudá-lo a restringir várias opções de projeto ou tarefa, para que você e seus colaboradores possam identificar as ideias de alta prioridade. Matrizes de prioridades também facilitam a tomada de decisões porque são personalizáveis, simples de se trabalhar e de fácil leitura.
Quando usar uma matriz de prioridades
Use uma matriz de prioridades sempre que precisar classificar um grupo de projetos ou tarefas por importância. Uma matriz de prioridades lhe dirá quais tarefas são urgentes, quais devem ser delegadas e quais podem ser concluídas de maneira simples.
O que é uma matriz de prioridades no gerenciamento de projetos?
Matrizes de prioridades são usadas principalmente no gerenciamento de projetos para facilitar a seleção de projetos em potencial. Além disso, os gerentes de projeto podem usar matrizes para ajudar a delegar tarefas à sua equipe, criar planos de projeto ou mapear suas atribuições diárias.
As matrizes de prioridades também criam um rastro de papel compartilhável para as partes interessadas, que podem não estar diretamente envolvidas no processo de tomada de decisão. O acesso a esses registros ajuda a resolver divergências evitando agendas ocultas e promovendo consenso dentro de um grupo. Quando você permite que as partes interessadas revisem os critérios de seleção envolvidos na tomada de decisões, você aumenta a visibilidade do projeto e a adesão, o que leva a equipes mais coesas e empreendimentos mais bem-sucedidos.
Como priorizar projetos com a matriz de prioridades
Você pode usar quatro etapas para priorizar projetos com uma matriz de prioridades. Primeiro, crie uma lista de projetos. Em seguida, escolha os critérios mais importantes para comparar. Em seguida, marque cada critério para cada projeto. Por fim, analise e compare as pontuações resultantes.
- Faça uma lista de projetos em potencial: Reúna informações das partes interessadas para criar uma lista de projetos ou tarefas que precisam ser priorizados.
- Escolha e pondere seus critérios: “Evite prioridades concorrentes para garantir que você cumpra tarefas essenciais ao mais alto padrão", sugere Harriet Chan, co-fundadora do CocoFinder. Para garantir que sua matriz seja fácil de usar e ler, limite seus critérios de priorização a cinco itens. Pondere seus critérios com base na importância relativa deles, conforme avaliado pelos membros da sua equipe de seleção.
- Atribua pontuações a cada critério: Atribua um valor numérico a cada critério de cada item da lista. Esses números indicam o nível de importância de cada critério; some-os para atribuir uma pontuação a cada projeto.
- Analise e compare resultados: Compare os resultados de seus projetos uns com os outros para determinar a prioridade. Normalmente, um projeto com pontuação superior indica um projeto mais importante, mas certifique-se de efetuar uma verificação aprofundada e verificar se nada parece estranho. Se seus resultados não parecerem corretos, reavalie seus critérios e seus pesos e tente novamente.
Níveis prioritários para projetos
No nível mais básico, você pode dividir os projetos por grande importância e baixa importância. Muitos acham útil categorizar mais os projetos em uma importância muito alta, muito baixa e moderada. Você também pode achar que a comparação adicional de projetos por urgência apresenta uma visão mais clara.
- Prioridade alta: Esses projetos são essenciais para a organização.
- Faça: Projetos completos que são de alta importância e de alta urgência o mais rápido possível.
- Prioridade média: Esses projetos geralmente são necessários, mas não são os mais importantes no momento.
- Delegar: Delegar tarefas que são de baixa importância e de alta urgência para completá-las em um cronograma apropriado.
- Agendar: Agende tarefas de alta importância e baixa urgência para concluir quando for possível.
- Prioridade baixa: Esses projetos não são muito importantes no momento.
- Excluir: Coloque de lado projetos de baixa importância e baixa urgência. Você pode decidir revisitá-los mais tarde e avaliar se o status muda ao longo do tempo.
Como usar uma matriz de prioridades
As empresas utilizam matrizes de prioridades por uma série de motivos, incluindo para ajudar a delegar tarefas, classificar projetos em potencial por importância ou até mesmo garantir a visibilidade do projeto ao documentar o processo de seleção.
