O membro da equipe remota está em todos os lugares
O trabalho remoto está em ascensão, e se você é um gerente que ainda não exerceu responsabilidade direta sobre um funcionário que trabalha em casa, seu dia está chegando. De acordo com dados da Gallup, 43% dos funcionários trabalham remotamente. Embora o trabalho remoto seja comum em pequenas empresas, ele não é exclusivo delas: sete em cada dez gerentes da Fortune 100 supervisionam pelo menos um funcionário remoto. E embora o trabalho remoto também seja comum entre os millennials, 60% deles trabalham remotamente de acordo com a Sociedade de Gerenciamento de Recursos Humanos, os dados também mostram que cerca de quatro em cada cinco adultos de qualquer geração optarão por trabalhar remotamente se tal opção for oferecida.
De acordo com a Global Workforce Analytics, cerca de 3,7 milhões de funcionários trabalham em casa pelo menos metade do tempo, um número que representa 2,5% de todos os trabalhadores americanos. E não se esqueça que freelancers de carreira e nômades digitais estão se proliferando, com algumas estatísticas projetando que mais da metade de toda a força de trabalho americana será composta por esses grupos até 2027. Freelancer ou não, a empresa de pesquisa IDC projeta que 72% de todos os trabalhadores estarão fora dos escritórios até 2020, o que significa que eles poderão trabalhar em qualquer lugar do prédio, do bairro ou do mundo. Juntando tudo, percebe-se que os gerentes precisam desenvolver habilidades de gerenciamento remoto, e o mais rápido possível.
Muitos gerentes hesitam em aceitar o desafio de gerenciar trabalhadores remotos, presumindo que se alguns ou todos os membros da equipe estiverem fora do local, significa que "nave-mãe" perderá a responsabilidade ou a capacidade de liderar essas pessoas. No entanto, a maioria dos gerentes tem pouca escolha sobre supervisionar remotamente indivíduos ou equipes, dada a natureza das tendências em relação ao local de trabalho. Isso porque os benefícios do trabalho remoto, uma vez percebidos, são difíceis de negar.
“Before the recession, remote opportunities were a way to attract talent and seen as a way to foster sustainability,” says Kate Lister, President of Global Workplace Analytics, a company that studies workplace trends. “But post-recession, the C-suite woke up. Remote work became not just tactical but a strategic move because remote work saves money. Our research shows that companies can save about $11,000 per employee per year by allowing half-time telework.”
Apesar dos benefícios que a permissão do trabalho remoto traz para as empresas, há pouco treinamento formal disponível para gerentes cujas equipes passam por uma conversão para esse estilo de trabalho ou que estão adentrando locais de trabalho onde os membros da equipe são altamente distribuídos.
“O que mais me incomoda é que nunca houve um Seis Sigma para trabalho remoto”, afirma Lister, referindo-se ao protocolo de melhoria de processo lançado na década de 1980.
Lister diz que os gerentes que estão atentos a uma força de trabalho cada vez mais remota podem se capacitar conversando com seus pares em empresas que estão obtendo sucesso no jogo do trabalho remoto ou cogitar a leitura de estudos de caso no livro Work on the Move, publicado pela Workplace Evolutionaries, empresa de pesquisa sobre local de trabalho.
Re-motivado: equipes remotas querem os privilégios equivalentes e farão o que for preciso para obtê-los
Atitude é tudo, e quando se trata de equipes remotas, há uma boa notícia para os gerentes: a maioria dos funcionários aproveita a oportunidade de trabalhar remotamente por dezenas de razões, que vão desde tempo reduzido de deslocamento até a chance de dividir a agenda em partes do dia que permitem um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Em outras palavras, os funcionários querem o privilégio de trabalhar remotamente e, portanto, geralmente estão dispostos a cumprir as regras, os requisitos, as expectativas e as contingências estabelecidas pela gerência a fim de manter o direito ao trabalho remoto.
- Os membros remotos da equipe são engajados. Aqueles que trabalham remotamente são mais felizes do que seus colegas que trabalham presencialmente, de acordo com a pesquisa da Gallup, que relata que os funcionários remotos são 32% mais engajados do os que ficam no escritório. Dito isso, nem todos os trabalhadores remotos querem desistir completamente desse sistema. Embora o “engajamento ideal” entre um membro remoto da equipe e o empregador tenha subido de um dia remotamente por semana (20% remotamente) para três ou quatro (60-80% remotamente), os funcionários ainda apreciam a presença física, a conexão social, o café gratuito e a estrutura disponíveis no local de trabalho.
