Como escolher o modelo de plano de projeto correto
Um modelo de plano de projeto pode ser tão simples ou complexo dependendo do que você desejar. Você pode escolher incluir uma linha de tempo estagna ou um gráfico de Gantt dinâmico, e focar em itens de ações ou objetivos administrativos.
Aqui estão os tipos diferentes de modelos de planejamento de projetos e quando você deve usar cada um:
Modelo de Plano de Trabalho
Faça o download do Modelo de Plano de Trabalho
Um modelo de plano de trabalho é desenvolvido para quebrar um projeto longo em pedaços menores e em etapas acionáveis. Esse tipo de modelo faz um esboço do que precisa ser feito, por quem e quando. Também inclui uma linha de tempo que ajuda nas expectativas e manter a transparência, mantendo todos os envolvidos na mesma página sobre as entregas e prazos. Um plano de trabalho é bom para equipes grandes que trabalham em grandes projetos que envolvem muitas tarefas e prazos.
Plano de Projeto com Gráfico de Gantt
Faça o download do Modelo de Plano de Projeto
O plano de projeto é usado mais popularmente no contexto de gestão de projeto, com gráficos de Gantt para planejar e relatar o progresso enquanto o projeto está em andamento. A maior diferença entre o plano de projeto e o plano de trabalho é o gráfico de Gantt. O gráfico de Gantt é dinâmico, é um gráfico de barras horizontais para visualizar o cronograma do projeto e é um item importante para compartilhar com as partes interessadas e comunicar o status do projeto. Esse tipo de modelo serve gerentes de projetos que esteja gerenciamento projetos grandes com muitas pessoas.
Modelo de Plano de Ação
Faça o download do Modelo de Plano de Ação
Um plano de ação lista todas as etapas que precisam acontecer para atingir um objetivo específico. O modelo inclui informações sobre ações que precisam acontecer, as pessoas que serão responsáveis, prazos, prioridades e status. Mesmo que um plano de ação e plano de trabalho são similares, o plano de ação foca nos objetivos, enquanto o modelo de plano de trabalho foca nas fases das tarefas que geralmente estão listadas em ordem cronológica. Um modelo de plano de ação é bom para uso individual ou por equipes pequenas.
Modelo de Plano de Negócios
Faça o download do Modelo de Plano de Negócios
O modelo de plano de negócios destaca o objetivo do negócio e planeja como atingi-lo. Foca no futuro do seu negócio e como você pretende alcançar seus objetivos. Planos de negócios são mais estratégicos do que planos de trabalho ou planos de ação e frequentemente incluem a declaração da visão do negócio, o perfil do negócio, a avaliação econômica e muito mais. Um plano de negócios é mais apropriado para pessoas que estejam começando seu próprio empreendimento, crescendo seu negócio, ou procurando ajuda externa.
O que é um Plano de Projeto?
Um plano de projeto é desenvolvido para visualizar o âmbito de um projeto, facilitar a comunicação entre as partes interessadas e controlar hipóteses e decisões planejadas. É um documento vivo que pode incluir uma lista de partes interessadas, a declaração da extensão do projeto, o cronograma do projeto, o custo de base, o plano de base de gerenciamento, o plano de comunicação, e pode ser alterado durante o curso do projeto. É importante notar que um plano de projeto não é apenas uma linha de tempo do projeto, apesar de a linha de tempo ser um componente importante do plano.
Você deve sempre criar um plano de projeto antes de iniciar um novo projeto. Começando pelo o quê você quer atingir com o projeto e quebrar as metas em etapas que precisam ser concluídas para atingir o objetivo final. Então, depois que você tem um planejamento geral de tudo que precisa ser feito, você pode pensar nos prazos, no orçamento, nos recursos, entre outras coisas.
No mínimo, o plano de projeto deve responder as seguintes perguntas sobre o projeto:
- Porquê? – Por quê estamos começando esse projeto? Qual é o problema que esse projeto vai endereçar ou resolver?
- O quê? – Em que estamos trabalhando? Quais são as maiores tarefas e responsabilidade?
- Quem? – Quem estará envolvido no projeto e quais serão suas responsabilidades?
