O que é ERP em termos simples?
O planejamento de recursos empresariais (ERP) traz a totalidade de suas operações comerciais - desde vendas e marketing até planejamento e produção até inventário e finanças - em uma experiência perfeita. Ao puxar seus dados para um sistema central, todas as informações necessárias para impulsionar sua empresa estão ao seu alcance. Um ERP inteligente oferece todos os pontos de dados necessários em tempo real.
O que é um sistema ERP?
O planejamento de recursos empresariais (ERP), chamado de planejamento de recursos governamentais (GRP) no setor público, tem sido tradicionalmente uma grande iniciativa interna que tem como objetivo agilizar os processos de negócios e as informações comerciais. Quando implementado corretamente, é um sistema integrado que fornece clareza de dados, flexibilidade e agilidade operacional.
A base de uma solução ERP é um banco de dados compartilhado que funciona como um repositório central de informações. Todas as partes interessadas relevantes acessam este mesmo repositório de dados. Os relatórios são então retirados deste sistema singular e uniforme para fornecer transparência, eficiência e consistência.
O planejamento de recursos corporativos desempenha um papel fundamental na fabricação integrada de computadores (CIM), que conta com sistemas automatizados, software, sensores e máquinas controladas por computador para fabricar produtos. O ERP evoluiu de sistemas de fabricação pura para se integrar à contabilidade, recursos humanos, compras, pedidos e contabilidade de custos.
As raízes do ERP remontam a 1913, quando um engenheiro chamado Ford Whitman Harris viu uma necessidade de maior eficiência e desenvolveu um modelo de programação de produção chamado quantidade de ordem econômica (EOQ). Este precursor impulsionado por papel para o planejamento de processos permaneceu o padrão do setor até 1964, quando Joseph Orlicky desenvolveu o planejamento de requisitos de materiais (MRP), e a fabricante de ferramentas Black + Decker se tornou a primeira empresa a adotar uma solução MRP que combinava conceitos de EOQ com um computador de mainframe.
A adoção rápida de software na década de 1980 levou a recursos de integração que expandiram a funcionalidade para incluir agendamento, projeto de lei de materiais (BOM)e funções de compra vinculadas a relatórios financeiros corporativos. Englobando consideravelmente mais processos de fabricação, a fabricação e o planejamento de recursos (MRP II) substituíram o MRP como padrão para gerenciamento de dados e planejamento de eficiência. Quando os sistemas se expandiram para além dos processos de fabricação para incluir recursos humanos e contabilidade, eles foram reformulados como planejamento de recursos empresariais.
Qual é a diferença entre planejamento de recursos corporativos e gerenciamento de recursos corporativos?
O planejamento de recursos corporativos pode ser confundido com outros sistemas de gerenciamento, como gerenciamento de recursos empresariais (ERM), gerenciamento de desempenho empresarial (EPM) e gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Aqui estão os benefícios e recursos de cada um.
- Planejamento de recursos corporativos: O ERP acompanha seus recursos, materiais e transações. Ele fornece todos os dados sobre como sua empresa opera em tempo real. Use sistemas ERP para operar seu negócio.
- Gerenciamento de recursos corporativos: O ERM permite que você gerencie o acesso para todos os seus sistemas de software. Normalmente, isso inclui a capacidade da equipe de fazer login em vários sistemas de software com um único nome de usuário e senha, bem como permitir que você controle quem tem acesso a sistemas de software.
- Gerenciamento de desempenho empresarial: O software EPM pega os dados do ERP e o ajuda a monitorar e analisar o desempenho de sua organização. Use o EPM para planejamento, previsão, avaliação e tomada de decisões. Ele o ajuda a gerenciar estrategicamente o desempenho geral de sua organização por meio de modelagem e análise.
- Gerenciamento de relacionamento com o cliente: A maioria das soluções de ERP incluem muitas ferramentas de CRM para ajudar você a entender melhor seus clientes. Por exemplo, você pode acompanhar os contatos e o histórico de pedidos de compra de seus clientes. Os CRMs, no entanto, normalmente fornecem insights mais profundos sobre o pipeline de vendas e funil, quer esteja relacionado a vendas ou serviços para seus clientes. Muitos CRMs também o ajudam a organizar e acompanhar seus esforços de marketing e o tempo gasto na conversão de leads em vendas.