- O trabalho remoto é como uma cenoura para o cavalo. Se sua preocupação é gerenciar para seus superiores ou para seus subordinados, lembre-se de que os funcionários estão dispostos a se flexibilizar e se sacrificar pelo privilégio do trabalho remoto. Depois dos salários e dos benefícios competitivos, a flexibilidade no trabalho é uma prioridade máxima, especialmente entre os pais, de acordo com uma pesquisa de 2015 da Ernst & Young. Os funcionários farão sacrifícios para ter flexibilidade: de acordo com a Global Workplace Analytics, cerca de 37% dos trabalhadores em tecnologia aceitariam um corte salarial de 10% para trabalhar em casa. A pesquisa da Citrix reforça essa realidade: uma empresa revelou que quase dois terços de todos os membros da equipe abririam mão de pelo menos um benefício relacionado ao trabalho pelo privilégio de trabalhar em casa apenas uma vez por semana.
- Tempo economizado é dinheiro poupado. O tempo de deslocamento que os funcionários remotos não usam é frequentemente aplicado nos dias de trabalho. A AT&T relata que os funcionários remotos dedicam cinco horas adicionais no trabalho por semana em comparação com os funcionários presenciais, enquanto a Sun Microsystems relata que 67% do tempo de deslocamento que eles economizam volta para suas horas de trabalho. Considere o fato de que o funcionário que economiza seis horas por semana em seu trajeto poderia, ao longo de 50 semanas, entregar mais 200 horas de trabalho para a empresa – são cinco semanas inteiras de trabalho de 40 horas!
Há outra maneira de o trabalho remoto fornecer vantagens financeiras e relacionados ao tempo para os gerentes. Cerca de 46% das empresas pesquisadas pela Global Workplace Analytics afirmaram que o teletrabalho reduz o desgaste – o que significa que o tempo e o custo para recrutar, contratar e treinar novos funcionários são reduzidos quando funcionários remotos trabalham por mais tempo. Sustentar e cuidar de equipes remotas pode exigir um investimento inicial de tempo e treinamento técnico para gerentes, mas a redução do desgaste e da rotatividade da equipe não é uma recompensa que vale esse esforço?
Gerenciamento de equipes remotas: preveja preocupações e obstáculos
Gerentes que levam equipes predominantemente remotas ao sucesso precisam passar um tempo extra reunindo informações sobre o que precisam pessoal e profissionalmente. Embora isso seja verdade para os gerentes que lideram equipes no escritório, os membros remotos da equipe geralmente têm preocupações sobre o local de trabalho que os funcionários no escritório não têm. Quer saber quais preocupações um funcionário pode ter ao assumir uma função remota em seu trabalho? A seguir estão quatro problemas que os funcionários remotos destacam na pesquisa sobre local de trabalho e maneiras de abordá-los ou compensá-los.
Preocupação nº 1: funcionários remotos são promovidos?
Um em cada dez trabalhadores americanos com agendas flexíveis ou acordos sobre trabalho remoto disse à Ernst & Young que experimentou uma "consequência negativa" devido ao acordo de trabalho flexível, indicando que em muitos locais de trabalho ainda há um estigma de flexibilidade de que essas pessoas podem perder aumentos, contratações internas ou promoções. Os profissionais, especialmente os que são pais, temem escritórios que não oferecem flexibilidade ou com políticas de teletrabalho zero que proíbem o exercício da atividade em casa ou em outros locais. Mesmo que eles consigam um raro departamento que ofereça flexibilidade, uma mudança de gerente ou do trabalho interno significará que eles perderão essa flexibilidade?
O que os gerentes podem fazer: definir metas claras e mensuráveis para membros remotos da equipe pode ser bastante útil para provar o valor do trabalho realizado remotamente quando chegar a hora das análises anuais, das promoções, dos projetos-chave ou das reatribuições internas. Além disso, se os gerentes discutirem regularmente as metas de carreira com o funcionário remoto, associarem esse funcionário com um mentor ou outro profissional cuja carreira cresceu em um cenário remoto, reconhecerem funcionários remotos internamente por suas contribuições para que eles ganhem visibilidade e convidarem o funcionário remoto para eventos virtuais e no escritório onde ele possa se conectar a mais profissionais, isso pode aliviar os temores.
