O que é o gerenciamento de ativos digitais?
O gerenciamento de ativos digitais (DAM) representa um esforço para implementar conteúdo de forma mais eficiente em uma empresa. Para alguns, não passa de uma planilha simples ou ferramenta de armazenamento em nuvem. Mas, para outros, é uma plataforma completa.
Para um número crescente de empresas, uma verdadeira ferramenta de DAM permite que as equipes armazenem, compartilhem, manipulem e analisem todo o conteúdo da marca a partir de uma única fonte de fatos. Mas quais são os impactos diretos? Em um negócio, dos criativos ao marketing e nas equipes internas e externas, existem uma série de soluções que acompanham a implementação de um sistema de gerenciamento de ativos digitais em larga escala.
Entre os problemas mais comuns abordados por um sistema DAM, estão:
- Tempo perdido buscando por ativos.
- Extravio de ativos.
- Criação de ativos duplicados.
- Uso indevido ou compartilhamento não intencional de ativos não aprovados.
- Manutenção do controle da versão e consistência da marca.
- Redução das solicitações criativas de arquivos.
- Falta de insights sobre o uso e o desempenho dos ativos.
- Desperdício de ativos e subutilização.
Jim Hanifen, chefe de produto da Brandfolder, diz que “aumentar a velocidade dos lançamentos de campanha e, ao mesmo tempo, manter a consistência da marca exigem um DAM que todas as partes interessadas estejam capacitadas a usar. Devido a isso, a usabilidade da solução escolhida é essencial para garantir a alta adesão que a maioria das empresas não consegue alcançar”.
Fundamentos do gerenciamento de ativos digitais
Um ativo digital é um arquivo binário, como vídeos, fotografias, arquivos de áudio, gráficos, animações ou outros meios de comunicação. Armazenados em sistemas de servidores e usados na produção impressa, de transmissão e digital, esses ativos atravessam um ciclo de vida de ativos digitais estabelecido, da criação até o arquivamento:
O gerenciamento de ativos digitais tem muitas categorias relacionadas. O gerenciamento de ativos de mídia (MAM) é um ramo do DAM que se concentra no gerenciamento de tipos de arquivos de mídia como áudio, vídeo e imagens. O gerenciamento de ativos em vídeo (VAM) e o gerenciamento de ativos digitais em vídeo (VDAM) se preocupam em gerenciar ativos de filmes ou vídeos em formatos analógicos e digitais. Além disso, muitas empresas precisam armazenar conteúdos em rich media, ou seja, qualquer tipo de streaming ou mídia interativa, incluindo streaming de vídeo, aplicativos para download ou anúncios on-line dinâmicos.
Muitas organizações usam sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) ao desenvolver conteúdo digital. Na verdade, um sistema DAM é um tipo de CMS. O CMS é mais frequentemente usado em cenários onde há vários usuários com diferentes níveis de permissões gerenciando conteúdo para sites ou intranets.
Os metadados descrevem e definem os ativos digitais e podem descrever o conteúdo do ativo, o tipo de arquivo, os direitos de acesso, a propriedade, a data da criação e outras características importantes. Enquanto os metadados são detalhes granulares associados a um determinado ativo, o big data fornece uma análise geral das tendências de dados e consiste em conjuntos de dados extremamente grandes, complexos e difíceis de analisar por meios tradicionais.
Outras funções de marketing relacionadas ao DAM incluem o gerenciamento de operações de marketing (MOM), que se concentra na otimização das atividades de marketing, do planejamento estratégico e gerenciamento de conteúdo até a execução e análise. No gerenciamento da marca, uma empresa analisa, planeja e gerencia como os clientes e o mercado percebem sua marca; as equipes podem usar o gerenciamento de ativos digitais para ajudar a garantir a consistência da marca.