Quem está usando soluções de recursos empresariais?
No clima competitivo de hoje, toda organização precisa da capacidade de coletar, armazenar e analisar dados para tomar melhores decisões mais rapidamente. O planejamento de recursos corporativos o ajuda a padronizar e simplificar seus dados para maior agilidade, eficiência e colaboração.
Você pode implementar um sistema ERP para agilizar processos operacionais e administrativos em todos os setores verticais, incluindo saúde, manufatura, varejo, governo e tecnologia. O ERP trabalha para integrar processos desarticulados em um sistema de dados que toda a organização pode visualizar e agir. Todos os usuários, de executivos e CIOs a representantes de atendimento ao cliente, podem acessar os mesmos dados e informações atualizados e adequados ao usuário em tempo real.
Cada vez mais as empresas que precisam agilizar e integrar a funcionalidade operacional estão se voltando para as soluções ágeis de ERP disponíveis no mercado atual. As empresas precisam de respostas rápidas às variações do clima de negócios moderno e das forças do mercado para ter sucesso e lucro.
O valor comercial de um sistema ERP pode ser encontrado em suas eficiências e capacidade de fornecer análises claras rapidamente. As empresas veem a inteligência de dados como uma mercadoria que pode ser alavancada para aumentar a participação de mercado, competitividade e rentabilidade. Ter o conhecimento certo, relatórios claros e integração entre funções proporciona maiores oportunidades para identificar áreas de crescimento e expansão. Os sistemas ERP fornecem às empresas a capacidade de responder a paradigmas operacionais em mudança, novas parcerias, aquisições, aumento de listas de fornecedores, ferramentas de tomada de decisão e mecanismos para se adaptar e avançar rapidamente.
Lisa Anderson, supply chain expert and business consultant, says, “ERP systems have become essential to compete in today’s Amazon-impacted marketplace, no matter the industry. My best clients are leveraging systems to provide superior service and rapid deliveries to customers, to gain quick access to information for decision making, and to utilize advanced technologies for customer and supplier collaboration and automation in support of profitable growth.”
O ERP pode fornecer gestão financeira, seguir práticas contábeis padrão, gerar relatórios para uso comercial e gerenciar transações. Para os fabricantes, o ERP pode gerenciar sua cadeia de suprimentos e inventário, garantindo que você tenha os materiais certos na hora certa para cumprir ordens. O ERP também pode fornecer insights aos clientes, analisando quem está encomendando seus produtos ou serviços, com que frequência eles pedem e quais podem ser suas solicitações ou necessidades especiais, criando um banco de dados de todas as interações de seus clientes.
Além disso, os desenvolvedores estão sempre encontrando novas integrações entre dispositivos (da área de trabalho para dispositivos móveis) e entre aplicativos comerciais. Os fornecedores de ERP estão constantemente procurando as ferramentas e técnicas para dar às empresas uma vantagem em um mundo baseado em dados.
Como funciona o ERP?
Para acomodar as diversas necessidades dos compradores, os fornecedores oferecem soluções presenciais, hospedadas e baseadas em nuvem para atender às metas de implementação organizacional. A maioria dos sistemas ERP é baseada em uma plataforma modular que integra verticalmente elementos, desde os requisitos de folha de pagamento e pessoal de um departamento de RH até capacidade de aquisição e armazenagem, vendas e marketing, gerenciamento de ciclo de vida de contratos (CLM) e administração.
Os módulos ERP são projetados para muitos processos de negócios, como controle de estoque e finanças, e podem ser empacotados para a sua empresa. O benefício de uma solução ERP é que os módulos têm uma aparência e sensação consistentes, de modo que todos, desde o escritório de trás até o escritório da frente até o chão de produção, têm a mesma experiência. Esses módulos são integrados para garantir que você tenha um sistema compartilhado de dados e fluxos de trabalho, bem como processos de negócios padronizados.