Preocupação nº 2: obstáculos para a conclusão do trabalho
Um em cada quatro profissionais remotos sente que seu status "não presencial" cria obstáculos para a conclusão de tarefas relacionadas ao trabalho. Alguns desses obstáculos podem ser legítimos: alguém esqueceu de fornecer uma senha ou convidar o membro remoto da equipe para um documento compartilhado antes de se desconectar e encerrar o dia? O suporte técnico é incapaz de resolver o problema de um funcionário remoto? Uma falha técnica o retirou de uma reunião virtual que os funcionários presenciais do escritório continuaram a realizar em uma sala de reuniões?
O que os gerentes podem fazer: gerentes e funcionários remotos precisam ser treinados regularmente sobre como usar as tecnologias que fazem o trabalho remoto funcionar bem. Se o funcionário e o empregador estiverem atualizados em relação às habilidades necessárias para compartilhar documentos e recursos corporativos, os obstáculos para a conclusão do trabalho são minimizados. Além do e-mail, os sistemas baseados em nuvem como Google Docs, Smartsheet ou Dropbox podem permitir que os funcionários "passem o bastão" entre si e os gerentes a qualquer hora do dia. Além disso, ao realizar reuniões com participantes remotos, usar a tecnologia para arquivar a reunião (seja uma gravação de áudio ou acesso próprio a materiais de apresentação) pode ser útil para que o funcionário remoto que foi retirado acidentalmente de uma chamada ou reunião on-line possa pelo menos examinar as anotações ou ouvir a gravação mais tarde.
Preocupação nº 3: medo de ficar de fora
O medo de ficar de fora (FOMO, do inglês "Fear Of Missing Out) é uma preocupação legítima para os membros remotos da equipe. Cerca de quatro em cada dez funcionários que trabalham em casa temem estar perdendo informações críticas da gerência ou recebendo informações tarde demais, de acordo com a Zogby Analytics. Os funcionários também podem suspeitar que estão perdendo o "bate-papo indispensável no bebedouro", os almoços espontâneos, os happy hours ou os projetos de caridade ou de voluntariado do escritório que podem unir equipes. Funcionários remotos – seja trabalhando como contratados de longo prazo ou externos em tempo integral – muitas vezes se sentem isolados trabalhando sozinhos dia após dia. De acordo com dados da Gallup, os funcionários que têm pelo menos um amigo do trabalho são 50% mais felizes do que aqueles que não têm essa conexão.
O que os gerentes podem fazer: empresas com grandes equipes remotas geralmente escolhem um ambiente baseado na nuvem para o "bebedouro" onde os membros da equipe podem interagir com o grupo ou individualmente Os gerentes podem incentivar os funcionários remotos a socializar através dessas redes com seus colegas de equipe ou de dentro da empresa para que os relacionamentos se formem no trabalho. Além disso, se um funcionário ou uma equipe for totalmente remoto, o gerenciamento pode agendar uma conferência periódica na qual toda a equipe de reúne em um local ou vai ao escritório para colaborar e fazer networking com as pessoas que são vistas principalmente nas telas. Criar algum contato formal é importante para combater o medo de ficar de fora.
Características do gerenciamento remoto inteligente
O que contribui para um gerenciamento remoto eficaz? Esteja você gerenciando um funcionário remoto ou uma equipe totalmente distribuída, existem várias características que você precisará ter (ou desenvolver) para liderar sua equipe.
- Eles entendem de trabalho remoto: gerentes que têm sucesso no gerenciamento remoto superaram mitos comuns, como a ideia de que funcionários remotos precisam de gerenciamento diferente quando o que eles realmente precisam são diferentes formas de contato e interação para manter uma comunicação eficaz. Eles também veem além do temor "quem não é visto não é lembrado" que pode levar ao microgerenciamento, sabendo que funcionários remotos trabalham demais e devem ser encorajados a tirar uma folga ou encerrar seu dia de trabalho em uma hora aceitável. Eles entendem que o pessoal remoto faz parte de um bom negócio e que os membros da equipe podem ser mais felizes e produtivos, ao mesmo tempo em que entregam mais horas de trabalho do que os funcionários presenciais.
