A American Roofing leva a eficiência do processo para os dispositivos móveis com Smartsheet WorkApps

A American Roofing & Metal usa o Smartsheet para automatizar e profissionalizar seus processos executivos e refinar sua imagem como um importante empreiteiro regional. Depois de criar as soluções do Smartsheet para compras e contratações, Rob Waite, vice-presidente executivo da American Roofing, percebeu a necessidade de conectar de forma mais integrada as plataformas de informações da empresa e otimizar o acesso para muitos funcionários que usam dispositivos móveis apenas para dados corporativos. Com Smartsheet WorkApps, Waite criou aplicativos personalizados para funções, tudo sem escrever uma linha de código.

“WorkApps é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho”, diz Waite. “Isso nos oferece uma maneira mais fácil de colocar tudo em um só lugar para que todos saibam onde encontrar o que precisam. Podemos organizar os processos passo a passo. A transparência e a facilidade de acesso nos ajudam a captar coisas que de outra forma passariam despercebidas e teriam que ser refeitas posteriormente. Está melhorando nossa produtividade, reduzindo a quantidade de tempo administrativo que as pessoas gastam e melhorando drasticamente a qualidade do trabalho: há muito mais sendo feito logo na primeira vez.”

Desde o início como uma pequena empresa local, a American Roofing cresceu para atender clientes residenciais, comerciais e industriais em Louisville, Lexington, Cincinnati e uma ampla região vizinhas. O Smartsheet faz parte do crescimento da empresa, potencializando a eficiência dos processos de compras, contratações e outros trabalhos administrativos. À medida que o crescimento continuava, Waite queria maneiras mais eficazes de compartilhar dados seletivamente em formatos que fossem fáceis para os trabalhadores em um local de trabalho usarem em seus dispositivos móveis. Ele também queria automatizar o processo de compartilhamento de dados entre sistemas de negócios sem criar erros de importação.

WorkApps provou ser a solução para dar vida à visão de Waite. A plataforma sem código facilita a criação de aplicativos personalizados específicos que podem ser adaptados ao negócio e até mesmo projetados com cores e logotipos da marca. Waite diz que criar aplicativos é intuitivo e fácil para quem já está familiarizado com o Smartsheet.

Aumentando a produtividade nos locais de trabalho com soluções de trabalho e segurança

O primeiro aplicativo que Waite criou com WorkApps atende a uma das necessidades mais importantes do negócio. O aplicativo Job Safety Audit (JSA) oferece suporte a um processo diário exigido pela OSHA, no qual os supervisores revisam os protocolos e processos de segurança com cada trabalhador que usará equipamentos específicos ou executará tarefas específicas. Antes de WorkApps, o processo de auditoria exigia a conclusão de listas de verificação e outras documentações que residiam em vários lugares, além de gravar e enviar um vídeo da discussão sobre segurança. O JSA WorkApp combina um modelo de lista de verificação para cada equipamento ou revisão de tarefa com um utilitário simples para procurar certificações existentes e um prompt de clique para gravar que salva automaticamente o vídeo de auditoria no lugar certo.

WorkApps integram perfeitamente a funcionalidade e os fluxos de trabalho dos produtos premium do Smartsheet, como o Dynamic View, para permitir a criação de aplicativos personalizados para resolver problemas e simplificar processos importantes.

“Adicionamos o Dynamic View ao nosso plano e adicionamos um Dynamic View que criamos ao nosso aplicativo de gerenciamento de PO”, diz Waite. “Foi um grande sucesso e ajudou muitos gerentes a entender melhor tudo o que os WorkApps podem fazer por nós.”

Outros WorkApps que simplificam a segurança e os processos do local de trabalho incluem um gerente de certificações que rastreia treinamento, operação de equipamentos em papel e prática e documentação OSHA para qualificar trabalhadores para 13 certificações de construção diferentes, cinco das quais são oferecidas em inglês e espanhol. Há também um aplicativo de informações do local de trabalho que agrupa todos os detalhes de uma instalação atual do cliente para que os funcionários possam verificar o status e as próximas etapas no início do dia e até mesmo clicar ou tocar para acessar a navegação GPS no local de trabalho.

Um dos principais benefícios é que os aplicativos são otimizados para dispositivos móveis; Waite diz que, como a maioria dos funcionários da American Roofing passa seus dias em um local de trabalho em vez de em um escritório, os dispositivos móveis são o principal ponto de acesso aos recursos de rede da empresa.

“Com o tempo, estou vendo que os avisos de pedido de alteração, solicitações de depósito ou pedidos de compra que antes chegavam às 16h. estão chegando antes do meio-dia”, diz Waite. “Isso leva à qualidade e eficiência; você começa a liberar horas que costumavam ser gastas na busca de informações em locais diferentes, e isso faz uma grande diferença. Anteriormente, você poderia dizer que as pessoas estavam esperando até o almoço, entrando no caminhão, abrindo o laptop e digitando descontroladamente para fazer algo antes de terem que voltar para o telhado.”