Um dos inúmeros objetivos de um sistema ERP é reduzir os custos operacionais eliminando sistemas e tarefas redundantes, melhorando o fluxo de trabalho, aumentando a eficiência e incentivando a colaboração e a comunicação multifuncionais. Os sistemas ERP também fornecem os relatórios que revelam oportunidades de insights, crescimento e planejamento. Um sistema ERP integra módulos em uma infraestrutura consistente e normalmente apresenta o seguinte:
- Módulos que vão desde distribuição e gerenciamento da cadeia de suprimentos até recursos humanos e folha de pagamento até gerenciamento e financiamento de projetos
- Capacidade de capturar dados transacionais, usando scanners de identificação de radiofrequência (RFID), leitores e caixas
- Dados "limpos" que evitam duplicação e oferecem uma fonte padrão para todas as suas decisões comerciais
- Serviços de dados que fornecem interfaces ou funcionalidades para seus clientes, fornecedores e funcionários
- Dados e painéis de controle em tempo real para as principais métricas
- Dados e análises especializados que acompanham tendências e ROI em seus esforços de marketing
- Sistemas avançados de planejamento e agendamento (APS)
- Um banco de dados compartilhado ou comum com dados padronizados
- Uma aparência consistente para todos os módulos do sistema ERP, reduzindo o tempo de treinamento e melhorando o desempenho da equipe
- Uma base de conhecimento de serviços ou fórum de fornecedores, oferecendo suporte à comunidade entre todos os clientes usando um sistema ERP específico
O ERP começou como uma ferramenta para fabricação, mas tem sido adotado por indústrias que prestam serviços, bem como produtos concluídos. Um sistema ERP forte combina integração, suporte operacional em tempo real e um banco de dados centralizado. Esse banco de dados centralizado possuirá conveniências modernas, como painéis de controle, relatórios de operações multifuncionais e visualizações instantâneas da organização como uma unidade inteira e integrada. No entanto, um banco de dados centralizado representa um risco: ele pode abrir a empresa para a ameaça de perder informações confidenciais em caso de falha de segurança.
As soluções, software e ferramentas do sistema ERP se enquadram em várias categorias, com base em seu tamanho e na complexidade das empresas que servem:
- Nível I: Uma solução única ou ERP geral. Esses sistemas, como a Oracle ou o SAP, são projetados para grandes organizações que precisam de integração em uma estrutura global, incluindo grandes agências federais. Estes geralmente se adaptam aos processos em todos os setores e têm a capacidade de personalizar, dependendo dos requisitos do setor. Esses ERPs lidam com vários idiomas, moedas, alfabetos e regulamentos contábeis.
- Nível II: ERP específico da indústria ou vertical. Esses sistemas, como Microsoft Dynamics ou Epicor, se concentram em servir uma única indústria, como construção, varejo ou supermercado. Eles também atendem unidades de negócios de empresas globais, bem como governos estaduais e locais, mas não têm parte da capacidade global das soluções de Nível I.
- Nível III: ERP de médio porte. Elas lidam com empresas de médio porte que precisam de poucas funções globais.
- Nível IV: ERP de pequenas empresas. Esses sistemas, como o PeopleSoft, oferecem um ou dois processos de negócios, como contabilidade, em vez de uma solução totalmente integrada. Você pode adicionar outras opções conforme necessário, ou pode combinar fornecedores para fornecer os serviços necessários sem comprar módulos desnecessários.
According to Gary McTall, Co-Founder and Chief Technology Officer at GovSense, “Top-tier ERPs of the future must fulfill these three criteria.” He lists them as the following:
- Have a flexible framework for innovation, such as point-and-click customization, a graphical workflow, or a true-cloud solution.
- Possess effective compliance and controls, such as a rule-driven reporting engine that runs in accordance with multiple accounting standards (GASB, GAAP, IFRS), role and permission controls, and audit trails.
- Offer real-time reporting that includes personalized dashboards and financial analytics.
Os principais fornecedores de planejamento de recursos empresariais
De acordo com a maioria das fontes do setor, incluindo a Gartner Research, os líderes em soluções ERP são SAP (que desenvolveu o primeiro sistema ERP em 1972) e Oracle. Hoje, essas empresas continuam sendo as duas maiores fornecedoras de soluções ERP que oferecem tecnologia interna e baseada em nuvem. O Peer Insights do Gartner também cita Microsoft Dynamics, NetSuite e Sage entre os líderes do setor, especialmente para organizações que procuram soluções de pequeno e médio porte baseadas em nuvem.
