O que é um Cronograma de Projeto?
O cronograma de gestão de projetos é um documento que descreve quais trabalhos precisam ser feitos, a ordem em que precisa ser feito, quais recursos são necessários, como serão distribuídos e quanto tempo diferentes partes do trabalho levarão. O cronograma ajuda os gerentes de projeto a se comunicarem e colaborarem com os membros da equipe e as partes interessadas, e mantém o projeto no caminho certo.
Mais especificamente, um cronograma de projeto cobre:
- Marcos do projeto
- Produtos
- Tarefas necessárias para concluir os resultados
- Dependências entre tarefas e marcos
- Gerenciamento e alocação de recursos
- Prazos, períodos e duração das tarefas
Os cronogramas de projeto são usados ao longo do ciclo de vida dgestão de projetosa , bem como no gerenciamento do portfólio de projetos (o processo de determinar o retorno do investimento dos projetos). Em setores que realizam projetos grandes e complexos, como engenharia e construção, criar e manter o cronograma é um trabalho em tempo integral, feito por um programador de projetos ou equipe de programação. Sub-cronogramas também podem ser usados em projetos complexos, onde mais detalhes são necessários.
Como acontece com muitos aspectos da gestão de projetos, o agendamento é feito em iterações. Ao criar um cronograma, os gerentes de projeto estimam o trabalho, a cronologia e os recursos que antecipam. No entanto, todas essas informações ficam sujeitas a alterações assim que o projeto estiver em andamento. O cronograma é normalmente criado durante os estágios iniciais de um projeto, mas é atualizado ao longo de seu ciclo de vida.
Usar software de gestão de projetos para criar um cronograma pode ajudar gerentes de projeto e membros da equipe a se comunicarem, acompanharem e revisarem o cronograma de forma mais eficiente e eficaz. Essas plataformas geralmente oferecem modelos e exemplos de cronogramas para guiá-lo. Eles também podem vir com funcionalidades de agendamento que podem automatizar grande parte do processo, verificação de disponibilidade de recursos, ajuda a calcular a duração da tarefa e muito mais.
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Benefícios de um Cronograma Eficaz de Gestão de projetos
Há muitos benefícios de cronogramas de projeto bem elaborados. Eles permitem que gerentes, membros da equipe e partes interessadas acompanhem o progresso, definam e gerenciem expectativas, se comuniquem e colaborem. Tarefas e produtos podem ser monitorados e controlados para garantir uma entrega em tempo hábil e, se ocorrerem atrasos, você poderá avaliar com facilidade o impacto e fazer os ajustes necessários.
Tempo e recursos são dois dos maiores fatores que afetam o orçamento de um projeto. Assim, um cronograma eficaz o auxilia a calcular, acompanhar e gerar relatórios sobre os custos. Ele também permite que você determine a melhor maneira de distribuir o pessoal e outros recursos a fim de alcançar as metas do projeto. Recursos extras podem ser atribuídos a projetos nos quais eles são mais necessários, e os membros da sua equipe podem compartilhar o trabalho para que ninguém se distribua muito.
Cronograma do Projeto versus Estrutura de Divisão de Trabalho
A estrutura de divisão do trabalho (WBS) é um bloco de construção importante da programação do seu projeto. É um reflexo hierárquico de todo o trabalho que precisa ser feito para criar os produtos finais de um projeto. A principal diferença entre o cronograma do projeto e o WBS é que o WBS se concentra em produtos, enquanto o cronograma é mais abrangente, incluindo requisitos de recursos e atribuições, cronogramas e durações, suposições e riscos.
Há opiniões diferentes sobre o WBS entre especialistas e organizações de gestão de projetos. Eles têm opiniões variadas sobre se o WBS é um documento independente do cronograma do projeto e até qual grau de trabalho está dividido. Cabe à sua organização decidir como lidar com o WBS.
“The project schedule relates to the work breakdown structure in that they are inherently one and the same, if utilized efficiently,” says Alona Rudnitsky, Managing Partner at digital marketing agency Helix House. “The two compliment each other, resulting in clear communication, tasks, and goals.”
Outros especialistas em gestão de projetos não distinguem os dois documentos, mas sim simplesmente incluem o WBS como uma seção do cronograma do projeto.
“The project schedule is the WBS,” says Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant at consultancy Orchestrating Your Success (OYS) LLC. Other project management experts do not distinguish between the two documents, but rather, simply include the WBS as one section of the project schedule. “The project schedule is the WBS,” says Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant at consultancy Orchestrating Your Success (OYS) LLC.
No entanto, se você escolher abordar o cronograma de projetos, crie o WBS começando com o objetivo final do projeto. Em seguida, use o processo de decomposição para dividir o trabalho em pedaços menores que são mais fáceis de rastrear e gerenciar. Existem vários níveis de decomposição que podem ser usados: Algumas organizações só descrevem produtos em suas WBS, salvando descrições mais granulares do trabalho para o cronograma. Outros dividem os produtos em listas de tarefas ou atividades específicas no próprio WBS.
Por exemplo, em um projeto onde o objetivo final é produzir um novo eletrodoméstico, a estratégia de marketing do produto pode ser um dos produtos. Algumas organizações parariam por aí e salvariam o detalhamento das tarefas de estratégia de marketing para o cronograma. Outras organizações dividiriam ainda mais a estratégia de marketing em tarefas como a criação de brochuras de publicidade e comerciais de TV.