Economizando tempo e esforço com solicitações de depósito

As solicitações de depósito também estão sendo agilizadas com um WorkApp dedicado que permite que os encarregados enviem digitalmente os pedidos de materiais a serem preparados para coleta no início do dia de trabalho. A American Roofing tem de 40 a 80 trabalhos em andamento todos os dias, o que torna crucial para a equipe do depósito organizar e verificar as solicitações da maneira mais eficiente possível. Antes do Smartsheet, as solicitações chegavam por telefone, fax, mensagem de texto, post-it ou e-mail.

“Foi a maior fonte de frustração na empresa, sem exceção”, diz Waite. “Tornou-se óbvio que ter um processo bem documentado, bem estruturado e automatizado realmente nos serviria bem.”

O primeiro passo foi criar um formulário do Smartsheet para padronizar as solicitações de materiais. Então, com o Document Builder, a equipe do armazém conseguiu criar tíquetes para consultar ao extrair os itens para cada pedido, que são então colados no carrinho ou caminhão quando a separação é concluída. O tíquete impresso inclui um código QR que os capatazes podem digitalizar para confirmar o recebimento quando pegarem seus materiais. O sistema foi convertido em uma solução WorkApps para otimizar o formulário de solicitação para celular e permitir que os encarregados comparem rapidamente a coleta com a solicitação, marquem itens como ausentes ou atualizem as quantidades.

“Fez uma grande diferença para o depósito porque eles estão vendo as solicitações instantaneamente”, diz Waite. “O horário em que o armazém recebia todos os pedidos que precisavam ser recolhidos antes do final do dia passou de 17h para 14h. Isso reduziu tremendamente as horas extras. Se as pessoas trabalham das 6h às 18h, você começa a ter rotatividade; elas podem estar ganhando um bom dinheiro, mas depois de um tempo não gostam da rotina. Conseguimos eliminar isso.”

Melhoria da qualidade e precisão na gestão de frotas de veículos

WorkApps também permitiram que a American Roofing reduzisse custos e ineficiências no gerenciamento de sua frota de mais de 70 caminhões, reboques, guindastes e outros veículos. Detalhes como o número de identificação do veículo (VIN), especificações do motor e quilometragem dos pneus são compilados no Smartsheet e os dados sobre as leituras do odômetro e outras métricas de desempenho são automaticamente capturados e inseridos na planilha a partir de um dispositivo conectado à porta ODB do veículo. Isso permite que a American Roofing rastreie a eficiência de combustível, cumpra os prazos para as certificações do Departamento de Transporte (DOT) e agende a manutenção regular para garantir que não haja muitos veículos fora de serviço ao mesmo tempo.

“Em última análise, isso nos ajudará a gerenciar o valor do ativo, porque não alugamos nossos veículos, somos os proprietários deles”, diz Waite. “O objetivo é assumir o controle da situação e ao mesmo tempo maximizar o valor no final da vida útil de um veículo. Não acho que poderíamos ter feito isso antes.”

Uma estrutura para uma nova oferta de serviço criada diretamente nos WorkApps

Além de criar aplicativos baseados em soluções Smartsheet existentes, a American Roofing está usando WorkApps como base para soluções que permitem inovação e crescimento futuros. Por exemplo, a nova oferta da Divisão Industrial combina um serviço de reparo de telhado comercial de resposta rápida e o Departamento de Serviços fornece inspeções de telhado de forma recorrente para descobrir áreas problemáticas e delinear soluções preventivas. Como os vazamentos no telhado representam o maior volume de sinistros de seguro a cada ano, a certificação de inspeção do Departamento de Serviços ajuda os clientes a economizar em seus prêmios. Essas soluções foram construídas diretamente nos WorkApps.

Waite diz que é fácil criar WorkApps poderosos que adaptam informações por função, ligam departamentos para reunir informações importantes e resolvem problemas complexos. Mas um de seus exemplos favoritos é uma ferramenta simples, mas importante: um gerenciador de contatos da empresa que lista e-mails, ramais telefônicos e números de celular da empresa para todos na empresa. O gerenciador de contatos está sempre atualizado e é rápido na busca; os usuários podem ligar ou enviar um e-mail para um colega com um toque. O WorkApp adapta o acesso por função para que os dados pessoais sejam protegidos. Essa solução simples, diz Waite, ajuda os trabalhadores que não entendem de tecnologia a superar sua relutância em adotar ferramentas digitais.

“No começo, pensei que precisávamos impressionar para conseguir o engajamento do usuário”, diz Waite. “Mas ainda estou surpreso com o quão intimidadas as pessoas podem ficar com a tecnologia básica. O que nos ajudou a mostrar às pessoas que essas ferramentas vão ajudá-las e que essas ferramentas são intuitivamente fáceis de usar foi o gerenciador de contatos da empresa. Era necessário para todos os nossos funcionários e, anteriormente, raramente era atualizado. O aplicativo Contact Manager que lançamos era tão fácil de usar e tinha o benefício adicional de tornar muito mais simples a conexão com outras pessoas que a experiência ajudou os usuários a entender rapidamente o que o Smartsheet e os WorkApps poderiam fazer por eles.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.