Ao falar sobre a interseção de TI e marketing, é comum ouvir profissionais do setor se referirem à tecnologia de marketing, ou martech. Essa prática reúne TI e marketing para agilizar e automatizar processos tradicionais de marketing com soluções para colaboração, edição, revisão e aprovações, fluxos de trabalho, gerenciamento de conteúdo e publicação entre diferentes mídias.
Benefícios do gerenciamento de ativos digitais
Quem adota o DAM muitas vezes se pergunta como era possível trabalhar antes de implementar esse sistema. Ter uma maneira automatizada de gerenciar ativos digitais pode mudar drasticamente a maneira como uma equipe criativa faz as coisas. Por exemplo, um sistema DAM pode:
- Agilizar a criação e a reutilização de arquivos: isso permite criar um ativo uma vez (ou editar um existente) e o distribuir rapidamente por vários canais.
- Fornecer fluxos de trabalho mais eficientes: fluxos de trabalho automatizados mantêm os projetos em andamento e alertam as partes interessadas para que permaneçam na meta de cumprir prazos para revisões e aprovações.
- Garantir a consistência da marca: isso melhora a qualidade dos ativos publicados, impedindo o uso acidental de ativos que não seguem as diretrizes da marca ou que estão desatualizados.
- Reduzir o tempo de busca de arquivos: o uso de metatags permite que os usuários encontrem o que precisam mais rapidamente e elimina a necessidade de recriar ativos que não foram encontrados.
Quem usa o gerenciamento de ativos digitais? E como?
O gerenciamento de ativos digitais oferece casos de uso em uma ampla gama de setores, desde marketing e publicidade até varejo e governo.
- Marketing e publicidade: ao automatizar tarefas de produção com o DAM, as agências podem criar e compartilhar com segurança ativos criativos com seus clientes.
- Educação: as instituições podem usar o gerenciamento de ativos digitais para criar facilmente comunicações direcionadas e personalizadas para usar na divulgação de alunos, ex-alunos e doadores.
- Publicação: os editores aproveitam os recursos do DAM para acelerar a revisão e a aprovação e converter rapidamente os ativos em múltiplos formatos.
- Esportes, entretenimento e mídia: ao usar o gerenciamento de ativos digitais, esses setores podem manter o controle da marca e garantir sua consistência global.
- Governo: ao oferecer maneiras mais fáceis de reutilizar ativos, o DAM permite que os órgãos governamentais distribuam rapidamente materiais criativos aos cidadãos em suas línguas nativas.
- Varejo: os varejistas sob pressão para melhorar o engajamento do cliente usam o gerenciamento de ativos digitais para criar comunicações mais direcionadas e personalizadas, que constroem relacionamentos e fidelidade.
Você precisa de gerenciamento de ativos digitais ou deve evitá-lo?
Embora possa parecer uma ferramenta inestimável para qualquer organização criativa, o gerenciamento de ativos digitais não serve para todas as empresas, independentemente do que muitos fornecedores de software possam dizer. Lançar uma iniciativa de aquisição de DAM sem realmente entender como isso afetaria seu modelo de negócios é arriscado. Portanto, o melhor lugar para começar é determinando se sua organização poderia se beneficiar de um sistema de gerenciamento de ativos digitais. Baixe este modelo para ajudar a decidir se essa é a estratégia certa para você.
Baixe o modelo de planilha “Será que preciso de um sistema DAM?”
Sistemas de gerenciamento de ativos digitais: quais são as opções?
Os sistemas de gerenciamento de ativos digitais se enquadram em três configurações principais: nuvem, local e soluções híbridas, que combinam as duas anteriores. Há, também, opções de soluções pagas e de código aberto. Portanto, certifique-se de pesar seus requisitos comerciais em relação aos prós e contras de cada opção.
DAM na nuvem
Os sistemas baseados em nuvem estão na vanguarda dos avanços na tecnologia DAM. Muitas empresas escolhem sistemas de nuvem porque são econômicos, facilmente escalonáveis e não exigem manutenção dedicada de TI:
- O sistema é hospedado na web, por isso, a implantação é rápida e fácil.