Soluções de planejamento de recursos empresariais específicas do setor
A tendência para o desenvolvimento de soluções específicas do setor está crescendo rapidamente. Centenas de soluções ERP estão disponíveis; muitos se aplicam geralmente a todas as verticais do setor, enquanto outros possuem funcionalidade/módulos específicos do setor (saúde, manufatura, varejo, governo ou tecnologia). É essencial avaliar seus processos e determinar se uma solução genérica atenderá às suas necessidades antes de selecionar um fornecedor. Uma análise de Software Advice usando a metodologia de pesquisa da Gartner encontrou quase 600 soluções de software ERP atualmente disponíveis no mercado, oferecendo uma vasta gama de opções para atender às necessidades de qualquer organização.
Angela Nadeau, CEO of CompuData Inc., discusses the varying industry needs: “Each industry and business is different, with disparate operational requirements, variations in general accounting requirements, and industry-specific regulations. These needs will drive the transition to an appropriate ERP solution.”
Inúmeras soluções ERP podem atender às necessidades de todos os tipos de organizações, mesmo em negócios de nicho. Aqui estão alguns exemplos de como o software ERP pode atender às necessidades do mercado:
- Construção: A construção é um projeto complexo, com empreiteiros gerais agendando e gerenciando terceirizados e todos os materiais necessários para entregar um projeto dentro do prazo e do orçamento. O gerenciamento de projetos ERP permite que os empreiteiros acompanhem a entrega de materiais, agendem terceirizados e postem custos e faturamento.
- Produção: Os módulos ERP podem fornecer gerenciamento do ciclo de vida do produto (PLM), ajudando você a guiar um produto do início ao fim, especialmente por meio de design, fabricação e serviço. As soluções ERP podem sincronizar seu processo de produção e fornecer controle de qualidade.
- Aquisição: Embora muitos sistemas ERP iniciais se concentrem em sistemas de back-office, a próxima geração de módulos se integra ao gerenciamento de relacionamento de fornecedores (SRM), facilitando o trabalho com fornecedores externos e seus clientes. Assim como você acompanharia o inventário de sua produção e fabricação, os sistemas ERP permitem que você acompanhe produtos e suprimentos através das linhas de negócios, bem como monitore os fornecedores e obtenha o melhor valor para o volume de materiais que você compra.
- Distribuição e transporte: A partir do centro de distribuição, um sistema ERP pode acompanhar a localização e o inventário de qualquer navio, caminhão ou entrega, usando busca e check-in em tempo real. O software também pode coordenar o tempo dos caminhões que precisam encontrar navios no cais para receber entregas oportunas, reduzindo os custos de espera no descarregamento ou carregamento, bem como economizando tempo dos funcionários no agendamento de entregas e coletas.
- Fabricação: As soluções ERP em tempo real gerenciam o processo desde o momento em que um pedido é feito até que ele seja enviado. O ERP aciona o cronograma de produção, alinha-o com outras ordens em andamento e se ajusta se você encontrar algum atraso. Os módulos ERP são fundamentais no gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM), ajudando você a monitorar seus níveis de estoque e encontrar itens em seu armazém.
As vantagens das soluções de planejamento de recursos corporativos
Os dados são a força vital de qualquer organização. Ele ajuda a acompanhar sua receita, seus materiais, seus recursos e seu desempenho. Ele ajuda a identificar as áreas de crescimento e reduzir seus custos. Aqui estão as maneiras pelas quais sua empresa pode se beneficiar dos insights de dados que o ERP oferece:
- Reduza seus custos operacionais: Os sistemas ERP acompanham sua produção de fabricação, atendimento ao cliente, compras e muito mais. Com dados em tempo real, você pode ver onde os custos operacionais estão acima ou abaixo do orçamento, e como atrasos ou obstáculos podem afetar seus custos. Você também terá relatórios de inventário em tempo real, planilhas de preços e dados de clientes.
- Automatize o processamento de pedidos: Você ainda está criando, inserindo, acompanhando ou cumprindo ordens manualmente? As soluções ERP automatizam o processo, oferecem sistemas de comércio eletrônico para que os clientes possam encomendar e pagar on-line e validar faturamento, acompanhamento de pedidos e pagamento. Você também poderá configurar preços e acompanhar a receita da fatura por meio de pagamento ou recibo em dinheiro.