- Quando? – Quando o projeto deve iniciar e terminar? Quais são as etapas?
Qual é o propósito do Plano de Projeto?
O plano de projeto é um dos ingredientes mais importantes para um projeto de sucesso. É usado para documentar e comunicar expectativas, para controlar o cronograma e prazo de entregas e calcular e gerenciar os riscos. No geral, esse plano age como um mapa para todos os envolvidos no projeto.
Aqui estão os três maiores benefícios de um plano de projeto:
- Melhorar a comunicação: Fazendo o esboço do projeto para todos verem, as partes interessadas podem fornecer feedback logo no início do projeto se as coisas estão caminhando na direção correta. Um plano de projeto também facilita o gerenciamento de expectativas, pois fornece atualizações das etapas e linha do tempo enquanto o projeto progride.
- Aumentar a transparência: Com um plano de projeto, as partes interessadas e os membros da equipe sabem exatamente onde procurar por informações em todas as etapas. As expectativas e a linha de tempo do projeto estão claramente definidas, portanto, todos estão na mesma página sobre as prioridades e objetivos.
- Aumentar a organização: Muitos projetos têm dúzias de tarefas, dependências e etapas, e por isso pode ser difícil de monitorar como tudo está progredindo. Um plano de projeto lhe faz pensar nos prazos de cada tarefa e como eles afetam o restante do projeto. Você sempre saberá quanto tempo tem para cada tarefa e quantos objetivos pode atingir ao mesmo tempo.
Como Criar um Plano de Projeto no Excel
Aprenda aqui instruções passo-a-passo de como fazer um plano de projeto no Excel. Você primeiramente criará uma tabela com as informações do projeto, então nós lhe mostraremos como fazer a linha do tempo do projeto.
1. Adicione cabeçalho na tabela
Primeiramente você precisará adicionar cabeçalhos na tabela.
- Deixe a primeira linha da planilha em branco. Na segunda linha, digite os cabeçalhos. Nesse exemplo nós usamos Tarefa, Responsável, Início, Término, Dias e Status. Você também pode adicionar mais cabeçalhos como Orçamento, Custo, entre outros, para aumentar o nível de detalhes.
- Selecione o texto e no grupo de Alinhamento, clique no ícone do centro para centralizar os cabeçalhos.
-
Para formatar o espaçamento dos cabeçalhos apropriadamente, selecione o texto que você digitou e na aba Página Inicial, no grupo Células, clique em Formatar. Selecione Largura da Coluna e configure a largura entre 15-20 para que você tenha espaço suficiente para os dados.
2. Adicione os dados do seu projeto
- Comece com a coluna de Tarefa e digite as tarefas do plano de projeto. Você pode digitar quantas tarefas forem necessárias. Para organizar visualmente o seu plano de projeto, nós recomendamos que você adicione um título para cada grupo de tarefa ou para cada etapa. Nesse exemplo, nós usamos Pré-requisitos, Iniciação, Desenvolvimento, Operações e Lançamento.
- Então, digite o nome da pessoa responsável por cada tarefa e a data de início e término.
- Para calcular automaticamente o número na coluna de Dias, clique na célula de Dias e digite =, então clique na célula Término e digite o sinal de menos (-), então clique na célula Início. Clique enter. Arraste o canto direito de baixo dessa célula pela coluna toda e os valores restantes serão automaticamente calculados com a sua fórmula.
- Digite o status de cada tarefa. Use Completo, Em progresso, Atrasado ou Não iniciado.
- Todas as informações deverão estar na sua tabela agora, mas o espaçamento estará desajustado dependendo do tamanho do texto. Para arrumar isso, selecione todas as informações e no grupo Células, clique em Formatar. Selecione AutoAjuste da Largura da Coluna para ajustar automaticamente a largura da coluna baseado em seu conteúdo.
- Para centralizar o conteúdo, selecione o texto e no grupo Alinhamento, clique no ícone central.
3. Adicione cores para transmitir o status do projeto num relance
É fácil de personalizar o seu plano de projeto com cores e hierarquias visuais. Alterando o estilo e tamanho da fonte, você poderá destacar informações importantes e transmitir o status do projeto num relance.
