Como o marketplace digital da Wine Australia leva o vinho australiano para o mundo todo

Reconhecida mundialmente por seus vinhedos pitorescos e vinhos premiados, a Austrália tem sido um destino importante para compradores internacionais de vinhos. Como a pandemia da COVID-19 fechou as fronteiras internacionais, a comunidade vinícola da Austrália  de repente se viu incapaz de participar de feiras no exterior. Com o mercado da China também fechado devido ao aumento das tarifas, a Wine Australia teve que encontrar uma maneira de seus produtores permanecerem conectados com o mercado global do vinho. 

“Com todos os nossos eventos em 2021 programados para serem cancelados, precisávamos de uma solução para manter as empresas de exportação de vinho respaldadas e envolvidas com o comércio global”, diz Brooke Beales, Gerente de Operações de Marketing Global da Wine Australia. Líder sênior talentosa com mais de 25 anos de experiência, Beales desempenha um papel essencial no apoio ao setor vitivinícola australiano em uma função que  alinha e otimiza processos, sistemas e relatórios para apoiar as equipes globais nas campanhas de marketing que alcancem objetivos estratégicos. 

Beales trabalha com a Gerente de Marketing Global da Marca, Drea Hall. Juntas, elas  trabalham em uma equipe multifuncional de 23 profissionais de marketing em todo o mundo, apoiando as 65 regiões vinícolas da Austrália e gerenciando o ciclo de vida do comércio. “O vinho tem muito a ver com visão, olfato e paladar. Tem a ver com as histórias dos viticultores  e dos enólogos”, diz Hall. Sem poder viajar, a equipe se programou para lançar uma plataforma de mercado para garantir que os produtores inovadores da Austrália ainda pudessem se relacionar e fazer negócios internacionalmente. 

Uma solução econômica adequada a um mercado em evolução

Há sete anos em sua função atual, Beales descobriu o Smartsheet pela primeira vez enquanto padronizava os processos de gerenciamento de eventos da Wine Australia. Com vários servidores globais, vários níveis de conhecimento interno e um calendário internacional de mais de 150 eventos, Beales buscou uma plataforma econômica para melhorar a colaboração e o compartilhamento de informações. Inicialmente usado como uma ferramenta de gerenciamento de projetos, ela está muito satisfeita com a facilidade de uso do Smartsheet e como seus recursos evoluíram com a equipe: “ele cresceu conosco conforme crescemos como organização”.

A Wine Australia agora tem um sistema que suporta a amplitude de suas necessidades operacionais e de marketing internacionais. De campanhas multimilionárias complexas à alocação de recursos e orçamento, é possível comunicar objetivos diretamente em um painel do Smartsheet e fornecer um link rápido para os membros da equipe. "É o cérebro da operação. Ele mantém as coisas simples e fáceis, resultando em uma melhor captura de dados", diz Hall. 

Plataforma virtual que permite conexão com facilidade

Para realizar eventos e criar uma ferramenta de busca poderosa o suficiente para acessar o vinho australiano de qualquer lugar do mundo, onde os expositores pudessem facilmente gerenciar seus perfis, logo ficou claro que não havia uma solução técnica adequada para o propósito. Após uma análise global das soluções disponíveis e consultas significativas com as partes interessadas, a Wine Australia realizou uma solicitação de proposta descrevendo sua visão.  A empresa indicou uma agência parceira para desenvolver uma plataforma virtual personalizada, em parceria com o Smartsheet, e assim nasceu o CONNECT. 

O Australian Wine Connect é uma vitrine virtual sempre ativa, 24 horas por dia, 7 dias por semana, reunindo a comunidade global do vinho para experimentar e explorar o emocionante mercado do vinho da Austrália. A plataforma interativa é um recurso essencial para o vinho australiano.

Como usuária do Smartsheet pela primeira vez, Hall ficou impressionada com sua experiência: "O Smartsheet é o mecanismo que alimenta nosso mercado. Agora temos uma plataforma verdadeiramente dinâmica que reúne a comunidade global do vinho.” 

Um dos maiores desafios enfrentados por Beales e Hall foi substituir uma experiência física por uma digital. Do ponto de vista dos compradores, como eles poderiam escolher um estoque sem visitar um país ou participar de uma feira? 

“O maior KPI da nossa equipe é o número de conexões comerciais de boa qualidade feitas por ano”, diz Hall. Agora, em vez de andar por uma feira, os compradores podem filtrar os requisitos exatos de seus produtos em uma pesquisa simples e instantânea. Eles também podem inserir observações no sistema CONNECT. 

O Dynamic View garante a economia de tempo para todos

Para melhorar ainda mais o processo de descoberta de vinhos, Beales introduziu recentemente o Dynamic View, permitindo colaboração simplificada, orientação no contexto e controle de acesso a informações confidenciais baseado em condições. “Nossas vinícolas usam o Smartsheet com sucesso há algum tempo para fazer upload de informações detalhadas para eventos”, diz Beales. Adicionando o Dynamic View, os expositores agora podem carregar e gerenciar suas próprias informações por meio de um painel e formulários.  O Smartsheet cuida da administração antes das feiras, deixando as vinícolas focadas em fazer negócios. 

Permitir que as vinícolas insiram seus próprios dados oferece benefícios significativos de economia de tempo para a equipe da Wine Australia. “Com tantas informações dentro do  sistema CONNECT, agora só verificamos e não precisamos inserir nada”, diz Beales.

Um futuro conectado garante excelência na entrega de experiências

Com muita esperança de que 2022 anunciará o retorno de alguma forma de viagens internacionais e eventos ao vivo, a Wine Australia não tem planos de reduzir a escala da plataforma CONNECT. “O mantra interno de nossa equipe é que todos os caminhos levam ao CONNECT”, diz Hall. “Com mais de 300 vinícolas e 3.000 vinhos na plataforma, estamos empenhados em promover relacionamentos de longo prazo, com o CONNECT no centro das experiências.” 

Beales e Hall estão entusiasmados com o que podem alcançar com o Smartsheet. "Temos um roteiro de aprimoramentos funcionais para melhorar continuamente a plataforma", diz Beales. Hall diz que está sempre se esforçando para melhorar os processos analíticos com planos de utilizar gráficos do Smartsheet para relatórios de KPI e implementar ferramentas de automação adicionais. “Certamente afetou a forma como trabalhamos internamente. Sempre há alguma coisa que estamos aprimorando em segundo plano”, diz ela. 

O Smartsheet criou eficiências logísticas, centralizando o processo de remessas para vinícolas que enviam seus produtos para eventos no exterior. Com a papelada complexa e demorada necessária para os protocolos de desembaraço alfandegário, anteriormente cabia aos produtores enviar seus próprios vinhos internacionalmente. A Wine Australia agora recebe entregas em um porto nacional, com o Smartsheet registrando todas as informações relevantes da remessa e dados importantes sobre certificados de origem. 

Com resultados recentes e encorajadores do Australian National Audit Office, Beales credita ao Smartsheet o sucesso da equipe de marketing: “Se o Smartsheet desaparecesse amanhã, haveria uma grande crise!”. 

De todas as suas conquistas, Beales está muito satisfeita com a forma como o Smartsheet permitiu que eles construíssem a plataforma CONNECT em apenas 12 semanas e conectassem os produtores australianos ao mercado global: “Não poderíamos ter feito isso sem o Smartsheet. Quando penso no nível de sofisticação que conseguimos, fico muito orgulhosa.”