- Melhore o gerenciamento e a colaboração de projetos: Ao reduzir o número de sistemas que sua organização usa para desenvolver e gerenciar produtos, você pode trabalhar em todos os departamentos para garantir que os principais benchmarks, produtos e orçamentos estejam alinhados com as metas do projeto. Todos terão acesso aos mesmos dados para oferecer e compartilhar insights de negócios.
- Integre relatórios financeiros: Marketing, vendas e finanças trabalham dentro de um único sistema para acompanhar a receita e as despesas. A contabilidade não precisa mais conciliar relatórios.
- Padronize compras: Em grandes organizações, vários centros de custos e unidades de negócios frequentemente compram recursos independentemente uns dos outros. Um sistema ERP unificará seu monitoramento de compras, recursos e fornecedores para economizar tempo e dinheiro.
- Melhore os relatórios governamentais: Para organizações do setor público, o software ERP o ajudará a cumprir requisitos de conformidade, como contabilidade e auditoria, segurança de dados e fornecimento da cadeia de suprimentos.
- Fortaleça a segurança: Um sistema ERP forte oferece configurações avançadas de acesso e permissão do usuário, mantendo seus dados sob bloqueio virtual e chave. Suas informações confidenciais não estão mais espalhadas em pastas individuais ou discos rígidos de computador. E todos têm acesso aos dados necessários, sem abrir os dados que não têm.
- Padronize informações de RH: O software ERP permite automatizar o ciclo de vida de qualquer funcionário, desde o recrutamento e a integração até o treinamento e o desenvolvimento. O software ERP pode incluir gerenciamento de folha de pagamento, avaliações de desempenho e acompanhamento de tempo.
- Capacite funcionários: Quando os funcionários não precisam mais trabalhar com sistemas ineficientes, eles podem se concentrar no trabalho, gerando receita e ajudando você a manter a equipe focada e cumprida.
Você pode usar o ERP para melhorar seu desempenho corporativo e governança de várias maneiras. Os dados mostrarão onde sua empresa precisa crescer ou inovar, bem como ajudar você a controlar ou reduzir custos e riscos. Você ganha inteligência comercial (BI) para ter uma visão mais verdadeira da saúde e da posição de sua empresa.
As vantagens também incluem melhor comunicação e relatórios entre funções, melhor gerenciamento de atendimento ao cliente, gerenciamento operacional melhor e mais eficiente para compras, inventário, monitoramento de vendas e operações simplificadas. Utilizar BI por meio de análises preditivas permite a identificação e implementação eficazes de novas iniciativas e oportunidades de estabilidade e crescimento.
De acordo com Anderson, "Embora os sistemas ERP tenham muitas vantagens de fundo, a razão mais convincente para perseguir um sistema ERP é ganhar uma plataforma multifuncional, e até mesmo interorganizacional, para apoiar o crescimento escalonável dos negócios."
As desvantagens e os desafios das soluções de planejamento de recursos corporativos
Por outro lado, uma solução ERP pode ser uma iniciativa grande e cara. Requer muito tempo, planejamento e dinheiro para unificar todos os seus sistemas em uma solução ERP. As despesas incluem o capital e o software necessários para a funcionalidade, bem como os consultores, o pessoal interno de TI e os administradores para gerenciar o sistema. Muitos desafios na implementação de um sistema ERP eficaz decorrem de custos ocultos resultantes de um planejamento insuficiente.
Uma vez que uma empresa implanta o ERP, os usuários podem utilizar o sistema e maximizar suas funções, mas muitas vezes há uma falta de política corporativa para proteger a integridade dos dados nos sistemas ERP e as maneiras pelas quais ele é usado. A chave é primeiro planejar de forma proativa, reconhecer os elementos da mudança operacional e cultural e atribuir os ativos apropriados e o capital humano ao projeto. A supervisão nessas áreas é a principal razão para atrasos caros e excessos financeiros.
Quase tão importante quanto a integração de sistemas é identificar quaisquer empresas independentes que não devem ser incluídas na solução. Se você incluir linhas verdadeiramente independentes, você pode criar funcionalidades, adicionar processos desnecessários e enfrentar dependências desnecessárias em sua coleta de dados e relatórios para se adequar ao ERP, em vez de encontrar um sistema que atenda às suas necessidades comerciais. Certifique-se de comprar o sistema ERP certo, ou combinação de sistemas, que servem ao seu negócio e estratégia.
