Todos os tipos de projetos podem se beneficiar de reuniões de Scrum
O Scrum não é apenas para softwares. Ele pode ser aplicado a quase qualquer projeto para entregar melhores resultados. Na verdade, uma pesquisa da Scrum Alliance em 2013 descobriu que mais da metade dos entrevistados que usavam Scrum estavam em setores que não eram de TI, incluindo jurídico, saúde e varejo.
As metodologias ágeis se originaram a partir de técnicas de manufatura enxuta. Um dos exemplos mais famosos de uma reunião diária de Scrum é o stand-up do British Privy Council.
Então, como você estabelecer seu próprio Scrum diário? Vamos dividi-lo em algumas etapas importantes.
Project Management Guide
Your one-stop shop for everything project management
Ready to get more out of your project management efforts? Visit our comprehensive project management guide for tips, best practices, and free resources to manage your work more effectively.
Como definir a estrutura de uma reunião de Scrum
Para definir a fundação certa para o seu ritual Scrum, é importante entender o uso adequado do Scrum diário e ter o apoio da liderança.
No contexto de desenvolvimento de software ágil, Scrums diários acontecem durante um sprint, ou seja, um período de trabalho de, geralmente, duas a quatro semanas. Durante o sprint, um conjunto predefinido de requisitos do backlog do produto é abordado para produzir uma nova iteração do software.
Não importa qual aplicativo Scrum você use, lembre-se de que as reuniões de Scrum são usadas durante um período definido de trabalho intenso e focado e são diferentes de outros tipos de reuniões de equipe, de planejamento ou de status diárias. Não diminua o valor desse período de intensidade aplicando reuniões de Scrum para além de um grande empurrão em trabalhos específicos.
No Scrum diário, os membros da equipe conversam sobre o trabalho que realizaram no dia anterior, o que planejam fazer hoje e quais obstáculos estão enfrentando. O processo não é de cima para baixo, em que o chefe ou gerente recebe um relatório de cada membro da equipe. Em vez disso, o foco está na colaboração e nos indivíduos que assumem compromissos entre si.
Decida quem fará parte da equipe Scrum
As equipes Scrum funcionam melhor quando envolvem menos de 10 pessoas. O ideal é de cinco a sete indivíduos. O número limitado facilita a comunicação e promove a camaradagem e a propriedade compartilhada.
Se o seu projeto for grande, é possível dimensionar as reuniões de Scrum dividindo o trabalho e criando várias equipes. Cada equipe tem seu stand-up diário e, em seguida, envia um representante para uma reunião “Scrum of Scrums” na qual o trabalho de todas as equipes é coordenado.
Existem três funções na equipe Scrum:
O Scrum master atua como treinador da equipe e ajuda a resolver problemas e facilitar o trabalho. Embora ele ou ela tenha uma compreensão profunda do trabalho da equipe, é importante observar que essa pessoa não é o gerente de projeto tradicional que assume função de chefe. As equipes Scrum são auto-organizadas.
O proprietário do produto representa a principal parte interessada do trabalho (por exemplo, o usuário ou o consumidor), que comunica uma visão ou objetivo amplo para a equipe. Ele ou ela entende a lógica do negócio e prioriza o trabalho. O proprietário do produto também se comunica com outras partes interessadas fora da equipe Scrum. Há debates dentro da comunidade ágil sobre se os proprietários do produto devem participar de Scrums diários, mas a maioria dos especialistas afirma que sim.
A equipe é composta por pessoas com conjuntos de habilidades diferentes, multifuncionais e que treinam uns aos outros. As melhores equipes são unidas e estão localizadas no mesmo lugar. Os membros da equipe Scrum têm que estar comprometidos em ajudar uns aos outros e a colocar as prioridades da equipe em primeiro lugar.
O papel dos indivíduos externos
Todos esses membros participam das reuniões do Scrum. Pessoas de fora da equipe podem querer ou precisar comparecer de tempos em tempos, mas para evitar enfraquecer o foco do time em seus objetivos, elas não participam da discussão. Quando seu Scrum está começando a se estabelecer, pode ser útil manter o stand-up diário para indivíduos externos.
Se os membros da equipe sentirem que estão expostos ou sendo avaliados por gerentes ou partes interessadas de outras áreas da empresa, existe uma tendência a serem menos sinceros ao falar sobre desafios e obstáculos. Limitar o comparecimento pode ajudar a criar confiança e segurança nos membros Scrum desde o início ou em momentos especialmente sensíveis no ciclo de vida do projeto.
