Introdução a estruturas de divisão de trabalho (WBS)

O Corpo de Gestão de projetos do Conhecimento, uma coleção reconhecida internacionalmente de processos e áreas de conhecimento aceitas como prática recomendada para a Gestão de projetos, define a estrutura da divisão do trabalho como uma "deterioração hierárquica do escopo total do trabalho a ser realizado pela equipe de projeto para alcançar seus objetivos e criar os produtos necessários." Com um WBS, você começa pelo resultado ou produto desejado, que, em seguida, você divide ou decompõe entre os produtos menores ou tarefas necessárias para criá-lo.

Em um WBS, o produto pode ser um objeto, um serviço ou uma atividade. Ao se concentrar em produtos e não em métodos - o quê e não como - uma estrutura de divisão de trabalho ajuda a eliminar tarefas desnecessárias para obter o resultado pretendido. Um WBS bem pensado auxilia na programação, na estimativa de custos e na determinação de riscos. Geralmente é um gráfico visual ou diagrama que explicita a cronologia e o processo de um projeto enquanto captura cada tarefa, subtarefa e o produto que serão criados e executadas durante todo o projetp. Geralmente é renderizado como um esboço, como uma tabela de conteúdo, mas pode ser organizado usando guias ou outros sistemas organizacionais visuais.

Rod Baxter, cofundador da Value Generation Partners e autor do Manual de Gestão de projetos para Sucesso, chama o WBS de "um elemento necessário para o ciclo de vida da gestão de produtos. É preciso habilidade e prática para criar, mas é essencial ajudá-lo a cumprir as datas e se tornar eficiente.”

Em 1957, os EUA. O Programa de Míssil Balístico da Marinha Americana (Polaris) estava atrasado e precisavam de ajuda para que o problema fosse resolvido. A equipe desenvolveu uma fórmula para determinar tarefas e esforços estimados necessários para um projeto com base no resultado, que ficou conhecido como PERT (Técnica de Avaliação e Revisão do Programa).

Com o PERT como modelo, o Departamento de Defesa (DOD) e a NASA publicaram a primeira descrição do processo de divisão da estrutura da obra em 1962, mas a primeira referência pelo nome só veio em 1968. A Estrutura de Divisão de Trabalho para Itens de Material de Defesa (MIL-STD-881) estabeleceu as estruturas de divisão de trabalho como padrão em todo o DOD, com modelos publicados para aplicações militares específicas, como aeronaves ou navios. Mesmo empreiteiros civis que trabalham com o DOD devem usar o modelo apropriado de estrutura de divisão de trabalho.

Em 1987, o Instituto de Gestão de Projetos, por meio do PMBOK, instituiu a divisão de estruturas de trabalho como prática padrão para uma série de aplicações não militares. O termo "estrutura de divisão de trabalho" foi introduzido em 1993 para aplicativos em projetos corporativos e outros organizacionais.

Em junho de 1999, o Programa de Padrões do PMI emitiu uma carta de projeto para desenvolver o Padrão de Práticas da Estrutura de Divisão de Trabalho (WBS). De acordo com o PMI, o Grupo de Processo de Planejamento começava com três etapas essenciais: o escopo do planejamento (3.2.2.2), a definição de escopo (3.2.2.3) e o desenvolvimento da estrutura da divisão de trabalho (3.2.2.4).

Muitas organizações pulam a etapa de criar um plano ou dicionário de WBS no interesse da ágil e agilidade - ou porque estão sendo solicitadas a "construir o avião enquanto voam nele.” Embora seja possível entregar um projeto sem um planejamento e visibilidade adequados mas. provavelmente, afetará os membros da equipe e, potencialmente, a qualidade final dos produtos. Esses riscos não são sustentáveis ao longo do tempo, por isso, sempre que possível, o uso do WBS é preferencial.

À medida que as empresas se acumulam e precisam analisar mais dados em cada projeto, bem como para antecipar como os dados que afetarão um projeto após seu lançamento, é claro que o WBS e o planejamento atento continuarão a ser os elementos críticos. Outras variáveis no caminho incluem globalização, flutuações monetárias, mudanças políticas e regulamentos - portanto, um projeto forte precisa de um planejamento avançado para navegar nessas dependências potenciais.

Os bons recursos no WBS incluem "The ABC Basics of the WBS" de Paul Burek e "The Intelligent Structure of Work Breakdowns Is a Precursor to Effective Project Management", Homer & Gunn, 1995.