- Eles conhecem o funcionário e seu ritmo de trabalho e ponto de vista: para que um acordo remoto prospere, a confiança entre gerente e empregador é fundamental. Você pode ganhar confiança rapidamente aprendendo sobre a vida e os padrões de trabalho do funcionário – o que o motiva e por que ele quer trabalhar de determinada maneira. Se um funcionário acorda cedo, desaparece no final da tarde para receber seus filhos depois da escola e retoma o trabalho após o jantar, conhecer a agenda da família ajuda muito um gerente que deseja definir suas próprias expectativas (e dos outros) em relação à produtividade, aos ritmos de fluxo de trabalho e às horas acessíveis do membro da equipe. Os funcionários podem não trabalhar dentro do horário comercial, mas terão horas.
- Eles definem expectativas e metas claras: quando se trata de prazo de conclusão de projetos, de como aproveitar-se de uma cadeia de comando ou da disponibilidade simultânea do gerente e do funcionário, é importante definir expectativas claras que, quando seguidas ao longo do tempo, estabelecem confiança. As equipes podem não trabalhar dentro do horário comercial, mas estabelecer horas de trabalho e de folga é um exemplo de definição de expectativas para funcionários e gerentes.
- Eles incluem e reconhecem trabalhadores remotos: embora contratados e freelancers possam estar acostumados a níveis escassos de reconhecimento (geralmente uma verificação será suficiente), os funcionários remotos querem e precisam de reconhecimento por suas contribuições. Pode ser na forma de convites para reuniões por telefone/vídeo com funcionários presenciais, compartilhamento de informações (atualizações sobre departamento ou desenvolvimentos corporativos gerais, uma reunião periódica de atualização de status) ou outras formas de conversas periódicas nas quais um gerente pode transmitir elogios, validação e contextualizar a contribuição individual do funcionário para um projeto ou iniciativa maior. Com uma equipe global ou de vários fusos horários, o reconhecimento pode assumir a forma de reuniões surpresa em horas diferentes para respeitar o fuso horário de cada funcionário.
- Eles divulgam e normalizam o trabalho remoto dentro do local de trabalho: membros remotos da equipe, sejam novos no trabalho remoto ou em um local de trabalho, muitas vezes temem que a perda de oportunidades ou a falta de visibilidade acompanhem sua posição. Além do reconhecimento de suas contribuições individuais, os bons gerentes acompanharão, medirão e relatarão o sucesso de projetos finalizados remotamente e os indivíduos que os concluíram. Integrar o trabalho fora do escritório – não é a exceção, mas uma norma – é uma boa prática para gerentes e funcionários.
Para saber mais sobre como dar suporte à sua equipe remota com comunicação, leia "Como implementar estratégias remotas de comunicação em equipe para sua empresa: práticas recomendadas e dicas de especialistas".
Gerenciamento remoto no trabalho: o governo dos EUA e o teletrabalho
Talvez surpreendentemente, o governo federal dos Estados Unidos vem defendendo o trabalho à distância (seu termo preferido é teletrabalho), citando seus benefícios percebidos em termos de disposição para os funcionários, a capacidade do trabalho remoto em fornecer continuidade durante desastres climáticos ou de outros tipos e o potencial do teletrabalho em reduzir os custos imobiliários e de serviços públicos e o tempo perdido no deslocamento. O Escritório de Gerenciamento de Pessoal dos EUA apresenta relatórios anuais ao congresso sobre o progresso de suas iniciativas de teletrabalho, e em seu relatório mais recente, a agência afirmou que 42% de todos os funcionários federais são elegíveis para o teletrabalho. Cerca de metade dos funcionários elegíveis para o teletrabalho estão trabalhando assim.
Dentro das numerosas agências sob a estrutura federal, as mudanças para o trabalho à distância produziram economias significativas, levando o governo a incentivar mais o teletrabalho (onde ele é aplicável em uma determinada atividade). Para citar alguns exemplos: de acordo com o relatório anual de teletrabalho de 2017 (citado acima), a FEMA (Federal Emergency Management Agency, Agência federal de gerenciamento de emergências) estima economizar US$ 702.277,00 devido ao teletrabalho. O lançamento do Flex Fridays (sextas-feiras flexíveis) pela NASA em seu Centro Espacial Johnson levou a uma redução de US$ 85.000,00 nos custos anuais de serviços públicos, enquanto o Conselho Nacional sobre Deficiência recuperou para seu orçamento US$ 2.400,00 por ano em benefícios normalmente estendidos aos trabalhadores do escritório.