- O fornecedor gerencia todas as atualizações, manutenção e backups do sistema.
- A interface baseada na web facilita o aprendizado e o uso do sistema pela equipe.
- A adição (ou remoção) de usuários é simples e não requer nenhuma intervenção da equipe interna de TI, e oferecer acesso aos parceiros e fornecedores é simples.
- Como não há exigência de hardware, os sistemas em nuvem geralmente são a opção mais econômica para o gerenciamento de ativos digitais e operam sob um modelo de assinatura.
DAM no local
Para organizações que precisam de ainda mais recursos de um sistema DAM, uma opção no local é, muitas vezes, o melhor caminho. No entanto, existem algumas desvantagens:
- Os sistemas locais não são totalmente dependentes do acesso à internet, o que diminui o risco de tempo de inatividade em caso de paralisação.
- O gerenciamento e manutenção interna de TI são necessários, incluindo backup do sistema e atualizações de segurança.
- Sistemas locais oferecem suporte para funcionalidades personalizadas, mas têm um custo.
DAM híbrido
Para empresas que buscam o custo-benefício da nuvem, combinado com o tempo de atividade de uma solução local, existem sistemas híbridos:
- O fornecedor gerencia todas as atualizações, manutenção e backups do sistema.
- Com um pé na nuvem, os sistemas híbridos exigem um orçamento menor.
- Permitir o acesso de parceiros e fornecedores é simples.
- Não depende totalmente do acesso à internet, eliminando o risco de paralisação no caso de uma interrupção.
Código aberto X pago: prós e contras
Ao considerar o DAM inicialmente, muitas empresas analisam se uma solução gratuita ou de código aberto pode ser uma boa forma de começar. Embora esses sistemas pesem menos no orçamento, há ressalvas a serem consideradas ao avaliar se uma plataforma gratuita atenderá às necessidades de seus negócios ou causará problemas desnecessários aos negócios:
- Uma solução gratuita raramente consegue atender todas as necessidades quando se trata de funcionalidade e, por isso, exigem uma solução feita de sistemas diferentes.
- Serviços como Dropbox, Google Drive ou Box não conseguem oferecer o tipo de busca eficiente que muitas empresas precisam e acabam duplicando esforços ao recriar ativos que não podem ser localizados.
- Ao usar um serviço gratuito, o controle de versão depende dos usuários que nomeiam e salvam os arquivos, deixando uma grande margem para erro humano.
Recursos e funcionalidades do DAM
Há uma solução de gerenciamento de ativos digitais disponível para atender qualquer necessidade de uma organização criativa. Cada um vem com uma ampla variedade de recursos e funcionalidades; os sistemas mais robustos oferecem opções extensivas de personalização para usuários corporativos. Muitas vezes, o custo do sistema pode ser um indicador do nível de funcionalidade e personalização oferecidos. Nesta seção, analisaremos alguns dos aspectos mais comuns dos sistemas DAM.
O gerenciamento de arquivos permite que os usuários armazenem, compartilhem, distribuam e editem ativos digitais de um local centralizado. Um dos componentes mais valiosos do gerenciamento de arquivos DAM é o recurso de busca. Ao permitir que os usuários busquem e localizem rapidamente os ativos, as organizações realizam economias significativas ao não precisar recriar ativos perdidos.
A automação do fluxo de trabalho substitui processos manuais e agiliza a criação e produção de ativos. Além disso, permite o acompanhamento do projeto para garantir que todas as etapas de produção sejam concluídas e que nenhum ciclo de revisão ou aprovação seja perdido.
A revisão e aprovações remotas ajudam os colaboradores a garantir que os ativos e criativos sejam editados, revisados e aprovados facilmente, não importa onde estejam localizados. Isso elimina a necessidade de compartilhar e aprovar projetos manualmente, economizando um tempo valioso.