Nenhum sistema se alinhará perfeitamente com seu negócio logo de saída. Sua empresa é única, e sua solução deve se adequar à sua empresa. Você precisará de algum nível de personalização para integrar seus sistemas com os módulos ERP e poderá usar fornecedores terceirizados para atender às suas necessidades específicas. Certifique-se de ter identificado processos de negócios essenciais que requerem uma quantidade mínima de personalização e suporte. Muito desenvolvimento lhe custará tempo e dinheiro a longo prazo.
Outro obstáculo amplamente reconhecido para o sucesso do ERP é não fornecer treinamento e educação suficientes. Como em todas as mudanças organizacionais ou culturais, fornecer as ferramentas para entender, confortar e familiarizar os funcionários com os benefícios e a logística do novo processo é fundamental para ganhar o buy-in. E o tempo que você gasta em treinamento tira recursos da operação diária de sua empresa.
As razões mais citadas para a implementação mal sucedida do ERP são as falhas em fazer o seguinte:
- Identifique adequadamente suas necessidades
- Entenda os processos que precisam mudar
- Atribua a equipe ou os recursos certos
- Supere a resistência sobre a mudança de sistemas
- Resolva disputas entre departamentos sobre o compartilhamento de dados confidenciais
- Instale processos para garantir a governança adequada sobre a forma como os dados são coletados e inseridos em módulos
Se você está mudando as soluções ERP, esteja ciente de que os custos de comutação podem aumentar o poder de negociação do fornecedor, resultando em maior custo para suporte, manutenção e atualizações.
McTall diz que o desafio mais comum que sua organização enfrenta é "dificuldade em manter o curso depois de definirmos os requisitos. Na GovSense, aproveitamos Smartsheet para ajudar nossos clientes a organizar, gerenciar e classificar seus requisitos. Ter uma única fonte de verdade em todo o projeto ajuda a mitigar os riscos".
Sua empresa está pronta para o ERP? Uma lista de verificação de implementação
De acordo com "A Framework for Applying CSFs to ERP Software Selection", um estudo conduzido por Rekha Gupta e S. Kazim Naqvi, "acredita-se que a implementação do ERP seja um processo de investimento de alto risco, pois requer compromissos financeiros substanciais e tem uma probabilidade inerente de alta falha". Organizações que planejam cuidadosamente sua pesquisa, compra e implementação de uma solução ERP são capazes de minimizar muitos dos riscos mais comuns mencionados acima. Utilizando o modelo McKinsey 7s, uma estrutura de 2011 para avaliar a prontidão do ERP exige as seguintes ações ao planejar uma implementação de ERP:
- Estratégia: Alinhe as metas do sistema ERP com a estratégia geral de negócios.
- Estrutura: Identifique os tomadores de decisão e os elementos de coordenação e alinhamento.
- Sistemas: Analise as necessidades de TI, dados utilizáveis/importantes e processos de negócios.
- Estilo/Cultura: Faça as mudanças apropriadas no alinhamento ou na cultura empresarial para adotar o ERP.
- Equipe: Selecione a equipe de projeto certa e dê suporte.
- Habilidades: Forneça o treinamento e a educação para adquirir ou melhorar os conjuntos de habilidades necessários.
- Valores compartilhados: Adote os elementos para garantir a entrada, incluindo o compromisso geral de negócios.
Depois de decidir prosseguir com a implementação ou melhoria de uma solução ERP, considere as seguintes ações:
- Atribuir um patrocinador executivo para liderar a implementação da solução ERP e fornecer supervisão e direção, bem como remover quaisquer obstáculos
- Desenvolver uma equipe dedicada de profissionais de TI e não de TI para liderar a iniciativa
- Analisar o sistema atual e as áreas que precisam de melhorias
- Identificar a melhor opção de implementação para sua empresa (SaaS/nuvem vs. no local)
- Investigar opções do setor, verificar fornecedores e obter referências
- Planejar os custos de forma realista (hardware, software, gerenciamento de mudanças, pessoal e treinamento)
- Crianr um protocolo de treinamento para educação contínua e entrada de usuários
- Planejamento para a transferência de dados (quais informações importar para o novo sistema e por quê)
- Preparar um prazo razoável e acionável antes da implementação
Muitas dessas considerações dependem do tamanho da sua empresa, das unidades de negócios que exigem suporte e da vertical do setor. Fatores como solução geral ou específica do setor e nuvem, SaaS ou implantação local serão uma grande parte do processo de tomada de decisão.