Decida onde e quando o Scrum ocorrerá
Seu próximo passo para a organização de uma reunião de Scrum eficaz é determinar a logística. Você pode fortalecer seu ritual com um Scrum diário realizado sempre no mesmo horário e local. Muitos veteranos do Scrum recomendam que a reunião aconteça de manhã para que todos tenham uma ideia clara da expectativa para o dia. Se você tem membros da equipe com turnos escalonados ao longo do dia, pode escolher uma hora em que todos estejam no mesmo lugar.
O melhor local para a reunião é o espaço de trabalho da equipe. Assim, o Scrum board, que exibe o status do trabalho, pode ser visto e atualizado durante a reunião, e consultado mais tarde. Equipes distribuídas não são ideais para o Scrum por várias razões, mas se for o seu caso, é possível usar um quadro on-line. Se a equipe tem funcionários remotos, certifique-se de que participem do Scrum por telefone ou videoconferência e deixe tudo configurado antes do primeiro dia. Nada drena o impulso e a energia mais do que chamadas com áudio ou imagens distorcidos e falhos.
Determine um limite de tempo rigoroso
O próximo passo é definir um limite de tempo para o Scrum diário. Uma regra fundamental é que o Scrum deve ser muito curto: não mais do que 15 minutos. Não é hora de se aprofundar em detalhes técnicos ou de planejamento. Para se manter no caminho certo, algumas equipes usam um cronômetro gigante ou um aplicativo que todos podem visualizar.
Se entre as atualizações da reunião de Scrum algo não puder ser resolvido rapidamente, deixe de lado para discutir mais tarde com os envolvidos de forma direta com o problema. Às vezes, isso é chamado de barra lateral ou de estacionamento. Para ajudar a manter o processo em movimento, Scrums são tradicionalmente feitos em pé. Remova celulares e outros dispositivos para minimizar distrações.
Sobre o que os membros da equipe falam
Na verdade, não há pautas no sentido tradicional (ou minutas) no Scrum diário. Na reunião, cada participante deve responder a três perguntas:
- O que você fez ontem?
- O que você fará hoje?
- Existe algum obstáculo atrapalhando seu progresso?
O Scrum master toma nota dos obstáculos e deve resolvê-los após a reunião.
Entre em um acordo com antecedência sobre a ordem em que as pessoas devem falar e não deixe que um indivíduo sozinho tome decisões, nem o Scrum master, pois isso vai contra o princípio de auto-organização do Scrum e inibe a sensação de que a equipe está executando sua reunião de Scrum.
Existem diferentes métodos para estabelecer a ordem de fala, como seguir no sentido horário ou anti-horário. Algumas equipes gostam de passar um objeto, como uma bola, que pode deixar o processo mais divertido. Outra maneira é por ordem de chegada ou sorteio de cartões com números. Também é possível seguir a ordem do seu quadro de tarefas, começando com os itens à direita (mais próximos da conclusão) e na parte superior (com maior prioridade). As pessoas começam a falar quando seus itens são discutidos.
Dá o play
Você pode projetar uma resposta pavloviana ao Scrum e manter a animação do time apresentando pequenas sugestões para começar e terminar a reunião.
Você pode tocar “Get Up, Stand Up” de Bob Marley ou outra música para indicar que o stand-up diário está prestes a começar. Muitas equipes gostam de sinalizar o fim de uma reunião de Scrum com uma frase de efeito. Confira nossa lista de músicas perfeitas para se preparar para o Scrum.
Prepare-se para o lançamento
Depois de determinar todas as regras básicas e a logística para sua reunião diária de Scrum, prepare a equipe para discutir os detalhes. Não espere para fazer isso logo no primeiro Scrum para não evitar gerar desvios no formato rigoroso, que é a chave para o seu sucesso.
Com uma reunião Scrum eficaz, quase não há intervalos. Você deve ver o êxito desde o início. Ter um facilitador ou Scrum master experiente ajuda as equipes a evitar armadilhas comuns, como não responder às três perguntas ou se prender a conversas que devem ser levadas para a barra lateral.
Mesmo que você não tenha um veterano de Scrum para conduzir as reuniões, é possível estabelecer um Scrum diário eficaz de forma rápida mantendo-se fiel aos princípios centrais. Resista à tentação de modificar, pelo menos no início do processo, já que você corre o risco de desfazer a magia.
Resolução de problemas
Se, no entanto, suas reuniões de Scrum não ocorrerem da maneira esperada, pode ser devido a um dos poucos problemas comuns. Descreveremos essas questões e algumas possíveis soluções em resumidamente.