O acesso e a autenticação de segurança e usuários fornecem uma camada de proteção contra violações dentro do sistema DAM. Os administradores podem configurar permissões de acesso para usuários com base em função, localização (sistemas baseados em nuvem), departamento ou outros critérios.
A colaboração permite que grupos de usuários ou equipes organizacionais trabalhem juntos no desenvolvimento de ativos ou projetos criativos, muitas vezes em tempo real.
O gerenciamento de marca é um subproduto do DAM que ajuda as empresas a manter o controle sobre a integridade de sua marca. Ao garantir que a voz, a mensagem e o tom dos ativos da marca permaneçam consistentes entre os idiomas e plataformas de entrega, as organizações recebem o maior valor por seus investimentos em marketing e comunicação.
A publicação digital é facilitada pelo DAM, que permite que equipes criativas utilizem ativos para criar e produzir conteúdo em múltiplos formatos e distribuí-los em várias plataformas e dispositivos.
A edição de metadados no DAM torna as pesquisas mais eficientes e facilita o trabalho com esquemas de metadados herdados. Ser capaz de editar e personalizar metadados de ativos permite às organizações “ajustar” as pesquisas e garantir que os usuários obtenham os resultados mais direcionados.
Histórias de usuários sobre gerenciamento de ativos digitais
Sistemas de gerenciamento de ativos digitais são empregados para introduzir eficiência nas organizações criativas em diversos ambientes no mundo todo. Aqui estão alguns exemplos do DAM em ação:
Museu de arte de Cleveland: estratégia digital incentiva exposições deslumbrantes
Jane Alexander, diretora de informação do Museu de Arte de Cleveland (CMA), queria desenvolver uma estratégia digital que colocasse a arte, não a tecnologia, sob os holofotes para os frequentadores de museus. Mais do que isso, ela precisava garantir que o conteúdo fosse atualizado perfeitamente em todas as plataformas de divulgação, à medida que curadores e educadores faziam alterações.
Alimentada por um sistema DAM, a Gallery One do CMA foi aberta ao público em janeiro de 2013 com paredes de vídeo interativas com tela sensível ao toque exibindo imagens digitais do acervo do museu, entre outras coisas. “Um sistema de gerenciamento de ativos digitais puxou os metadados do nosso sistema de gerenciamento de coleta, tornando os dados vivos, atuais e baseados no funcionamento do museu”, diz Alexander. “Queríamos equipar os visitantes com as ferramentas que permitem ver mais de perto as obras de arte do museu todo. Para isso, precisávamos de experiências inovadoras para incentivar o público mais jovem a visitar o museu.” Saiba mais.
BBDO New York: eliminando pesquisas de arquivos “Indiana Jones”
Jd Michaels, vice-presidente sênior de engenharia criativa e produção da BBDO New York, precisava de uma maneira visual de organizar e gerenciar ativos. “A maneira como costumávamos procurar um arquivo era semelhante a uma cena de Arquivo X ou Indiana Jones”, afirma. “Lembra daquela sala no final de Os Caçadores da Arca Perdida? Esse era o nosso sistema DAM.”
Organizar os resultados de uma sessão de fotos de vários países com mais de 5.000 imagens digitais tornou-se drasticamente mais fácil ao instalar um novo sistema DAM. “Quando nossos criativos vieram revisar [suas fotos], dissemos 'Cliquem aqui. Essas são todas as suas fotos'”, explica Michaels. “Quando os clientes chegaram, estavam esperando resmas de fotos de papel coladas na parede (...) e fornecemos um link para consultar em casa, se quisessem.” Saiba mais.
Cornell University: eliminando a distribuição de ativos por e-mail
Antes de implementarem um sistema DAM, o grande número de ativos digitais da Cornell University estava disperso em vários locais, sem uma maneira fácil de marcar, compartilhar ou rastrear. Quando um cliente solicitou uma imagem, teve que enviar uma solicitação e, em seguida, esperar que a imagem fosse enviada por e-mail manualmente.