Por exemplo, você precisará pensar em como deseja que os dados do piso da planta sejam compartilhados em todo o seu sistema. Você tem várias opções para integração de dados:
- A integração direta conecta os equipamentos no chão da fábrica com os equipamentos e produtos de outros fornecedores.
- A integração do banco de dados conecta os dados do piso da planta a outros sistemas por meio de tabelas de preparação em seu banco de dados.
- Os módulos de transação de eletrodomésticos corporativos (EATM) se comunicam com o equipamento do chão da planta e seu sistema ERP por meio de serviços web, interfaces de software ou uma tabela de preparação. Estas são normalmente uma solução fora da prateleira.
- Soluções de integração personalizadas podem ser adaptadas à sua empresa específica, mas podem custar mais ou exigir mais manutenção.
Melhores práticas de planejamento de recursos corporativos
Grande parte de sua avaliação de prontidão irá variar de acordo com a vertical da sua indústria. Fornecedores de software ERP focados no setor colocam procedimentos e relatórios de práticas recomendadas em muitos dos módulos. Parte da due diligence é identificar os relatórios necessários para áreas de função, como qualidade e regulação. Muitas soluções ERP têm funções de relatórios financeiros e de conformidade que são importantes para um determinado setor. O sistema certo pode ajudar e fornecer dados para apoiar problemas de armazenamento e segurança de dados adequados, relatórios financeiros e suporte ao ISO, bem como as considerações bancárias do IFRS, Basel II e Sarbanes-Oxley. Regulamentos e padrões do setor fazem parte do software ERP, que automatiza sua necessidade de monitorar e rever a conformidade em seus negócios.
Práticas recomendadas para implementar sua solução ERP
Quando você está pronto para implementar sua solução ERP, uma chave para o sucesso é o quão bem você migra os dados para o seu novo sistema. Planeje o sucesso identificando quais dados precisarão se mover, determinando e estabelecendo um prazo para migração (incluindo quando você irá "congelar" os dados e não permitir que mais sejam incluídos nos sistemas que você estará fechando), criando modelos para migrar dados importantes, estabelecendo as principais contas comerciais para aqueles que precisarão de acesso imediato aos dados e criando políticas e procedimentos para arquivar os dados.
A evolução do planejamento de recursos corporativos
O "ERP pós-moderno" da Gartner, que reconhece que uma solução de um conjunto pode nem sempre ser do melhor interesse de uma empresa, articula efetivamente a evolução contínua do ERP, baseando-se na previsão da Forrester de que a adoção de ERP baseada em SaaS aumentaria 21% anualmente até 2015. No mesmo ano, uma pesquisa do Grupo Aberdeen descobriu que cerca de 90% das empresas implementaram o ERP.
Um afastamento de uma abordagem de fornecedor único, o ERP pós-moderno defende um plano multifuncionário que pode resolver muitos problemas pertinentes integrando sistemas diferentes e escalando para o crescimento. Essa abordagem é especialmente útil para empresas ou divisões com equipes remotas ou que estão no meio de fusões e aquisições corporativas. A chave para o ERP pós-moderno é atingir o equilíbrio certo entre componentes, software, hardware e módulos, enquanto gerencia a complexidade que pode vir com integrações.
O futuro do planejamento de recursos empresariais
A implementação tradicional do ERP era grande, complexa e acessível principalmente a organizações de tamanho empresarial. Mas o tamanho desses sistemas legados também significava que as empresas se esforçavam para mantê-los atualizados.
De acordo com um artigo de Ron Gill, "Why Cloud Computing Matters to Finance", "Cerca de dois terços das empresas de médio porte estão executando versões antigas de seu sistema de planejamento de recursos corporativos. Em alguns casos, é um software que tem três ou mais versões antigas. Este é o legado de décadas de implantações de software (internamente), lançamentos incrementais que nunca pareciam valer a pena a dor de um grande projeto de migração de atualização e o medo de perder a personalização crítica." O artigo descreve os custos e ineficiências do reparo contínuo de sistemas grandes, complexos e desatualizados.