Apesar de muitas vezes ter sido ignorado no processo de planejamento, uma estrutura de detalhamento de trabalho ou dicionário é uma ferramenta poderosa para concluir projetos de maneira eficiente e dentro do prazo. Aqui estão algumas das vantagens e benefícios de criar um WBS:

• Ele fornece uma representação visual de todas as partes de um projeto
• Oferece uma visão contínua para a gestão e para os membros da equipe sobre como o projeto inteiro está progredindo
• Define resultados específicos e mensuráveis
• Divide o trabalho em partes gerenciáveis
• Fornece uma maneira de fazer com que experiências de sucesso se repitam
• Estabelece uma base para estimar custos e alocar recursos humanos e outros
• Garante que não haja sobreposição e nenhuma lacuna na responsabilidade ou nos recursos
• Minimiza a chance de adicionar itens fora do escopo de trabalho ou de esquecer de uma entrega crítica

Além disso, as organizações encontraram outros benefícios em usar estruturas de divisão de trabalho. Esses benefícios podem ser realizados por meio de um projeto específico, mas também podem ajudar a melhorar os processos e a cultura de toda a sua organização. Eles incluem:

• Ao levar em conta o WBS de cada projeto, a organização pode calcular rapidamente o orçamento de departamentos inteiros.
• As equipes podem determinar o cronograma e o orçamento do projeto rapidamente.
• À medida que o projeto avança, as equipes podem acompanhar seções específicas da estrutura de divisão da obra para determinar os custos do projeto e problemas de sinalização e áreas de problemas na organização.

Uma estrutura de divisão de trabalho bem organizada pode manter sua equipe funcionando como uma máquina bem lubrificada com esses benefícios:

• Melhora a produtividade
• Ajuda gerentes de projeto a prever resultados baseados em vários cenários
• Ajuda com a organização do projeto
• Auxilia na descrição do escopo do projeto para as partes interessadas
• Ajuda a distribuir responsabilidades
• Permite a estimativa correta de custos, riscos e tempo
• Aumenta a comunicação
• Permite mais criatividade e brainstorming
• Concentra-se nas metas finais
• Organiza os detalhes
• Evita potenciais problemas
• Aborda problemas de programação
• Ajuda a gerenciar riscos
• Aloca tarefas
• Oferece flexibilidade às equipes
• Elimina a confusão
• Fornece a cada membro da equipe descrições claras de tarefas
• Ajuda a escrever e apoiar a instrução do trabalho
• Fornece base para um relatório de status claro sobre o projeto, já que cada pacote de trabalho é uma unidade mensurável

A vantagem visual das estruturas de divisão do trabalho

O gráfico ou dicionário da estrutura de divisão de trabalho exibe facilmente os detalhes e o status do projeto. Para apresentar o seu trabalho, você tem algumas opções. A exibição clássica do WBS é o diagrama da estrutura da árvore, mas você também pode usar listas ou tabelas numeradas. Um esboço é uma das maneiras mais fáceis de representar a estrutura da divisão da atividade. Listados abaixo estão outros tipos de formatos que são úteis para diferentes tipos de projetos.

Durante o projeto, os elementos da estrutura da divisão do trabalho podem ser codificados por cores para indicar o status do trabalho: por exemplo, o alvo poderia estar em verde e o que está em atraso poderia ser observado em vermelho, o que está em risco aparece como amarelo e o concluído aparece em azul. A codificação por cores pode ajudá-lo a identificar riscos de agendamento rapidamente.

Uma estrutura ou dicionário de divisão de trabalho confiável e útil e deve reunir os elementos críticos de um projeto, juntamente com a sua cronologia, custos e recursos. Os planos WBS mais úteis contêm estes componentes:

• Identificação de qual organização, departamento ou indivíduo é responsável para cada peça específica de trabalho
• As datas programadas de início e fim
• Recursos obrigatórios
• Custo estimado do projeto
• Valores dos encargos
• Detalhes, requisitos e marcos do contrato
• Protocolo para controle, requisitos e padrões de qualidade
• Informações técnicas e recursos necessários para alcançar os resultados desejados

Em um nível superior, o WBS também pode exercer funções direcionais e organizacionais. Um plano WBS minucioso pode agir para:

• Ajudar os recursos humanos a gerenciar atribuições de equipes
• Gerenciar o cronograma e determinar o cronograma do projeto
• Gerenciar e medir a qualidade
• Antecipar fatores ambientais empresariais
• Identificar ativos do processo organizacional
• Acompanhar o histórico da versão
• Estabelecer dependências
• Acompanhar o progresso geral de um projeto

Gerentes de projetos comerciais usam estruturas de divisão de trabalho para garantir uma visão organizada e visível de seus projetos e seus componentes. Essas equipes também podem se beneficiar do uso de estruturas de divisão de trabalho:

• Grupos voltados para ocliente: Os diretores de conta confiam nas estruturas de divisão de trabalho para demonstrar o progresso (ou os obstáculos) aos seus clientes. Um WBS cria uma "estrela do norte" para os produtos e marcos de um projeto, o que, por sua vez, se torna uma ferramenta útil para mostrar aos clientes como as coisas estão indo.
• Grupos criativos: Todo mundo sabe que designers, escritores, estrategistas de conteúdo e outros criativos precisam de ajuda para concentrar sua criatividade. Uma estrutura de divisão de trabalho cria limites de proteção úteis para manter as ideias fluindo de maneiras relevantes e centradas no projeto.
• Grupos de projetos remotos e internos: A visibilidade de um WBS ajuda todos os envolvidos, mesmo tangencialmente, a entender quem está fazendo o que e quando.
• Grupos Técnicos: As equipes técnicas podem usar um WBS como um roteiro para suas tarefas de desenvolvimento. Essas equipes geralmente já estão operando com "swim lane (raias)" visuas ou outros tipos de marcos arquitetônicas de gestão de projetos.

Além das configurações corporativas e de agências, outros campos contam com estruturas de divisão de trabalho:

• Planejadores de projetos comerciais: Um WBS pode capturar todos os materiais móveis de um grande projeto comercial - não apenas os projetos principais da empresa e as tarefas dos membros da equipe, mas os de fornecedores e subempreiteiros. Ele também pode capturar dependências para obter as permissões necessárias, acompanhar o progresso com aprovações governamentais e muito mais.
• Planejadores de eventos: Um WBS divide um evento complexo em tarefas e subtarefas e atribuí-los ajuda a manter várias equipes avançando em prazos rígidos.
• Gerentes de projetos residenciais e deconstrução: Além das tarefas e dos membros da equipe envolvidos em um projeto comercial regular, os gerentes de projeto de construção podem usar um WBS para acompanhar etapas em trabalhos utilitários, aprovações de zoneamento, aprovações ambientais e muito mais.
• Gerentes de planejamento de escopo: Quando uma agência assume um novo cliente, os planejadores e diretores de recursos precisam ter pelo menos uma visão grosseira da cronologiae dos recursos necessários para o projeto antes de atribuir um orçamento e um escopo.
• Desenvolvedores de Software: Desenvolvedores de software geralmente já dividem seus projetos em fases ou estágios. Um WBS que inclui outros membros organizacionais ajuda os desenvolvedores a se manterem no topo dos produtos mais importantes primeiro, ao mesmo tempo em que dá visibilidade ao resto da equipe.
• Engenheiros de sistema: Os engenheiros de sistema são encarregados de fornecer uma visão geral de suas configurações e mantê-las funcionando e atualizadas para obter um desempenho ótimo. Um WBS lhes dá um documento orgânico que captura os menores detalhes que mapeiam para operações de sistemas maiores. Sabendo que eles têm essa informação ao alcance dos dedos, podem aliviar sua mente, permitindo que eles se concentrem nas questões operacionais maiores.

Dentro de uma organização que já tem um plano de projeto ou plano de divisão de trabalho em vigor a longo prazo, as estruturas de divisão de trabalho são úteis para um predecessor em um projeto ver como o projeto progrediu durante sua ausência. Para os sucessores de um projeto, o WBS os ajuda a ver tanto o que funcionou quanto o que não funcionou nos dias anteriores do projeto, e a acompanhar as dependências e seus resultados. Em suma, qualquer pessoa em uma função de supervisão que precise planejar a divisão do trabalho em um projeto pode se beneficiar com o uso de uma estrutura de divisão de trabalho.

Às vezes, os termos "estrutura de divisão do trabalho" e "estrutura de divisão de projeto" são usados de maneira intercambiável. Na verdade, as estruturas de divisão de trabalho são mais comumente aplicadas como uma ferramenta para gerenciar projetos, do início ao fechamento. Mas as estruturas de divisão de trabalho podem, teoricamente, ajudar a gerenciar subprojetos, subtarefas, contribuições de fornecedores e outras coleções de tarefas relacionadas que não estão especificamente listadas na gestão de um projeto inteiro. Assim, a divisão de um projeto é uma divisão de trabalho que mapeia completamente um único projeto.

O que está incluído na estrutura de divisão de uma obra? Os seguintes recursos são criados no processo WBS, bem como termos relacionados.

• Elementos terminais (também conhecidos como pacotes de trabalho): Os elementos terminais, geralmente chamados de pacotes de trabalho, são as partes mais baixas em um WBS, além das quais um entregável não pode ser ainda mais desafixado. Os pacotes de trabalho devem ser independentes de outras tarefas e não devem ser duplicados em outros locais do projeto. Você também pode pensar em pacotes de trabalho como a menor tarefa gerenciável que pode ser executada por um indivíduo ou equipe. Divida ainda mais a tarefa e você corre o risco de microgerenciar membros da equipe.
  