Sumit Bansal, fundador da plataforma de treinamento do Excel Trump Excel, usa o WBS para dividir tarefas, mas também sugere usar o WBS e o cronograma do projeto, apresentando documentos diferentes para diferentes públicos. Bansal aconselha: "Como boa prática, quando você está discutindo o projeto com executivos de alto nível, use o cronograma do projeto, mas quando você trabalha com as equipes do cliente ou o pessoal no nível do projeto, use [a] estrutura de divisão de trabalho.”
Tarefas ou atividades são os componentes de nível mais baixo do trabalho que podem ser incluídos no WBS. Qual desses termos é usado também pode variar de acordo com a organização: Alguns classificam "tarefas" como grupos de atividades, sendo que "atividades" são o menor nível de trabalho; outras organizações fazem o oposto; e outros ainda usam apenas uma destas condições para descrever o menor item de trabalho. Os termos "contas de controle" ou "tarefas resumidas" podem ser usados para descrever níveis de exclamação que contêm várias tarefas.
Se você incluir tarefas ou atividades em seu WBS, cada um deve ter apenas um responsável. Isso não apenas mantém o documento organizado, mas também o auxilia a determinar se uma maior proliferação é necessária. Se uma tarefa/atividade for demais para um único responsável lidar, então você sabe que precisa quebrar ainda mais o item de trabalho.
Por fim, algumas organizações criam "listas de atividades" independentes tanto do WBS quanto do cronograma do projeto. Estes descrevem todos os produtos do WBS, bem como as atividades específicas necessárias para produzi-los. Mais uma vez, você pode escolher o método certo para sua organização e projeto.
Para saber mais sobre o WBS e baixar um modelo, visite nossa páginaWBS.
Tipos de Cronograma de Gestão de projetos
Antes de começar a criar sua programação, você precisará determinar qual tipo usar. O tipo de cronograma que você precisa depende em grande parte da complexidade de seu projeto - como regra geral, quanto mais complexo o projeto for, mais abrangente será seu cronograma. O tipo de cronograma do projeto escolhido também pode depender de quem irá usá-lo principalmente e/ou o estágio de desenvolvimento do projeto. Criar algum tipo de visualização para o seu cronograma também pode ajudar os membros da equipe e as partes interessadas a avaliar o progresso rapidamente.
Existem três tipos de cronogramas, com níveis crescentes de complexidade:
1. Cronograma Mestre de Projetos
Este tipo de cronograma é melhor para projetos simples. O formato inclui uma lista básica de itens de trabalho, um cronograma e/ou um calendário. O Cronograma Mestre de Projetos é desenvolvido nos estágios iniciais do planejamento de um projeto. Ele inclui um esboço visto do alto das entregas primárias e atividades/tarefas, bem como quanto tempo levarão para ser concluídos.
Como o Cronograma mestre de projeto é uma representação simples e direta de um projeto, é útil usar ao se comunicar ou tentar ganhar o buy-in de líderes de projeto, partes interessadas e membros da equipe. Também pode ser usado em reuniões de equipe ou brainstorms. Por exemplo, um gerente de projeto pode criar esse tipo de cronograma inicialmente, depois desenvolvê-lo em um cronograma mais complexo com a ajuda da equipe.
Você pode baixar nosso modelo de exemplo aqui.
2. Cronograma de Marcos
Este é um cronograma mais avançado que é melhor para projetos maiores com vários prazos importantes. Ele também pode ser chamado de "cronograma de resumo", e normalmente usa gráficos de barras que plotam a ação ao longo do tempo. Ele proporciona ao gerente de projeto uma visão instantânea dos marcos importantes e é normalmente usado durante todo o ciclo de vida de um projeto.
O gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais comuns para visualizar cronogramas de projetos mais abrangentes. Gráficos de Gantt são gráficos de barras bidimensionais que representam as tarefas de um projeto e o tempo necessário para completá-las. Também é uma boa ideia observar os marcos do projeto neste gráfico, incluindo as datas de início e término do projeto. Dessa forma, gerentes, membros da equipe e partes interessadas podem acompanhar o progresso em direção a tarefas e marcos individuais e podem comparar o progresso real de todo o projeto com as datas estimadas ou "básicas.
Os gráficos de Gantt são especialmente úteis para apresentar relatórios de progresso ou organizar reuniões de equipe. Se precisar de ajuda para começar, criamos um modelo de gráfico de Gantt que você pode baixar.
3. Cronograma Detalhado do Projeto
Este é um cronograma aprofundado que é melhor para projetos grandes e complexos. Ela também pode ser usada durante o ciclo de vida do projeto. Dependendo da complexidade do projeto, o cronograma pode ser dividido em etapas ou fases e cada um pode ter seus próprios sub-cronogramas.