Os sistemas ERP tradicionais são instalados nos computadores e servidores de uma empresa, geralmente por uma taxa de licença única, com custos adicionais para upgrades, suporte e treinamento. Esses sistemas presenciais, ou no pré-projeto, são normalmente considerados uma despesa de capital devido aos custos iniciais.
O software baseado em nuvem funciona de forma diferente. O software está hospedado nos servidores e empresas do fornecedor de ERP que acessam os dados através de um navegador web e, cada vez mais, através de aplicativos móveis em telefones e tablets. Essas soluções ERP podem ser instaladas rapidamente, já que não exigem compras caras de hardware, e os preços são baseados em uma assinatura mensal ou anual, com taxas adicionais de suporte, treinamento e atualizações. Muitas empresas inicialmente estavam preocupadas com dados sendo armazenados fora de seus próprios servidores, mas a segurança melhorada e outros benefícios estão acelerando a adoção de sistemas em nuvem.
According to Peter Contreras, P&G’s ERP Oil and Gas, Aviation, and Consumer Goods Project Manager, “These multiphased, multiyear, multi-million-dollar projects that were hugely popular in preparation for Y2K are diminishing due to the demand for a more agile approach to technology, including apps that act as more user-friendly components of ERP solutions.”
As projeções para soluções ERP baseadas em nuvem estão entre US$ 25 a 30 bilhões nos próximos cinco anos, de acordo com "State of Enterprise Resource Planning Security in the Cloud", um relatório de 2018 da Cloud Security Alliance.
Diferentes tipos de sistemas em nuvem armazenam e fornecem acesso à sua solução de dados e ERP.
- Software como serviço (SaaS) hospeda seus softwares e aplicativos, fornecendo toda a manutenção e atualizações, que você acessa por meio de uma assinatura
- A infraestrutura como serviço (IaaS) é mais como um data center baseado em nuvem, oferecendo servidores, armazenamento e rede.
- A plataforma como um serviço (PaaS) fornece ambientes virtuais para o desenvolvimento, teste e gerenciamento de aplicativos, sem a necessidade de infraestruturas relacionadas, como servidores e bancos de dados.
Alguns provedores oferecem uma abordagem ERP híbrida ou de dois níveis. Alguns aplicativos são presenciais e outros vivem na nuvem. As empresas podem manter seu sistema ERP legado enquanto dão às linhas de negócios individuais acesso a soluções ágeis em nuvem, ganhando os benefícios gerais do ERP enquanto distribuem seus esforços através das plataformas.
À medida que a tecnologia continua a evoluir, mais pessoas têm o poder da computação em dispositivos menores. Aplicativos ERP móveis dão a todos acesso a dados comerciais em tempo real (como vendas, atualizações de fabricação e monitoramento de clientes) em seu telefone ou tablet. Ferramentas sociais integram o compartilhamento com soluções ERP. A Internet das Coisas (IoT) torna o acesso aos dados mais rápido, melhor e universal entre sua empresa.
Os provedores de ERP adaptaram suas ofertas para atender às demandas de agilidade e mobilidade. À medida que o SaaS e as tecnologias de nuvem baseadas em assinatura encontram maior aceitação, muitas pequenas e médias empresas podem aproveitar a redução de custos eliminando despesas caras de hardware, licenciamento complexo e manutenção.
McTall ecoa a demanda por soluções ERP em nuvem: "O ERP em nuvem permite que as organizações gerenciem os custos de TI, otimizem a eficiência operacional, agilizem o gerenciamento de pedidos e processos de aquisição, eliminem relatórios manualmente intensivos, baseados em planilhas e melhorem a produtividade dos funcionários, ao mesmo tempo em que mudam as despesas de ERP para OpEx em vez de CapEx."
Os sistemas ERP atuais estão perdendo sua reputação de implantações caras, demoradas e rígidas, enquanto continuam a resolver e melhorar as principais funções comerciais, como integridade de dados e eficiência de processos. À medida que o mundo passa pela era da transformação digital, as empresas continuam reconhecendo a necessidade de alavancar dados para manter ou alcançar uma vantagem competitiva. Os sistemas ERP atuais proporcionam visibilidade, coordenação, integração e versatilidade. Os sistemas futuros oferecerão a funcionalidade, flexibilidade, relatórios e dados centralizados vitais para atender às demandas competitivas dos negócios.
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