O que é o gerenciamento de projetos Agile?
O gerenciamento de projeto Agile fornece uma abordagem iterativa e flexível ao design e ao desenvolvimento da tecnologia. Uma abordagem ágil abrange as constantes mudanças que ocorrem no desenvolvimento da tecnologia – permitindo que as equipes quebrem os requisitos extensos, construam e testem o método em segmentos menores para que as mudanças de exigências sejam gerenciáveis ao longo do projeto e não paralisem o projeto. Embora comumente usados no desenvolvimento de Software, os princípios por trás do Agile também podem ser aplicados com sucesso a projetos não relacionados a tecnologia. A capacidade de incorporar a mudança à medida que ela surge, tornando as atividades e o progresso transparentes e se adaptando ao longo do projeto pode gerar valor para muitos tipos de projetos.
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Por que usar o gerenciamento de projetos Agile
A capacidade de entregar um produto de Software que está no prazo e no orçamento, mesmo quando os requisitos e as demandas mudam ao longo do caminho, é a razão número um para incorporar o gerenciamento Agile de projetos. Os gerentes de projetos podem criar um produto, atingindo todos os marcos, mantendo-se ágeis para reagir a mudanças constantes. Com o Agile, a complexidade é reduzida, os sucessos são reconhecidos rapidamente, a qualidade é melhorada à medida que os problemas são identificados mais cedo, e o feedback é dos usuários durante todo o ciclo de vida do desenvolvimento.
Por que você precisa de uma ferramenta Agile?
Primeiro, você pode estar se perguntando por que precisa de uma ferramenta. Ou, talvez, por que uma ferramenta específica para o Agile é necessária. Certamente é verdade que o Agile pode ser gerenciado através de uma variedade de meios, incluindo métodos antigos, como cartões de índice, planilhas, Projetos no MS, ou a colocação de tudo em um quadro branco, mas esses exemplos não fornecem colaboração. Todos esses exemplos podem ser usados para coletar e listar requisitos, acompanhar o progresso, acompanhar as iterações e até para a geração de relatórios, até certo ponto. Você pode até mesmo começar a acompanhar valores da linha do tempo e coletar dados sobre a eficiência do progresso.
Mas uma pilha de ferramentas diferentes tornam um processo altamente ineficiente. A boa notícia é que existem muitas ferramentas que integram todas as funções do Agile em um único recurso. Gráficos de burndown, iterações, priorização de lista de pendências, armazenamento de casos de usuário e colaboração podem ser gerenciados em um único recurso coerente. Mantendo tudo em um só lugar, todos as partes interessadas sabem o lugar onde devem consultar, a qualquer momento, e podem se manter informadas de suas funções no projeto.
A escolha de ferramentas Agile começa com o foco no propósito
O movimento Agile oferece uma variedade de metodologias dentre as quais escolher: Scrum, Kanban, Feature Driven Development (FDD), Lean Software Development (LSD), Dynamic Systems Development Method (DSDM), Agile Software Development (ASD), Extreme Programming (XP) e Crystal. Sua organização pode já ter decidido qual metodologia usará, bem como se adotará o Agile no nível corporativo (Agile em escala ou "SAFe ®" (Scaled Agile Framework ®) ou no nível de desenvolvimento (Scrum Agile), no momento em que você começa a selecionar uma ferramenta. A questão é qual ferramenta é melhor para qual metodologia.
Princípios gerais para escolher a ferramenta Agile certa
Selecionar a ferramenta Agile certa para apoiar as necessidades e a metodologia do seu negócio é essencial. Os cinco recursos a seguir ajudarão você na escolha de uma solução que apoie sua equipe e sua abordagem Agile.
1. Facilitar a colaboração e a comunicação
Procure uma solução que facilite a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe. A ferramenta Agile deve permitir que os membros da equipe se comuniquem entre si e tenham discussões completas que eventualmente cheguem a uma conclusão. Considere uma ferramenta que tenha permissões para que você possa determinar quem deve fazer parte de uma conversa. Deve ser possível que qualquer parte interessada (analistas de negócios, desenvolvedores de Software, profissionais de marketing ou quem quer que seja) observe e participe da conversa à medida que o projeto passa por suas várias etapas desde o início até a entrega.
