A Trafag simplifica projetos globais e complexos com o Smartsheet

A Trafag é uma empresa suíça de engenharia e fornecedora líder internacional de sensores e controles de alta qualidade. A empresa opera em mais de 40 países com seis linhas de produtos e mais de 30 projetos de desenvolvimento por ano. O processo de planejamento de projeto implantado anteriormente era muito maçante e não tinha a transparência necessária para a obtenção de insights sobre o estado geral da empresa. Para manter o gerenciamento de processos eficiente e uma perspectiva de alto nível, a Trafag precisava de uma plataforma de gerenciamento de trabalho inteligente e intuitiva.

Eles tentaram adotar uma ferramenta de gerenciamento de projeto, mas ela não abordava suas necessidades. “Ou ela não estava funcionando ou havia dificuldade na operação”, afirma Marzio Locatelli, chefe de gerenciamento de projetos. Ele precisava encontrar uma solução melhor que pudesse lidar com as três principais metas de negócios da empresa.

Lista de desejos de benefícios da plataforma

A solução tinha que fornecer visibilidade sobre o status do projeto para que o gerenciamento traçasse eficientemente rotas para 15 a 20 projetos simultaneamente em andamento.

Além disso, ela precisava fornecer detalhes específicos, em vez de estimativas de alto nível, para apoiar a precisão no processo de planejamento. Por fim, a solução precisava fornecer uma forma de escalar recursos para se adequar às necessidades do projeto e se ajustar às mudanças de prioridade e prazos.

A solução? Smartsheet, que entregou benefícios claros para lidar com os objetivos da empresa:

Visão geral de alto nível do status

Como é intuitivo, o Smartsheet interagiu com as outras ferramentas que a Trafag estava usando, criando total transparência sobre os planos e recursos do projeto. Por exemplo, ao importar dados do Smartsheet para o Meisterplan, o PMO (escritório de projetos) tem acesso a detalhes do projeto e pode instantaneamente ter uma visão geral do status de projetos e recursos críticos em um gráfico de exibição. Isso forneceu uma rápida identificação de conflitos ou desafios dentro do portfólio.

“A principal melhoria que obtivemos foi a transparência. Antes, eu tinha muitas perguntas: ‘como esse projeto está indo?’; ‘qual é o status?’; ‘quando obteremos os protótipos?’; e por aí vai. Agora, todos podem acessar e marcar o que quiserem saber sobre os planos do projeto”, afirma Locatelli.

Um jeito preciso de planejar projetos

O Smartsheet ofereceu roteiro preciso e planejamento de projeto. “Nosso roteiro era apenas uma imagem no PowerPoint que era preparada com base nas informações que eu conseguia dos gerentes de projeto”, afirma Locatelli. “Eu tinha que fazer uma estimativa com base no que eu sabia sobre nossos projetos atuais e futuros. Além de não ser um trabalho muito preciso, era também muito demorado”.

Infelizmente, projetos eram muitas vezes interrompidos ou suspensos devido a outros de prioridade mais alta. “Eu tinha que considerar isso no planejamento e verificar as futuras consequências da pausa”, afirma Locatelli. “Usar uma combinação do Smartsheet com o Meisterplan me permite conseguir isso.”

Gerenciamento eficiente de recursos

A alocação de recursos era uma tarefa demorada para Locatelli porque ele precisava verificar a situação com diversas partes interessadas, verificar o planejamento sendo feito no Excel ou em outras ferramentas e depois fazer um resumo de todas essas informações. “Além de ser propenso a erros, não era um método de planejamento sustentável”, ele afirma.

O Smartsheet ofereceu uma forma eficiente de alocar recursos. “Temos de 15 a 20 projetos em execução ao mesmo tempo”, afirma Locatelli. Os projetos têm entre seis meses e três anos. Eu planejo recursos no Smartsheet e no Meisterplan com base nas fases dos projetos. Atribuo uma pessoa por um tempo específico, um mês por exemplo, não por uma atividade específica, o que fornece uma visão holística dos meus recursos disponíveis e me permite escalar de acordo”.