Gerentes de projeto usam cronogramas detalhados para:
- Acompanhar e gerenciar o trabalho diariamente, com frequência horária ou semanal
- Comunicar o progresso às partes interessadas
- Identificar, acompanhar e planejar os relacionamentos (ou "dependências") entre itens de trabalho
- Identificar, acompanhar e planejar quaisquer restrições de recursos, itens de trabalho ou prazos
- Gerenciar os recursos com mais eficácia para manter os projetos no caminho certo
Gráficos PERT (que também podem ser chamados de "diagramas de rede", "diagramas de análise de rede" ou "redes de atividade") são frequentemente usados para visualizar cronogramas detalhados. Enquanto gráficos de Gantt simplesmente plotam tarefas e marcos ao longo do tempo, gráficos PERT descrevem redes de tarefas e marcos e as dependências entre elas ao longo do tempo.
Gráficos ou diagramas PERT geralmente usam setas para mostrar relacionamentos antecessores e sucessores (por exemplo, a Tarefa A é a predecessora e deve ser feita para que a Tarefa B seja iniciada; A tarefa C, a sucessora, não pode começar até que as duas tarefas A e B sejam concluídas). Representar esses relacionamentos ajuda a identificar dependências e restrições. Para obter ajuda na criação de um gráfico PERT, baixe nosso modelo.
É claro que o tipo de cronograma e a visualização que você usa são baseados no que é melhor para se comunicar com sua equipe e partes interessadas.
“Sometimes, for smaller, iterative projects ... the best visual aid is an ever-changing whiteboard, because it helps us sketch out a timeline or wireframe and send it for approval, so we can keep moving,” says Leigh Anne Bishop, Digital Project Manager at brand experience firm BrandExtract. “Whatever type of methodology you choose, it needs to be documented so your team is aware of the project goals, it’s easily accessible, and your team can keep moving forward.”
O Bansal de Trump Excel concorda que a visualização escolhida dependerá do projeto. “A representação visual deve ser cuidadosamente escolhida com base na natureza do projeto e no cliente envolvido", diz ele. “Por exemplo, se você tiver um curto ... projeto com processos padrão, você pode usar um gráfico de Gantt simples, gráfico de marcos ou até mesmo uma tabela simples para detalhar tarefas e produtos. No entanto, se você tem um projeto longo com muitos recursos/equipes diferentes envolvidos, é recomendável ter um plano de projeto detalhado.”
10 passos essenciais para a criação de um cronograma de projeto
Depois de determinar que tipo de cronograma de projeto usar, você poderá começar a construí-lo. Esse processo pode variar de acordo com o tipo da sua indústria, organização ou projeto. No entanto, a maioria dos especialistas em gestão de projetos recomenda seguir estas etapas:
1. Mantenha uma reunião de brainstorming. A maioria dos especialistas recomenda iniciar o processo de Cronograma com uma reunião de equipe, que pode ou não incluir outras partes interessadas. Você pode querer criar um esboço áspero do cronograma ou uma lista de ideias para iniciar a discussão. No entanto, o principal objetivo da reunião é solicitar feedback das pessoas que realmente trabalharão em seu projeto.
“Ask those responsible for doing the work for a list of the tasks they need to complete, an estimate of how long each will take, how much effort is involved, and what input they need from others,” recommends Donna Duncan, Owner and Consultant at SEO firm B-SeenOnTop. “The role of the scheduler is then to organize responses into a single, cohesive and interconnected plan.”
Os membros da sua equipe têm uma visão exclusiva de quanto tempo o trabalho irá levar e quais são seus próprios recursos. Além disso, ao envolve-los nesta fase, você pode ganhar o buy-in para o projeto.
“If you can include the people DOING the work in the planning, it will be more effective,” says Susan Fennema, CEO of process development and consulting firm Beyond the Chaos. “They will help you know what you ... overlooked, and can give you a feel for how long each step might take.”
Também é possível buscar informações do cliente e de outras partes interessadas. Eles podem ter uma visão única de fatores fora da sua organização que podem afetar o cronograma (por exemplo, as regras e regulamentos da empresa ou do setor de um cliente).
Nesta etapa, é uma boa ideia referenciar alguns dos outros documentos relacionados listados acima. Isso pode lhe dar uma ideia melhor das metas, escopo, restrições, produtos, critérios de sucesso e expectativas de suas partes interessadas.
2. Determine marcos claros e mensuráveis. Um marco é um evento ou marcador que denota um ponto importante no projeto. Como resultado, ele não tem uma duração definida, portanto, uma entrega pode contar como um "marco", mas uma tarefa não. Em vez disso, uma tarefa é o trabalho envolvido para alcançar um marco ou concluir uma execução.
Marcos importantes incluem a conclusão e a conclusão do projeto. Outros marcos podem ocorrer ao final de uma tarefa ou atividade; ao final das fases/estágios; ou a qualquer momento em que o trabalho deve ser concluído ou aprovado. Quando há empreiteiros envolvidos,os marcos podem estar alinhados com quando pagamentos são feitos.
Aqui estão alguns exemplos de marcos para um projeto de desenvolvimento de produto ou software:
- Projeto de pontapé inicial
- Aprovação de projetos e protótipos
- Conclusão de várias fases dos testes
- Implementação
- Lançar campanhas de marketing e propaganda
- Remessas para clientes
- Fechamento de projetos
3. Crie um WBS que inclua todas as entregas do projeto. Como descrito acima, o WBS (que pode fazer parte do cronograma de um projeto) deve detalhar todos os produtos para o projeto. Ele pode ou não incluir um detalhamento das tarefas necessárias para produzir os produtos, dependendo da sua organização. O WBS pode ser uma seção dentro do cronograma do seu projeto, ou pode ser um documento independente ao qual se refere ao criar o cronograma.