- Para alterar a cor da fonte, clique na célula com o texto que você deseja alterar. Na aba Página Inicial, selecione a cor que você deseja usar da lista de cores.
- Para alterar a cor de fundo de uma ou várias células, selecione a célula que você deseja alterar. Clique no ícone do balde de tintas e selecione uma cor para o preenchimento.
- Para formatar a fonte, selecione uma ou várias células. Na aba Página Inicial, você pode alterar o tipo de fonte, tamanho e colocar o título em negrito, itálico ou sublinhado.
Nós recomendamos preencher com cor o plano de fundo do cabeçalho principal e para cada grupo ou etapa do projeto, assim como a data de conclusão e lançamento. Você também pode alterar a cor da fonte na coluna de Status para refletir no progresso atual (nesse exemplo, vermelho representa Atrasado, verde representa Completo, etc).
4. Criando uma Linha de Tempo do Plano de Projeto
Você já digitou todos os dados na sua tabela, agora é hora de fazer a linha de tempo que os correspondem. Incluir uma linha de tempo no seu plano de projeto lhe ajudará a determinar expectativas, aumentar a transparência, além de manter todos alinhados com as prioridades e prazos.
Adicione e formate as datas
- Na mesma linha que seu cabeçalho, na próxima coluna disponível, digite duas datas da sua linha de tempo do projeto. Então, segure Shift, selecione as duas datas e arraste-as até chegar na data de lançamento.
- Caso você deseje alterar o formato das datas, selecione as datas e clique com o botão direito. Selecione Formatar Células.
- Na janela que abrirá, selecione Número, em Categoria selecione Data e selecione o tipo de data que você deseja usar.
- Você notará que as células estão bem largas. Para fazer a linha do tempo mais compacta, selecione todas as datas e então selecione uma fonte menor. Nesse exemplo, nós usamos fonte tamanho 9.
- Então, selecione todas as datas novamente e no grupo de Células clique em Formatar. Selecione AutoAjuste da Largura da Coluna para ajustar a largura das datas.
Adicione cores para fazer a linha de tempo do projeto
- Primeiramente, estenda a cor de fundo e a formatação da fonte da sua tabela para a sua linha de tempo.
- Agora que você criou um tempo de matriz, você tem uma linha que corresponde a cada tarefa, e do lado direito, a sua linha de tempo, você pode simplesmente preencher as células que representam a data de início e de término de cada tarefa. Para fazer isso, selecione a célula (ou mais que uma célula) e clique no ícone de balde de tintas. Selecione a cor que você deseja usar.
5. Toque Finais
- Para adicionar bordas no plano de projeto, selecione o plano de projeto todo, ambos a tabela e a linha de tempo, e no grupo de Fonte, clique no ícone de bordas. Selecione Todas as bordas.
- Caso você deseje adicionar mais dados ao projeto, selecione a primeira coluna, clique com o botão direito e selecione Inserir > Linha toda. Repita esse processo até você ter 8 linhas extras.
- Agora, na primeira coluna digite o seguinte: Nome do Projeto, Nome do Gerente, Prazo do Projeto, Início, Término, Progresso. E então preencha as informações.
Como Criar um Plano de Projeto em minutos com Smartsheet
O modelo pré-definido de plano de projeto com gráfico de Gantt do Smartsheet faz a organização de tarefas, promover a comunicação e melhorar a transparência muito mais fácil. Nesse modelo, a duração é calculada automaticamente para você e o gráfico de Gantt interativo lhe permite a arrastar e soltar as barras de tarefas para ajustar as datas. Os recursos poderosos de colaboração do Smartsheet lhe permitem ter discussões diretamente no plano de projeto, anexar arquivos e configurar alertas e lembretes.
Aprenda aqui como usar o Plano de Projeto no Smartsheet:
1. Selecione um Modelo de Projeto
Experimente Smartsheet gratuitamente
- Entre em Smartsheet.com e faça o login na sua conta (ou inicie uma avaliação gratuita por 30 dias).
- Na aba Inicial, clique em Crie Nova e selecione Procurar modelos.