  Geralmente, os pacotes de trabalho devem fornecer atribuições que podem ser concluídas por uma equipe ou membro da equipe dentro de um período de relatórios. Se você realizar reuniões semanais de status, o trabalho deve ser concluído dentro de uma semana. Outra maneira de determinar o esforço é através da regra 8/80, que estabelece que uma subtarefa não deve levar menos de 8 ou mais de 80 horas para ser concluída.
  
  Um pacote de trabalho eficaz define o trabalho, a duração e os custos das tarefas necessárias para cada entrega. Os pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração. Os pacotes de trabalho são independentes uns dos outros no fluxo de trabalho e devem ser exclusivos e não duplicados em todo o projeto.
• Codificação WBS: Os elementos da estrutura da divisão do trabalho geralmente são numerados em sequência decimal de cima para baixo. Por exemplo, é possível encontrar um item com rótulo "1.1.1.3" no quarto nível da hierarquia. Com essa numeração, fica mais fácil identificar o nível da tarefa que o elemento representa ao se referir a ela fora do contexto do gráfico de WBS.
• Dicionário WBS: O dicionário WBS (veja abaixo) descreve em detalhes cada componente ou tarefa na hierarquia do WBS. Ele pode até mesmo vincular a documentos que definem e apoiam ainda mais o elemento. O dicionário WBS apoia o princípio da exclusividade mútua do trabalho - ou seja, nenhuma sobreposição, porque cada produto e subproduto é tão bem definido que uma pequena duplicação de trabalho ou de responsabilidade é possível.
• Nível de esforço: Um componente de nível de esforço (LOE) de um projeto é uma atividade que apoia as principais funções do projeto. Isso pode incluir o trabalho administrativo de atender e rotear as chamadas telefônicas dos clientes.
• Árvore orientada a resultados: Este é um modelo que demonstra os resultados desejados à medida que eles saem das etapas do projeto descritas no WBS.
• Estrutura de divisão de trabalho de contrato: Isso captura todos os tipos de contrato e trabalho do fornecedor a ser feito no projeto.
• Estrutura de divisão do resumo do projeto: Isso descreve o resumo do projeto e dos subprojetos para que outros produtos possam mapeá-lo.
• Declaração de trabalho: A declaração de trabalho (SOW) é o contrato assinado que descreve exatamente o que a empresa entregará ao cliente, incluindo marcos, e o orçamento que cada parte concordou.
• Cronograma do projeto: Este é o cronograma de todos os componentes de um projeto, sejam eles entregues sequencialmente ou sobrepostos. Inclui marcos e produtos, bem como o custo dos recursos em cada componente.
• Base da estimativa: A base da estimativa (PLI) é uma ferramenta desenvolvida por gerentes de projeto, executivos e líderes financeiros que leva em conta os custos da mão de obra e dos recursos necessários em um projeto. Usando o BOE, uma empresa pode estimar quanto custará para criar e entregar um projeto a um cliente.
• Estrutura de divisão de recursos: Isso lista visualmente a hierarquia de recursos necessários e usados em um projeto, inclusive quando eles entram e saem do projeto, e explicita suas funções.
• Estrutura de divisão de risco: Um bom plano inclui tomar nota de dependências e riscos. Estes incluem riscos que podem ocorrer se a equipe estiver atrasada ou que estiver fora do controle da equipe, como desastres naturais.
• Estrutura de divisão de organização: A estrutura de divisão da organização (OBS) também é conhecida como um gráfico organizacional. Ele lista os líderes do projeto e explica quem está auxiliando quem e em quais funções.

Vários tipos de formatos se aplicam a documentos da estrutura de divisão de trabalho. Eles incluem:

• Formato dográfico: Enfatiza a visão visual do projeto.
• Formato dográfico: Enfatiza a visão visual do projeto.
• Estrutura hierárquica: Traz os elementos mais importantes de um projeto ao topo para maior visibilidade.
• Estrutura de contorno: Apresenta um período, dependências ou componentes de elementos maiores de um projeto.
• Exibição tabular: Permite que os membros da equipe naveguem facilmente até as seções mais relevantes para eles.

Nem todo projeto exigirá o mesmo tipo de formato. Isso pode e deve ser adaptado ao tipo de projeto e aos tipos de membros da equipe que precisam acessá-lo.