“Ficamos seguindo etapas específicas para utilizar todo o potencial da matriz de prioridades. Primeiro, fazemos uma lista de itens que precisam de prioridade atualizando o backlog do seu produto. Em seguida, classificamos cada item por seu impacto na empresa e usamos a mesma escala para medir cada item da lista por nível de esforço necessário. Depois de estabelecer os itens e as etapas a serem tomadas, traçamos estrategicamente nossas atividades nos quadrantes apropriados sobre a matriz e priorizamos, delegamos ou despriorizamos de acordo", diz Chan.
As etapas a seguir descrevem o método para usar uma matriz de prioridades para atribuir prioridade ao projeto:
- Escolha projetos: Matrizes de prioridades são extremamente úteis para classificar uma lista de projetos em potencial. Por critérios de seleção ponderados cuidadosamente, você pode garantir que sua lista gerada por modelos reflita o verdadeiro valor de cada item para sua empresa.
- Escolha as próximas tarefas: Matrizes de prioridades podem ajudar a organizar a programação de um projeto. Ao priorizar as principais tarefas da sua lista, você ajuda a garantir que o cronograma do seu plano de negócios seja o mais lógico possível.
- Priorize itens em uma lista: Use uma matriz de prioridades para organizar itens em uma lista, como possíveis critérios de seleção ou uma lista de locais de trabalho em potencial. Ao ajustar seus critérios de seleção ou a complexidade de sua matriz, você pode priorizar facilmente qualquer grupo de itens.
- Forneça um recurso revisável para as partes interessadas: Use e armazene matrizes de prioridades para uma referência posterior, para fornecer um rastro em papel do seu processo de seleção para as partes interessadas. Você também pode decidir incluir matrizes concluídas em relatórios enviados às partes interessadas como parte de seu plano de comunicação.
Como você cria uma matriz de prioridades de projeto?
Para criar uma matriz de prioridades de projeto, primeiro você precisa criar uma lista de projetos em potencial. Em seguida, determine seus critérios de seleção e seus pesos e, em seguida, insira pontuações para cada item. Por fim, compare as pontuações para decidir seu próximo projeto.
Use a matriz que é a melhor para o trabalho. “Uma boa matriz de prioridades deve ser fácil de usar e de implementar rapidamente, por isso deve ser o mais simples possível", sugere Faisal Nasim, Diretor da Exame Paper Plus.
- Determine suas metas: Decida o que deseja alcançar usando a matriz. Você está escolhendo um novo projeto ou a próxima tarefa dentro de um projeto? Você está classificando uma lista de itens por urgência ou importância? Isso ajudará a determinar o tipo de matriz que você deve usar.
- Crie uma lista: Consulte as partes interessadas e compile uma lista abrangente de opções.
- Determine critérios e seus pesos: “Os melhores critérios para medir são entrada versus produção. A entrada pode ser uma medida da quantidade de tempo, recursos ou esforços necessários para concluir uma tarefa. A produção é essencialmente o que um projeto concluído retornará para sua empresa. Medir a entrada em relação à produção de uma tarefa dará a você sua posição na matriz de prioridades", diz Nasim. Uma matriz de prioridades simples medirá as opções de baixa a alta importância e de baixa e alta urgência, mas uma matriz mais complexa pode pesar cada critério de maneira diferente.
- Determine a posição de cada opção sobre a matriz: Use a interseção de cada linha e coluna para determinar onde cada item se encaixa. Os itens altamente urgentes e importantes estarão no canto superior direito do gráfico de prioridades, enquanto os itens com menor urgência e importância estarão no canto inferior esquerdo.
- Analise os resultados: Os itens do quadrante superior direito devem ser os mais importantes da lista. Se algo parecer errado, considere usar uma matriz mais complexa para afunilar ainda mais suas escolhas.
- Escolha seu próximo projeto ou tarefa: Observe suas tarefas mais importantes e delegue-as ou complete-as conforme necessário.
Exemplo de matriz de priorização
Baixe um exemplo de matriz de priorização
Este modelo vem com dados amostrais de matriz para a lista de tarefas diárias de um gerente de projeto. Você pode personalizá-lo facilmente para auxiliar nas necessidades de priorização de seu próprio projeto ou tarefa.
Para modelos mais complexos que podem ser baixados, confira "Modelos gratuitos de matriz de prioridade e priorização de projetos”.
