Patrocinadores do projeto: função, responsabilidades e tipo

Um bom patrocinador do projeto é responsável, detém autoridade dentro da organização e pode influenciar o sucesso do projeto. Eles servem como líderes e defensores entusiasmados, incentivando a equipe do projeto e compartilhando progresso e conquistas com o conselho de projeto. 

De acordo com Dolfing, um grande patrocinador executivo é um patrocinador ativo. Ele compartilha os seguintes oito princípios orientadores para um patrocinador de projeto bem-sucedido: 

1. Lembre-se: você não é responsável por trazer o projeto a tempo e dentro do orçamento: esse é o trabalho do gerente de projeto. Como patrocinador do projeto, você é responsável pela entrega dos resultados, benefícios e valor líquido do negócio.
2. Os resultados do projeto não são resultados comerciais: um projeto pode fornecer um sistema, mas um sistema por si só não é igual ao valor do negócio. A empresa quer usar o sistema para melhorar seus negócios, competir e ganhar dinheiro. Este é um resultado diferente, que oferece um valor real para os negócios. Veja o que o investimento do seu projeto entregará; é um resultado de projeto que a empresa espera que funcione ou um resultado comercial que trará um valor comercial real e mensurável?
3. Seu projeto está configurado para implementar mudanças, enquanto o negócio está configurado para não mudar: para que o projeto seja bem-sucedido, ele deve interromper os negócios de sempre e fornecer uma mudança valiosa. Para conseguir isso, um projeto requer a ajuda, o apoio e a sua autoridade e a de seu comitê diretor. Nenhuma mudança de negócios é igual a nenhum benefício comercial, o que significa que você falhou como patrocinador do projeto.
4. Quem você tem em sua equipe de projeto determina os resultados: duas equipes de projeto com o mesmo problema produzirão duas soluções diferentes. Escolha sua equipe de projeto com sabedoria e cuidado. Vale a pena colocar um tempo significativo na etapa de resourcing do projeto, especialmente ao escolher seu gerente de projeto.
5. Você não pode se concentrar em tudo, então você deve se concentrar em três coisas em particular:
   • As listas de riscos, suposições, problemas e decisões do projeto (RAID): problemas que permanecem não resolvidos antes da implementação apresentam uma carga de trabalho e custo desconhecidos e não planejados. Se o registro de problemas explodir, o cronograma e o orçamento do seu projeto provavelmente também. E os riscos são as ameaças ao projeto e à entrega bem-sucedida. Uma série de novos riscos no final do projeto pode ameaçar a viabilidade de todo o projeto.
   • O caminho crítico (ou cadeia): como você acompanha esse caminho determinará sua probabilidade de uma entrega dentro do prazo e do orçamento.
   • O valor do seu projeto: o desvio de valor ocorre quando os benefícios de um projeto diminuem progressivamente enquanto os custos aumentam. O resultado é uma redução líquida no valor do projeto, o que muitas vezes move o projeto de retornos positivos para negativos.
6. Esteja presente: visite a equipe do projeto pelo menos uma vez por mês, bem como as áreas de negócios impactadas pelo seu projeto. O que eles pensam sobre o projeto? Visite suas principais partes interessadas regularmente e avalie se elas ainda o apoiam. Você precisa ser visto como líder, comprometido e envolvido. Se está perdendo apoio comercial, você deve ser o primeiro a saber, para que você possa agir antes que seja tarde demais.
7. Aprenda a fazer seu trabalho como patrocinador: o patrocínio ao projeto não é intuitivo ou uma extensão natural da linha ou do gerenciamento operacional. É um conjunto diferente de habilidades e base de conhecimentos que precisam ser aprendidos. Da mesma forma que você não gostaria de ter amadores trabalhando em seu projeto, não imponha um no topo.
8. Cuidado com sinais de problemas, as pequenas mudanças que pegam você de surpresa: esses indicadores incluem rotatividade de funcionários não planejada que resulta em perda de conhecimento cumulativo do projeto, mudanças cumulativas de escopo que redirecionam todo o projeto e resultados de baixa qualidade. Com sua perspectiva mais ampla, você precisa rever esses principais indicadores de falha no projeto.