2. Histórico de acompanhamento e prestação de contas
Encontre uma ferramenta Agile que possibilite analisar o histórico da discussão e fazer vinculações entre conversa, ação e produto resultante. A ferramenta deve fornecer um meio para informar sobre os diversos segmentos do ciclo de vida do projeto, bem como sobre o projeto como um todo.
3. Armazenamento central pesquisável
Uma única ferramenta pesquisável que dá suporte a todas as funções do projeto Agile é melhor do que usar várias ferramentas porque cria uma fonte para armazenar e encontrar informações-chave do projeto, necessárias para tomar decisões. Por exemplo, realizar o acompanhamento de projetos em um quadro branco enquanto mantém conversas necessárias para desenvolver histórias de usuários no Sharepoint implica atrasos na busca de informações e possivelmente a perda de detalhes importantes. Além disso, uma ferramenta Agile que permite armazenar conteúdo em um único banco de dados fornece a capacidade de analisar vários projetos ao mesmo tempo e executar relatórios e análises de projetos cruzados.
4. Capacidade de colocação em escala
O Dr. Alistair Cockburn, líder do movimento Agile, passou muitos anos estudando as formas como as equipes se comportam. Em uma palestra que ele deu em 2012, Cockburn disse: "O desenvolvimento de Software é único; é uma atividade completa em si mesma. Assim, ao mesmo tempo que entendemos as "Leis da Física" que impulsionam a maneira como as pessoas trabalham com Softwares, o desenvolvimento de Software agora se torna o ponto de referência, e outras atividades são comparadas ao desenvolvimento de Software. Assim, podemos entender o que acontece nas equipes de design de Software e aplicar isso a equipes de design de negócios, equipes de design de marketing, publicidade, startups, empreendedorismo, todos os tipos de atividades."
A noção de uma ferramenta Agile confinada a uma equipe de desenvolvimento de Software pode impulsionar a implementação inicial, mas tenha em mente que a equipe de desenvolvimento pode crescer. Outros departamentos podem querer utilizar a ferramenta para seus projetos. Encontrar uma ferramenta com amplas capacidades pode não parecer a escolha mais eficiente, mas o tempo pode provar que é a opção ideal.
5. Análise
Análises são essenciais para qualquer projeto, tanto para visualização do processo em tempo real quanto para análise post-mortem. Você vai querer saber quanto tempo as tarefas individuais levaram para serem concluídas e o motivo de sua duração. As análises também ajudarão você a determinar o que atendeu e o que não atendeu às expectativas. Uma ferramenta ágil que possa fornecer uma análise sobre os dados será útil na criação de projetos exitosos futuros.
Requisitos da ferramenta Agile
Para escolher a ferramenta Agile certa, você precisará reunir uma lista de requisitos. Requisitos são funções, não recursos. Recursos são o que você encontra na ferramenta, e as funções são as atividades realizadas pelos recursos.
Reunir requisitos significa reunir-se com as principais partes interessadas para determinar as funções que elas querem que uma ferramenta realize. Por exemplo, o líder do Scrum pode querer uma ferramenta que ajude a acompanhar o desenvolvimento de recursos, enquanto o analista de negócios precisa de uma maneira de coordenar recursos com histórias de usuários, e o gerente de desenvolvimento precisa de funcionalidade de geração de relatórios para acompanhar o tempo real de desenvolvimento de recursos em comparação ao tempo de desenvolvimento esperado.
Todos têm sua própria ideia do que lhes trará mais valor, mas é improvável que alguma ferramenta satisfaça a todos. É aqui que as prioridades entram. Reúna todas as principais partes interessadas para criar uma lista de requisitos desejados e, em seguida, identifique as prioridades. Peça para que cada parte interessada priorize as funções que está buscando, para criar uma espécie de "lista de desejos" na forma de matriz. Certifique-se de que todas as partes interessadas saibam que pode não haver uma ferramenta para atender a todas as necessidades, por isso o compromisso é inevitável. Definir essa expectativa com antecedência reduzirá o atrito.