Quando o escopo do projeto estiver disponível, o WBS deverá ser o primeiro a ser entregue. Com o WBS definido, é possível escopo de outros recursos, incluindo recursos humanos, conjuntos de habilidades particulares, recursos materiais (como equipamentos e espaço) e instalações. A equipe pode então criar o cronograma inicial, elaborar listas de tarefas e fornecer atribuições.

À medida que você gerencia projetos semelhantes, a estrutura de divisão do trabalho fica mais fácil e pode se tornar a base para um melhor gerenciamento de entregas. Para projetos exclusivos em que você e a equipe não têm experiência anterior, a estrutura da divisão do trabalho pode ajudar a equipe a definir exatamente quais os produtos e tarefas são necessárias para o resultado final.

Uma estrutura de divisão de trabalho não pode ser desenvolvida isoladamente. Raramente uma pessoa pode saber tudo o que é necessário para concluir um projeto, muito menos um gerente de projeto, que pode não ser um especialista em assunto. Criar o WBS é um esforço de equipe.

Equívocos sobre a divisão das estruturas do trabalho

Um WBS não especifica como ou quando as tarefas serão feitas. Ele não é um plano ou cronograma. Ele não é uma lista de todas as atividades ou responsabilidades, nem é um gráfico típico de organização. Líderes de equipe às vezes tentam listar todas as tarefas necessárias para um projeto dentro do WBS. Isso pode resultar em tarefas perdidas, fazendo com que os projetos se atrasou.

Nem o WBS é um documento de rascunho que pode ou não ser usado para o projeto. É uma parte importante de seus documentos de gestão de projetos. Você deve observar quaisquer alterações nas entregas planejadas no WBS, que devem estar sujeitas ao processo de controle de mudanças da sua empresa.

Desenhar uma estrutura de divisão de trabalho pode ser simples. Mas as seguintes dicas são princípios de design para ajudá-lo a alcançar os melhores resultados.

Concentre-se em produtos, não em métodos. Em outras palavras, nos resultados do plano - não nas ações. Pense no quê, não no como. O objetivo principal de uma estrutura de divisão de trabalho é definir o principal produto em termos dos pequenos componentes que a formam. Se oproduto a entregar não for um produto, ele deve fornecer um resultado específico e mensurável. Por exemplo, se você estiver criando um WBS para um serviço profissional, defina os produtos ou resultados daquele serviço.

Quando você se concentra em um produto específico, não importa em que nível do detalhamento, a equipe ou o indivíduo responsável sabe exatamente o que é esperado e como é um bom trabalho. Você é menos propenso a adicionar itens que estão fora do escopo do projeto, o que pode ser o caso ao criar uma lista de tarefas. Quando os membros da equipe se concentram em um produto a entregar, em vez de verificar itens da lista de tarefas, eles são encorajados a usar sua iniciativa e habilidades de resolução de problemas para promover inovação.

Sem sobreposição (também conhecida como exclusividade mútua). Não faça nenhuma tarefa em seu WBS se sobrepor na definição de escopo. Isso pode ter dois resultados possíveis: Isso duplicaria os esforços de sua equipe e criaria confusão em torno da responsabilidade, esforço e contabilidade. Um dicionário WBS que descreve cada componente em detalhes pode ajudar a anular a exclusividade mútua.

Siga a regra 100. Para eliminar trabalhos que não contribuem para o produto a entregar, certifique-se de que a soma de todos os recursos no WBS, seja tempo, dinheiro ou outro elemento, seja de 100. Em outras palavras, os elementos no nível dois totalizam 100%, e os elementos nível três e inferiores acumulam-se na porcentagem nível dois. Seu projeto concluído nunca deve totalizar mais ou menos do que 100.

Veja o nível de detalhes. Geralmente, os pacotes de trabalho devem fornecer trabalhos que podem ser concluídos por uma equipe ou um membro da equipe dentro de um período de relatórios. Se as reuniões de status forem semanais, o trabalho deve ser concluído dentro de uma semana. Outra forma de determinar esforços é por meio da regra 8/80 (anotado acima).

Eis outros fatores a serem considerados na determinação do nível de detalhe nos elementos:

• Se sua equipe tem menos experiência e precisa de mais supervisão, faça com que os pacotes de trabalho sejam cada vez menores.
• Se você tem uma entrega que pode levar mais tempo para ser concluída ou custar mais do que o orçamento, divida o projeto em produtos menores com menor tempo de trabalho. Com um tempo de relatórios e revisão mais frequentes, você pode apresentar problemas e resolvê-los mais cedo.

Por fim, considere estes outros princípios importantes à medida em que avança:

• Faça atribuições no início de um projeto, mas permita que novas atribuições sejam criadas, se necessário, ao longo de um projeto.
• Certifique-se de que todas as entregas sejam consistentes com as normas.
• Não se preocupe se sua estrutura não estiver completamente simétrica ou equilibrada; muitas tarefas e produtos oferecerão mais detalhes do que outras.
• Certifique-se de que as tarefas não estejam listadas sequencialmente.