- Digite “Gráfico de Gantt” no campo de busca e clique no ícone de lupa.
- Você verá vários resultados, mas para esse exemplo, clique em Projeto Básico com Gantt & Dependências e clique no botão azul Usar modelo.
- Nomeio o seu modelo, escolha onde salvá-lo e clique no botão OK.
2. Liste os dados do seu Projeto
Um modelo pré-definido se abrirá, com um exemplo de conteúdo preenchido para a sua referência e as seções, sub tarefas e sub sub tarefas já formatadas. No Smartsheet é fácil de inserir ou excluir colunas dependendo do âmbito do seu projeto.
Simplesmente clique com o botão direto na coluna e selecione Inserir coluna à esquerda/Inserir coluna à direita ou Excluir coluna para remover uma coluna.
Para deletar a caixa amarela no topo, clique com o botão direito e selecione Excluir Linha.
- Insira suas tarefas na coluna Nome da Tarefa. Você notará que hierarquias já estão estabelecidas para você. Então, digite o nome da fase do projeto ou o nome do grupo sob os campos Seção 1, Seção 2, e Seção 3 (elas são chamadas linhas pais. Para mais informações sobre hierarquias, clique aqui).
- Digite as suas tarefas e sub tarefas em baixo das linhas pais.
- Do lado esquerdo de cada linha, você pode anexar arquivos diretamente nas tarefas (perfeito para anexar listas, orçamento e muito mais) ou comece uma discussão sobre um certo item.
3. Insira datas de início e término
- Insira datas de início e término para cada tarefa. Se você clicar e arrastar um dos cantos da barra do gráfico de Gantt, o Smartsheet irá ajustar automaticamente as datas na sua grade de informações.
- Clique em uma célula de uma das duas datas.
- Clique no ícone de calendário e escolha a data. Você também pode inserir as datas manualmente.
4. Digite a % concluída e as informações de Atribuído a
A % concluída e Atribuído a são colunas para fornecer mais informações sobre o seu projeto e melhorar a transparência permitindo os membros do time a visualização de quem está fazendo o quê e o status de cada tarefa.
No gráfico de Gantt, as barras finas dentro das barras de tarefas representam a porcentagem do trabalho concluído de cada tarefa.
- Na coluna de % Concluída, digite a porcentagem do trabalho concluída de cada tarefa. Digite um número inteiro e o Smartsheet irá automaticamente inserir o sinal de %.
- Na coluna Atribuído a, escolha um nome da lista de contato (na lista suspensa) ou digite o nome do responsável.
Personalize o seu Modelo de Plano de Projeto no Smartsheet
Com apenas alguns cliques, você pode personalizar a aparência da sua linha de tempo.
1. Personalize as fontes e as cores do seu plano de projeto
- Para alterar o tipo e tamanho da fonte, ou configurar como negrito, itálico ou sublinhado, clique na célula com o texto que você deseja alterar. Na barra de ferramenta da esquerda, você encontrará todas as opções de formatação para a fonte.
- Para alterar a cor de fundo de uma linha, clique na célula cinza da esquerda para selecionar toda a linha. Então, clique no ícone do balde de tinta e selecione a cor que você deseja usar.
2. Altere as cores do seu gráfico de Gantt
- Clique com o botão direito na barra de tarefa e selecione Configurações de cores.
- Selecione a cor que você deseja usar.
- Caso você deseje usar a mesma cor para várias barras de tarefas. Clique nas barras enquanto segura a tecla Shift.
Encontre o Melhor Modelo de Plano de Projeto
Um plano de projeto é um mapa. Esboça claramente as tarefas, os objetivos, os responsáveis, os prazos e muito mais, para todos os envolvidos no projeto. Encontrar o plano de projeto correto por lhe ajudar a guiar a fase de planejamento e fazer o compartilhamento de etapas importantes com as partes interessadas fácil. Além do que, com o modelo pré-definido, você pode reutilizar o mesmo processo diversas vezes para todos os projetos, agilizando o seu processo.
Veja como pode ser fácil fazer um modelo de plano de projeto. Avalie Smartsheet gratuitamente por 30 dias.
Experimente Smartsheet gratuitamente