Aqui está uma lista de algumas funções gerais que você pode querer adotar em sua lista de requisitos:
- Planejamento e acompanhamento Agile
- Vinculação entre acompanhamento do plano e o relatório de status
- Modelos de processo personalizáveis
- Painéis e relatórios personalizáveis
- Histórico de itens de trabalho para auditoria
- Gerenciamento temático usando epics e outras histórias
- Gerenciamento de código-fonte (ou integração com sua ferramenta atual de gerenciamento de código-fonte)
- Builds de vários níveis
- Acompanhamento e colaboração de tarefas de desenvolvimento
- Melhora a discussão entre membros da equipe e comentários de lojas
- Visibilidade em tarefas e mudanças, de modo que qualquer pessoa afetada por elas esteja ciente disso
- Ferramentas de colaboração para gerenciamento de lista de pendências
- Ferramentas de revisão e de aprovação
- Acompanha tarefas do projeto, histórias de usuários e todos os itens de trabalho
- Monitoramento de relações entre itens de trabalho (para relacionamentos como pai-filho ou dependências)
- Ferramentas de geração de relatórios
- Capacidade de realizar análises de projetos cruzados
- Mantém um histórico de itens de trabalho para auditoria
- Controles de segurança de acesso configuráveis
- Disponível para todos os membros da equipe
- Gerenciamento completo do ciclo de vida do projeto
- Interface de usuário fácil de arrastar e soltar
- Acesso aos recursos de suporte ao cliente, incluindo fóruns, wikis, e-mail, chat
- Implantação e acessibilidade simples – baseadas em nuvem vs. no local
Comparação de ferramentas Agile
Quando todos os requisitos forem priorizados, você ainda terá dúvidas relevantes: quais são as opções de ferramentas disponíveis, o que elas conseguem fazer e qual é a certa. Há muitas ferramentas dentre as quais escolher, e nem sempre é fácil escolher uma. Algumas ferramentas têm o marketing voltado para startups, enquanto outras priorizam o Kanban, e outras enfatizam a utilidade para o gerenciamento geral de projetos Agile. Pesquisar a melhor ferramenta para suas necessidades só se tornará aparente à medida que o processo de avaliação continuar.
Passo 1: A Lista Extensa
Embora a lista possa começar extensa, reduzi-la pode ser mais fácil do que você pensa. Pesquisar online pode ajudá-lo a eliminar os produtos que não são adequados aos seus propósitos, antes mesmo de chegar ao ponto de fazer a correspondência de requisitos a características específicas de produtos.
Você precisará fazer sua própria avaliação, mas ler avaliações online pode ajudá-lo a concentrar seus pensamentos no que você está procurando, e pode até mesmo identificar a ferramenta certa para você. Uma vez que sua lista seja reduzida para as melhores (três a cinco) ferramentas (ou quantas você quiser avaliar), é hora de fazer a lista curta.
Passo 2: Inserir a matriz
Após o trabalho árduo de reunir requisitos e reduzir a gama de ferramentas, é hora de acertar os detalhes. Pode ser que você tenha limitado o campo a um conjunto de ferramentas gratuitas, de código aberto ou a ferramentas proprietárias ou a uma combinação de ambas, mas depois de chegar a esse ponto, a decisão provavelmente será tomada a partir dos detalhes. Pegue a lista de requisitos, adicione a lista curta ao longo da linha superior e comece a descer a lista, adicionando marcas de verificação nas colunas para corresponder aos requisitos de cada ferramenta.
Se uma ferramenta preenche o requisito, ela recebe um sinal de verificação nessa coluna e, se não preenche, não o recebe. Esse processo ajuda a trazer uma estrutura para o processo de tomada de decisão. Gráficos de burndown de iteração, captura de lista de pendências, manutenção do quadro de tarefas, captura de história do usuário e geração de relatórios: todas essas funções podem ou não ser incluídas com uma ferramenta específica, mas você pode colocá-las em sua matriz.
Por que o Smartsheet é uma ferramenta útil de gerenciamento de projetos Agile
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