Pontos fortes do uso de uma matriz de prioridades
As organizações escolhem matrizes de prioridades por suas facilidades de uso, potencial de personalização e capacidade de classificar um grande número de tarefas diversas. Nós compilamos uma lista dos principais pontos fortes do uso de uma matriz de prioridades abaixo:
- Capacidade de organizar um grande número de tarefas importantes: Muitas equipes têm dificuldade em priorizar um grande número de tarefas sem usar uma ferramenta de priorização. Pode ser difícil começar a ver os itens em uma lista de tarefas importante como "mais importante" e "menos importante”. Matrizes de prioridades podem ser usadas para priorizar ainda mais uma lista de tarefas importantes, para que você possa analisá-las com mais eficiência.
- Pode ser facilmente atualizada e alterada: Você pode atualizar facilmente critérios, pesos e projetos em uma matriz. Isso torna mais simples ver como a prioridade de um item pode mudar com o tempo.
- Personalizável: Matrizes de prioridades podem ser muito simples ou tão complexas quanto necessário. Teoricamente, você pode comparar um número ilimitado de opções e critérios com uma matriz grande o suficiente; no entanto, a melhor matriz é aquela que atende de forma mais simples às necessidades do trabalho.
- Facilidade de uso: Mesmo modelos complexos de matriz de prioridades são fáceis de usar. Basta inserir sua lista, escolher seus critérios e inserir suas pontuações; a matriz revelará os resultados.
- Muitos casos de uso diversos:
David Attard, consultor digital e web designer da CollectiveRay, usa matrizes de prioridades para criar programações diárias. “Cada dia termina com a organização e a escrita de minhas matrizes de prioridades para que eu esteja pronto para começar a trabalhar na manhã seguinte. Eu começo a ordenar de acordo com a resposta das perguntas, como: 'Qual tarefa é a mais urgente? Quais são orientadas a metas e terão o maior impacto? E assim por diante. Desta forma, eu não perco de vista o que é importante por ter dificuldade mental para priorizar isso”. - Ajuda ao gerenciamento de projetos: “Matrizes de prioridades ajudam os líderes e gerentes de equipe a escolher de forma rápida e eficaz como delegar o trabalho. Elas ajudam a maximizar a produção de uma equipe concentrando seus esforços nas tarefas mais lucrativas", diz Nasim.
- Remove o viés: Uma matriz bem projetada pode ajudar a remover o viés pessoal do processo de seleção. “A matriz de priorização divide questões complexas e pode trabalhar de forma objetiva, sem nenhuma bagagem emocional", diz Chan.
- Simples de entender: Matrizes de prioridades são muito fáceis de se entender rapidamente. Sua concepção intuitiva facilita a identificação de quais opções são mais ou menos importantes, com base em sua posição no gráfico ou no número de sua pontuação final.
Fraqueza de uma matriz de prioridades
Matrizes de prioridades têm algumas fraquezas em potencial. Você pode notar viés em seus resultados ou projetos muito diferentes com pontuações vinculadas. Verifique sempre que os resultados de sua matriz fazem sentido intuitivo para as metas de sua empresa ou projeto.
- Auto-seleção possível: O resultado de sua matriz depende inteiramente da autoavaliação de critérios e peso. Se você construir uma matriz sem ter em mente a neutralidade, o viés do criador pode se tornar aparente.
- Placar empatado: Projetos extremamente diferentes às vezes podem ter a mesma pontuação, mesmo quando você seleciona com cuidado e pondera seus critérios. Nessa situação, é melhor criar uma nova matriz com novos critérios específicos para as duas opções empatadas e tentar novamente.
- Rigidez: Para algumas organizações, as matrizes de prioridades podem ser muito rígidas. Se a sua equipe inteira é muito pequena e unida, talvez não seja necessário gastar o tempo criando matrizes para priorizar e atribuir tarefas.
- Curva de aprendizado: Novos métodos requerem treinamento. Certifique-se de que os novos usuários saibam quais tarefas se enquadram em qual quadrante ao treiná-los na missão de sua empresa. Também pode ser útil explicar a lógica por trás de seus critérios de priorização, para que todos os membros da equipe os abordem da mesma maneira.
- Pode resultar em atrasos críticos do projeto: “Às vezes, o uso de matrizes de prioridades pode resultar em tarefas importantes sendo deixadas para trás até o último minuto. Ao dividir vários projetos em seus respectivos ROI, os líderes tendem, naturalmente, aos mais lucrativos. Sob má gestão, tarefas necessárias mas não recorrentes tendem a ser esquecidas à medida que avançam com os projetos mais simples, mas mais vistosos", alerta Nasim. Você pode encontrar modelos de ROI neste resumo.