Nesse estágio, diz Bansal, você deve "entrar em contato com o cliente para o escopo do projeto e finalizar os produtos a entregar. Isso ajuda a evitar a fluência do escopo (a tendência dos clientes de aumentar o escopo do projeto) no futuro.”
4. Delineie e sequencie todas as tarefas/atividades. Mais uma vez, isso está incluído no WBS ou é detalhado no próprio cronograma, dependendo da sua organização. Onde quer que você coloque essas informações, é importante documentar claramente todas as tarefas necessárias para concluir os produtos. Isso evitará confusão sobre o que precisa ser feito para alcançar metas e cumprir prazos assim que o projeto estiver em andamento.
Depois de definir todas as tarefas que precisam ser executadas, use as dependências para sequenciá-las. Para fazer isso, considere como as tarefas se relacionam umas com as outras, bem como quaisquer restrições de tempo ou recursos nas tarefas.
Existem dois tipos de dependências:
- Término-a-início: A tarefa predecessora (Tarefa A) deve ser concluída antes que o trabalho na tarefa sucessora (Tarefa B) possa ter início.
- Início-a-início: A tarefa sucessora (Tarefa B) começa ao mesmo tempo que a tarefa predecessora (Tarefa A).
Uma maneira de determinar a dependência de tarefas é usar a "lógica de rede", um processo de ordenação de tarefas na ordem em que elas seriam logicamente recolhidas. Pode ser útil começar com as tarefas mais difíceis primeiro. Definir a prioridade de cada tarefa também ajuda a garantir que as tarefas mais importantes sejam concluídas primeiro. Com uma visão clara da sequência de tarefas e dos relacionamentos entre elas, você estará mais bem equipado para abordar os conflitos de programação posteriormente.
5. Defina o caminho crítico. Também conhecido como "análisedo caminho crítico", este é o processo de determinar o melhor caminho a ser trilhado por todas as tarefas/atividades, a fim de concluir um projeto dentro do prazo. Ele envolve olhar para o projeto doalto, dividi-lo nas tarefas mais críticas e calcular o prazo para concluir o projeto inteiro com base no tempo que será necessário para concluir essas tarefas. Gerenciar o caminho crítico é uma parte essencial da gestão de projetos; se as tarefas críticas não forem concluídas, seu prazo final pode ser atrasado.
A análise do caminho crítico envolve determinar os tempos de início e término mais cedo ou mais recentes para tarefas críticas e estimar as dependências entre elas. Você também deve considerar a disponibilidade de pessoal e outros recursos que podem afetar o tempo (por exemplo, os equipamentos necessários para iniciar a instalação ou implementação da fase de um projeto). Dessa forma, você identifica a sequência mais longa possível de tarefas envolvidas no término do projeto.
6. Estimar a duração da tarefa. Esta é uma das partes mais difíceis do cronograma do projeto, mas também é uma das mais importantes, uma vez que tem um enorme impacto sobre custo do projeto. O termo "duração" refere-se ao número de horas de trabalho, dias, semanas ou meses que você espera que os membros da equipe precisem completar uma tarefa.
No Smartsheet, você pode definir a duração de uma tarefa em incrementos de minutos, horas, dias ou semanas. No Microsoft Project, existem três opções de duração diferentes para calcular custos e horários:
- Trabalho fixado: Quando o trabalho é baseado em uma quantidade predeterminada, como entregar um determinado número de produtos ou trabalhar um determinado número de horas.
- Duração fixada: Esta designação é usada para reuniões de equipe ou sessões de revisão de marcos.
- Unidades fixadas: Essa é a configuração padrão e reflete o número de recursos atribuídos a uma determinada tarefa e a porcentagem de tempo que eles estão disponíveis para trabalhar nela. Por exemplo, um membro de equipe designado para trabalhar 20 horas por semana (de uma semana de trabalho de 40 horas) em uma tarefa teria uma unidade fixa de 50.
Estimar a duração corretamente é importante para ambas as partes - isso mantém os clientes satisfeitos, já que o trabalho prossege dentro do cronograma e mantém os membros da equipe satisfeitos, já que eles podem cumprir prazos facilmente. No entanto, subestimar o quanto tempo as tarefas levarão é um erro comum de gestão de projetos. Isso causa "frenesi" no projeto, que ocorre quando a equipe corre para concluir muito trabalho em muito pouco tempo, e o cliente tem que compensar com fundos adicionais. Neste caso, a qualidade sofre e a moral diminui de ambos os lados.
“Certifique-se de manter algum tempo na programação", sugere Bansal. “Na maioria das vezes, as coisas nem sempre saem como planejado.”