Se algumas entregas não forem conhecidas, você poderá inserir tantas informações quanto sabe no momento e atualizar o documento à medida que souber mais detalhes.

O primeiro passo para criar uma estrutura de divisão de trabalho é unir a equipe. Caso sua equipe esteja trabalhando no local ou remotamente, é essencial que os membros participem na identificação das subentregas. Rod Baxter diz: "Você não cria uma estrutura de divisão de trabalho sem alguém da sua equipe que é um especialista em assunto (PME). Você precisa de pessoas da equipe que realmente saibam o que está acontecendo.” Os PMEs podem ajudar a listar todas as tarefas necessárias em um WBS e identificar responsabilidades ou lacunas sobrepostas no gráfico concluído.

Você também precisará reunir estes documentos principais para iniciar o desenvolvimento do WBS: a carta do projeto, a instrução do problema do projeto ou a definição de escopo, toda a documentação aplicável de contratos e contratos, e os processos de prática de gestão de projetos existentes em sua organização.

Uma estrutura de divisão de trabalho eficaz deve conter cada um dos seguintes elementos ou componentes:

• Uma declaração de visão de projeto
• Fases de projeto definidas, que dependem do tamanho do projeto
• Uma lista de tarefas com os produtos a entregar

Dr. Larry Bennett, engenheiro civil, gerente de projeto e autor de quatro livros, vê pelo menos duas vantagens quando uma estrutura de divisão de trabalho é criada pela equipe: "Há um potencial para grandes quantidades de entradas (insumos) de vários pontos de vista, e a propriedade que resulta da participação."

Suas ferramentas para capturar informações podem ser tão simples quanto uma pilha de cartões 5 por 3 ou um bloco de notas pegajoso que você usa para anotar os produtos e partes relacionadas. Então você pode organizá-los em um quadro branco, de cortiça ou até mesmo em uma parede. As equipes virtuais podem realizar atividades semelhantes por meio de um software colaborativo de um quadro branco.

Para começar a criar um WBS, defina o nível um, o principal possível para o projeto. Em seguida, adicione o máximo de detalhes possível ao nível dois antes de passar para pequenas partes do trabalho no nível três e além, se necessário. Tente sempre definir o que é necessário no nível anterior com o máximo de detalhes possível antes de passar para os próximos níveis.

Como criar um WBS: A visão do alto

Antes de mergulhar fundo nos detalhes da estrutura da divisão da obra, é importante começar a aprimorá-la do alto. Execute estas etapas preliminares importantes primeiro:

1. Determine e descreva a instrução do projeto
2. Realce todas as fases necessárias do projeto
3. Crie e liste os produtos (bem como o sucesso será medido)
4. Divida os produtos em tarefas gerenciáveis
5. Atribua todas as seções e certifique-se de que cada responsável tenha o poder de entregar

Ferramentas para criar um WBS e informações vinculáveis

Embora você possa capturar seu WBS com cartões de índice ou caneta e papel, modelos e ferramentas eletrônicas facilitam o registro, edição e divulgação do gráfico para os membros da equipe, em seguida, salve-o com as configurações de controle de documentos para que as atualizações sejam registradas através do processo de controle de alterações.

Modelos simplificam o trabalho. Sua equipe ou empresa pode já ter um modelo. Caso contrário, você poderá criar seu próprio WBS ou baixar um dos modelos da web e personalizá-lo. Procure por esses recursos úteis em um modelo:

• Campo de codificação WBS
• Campo de rótulo do componente
• Bloco do logotipo da empresa
• Espaço para o nome da equipe
• Seção para o nome do gerente de projeto

As seguintes informações normalmente podem ser vinculadas a cada elemento do WBS para que sejam ainda mais úteis, dinâmicas e compartilháveis para a equipe:

• Número do WBS: Este é o contorno ou o número do índice atribuído a cada componente ou etapa do processo. Por exemplo, na seção "1", as tarefas e os produtos que se seguem sob aquela seção ou fase de um projeto serão nomeados "1.1", 1.2" e assim por diante.
• Título de cada elemento: Este é o nome curto acordado de cada marco ou entrega que é organizado e explicitado no WBS.
• Definição: Um rótulo curto e cativante não é útil se não estiver claro para suas partes interessadas, por isso é importante explicar - o mais breve possível - o que significa cada nome. Por exemplo, pode ser necessário esclarecê-lo sobre o que significa "Fechamento de projeto". Isso significa que as faturas finais são pagas? Que o projeto final, com detalhes complementares, seja entregue? Se houver alguma chance de alguém não ficar esclarecido sobre o que qualquer um dos títulos significa ou se você alterá-los para cada WBS..
• Nomes e funções das partes interessadas: Liste os nomes de cada parte interessada e designe sua função (participante, responsável, mantenha-se informado, aprovação necessária e assim por diante).
• Atividades e tarefas: Explicite as etapas necessárias para completar cada marco e a quem eles estão atribuídos, especialmente se estes incluem colaboradores fora da sua equipe principal.
• Definição de "Concluído”:Descreva os requisitos para a conclusão de cada tarefa e marco. Como deve ser, o que deve conter, quem deve vê-lo e para onde ele vai a seguir?
• Formato a ser entregue: Descreva como será - por exemplo, um documento do Word com cerca de 10 páginas de comprimento fornecido eletronicamente, ou um modelo de PDF ou UX entregue por e-mail ou como um documento compartilhado.
• Dependências ou riscos: Capture todos os riscos e dependências que podem afetar a entrega de cada marco. Podem ser riscos internos (um cliente que busca mais rodadas de revisão, por exemplo) ou externos (uma queda de energia que afeta a entrega de determinados componentes).
• Orçamentoestimado: Isso deve levar em conta todas as perguntas envolvidas, o custo da equipe, recursos de hardware e software e outros fatores.
• Fase ou ciclo de vida do projeto: Isso é opcional, mas pode ser útil para projetos mais longos ou mais complexos. Para determinadas entregas, é possível criar uma fase ou um ciclo de vida em detalhes que não seja necessário para outros componentes ou marcos do projeto.

Embora as estruturas de divisão do trabalho sejam e devem ser flexíveis e personalizadas para cada projeto, essas dicas ajudarão os gerentes de projeto e as organizações a criar o WBS mais útil:

1. Organize uma sessão de brainstorming entre os vários departamentos envolvidos com o projeto.
2. Se desejar, permita que as equipes de projeto usem ferramentas de baixa tecnologia como quadros brancos, cartões de notas ou notas pegajosas para identificar produtos importantes, subprodutos e pacotes de trabalho específicos.
3. Aproveite as ferramentas que oferecem suporte para mapeamento mental e brainstorming.
4. Adote uma estrutura padrão para fornecer informações descritivas para cada elemento WBS no dicionário WBS a fim de garantir a consistência.
5. Personalizar a quantidade de detalhes. O nível de detalhe fornecido deve ser menor para os elementos do WBS que são mais elevados na hierarquia e mais detalhados para elementos de nível inferior.
6. Garanta revisões frequentes. Como o WBS é um documento orgânico, reveja seu conteúdo com frequência e ajuste de acordo para assegurar o desempenho e a entrega adequados do projeto.
7. Certifique-se de capturar a documentação e revisar os ciclos e o tempo que eles levam, bem como o treinamento no início do projeto e os testes no final.
8. Observe os produtos a entregar na gestão de projetos, incluindo a produção de um plano de projeto. Delineie os produtos a entregar que o cliente ou uma parte externa devem esperar.. Verifique a abordagem do projeto descrita na carta do projeto para quaisquer atividades que precisem ser incluídas no WBS.

Uma estrutura eficaz de divisão de trabalho não pode ser elaborada da noite para o dia ou por uma só pessoa. Para ser realmente eficaz, um WBS deve:

• Explicitar tudo relacionado à criação e à entrega do projeto, incluindo todos os produtos e marcos.
• Ser criado pelo gerente de projeto e por outras pessoas diretamente envolvidas nelee não, por exemplo, entregue a um gerente de projeto "de cima" ou a um cliente. Desta forma, aqueles que serão responsabilizados explicam o que farão e podem se responsabilizar completamente com o que e como será entregue.
• Expresse todas as informações visualmente, para que os conceitos sejam facilmente compreendidos e organizados.
• Ser um documento vivo; dependências e riscos podem afetar cronograma e/ou escopo, portanto, o WBS precisa ser tratado como um guia orgânico, que funciona como a "verdadeira orientação" do projeto, enquanto é adaptado e modificado conforme necessário
• Seja adaptável a qualquer formato ou plataforma, para que os membros da equipe possam acessar e agir rapidamente sobre ele, onde quer que estejam, em qualquer dispositivo

Baixar modelo de dicionário de estrutura de divisão de trabalho

A estrutura do WBS, ou dicionário, é um documento fluido, mas sempre incluirá certas informações. Eis aqui os elementos de um dicionário WBS minucioso e confiável. Observe que os elementos que rolam sob cada fase podem ser movidos ou ajustados conforme desejado. Aqui está um exemplo, que envolve o desenvolvimento de software, mas observe que o projeto não se trata simplesmente das fases de criação e teste de software.