Hoje, com um sistema DAM em vigor, o departamento de fotos de Cornell pode localizar e distribuir imagens rapidamente aos clientes. “Os departamentos de notícias e marketing localizam imagens para o site da Cornell, publicações do campus e o Cornell Chronicle”, diz Corey Chimko, coordenador de recursos digitais. “Também usamos o sistema DAM para entregar fotos aos nossos clientes.”Saiba mais.
Práticas recomendadas do DAM segundo um especialista em gerenciamento de ativos digitais
Jillian Talvensaari, Chief Marketing Technologist at Moxie Marketing, is an expert in digital asset management best practices. She recommends that organizations beginning the process of deploying DAM first gain an internal advocate from senior management.
“Esse tipo de projeto precisa ser defendido de cima para baixo”, diz ela. “Se o seu CIO ou CTO estiver a bordo desde o início, facilita a alocação de orçamento para um sistema DAM e também a adoção dos usuários.”
Sua escolha de parceiro, explica Talvensaari, também é fundamental. “Escolha um parceiro que ofereça a melhor tecnologia atual. A categoria DAM fez grandes avanços em inovação nos últimos anos, então se certifique de que vale cada centavo!”
No processo de descoberta com seu parceiro de TI, Talvensaari recomenda identificar tarefas que são repetitivas por natureza. “Processos como fluxos de trabalho de prova manual, aprovações de clientes e gerenciamento de campanhas em vídeo podem, muitas vezes, melhorar drasticamente com o DAM”, afirma.
Ao lançar um sistema DAM em uma empresa, Talvensaari indica que o compartilhamento de pequenos sucessos pode o abrir caminho. “Comece pequeno com o grupo piloto que mais precisa de gerenciamento de ativos digitais”, diz. “Ofereça a ideia, envolva-os e, quando enxergarem benefícios, compartilhe o êxito e divulgue por toda a organização.”
Talvensaari observa que é importante entender que o DAM tem tudo a ver com aumentar o valor dos negócios, não com reduzir a força de trabalho. “A função do DAM não é reduzir o número de funcionários”, afirma. “Trata-se de usar tecnologia avançada para liberar as equipes criativas para fazer o que mais amam e o que sabem fazer melhor!”
Qual sistema é certo para você?
Decidir sobre um software e sistema DAM pode ser um processo desafiador. Aqui estão algumas orientações para você tomar uma decisão bem informada:
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Realize uma auditoria de conteúdo: obtenha uma visão clara do conteúdo que você tem, encontre maneiras de reutilizar conteúdo valioso e elimine ativos de baixo desempenho ou irrelevantes.
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Reúna requisitos do sistema: determine qual tipo de sistema de gerenciamento de ativos digitais combina melhor com seu modelo de negócios, infraestrutura e usuários.
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Reúna requisitos comerciais: identifique os desafios que deseja resolver com o DAM.
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Decida entre nuvem, híbrido ou local: determine as necessidades de escalabilidade e orçamento e escolha o modelo de entrega de soluções mais adequado.
Para uma análise mais detalhada do processo de escolha de um sistema DAM, leia nosso artigo: Conselhos de especialistas na escolha do sistema de gerenciamento de ativos digitais adequado para sua empresa.
Calcule o ROI do gerenciamento de ativos digitais
Determinar o retorno sobre o investimento (ROI) para um sistema DAM ajuda no planejamento estratégico e no fornecimento de validação de compra para executivos de alto nível hierárquico. Primeiro, determine quanto o gerenciamento de ativos sem DAM está custando atualmente, avaliando:
- Os custos para a recriação de ativos.
- Os custos para pesquisas de ativos.
- Os custos para distribuição de ativos.
Em seguida, identifique os ganhos de receita que você pode alcançar com o DAM:
- Mais receita por meio da disponibilidade de recursos.
- Novos fluxos de receita.
Por fim, calcule quanto tempo levará para que sua solução de gerenciamento de ativos digitais se pague.
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