Muitos fatores afetam a duração da tarefa, como:
- Cronogramas individuais dos membros da equipe
- Feriados nacionais, fechamentos de escritórios e emergências de última hora
- Reuniões de equipes e clientes e tempo gasto colaborando
- A habilidade, a experiência e os níveis de eficiência dos membros da equipe
- Erros e falhas de comunicação durante o planejamento e desenvolvimento do projeto
No entanto, existem algumas coisas que você pode fazer para melhorar a eficácia do agendamento:
- Reconheça que a maioria das pessoas não trabalha com 100% de eficiência o tempo todo e estime a duração de acordo com isso
- Veja dados históricos de projetos com escopos semelhantes e requisitos de recursos para fazer estimativas de tempo
- Consulte especialistas externos e/ou pesquise projetos semelhantes feitos por outras organizações se nenhum dado interno estiver disponível para uso como base
Na verdade, diz Gailliard sobre Orquestrar seu sucesso: "Puxar informações históricas para criar um cronograma o colocaria à frente no jogo. É muito mais fácil editar e mudar do que começar do nada.”
7. Estimar recursos. Outra etapa importante é determinar quais recursos estão disponíveis para trabalhar em seu projeto. Alguns membros da equipe podem estar trabalhando em vários projetos de uma só vez, o que pode causar conflitos de programação. A alocação de recursos pode ajudá-lo a evitar a falta de prazos e sobrecarregar membros específicos da equipe.
Para estimar a disponibilidade de recursos, considere:
- A sequência em que as tarefas precisam ser concluídas
- Restrições de tempo, como férias de membros da equipe e outros trabalhos, bem como feriados da empresa e fechamento de escritórios
- Restrições de custos, como número, níveis de habilidade e requisitos por hora dos membros da equipe, o orçamento do cliente cobrirá
- Como as habilidades e a experiência dos membros da equipe afetam sua capacidade de concluir o trabalho em determinados períodos de tempo
Usar software de gestão de projetos com funcionalidades de gerenciamento de recursos pode tornar esta etapa muito mais fácil. Por exemplo, o painel de controle de exibição de recursos do Smartsheet permite que você veja a disponibilidade da equipe em vários projetos rapidamente. No Microsoft Project, você também pode visualizar a disponibilidade e atribuir recursos a tarefas individuais usando a exibição do gráfico de Gantt. Se você não tem um programa de gestão de projetos, consulte projetos, empresas e calendários individuais para determinar a disponibilidade.
“Certifique-se de acomodar os fins de semana, feriados, férias dentro do cronograma - e não se esqueça de que as pessoas também podem passar mal. Então, forneça o máximo de preenchimento possível.” Fennema aconselha.
Como mencionado na seção WBS acima, pode ser útil dividir as tarefas para que cada tarefa possa receber um recurso como seu "responsável.” Isso permite um controle mais granular sobre o trabalho que está sendo feito.
8. Observe suposições. Registre quaisquer hipóteses feitas durante o agendamento que possam afetar o cronograma. Isso proporciona transparência e facilita as mudanças posteriormente.
“Explicitar claramente as suposições", aconselha Bansal de Trump Excel. “Por exemplo, em um dos meus projetos, assumimos que o cliente receberia os relatórios obrigatórios, enquanto o cliente assumia o contrário. Isso levou a uma enorme indispensável redução de custos.”
Como outro exemplo, ao se supor que um membro de equipe experiente estaria concluindo uma determinada tarefa, isso deve ser observado na programação. Dessa forma, se um membro de equipe com menos experiência for posteriormente atribuído à tarefa, o gerente de projeto verá a suposição e construirá um tempo extra na duração da tarefa para acomodá-lo. Não incluir essa suposição pode causar atrasos no projeto, já que o funcionário menos experiente provavelmente completará a tarefa mais lentamente.
9. Determine e documente riscos. Analisar os riscos envolvidos com seu projeto pode ajudá-lo a agendar de acordo. Certifique-se de incluir tempo extra na sua programação para lidar com riscos identificados e não identificados.
Exemplos de riscos incluem:
- Indisponibilidade de recursos
- Estimativas incorretas de duração
- Tarefas que estão sendo executadas por membros de equipe menos experientes
- O uso de novos membros da equipe de tecnologia que não estão familiarizados com ela
- Desentendimentos entre sua equipe e o cliente sobre elementos do escopo ou cronograma do projeto
Uma boa prática é adicionar um "multiplicador de risco" a tarefas em que você identificou riscos. Um multiplicador de risco é uma porcentagem de tempo que será adicionada ao cronograma, com base na gravidade do risco e na importância de completar a tarefa a tempo. Para projetos de alto risco, você pode incluir uma tarefa extra no cronograma apenas para gerenciamento de riscos, para que fundos adicionais possam ser reservados para cobrir possíveis atrasos.
Fennema, do Além do Caos, observa a importância desta etapa. “Não se esqueça de incluir o tempo na sua programação para enfrentar o desconhecido e o inesperado. Nenhum projeto será executado perfeitamente", diz ela.
O Bishop do BrandExtract também recomenda que você "identifique eventuais riscos antes de finalizar o cronograma de um projeto. Se eu planejo uma semana de revisão, mas o cliente sabe que levará duas semanas para obter aprovações... precisamos resolver isso antes.”
10. Reveja e revise o cronograma. Parabéns, você completou sua agenda! Agora é hora de revisar tudo, ter certeza de que é preciso e fazer as alterações necessárias.