1. O título do projeto
2. Iniciação
3. Desenvolvimento da carta do projeto
   A - Entrega: Enviar a carta do projeto
   B - Ppatrocinador do projeto analisa charter do projeto
   C - A carta do projeto é assinada e aprovada
4. Planejamento
   A - Criar a instrução de escopo preliminar
   B - Determinar a equipe de projeto
   C - Reunião da equipe de projeto
5. O plano do projeto
   A - Desenvolver o plano do projeto
   B - Enviar o plano do projeto
   C - Marco: Aprovação do plano de projeto
6. Execução
   A - Reunião de projeto
   B - Verificação e validação dos requisitos do usuário
   C - Projetar o sistema
   D - Adquirir hardware e software
   E - Instalar sistema de desenvolvimento
7. Fase de teste
   A - Instalar sistema ao vivo
   B - Fazer o treinamento do usuário
8. Ao vivo
9. Controle
10. Gestão de projetos
    A - Reunião de projeto
    B - Atualizar o plano de gestão de projetos
    C - Gerenciamento de riscos
11. Encerramento
12. Realização de auditoria
13. Lições aprendidas sobre documentos
14. Atualizar arquivos e registros
15. Ganhar a aceitação do formato
16. Arquivar arquivos e toda a documentação

Itens adicionais do dicionário:

• Data deconclusão: A data em que a entrega do WBS foi transmitida.
• Status de entrega: Isso pode ser aplicado a produtos ou marcos individuais dentro do projeto, ou pode refletir o status geral de entrega do projeto.
• Dependências e riscos: Descreva as dependências que impactam na conclusão final.
• Data estimada para conclusão: Data em que você acha que é aceitável que o trabalho seja concluído.
• Registro de problemas: Lista de problemas que estão afetando o trabalho de entrega (envolvimento reativo).
• Porcentagem concluída até a data: A quantidade de conclusão de entrega expressou-se como uma porcentagem em uma determinada data - por exemplo, 20% a partir de dezembro. 14, 2020.
• Comentários do progresso: Um campo que permite manter um registro diário/semanal do progresso.
• Pessoaresponsável: Essa pessoa é encarregada de completar o trabalho de entrega. Isso pode não necessariamente ser a pessoa ou a equipe fazendo o trabalho, mas poderia ser um gerente funcional.
• Registro de risco: Lista de possíveis elementos ou fatores que podem afetar negativamente as alternativas de entrega e planejamento (engajamento proativo).
• Data de início: Especifique quando o projeto começa, que pode ser a data em que um escopo de trabalho é assinado, e inclui outras "datas de início", como a criação de uma carta de projeto, trabalho formal, etc.

Como criar um WBS no Microsoft Project

1. No Microsoft Project, adicione o nome da entrega principal no campo Nome da Tarefa.
2. Adicione a lista de sub-entregas no campo Nome da Tarefa. Para recuar as subentregas, use a tecla de seta para frente do projeto.
3. Continue adicionando e recuando os itens da lista até chegar ao nível do pacote de trabalho.
4. O Microsoft Project adiciona automaticamente os códigos WBS, com base na estrutura de contorno de cada tarefa/atividade. No entanto, você pode criar códigos específicos clicando na guia Projeto, escolhendo WBS na barra de menus e clicando em Definir código.

Com a sensibilidade necessária para evitar listas de tarefas e manter os pacotes de trabalho gerenciáveis, mensuráveis e orientados para entrega, como um novo gerente de programa ou uma nova estrutura de detalhamento de trabalho do usuário ganha competência?

Michelle Watkins, a solutions consultant for Smartsheet, has over 20 years’ experience in project management. “Start with templates,” she suggests. “Something with a baseline, and make your adjustments from there.”

Rod Baxter says, “You just keep practicing.” According to Baxter, a good project manager needs training and skill in risk management, communications management, and work breakdown structure. Project managers can gain confidence through mentoring newbies as they work their way through the ranks from such positions as project analyst to associate program manager.

Dr. Bennett echoes this notion that practice is the key to mastering work breakdown structures.

“How does one develop confidence in any new endeavor?” he asks. “There are no magic formulae. But confidence is built through a combination of study, getting close to those who are using the method successfully, watching, asking questions, doing it oneself, soliciting feedback, learning from that feedback, and doing it again.”

Bennett says the best way to learn is probably from finding out where and how the WBS was used to create a good result. This type of information probably isn’t in scholarly publications. “Look for ‘real world’ practitioners who discuss their experience at professional meetings,” he says.

Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.