- Foco no Scrum master – Os organizadores de Scrums diários eficazes enfatizam a importância da comunicação entre colegas. Uma armadilha comum, especialmente para novatos no Scrum, é a tendência das pessoas em falar para o Scrum master na sua vez. Para ajudar a redirecionar o foco para os colegas de equipe e os compromissos assumidos com eles, o Scrum master pode intencionalmente quebrar o contato visual com o indivíduo que está falando. Outra técnica é manter o Scrum master fora do círculo.
- Desvios na reunião – O caso pode ser a socialização, uma pessoa detalhando demais um problema ou a conversa sobre assuntos mais adequados para uma barra lateral. Algumas equipes dizem frases como “vamos discutir depois” como um lembrete. Ou você pode tentar a regra das duas mãos. Se alguém acha que a reunião se desviou do assunto, levanta a mão. Se uma segunda pessoa também levanta a mão, a conversa para e o stand-up volta ao seu fluxo normal.
- Perda de concentração nas perguntas – As reuniões de Scrum perdem a eficácia se não girarem em torno das três perguntas que discutimos acima. Pode ser tentador para um Scrum master iniciar uma reunião falando sobre um novo requisito ou alteração no projeto que acabou de surgir, o que inevitavelmente leva a uma discussão sobre como lidar com a nova necessidade e negligencia as perguntas.
- Da mesma forma, se o Scrum master microgerencia ou “conduz” a conversa, prejudicando a comunicação entre colegas, a atmosfera colaborativa se perde e as reuniões se tornam menos eficazes. Mantenha suas reuniões de Scrum focadas no avanço da equipe em direção às metas do projeto e garanta que todos se concentrem nas perguntas.
- As pessoas chegam atrasadas, despreparadas ou não estão dispostas a falar muito – Isso atrasa os Scrums diários e desanima os participantes. Medidas punitivas devem ser evitadas, uma vez que minam o espírito Scrum. Uma solução melhor é agitar as coisas mudando a ordem de fala ou a forma como você faz as perguntas (em vez do que você fez ontem, você pode perguntar o que a pessoa CONQUISTOU ou SE COMPROMETEU a fazer). Se o problema for mais profundo, como falta de confiança ou coesão na equipe, má comunicação, duplicação de esforços, microgerenciamento pelo Scrum master ou obstáculos que não foram eliminados, você pode dar um tempo nas reuniões de Scrum por alguns dias e abordar as questões subjacentes. Isso evita que a situação piore, criando uma percepção de que o Scrum diário não é um uso eficaz do tempo.
Com o apoio da gerência, uma base para preparar o pessoal para a mudança, além de um pouco de planejamento, é possível obter um Scrum eficaz estabelecido em pouco tempo. Logo, você vai colher os benefícios, ajudando as equipes a se concentrar nos processos que agregam maior valor ao negócio, esclarecendo o fluxo de trabalho, colaborando melhor e tornando o progresso e os problemas visíveis.
Em resumo, o Scrum diário feito da maneira certa fortalecerá sua capacidade de inovar.
Crie uma lista de verificação para formatar e executar sua reunião scrum rapidamente
- Estabeleça as bases
- Obtenha apoio da gerência
- Identifique o trabalho adequado para um sprint
- Organize a equipe
- Identifique quem fará parte do Scrum
- Limite a quantidade de participantes a até 10 pessoas
- Atribua as funções de Scrum master e de proprietário do produto
- Determine a logística
- Escolha um lugar perto da área de trabalho onde a reunião sempre acontecerá
- Determine o horário de início do Scrum
- Se a equipe tem participantes remotos, configure as ligações ou videoconferências
- Crie um quadro para exibir o status do trabalho e tenha um cronômetro
- Pense em rituais para começar e terminar a reunião, como músicas
- Escolha um método para determinar a ordem de apresentação
- Oriente a equipe
- Conduza uma reunião de pré-lançamento com a equipe
- Explique o propósito do Scrum
- Explique as regras básicas de condução do stand-up diário
- Apresente as três perguntas diárias
- Discuta o projeto que você conduzirá
- Exemplifique quais conversas devem ser destinadas para a barra lateral
- Solucione problemas, se necessário
- Avalie o andamento após alguns dias
- Certifique-se de que a comunicação seja entre colegas
- Confira se as três perguntas são respondidas por cada participante
- Avalie se o Scrum permanece no caminho certo e dentro do limite de tempo
- Se algum desses critérios não estiver funcionando, faça correções
Use o Smartsheet para manter suas reuniões e projetos Scrum no caminho certo
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.