Verifique seu cronograma para garantir que:
- As datas de início e término das tarefas estão alinhadas com a disponibilidade da equipe
- Os marcos, as datasentregas e de início e término das tarefas são realistas
- Os recursos certos são atribuídos às tarefas certas
- Restrições de cronograma, como férias, feriados e disponibilidade de equipamento foram contabilizados
- Todas as tarefas têm dependências
- Não há grandes partes de trabalho sem marcos
- Um tempo extra é incluído para acomodar riscos identificados e não identificados
- Seu cronograma se alinha com a análise do caminho crítico do projeto
Encontre-se com sua equipe antes e depois de criar o cronograma para obter o feedback sobre sua viabilidade. Ele recomenda: "verificar tarefas, recursos e custos com a equipe do projeto.” Como alternativa, você pode solicitar aos membros da equipe seu próprio tempo, tarefas e estimativas de recursos, depois ver se eles estão alinhados com o seu próprio.
Fennema sugere, consultando seu clientea, e sugere: "Depois de desenvolver o cronograma com as pessoas que farão o trabalho, certifique-se de obter a entrada das pessoas que estão esperando a entrega, para garantir que elas estão disponíveis e capazes de trabalhar durante os tempos de teste ou horários de lançamento, etc.”
Se você distribuiu recursos incorretamente, pode usar uma técnica conhecida como "nivelamento de recursos.” Isso envolve reativar a sequência e/ou a atribuição de tarefas para que o trabalho seja dividido igualmente entre os membros da equipe e ajude a se preparar para recursos potencialmente indisponíveis. Algumas plataformas de software de gestão de projetos podem executar nivelamento de recursos para você, ou você pode fazer esse processo manualmente, usando calendários para verificar a disponibilidade.
Outra maneira de verificar o seu cronograma é através da análise de cenários "e se". Isso envolve o uso de uma simulação para medir os riscos de diferentes cenários negativos, como atrasos ou sobrecarga de custos de um projeto. Então você pode comparar o impacto desses riscos e fazer planos de contingência no caso de ocorrerem. Novamente, certifique-se de adicionar multiplicadores de risco para tarefas de alto risco. Alguns sistemas de software também podem fazer análises "e se" para você.
Quando sua revisão estiver concluída e seu cronograma tiver sido aprovado, você terá agora um "cronograma inicial.” Como o cronograma é um documento vivo, ele pode ser revisto em vários pontos ao longo do ciclo de vida do projeto, mas o cronograma inicial será usado para iniciar a fase de execução. Depois que o projeto estiver em andamento, você poderá comparar os cronogramas e os custos reais com o previsto no cronograma inicial.
Recursos e documentos relacionados para programação de projeto
Partes do cronograma do projeto podem estar próximas de outros documentos importantes de gestão de projetos (listados abaixo). O que separa o cronograma do projeto desses documentos é que ele fornece um cronograma e um cronograma completos, detalhando todo o trabalho que precisa ser feito - e os recursos que precisam ser usados - para entregar o projeto dentro do prazo.
Esses documentos relacionados podem ajudar a orientá-lo ao criar seu cronograma de gestão de projetos:
- Abertura do projeto: Um documento preliminar que abrange os objetivos do projeto, lista membros da equipe e responsabilidades, nomeia as partes interessadas, identifica o gerente de projeto e os autoriza a começar a trabalhar.
- Declaração de trabalho: Descreve como o trabalho em um projeto será feito e as diretrizes que os empreiteiros e colaboradores devem seguir.
- Estrutura de Divisão de Trabalho (WBS): Um detalhamento das entregas do projeto; também pode cobrir o trabalho necessário para completá-los.
- Lista de requisitos de dados de contrato (CDRL): Um documento usado em contratos de compras do governo listando os requisitos de dados autorizados para o projeto.
- Plano de ação: Uma lista de tarefas/atividades que precisam ser feitas para atingir uma meta.
- Análise de rede/análise do caminho crítico: Uma análise que mostra os relacionamentos entre tarefas e ajuda a plotar o melhor caminho para concluir um projeto dentro do prazo.
- Calendários pessoais e de projetos: Os calendários de gerentes, membros da equipe e partes interessadas, bem como de quaisquer calendários estabelecidos para o projeto como um todo, podem ajudar a determinar a disponibilidade de recursos e planejar prazos importantes.
- Instrução ou definição de escopo: Isso abrange os principais objetivos do projeto, destaca os principais produtos e fornece uma visão geral do trabalho a ser feito.
- Listas de requisitos de atividades e recursos: Algumas organizações podem criar listas das atividades ou tarefas necessárias para concluir os produtos e/ou listas de recursos necessários para o projeto (incluindo seu nível de habilidade e disponibilidade).
- Análise de risco: Uma análise formal de risco envolve consultoria de projeto, organização e informações relacionadas à indústria para identificar riscos em seu projeto e determinar sua injúria.
Práticas recomendadas para agendamento de projeto
Agora que você aprendeu a criar um cronograma de gestão de projetos, vamos rever algumas práticas recomendadas de programação. Estes são baseados em conselhos de uma organização profissional reconhecida do Instituto de Escritório para Assuntos (PMI),bem como de outros recursos e especialistas notáveis em gestão de projetos.