Esses números criam um forte motivo final, mas o governo reconhece que gerenciar funcionários remotos exige sutileza. "Gerenciar teletrabalhadores coloca mais responsabilidade sobre os supervisores e suas habilidades de gerenciamento de desempenho", afirma o relatório ao Congresso. “Manter os níveis de desempenho e cumprir as metas de melhoria em um ambiente de teletrabalho requer excelentes habilidades de supervisão.”
Abaixo estão as principais habilidades da lista de habilidades desejadas pelo governo no gerenciamento remoto de funcionários:
- Planejamento do trabalho: quais tarefas dentro do departamento o funcionário executará?
- Configuração das expectativas: quão bem o funcionário precisa executar as tarefas e como isso será medido e avaliado?
- Monitoramento do desempenho: a quantidade, a qualidade, a prontidão e as despesas de monitoramento de mérito do trabalho – e muita comunicação é necessária para estabelecer referências.
- Reconhecimento dos funcionários pelo desempenho: o reconhecimento de funcionários remotos é particularmente importante para mantê-los motivados.
Além de liderar com esses quatro critérios em mente, os líderes em departamentos com teletrabalho geralmente o promovem das seguintes maneiras:
- Por meio de eventos de COOP (Continuity and Operations Planning, continuidade e planejamento de operações) (79% das agências)
- Promoção do teletrabalho em reuniões em toda a agência (57%)
- E-mails em toda a agência que dão apoio ao teletrabalho (44%)
- Vinculação das metas e dos objetivos estratégicos do teletrabalho e da agência (43%)
- Apresentação de eventos especiais de teletrabalho, como a "semana do teletrabalho" (23%)
- Publicação de avisos ou cartazes (10%)
Formação de cargos remotas, contratação e montagem de uma equipe remota
Se você está administrando uma equipe remota e adicionando um novo contratado a ela – ou iniciando uma equipe remota e avaliando como descrever a proposta de trabalho que está oferecendo – avalie o seguinte:
Você pode testar antes de comprar?
Às vezes, contratar um funcionário ou freelancer pode ser uma ótima maneira de testar um futuro cargo remoto. Se você é novo no gerenciamento de funcionários remotos, trabalhar com freelancers pode significar um teste confiável para um engajamento futuro – com aquele freelancer ou uma contratação diferente em tempo integral. Anote se o funcionário contratado precisa vir para reuniões e com que frequência. Se este fosse um trabalho contínuo, seria 20%, 60% ou 100% remoto? Em se tratando do trabalho propriamente, quais tecnologias você e o freelancer usaram para executar o projeto? Essas tecnologias estão prontamente disponíveis dentro da infraestrutura de TI do escritório ou residirão fora dela, talvez na nuvem? Se você trabalhasse com este contratado ao longo do tempo, que ritmo de comunicação precisaria estabelecer? Além disso, se a empresa não tiver contratos de funcionários remotos prontos, considere discutir com a liderança apropriada ou com o RH sobre contratos padrão ou personalizados para compromissos com freelancers.
Baixe o modelo de política de trabalho remoto – Word
O trabalho pode ser realizado remotamente?
Antes de anunciar um trabalho que será realizado remotamente ou conversar com um funcionário existente que deseja um acordo de teletrabalho, pense muito sobre o trabalho em questão. Em poucas palavras, pergunte: o trabalho pode realmente ser executado remotamente? O funcionário específico tem um escritório disponível em casa ou trabalhará em um café? O membro da equipe pode realizar as tarefas do trabalho com as tecnologias de escritório que a empresa fornece ou ele precisará da assistência do empregador para que o trabalho se torne viável? (Por exemplo, se o trabalhador vive distante, ele precisará de internet com maior velocidade ou atualizações de comunicações especiais? Ele poderá receber entregas de pacotes em tempo hábil ou todo o envio terá um custo premium devido à sua localização?) Por fim, o funcionário precisa de criptografia especial ou outro acesso remoto especial para informações confidenciais?