Tipos de matrizes de prioridades
Matrizes de prioridades podem ser tão complexas quanto você precisa. O tipo de matriz e processo selecionado dependerá do seu caso de uso, da complexidade dos itens que você está comparando e da sua familiaridade com eles.
| Matriz de Eisenhower | Use se você estiver priorizando tarefas simples apenas com base em sua importância e urgência. |
| Kanban | Use se você estiver preocupado com a visibilidade do projeto e com o mapeamento visual de um projeto inteiro. |
| Comparação par a par | Use se você precisar classificar várias tarefas com importância semelhante rapidamente. |
| Modelo de pontuação | Use se você estiver priorizando um grande número de tarefas ou projetos diversos com inúmeros critérios de seleção. |
| Seis Sigma | Use se você precisar garantir que as decisões sejam tomadas logicamente, com as melhores práticas da organização e todo o consenso do grupo. |
Matriz de Eisenhower vs. Matriz de prioridades
Uma matriz de Eisenhower é uma das mais simples matrizes de prioridades. Uma tabela com dois x dois quadrados separa os projetos em alta importância, baixa importância, alta prioridade e baixa prioridade. Você pode usar uma matriz de Eisenhower para classificar listas rapidamente, mas ela não tem a nuance de matrizes mais complexas.
A matriz de Eisenhower fornece um processo definido para priorizar uma lista de itens por urgência e importância. É a melhor opção para tarefas menores e funciona não tão bem para classificar projetos complexos. Com apenas duas variáveis, pode se tornar difícil diferenciar a importância de itens mais complexos nas quatro categorias.
Para saber mais sobre como priorizar tarefas, leia o guia da priorização de tarefas.
Matriz de prioridades vs. Modelo de pontuação
Um modelo de pontuação é uma matriz de prioridades que atribui uma pontuação numérica a vários itens da lista usando critérios definidos e ponderados pelo usuário. Os tomadores de decisão escolhem uma lista de projetos usando vários critérios financeiros, estratégicos e de avaliação de riscos.
Esta é uma das formas mais complexas de matriz de priorização e é melhor usada para comparar conceitos complicados, como projetos inteiros, em vez de tarefas dentro de projetos.
Matriz de prioridades e Kanban
O método Kanban busca garantir a visibilidade do projeto visualizando cada etapa do plano e processo do projeto. Matrizes de prioridades são ferramentas essenciais para aprimorar o método Kanban, pois mapeiam todo o processo de priorização de tarefas e projetos.
O Kanban enfatiza a visualização de tarefas dentro de um projeto e as matrizes de prioridades podem ajudar a atribuir tarefas de alta prioridade aos melhores e mais recursos disponíveis. À medida que trabalhos adicionais são apresentados ou concluídos, novas tarefas podem ser atribuídas e visualizadas com base na prioridade.
Para ler mais sobre o processo kanban, confira nosso guia da metodologia Kanban.
Matriz de prioridades e Seis Sigma
O Seis Sigma é um sistema desenvolvido para melhorar os processos de negócios e garantir que você adere sempre às melhores práticas. As matrizes de prioridades são uma ferramenta analítica usada dentro do Seis Sigma para garantir que as decisões sejam tomadas logicamente e com o consenso do grupo.
Em Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices, a autora Lynne Hambleton discute três tipos de casos de uso de matriz de prioridades:
- Critérios analíticos completos: Esta é a matriz mais complexa da caixa de ferramentas Seis Sigma. Escolha até 10 critérios e pondere-os para gerar uma pontuação que ajude a priorizar uma lista de variáveis complexas como projetos.
- Critérios de consenso: Esta matriz usa a entrada de vários membros da equipe para gerar uma pontuação numérica média para cada variável escolhida. Isso pode ajudar a ponderar cada variável, já que itens com maior pontuação são mais importantes para mais membros do grupo.
- Matriz de combinação: Essa matriz funciona de maneira semelhante a uma comparação par a par, mas também mensura o efeito de cada variável umas nas outras. Como a matriz inclui símbolos e setas para indicar força de efeito e direção, usuários experientes podem criar um gráfico de causas e efeitos, bem como priorizar ações.
Use matrizes de prioridades para simplificar a seleção e execução de projetos no Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.