Seja claro e detalhado. Especialistas enfatizam a importância de ser o mais claro e específico possível em sua programação. “Esse é provavelmente o aspecto mais importante de todos. Se seus funcionários souberem o que fazer e quando fazer algo, todos serão responsabilizados pelo trabalho que estará sendo concluído a tempo", diz Rudnitsky, da Helix House.
Bansal do Trump Excel concorda, acrescentando que quanto mais detalhado for seu cronograma, mais eficaz será. Ele acrescenta: "Detalhe os produtos exatos com cronogramas, o número de [recursos] trabalhando no projeto, chamadas de check-in para discutir o projeto, ... [e] as dependências.”
No entanto, embora você deva ser claro e descritivo, também deve tomar o cuidado para não sobrecarregar sua equipe e partes interessadas com informações.
“Você quer ter detalhes suficientes para saber quando o projeto pode estar em risco, mas não com tantos detalhes que fica atolado na manutenção do plano e não reconhece e resolve problemas cedo e rapidamente", diz Duncan, do B-SeenOnTop.
Siga os padrões da indústria. Um bom cronograma deve abranger todos os cinco grupos de processos tradicionais listados em "Um Guia para o Corpo do Conhecimento de Escritório para Assuntos" (conhecido como Guia PMBOK): o guia padrão do setor para as melhores práticas de gestão de projetos. Estes cinco grupos de processos são:
- Iniciar: Isso inclui a primeira fase do gestão de projetos, onde o projeto é autorizado, o escopo é determinado em nível alto e o gerente de projeto e as principais partes interessadas são nomeados. Esses elementos devem ser referenciados na programação criada por você.
- Planejamento: Detalhe o escopo completo do projeto, incluindo orçamento, marcos, resumo e riscos. Normalmente, isso ocorre quando o cronograma é criado.
- Execução: A esta altura, o projeto começa e o trabalho real é feito. Este grupo de processos inclui revisões de cronograma - com base em atrasos, disponibilidade de recursos e/ou ajustes de custos que ocorrem assim que a obra começa.
- Monitoramento e controle: Este grupo de processos engloba todas as etapas do ciclo de vida do projeto, pois envolve verificar seus planos e cálculos, fazer ajustes no cronograma e em outros documentos, comparando estimativas com o trabalho real e relatórios sobre o progresso.
- Fechar: O grupo final do processo em que o projeto recebe a aprovação final do cliente e é formalmente fechado. Seu cronograma também deve incluir prazos e detalhes para esses processos.
Certifique-se de que seu cronograma segue quaisquer práticas recomendadas adicionais específicas da sua organização ou indústria. Por exemplo, a Associação para o Avanço da Engenharia de Custos (AACE) e os EUA. O governo está desenvolvendo seus próprios padrões que regem os processos de aquisição e contabilidade da gestão de projetos.
Certifique-se de que a carga de trabalho em seu cronograma esteja equilibrada. É importante atribuir as pessoas certas para executar as tarefas certas, e que a carga de trabalho seja distribuída uniformemente para que ninguém esteja muito carregado. Novamente, faça com que os membros da equipe revisem o cronograma para garantir que a carga de trabalho pareça razoável. Isso é especialmente crucial em organizações onde os orçamentos são apertados e/ou os funcionários têm disponibilidade limitada.
Bishop também recomenda fazer uma revisão regular de nível alto em tudo o que sua equipe esteja trabalhando para garantir que a distribuição seja apropriada. “Uma vez por trimestre, eu solto um gráfico de Gantt 'Websites at a Glance' codificado por cores ... para nossa equipe, para que possamos ver simultaneamente o escopo e o tempo completos de vários projetos, [e] planejar e gerenciar nossas equipes sem sobrecarregar nenhum funcionário", diz ela. “Precisamos ver esses projetos coletivamente, para que possamos ver onde o peso cai e onde a mudança de atribuições é necessária.”
Crie sua programação em torno de entregas e marcos, não em torno de tarefas. Pode ser instintivo criar o cronograma em torno de tarefas, já que elas representam o trabalho real de sua equipe, mas você deve resistir a esse desejo. Se o cronograma for construído em torno de tarefas, é difícil saber se as mudanças que as partes interessadas pedem estão dentro do escopo do projeto.
As tarefas podem ser realizadas de várias maneiras diferentes e podem ter uma variedade de resultados. Os produtos e marcos, por outro lado, são quantificados e têm certos padrões e critérios que devem atender. Além disso, construir a sua programação em torno desses elementos o ajuda a manter-se no caminho certo para cumprir as metas.
Para ajudá-lo a distinguir tarefas, marcos e produtos, a Fennema fornece um exemplo. “Se você estava planejando... um jantar. O seu marco pode ser completar o bolo para a sobremesa um dia antes da festa. Mas, o detalhamento [da tarefa] incluiria coisas como comprar os ingredientes, misturar e assar o bolo, deixá-lo esfriar, glacê do bolo, etc.” Neste exemplo, o bolo é o que pode ser entregue.
Divida o trabalho com marcos. Como mencionado, marcos regulares ajudam você a manter os projetos no caminho certo e medir o progresso de sua equipe na direção da conclusão. Por exemplo, se você perder marcos importantes no início, saberá com antecedência que a entrega final será adiada.
Marcos também ajudam a colocar o projeto em perspectiva. Estabelecer vitórias regulares mantém o moral da equipe elevado, enquanto passar por tarefas sem o fim à vista pode ser assustador e mesmo desmoralizante. No entanto, ao criar o cronograma, não comece com a data de conclusão do projeto e os trabalhos retrovertidos. Isso pode resultar em duração e estimativas de prazo imprecisas. Em vez disso, construa-o em torno de produtos e marcos.
Prepare-se para mudanças. Não é uma questão de se o cronograma vai mudar - é uma questão de quando e como ele vai mudar. As necessidades, eventos, riscos e tarefas das partes interessadas mudam constantemente na gestão de projetos. À medida em que o projeto começa, o cronograma evoluirá de uma previsão para um plano, e você precisará atualizá-lo à medida que novas informações aparecerem.
Ao criar seu cronograma, faça suposições sobre quais mudanças podem acontecer quando e que tipo de efeito elas teriam no projeto. Incluir multiplicadores de risco e tempo extra para tarefas importantes permitirá que você faça alterações sem deixar o projeto fora do curso.
No entanto, você também deve construir controles para evitar que mudanças que estão fora do escopo do projeto sejam aprovadas. Por exemplo, qualquer alteração de cliente que atrasasse um projeto em mais de um dia poderia ser automaticamente escalada para um painel de clientes e representantes da equipe para revisão.
Cuidado com os "cabides.” Todas as tarefas devem ter pelo menos um predecessor e um sucessor. Certifique-se de que seu cronograma não tenha "cabides", que são tarefas e marcos sem essas dependências. Os cabides quebram o fluxo do projeto e interrompem a análise do caminho crítico. Portanto, não se esqueça de adicionar tarefas antecessoras ou sucessoras que estão faltando ao revisar sua programação. Marcos que marcam o início e o fim do projeto são os únicos que não exigem ambas as dependências.
Use o cronograma para cumprir prazos. Agende técnicas de compactação para ajudá-lo a completar certas tarefas mais rapidamente. “Crashing" é um método de cronograma em que recursos adicionais são atribuídos a uma tarefa. “Aceleramento" é outro método onde tarefas e atividades são reorganizadas para que possam ser concluídas simultaneamente, em vez de sequencialmente. No entanto, esse método vem com o risco de que tarefas e mudanças sejam negligenciadas. Por isso, use-o com cautela.
Divida os cronogramas em estágios/fases. Pode ser útil dividir seu cronograma em estágios ou fases, onde uma entrega é concluída ou um marco é alcançado no final de cada estágio. Especialmente em projetos grandes e complexos com muitas tarefas e marcos, essa abordagem pode ajudar os membros da equipe a acompanhar o progresso, manter-se motivado e a capturar problemas antes que afetem as etapas futuras e impactem o prazo do projeto.
Fennema acredita nessa abordagem, dizendo que prefere "dividir os projetos em fases menores que não seriam exigidas normalmente.”
Bansal leva isso um passo adiante, fazendo sub-cronogramas para cada fase do projeto e aconselha: "Uma boa prática aqui é dividir o projeto em partes pequenas e ter um cronograma para cada parte.”
Bishop descreve como essa abordagem é usada em sua empresa: “Comece com uma visão geral do seu projeto e divida-o em partes para cada fase do projeto. ... Então, uma vez que você começa cada fase, você pode obter mais granular no início de cada fase. Comece na exibição de 10.000 pés, depois escreva uma exibição mais apertada e detalhe à medida que você avança.”
Aqui está um exemplo de estágios que Bishop pode usar em um projeto BrandExtract:
- Descoberta
- Estratégia de conteúdo e arquitetura de informações
- Design e produção de conteúdo
- Desenvolvimento
Mantenha reuniões regulares com a equipe. Reuniões regulares com sua equipe, o cliente e as principais partes interessadas o ajudarão a gerenciar sua programação de forma mais eficaz. Durante essas sessões, todas as partes podem fazer perguntas, obter atualizações sobre tarefas e progresso do projeto e tomar decisões sobre estimativas e trabalho. Você pode querer criar uma agenda e designar um líder para cada reunião para mantê-la no caminho certo.
Além da sessão de feedback inicial, diariamente, reuniões do Scrum de 15 minutos são um pilar do desenvolvimentode projetos Agile. Essas reuniões ajudam gerentes e membros da equipe a se manterem envolvidos e cientes de quaisquer alterações ou desafios. Durante uma reunião do Scrum, todos os membros da equipe atualizam rapidamente o grupo sobre o progresso que fizeram, em que trabalharão em seguida e quaisquer obstáculos que tenham encontrado.
Evan Harris, co-fundador da empresa de investimentos SD Equity Partners, recomenda a realização de uma reunião de brainstorming no meio do projeto também. “Descobrimos que, na metade do projeto, muitas vezes há novas informações que afetam o resultado, e a maioria dos grupos inclui esses novos dados de maneira desorganizada", diz ele. “Algumas partes interessadas desenvolverão ótimas ideias no meio do projeto e não irão compartilhá-las a menos que haja uma sessão estruturada. Pedimos a todos que saibam o que está funcionando, o que não está funcionando e como podemos melhorar o projeto atual como um todo.”
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