Adição e engajamento de novos membros da equipe remota
Assim como acontece com muitos relacionamentos, as primeiras impressões contam, mas também os compromissos contínuos. Os melhores gerentes oferecem aos contratados remotos uma integração organizacional detalhada e, em seguida, dão continuidade com comunicações frequentes e claras para que o funcionário remoto conheça o contexto corporativo e o significado de suas contribuições e esteja sempre motivado a usar sua posição definitivamente.
- Crie um processo de integração: embora muitos membros da equipe remota usem tecnologias mais simples ou amplamente utilizadas para colaborar com empregadores ou projetos, quando você apresenta um novo funcionário remoto, passe algum tempo familiarizando-o com seu conjunto de ferramentas de tecnologia, protocolos de gerenciamento de projetos, painéis de controle, intranet social e ferramentas de reunião. A integração é um momento vital para definir a cultura e esclarecer as dúvidas. Se o novo funcionário for fluente em uma ou duas, mas não em todas as quatro tecnologias que predominam no escritório virtual, certifique-se de que ele receba treinamento ou mentoria. Ou instrua-o cuidadosamente através de um processo – no escritório, ou usando vídeo ou outras tecnologias virtuais de demonstração. A integração é um momento vital para definir a cultura e esclarecer as dúvidas.
Baixe o modelo de integração de funcionários remotos
- Defina uma cultura: bons gerentes de equipes remotas adquirem seu ponto de vista e têm experiência (ou pelo menos tentam ganhar experiência) trabalhando remotamente para a empresa. Escolher a tecnologia certa para funcionários remotos pode ser um importante colaborador para uma cultura de trabalho bem-sucedida, e divulgar os motivos funcionais por trás das escolhas tecnológicas também ajuda. Os gerentes podem usar ferramentas de instrução, aplicativos e ferramentas de compartilhamento de tela para demonstrar o que esperam dos funcionários, ao mesmo tempo em que compartilham com eles ferramentas de criação de calendário, intranet virtual ou espaços de convivência (que devem oferecer ao funcionário contato casual individual com os colegas, bem como comunicação com um grupo) e ferramentas de reunião.
- Conversas regulares: ao gerenciar membros remotos da equipe, o contato presencial periódico é vital. Seja a visita do gerente ao funcionário remoto em seu ambiente de trabalho ou a ida do funcionário ao escritório para reuniões ocasionais ou almoço ou a realização pela empresa de retiros periódicos com a participação de toda a equipe, o contato humano de tempos em tempos é fundamental para estabelecer relacionamentos fortes o suficiente para se sustentarem virtualmente.
- Forneça vantagens: embora muitos empregadores fiquem exultantes com a economia de custos proporcionada ao deixar seus funcionários trabalharem remotamente por algum tempo ou o tempo todo, é importante que esses funcionários compartilhem dos benefícios dessa economia. Quer isso signifique fornecer a esses funcionários uma bonificação para que eles usem as tecnologias mais atualizadas ou de ponta, pagar um prêmio por seus serviços ou pagar algum bônus ou prêmio para funcionários remotos, os gerentes precisam honrar essas pessoas.
- Promova o trabalho remoto: não deixe que os piores pesadelos dos funcionários remotos se realizem. Promova funcionários remotos e envie um sinal para o restante da equipe avisando que, estejam eles no escritório ou remotos, o sucesso é, em última análise, independente da localização. Em outras palavras, não mostre uma preferência pelo presenteísmo – um risco sinalizado pela London Business School em escritórios que contam com equipes presenciais e remotas. Sempre pergunte aos funcionários remotos sobre metas de carreira de curto e longo prazo. Os funcionários remotos desejam trabalhos em tempo integral que proporcionem acesso à flexibilidade, bem como a opção de ascender profissionalmente. Eles não podem assumir as responsabilidades que desejam, mas que os gerentes desconhecem. Então, fale com eles.
- Solicite feedback dos funcionários com antecedência e com frequência: ao gerenciar uma equipe remota, lembre-se de que os membros da equipe podem ter informações valiosas sobre os processos da empresa que um gerente interno pode não ter considerado. Tanto para inclusão quanto para melhoria de processos, solicite feedback dos funcionários.
Leia nosso guia completo para construir uma forte cultura remota da empresa.
Projete o local de trabalho virtual certo
Em organizações grandes e pequenas, escolher a combinação certa de ferramentas de trabalho virtual é essencial para o sucesso de um funcionário ou uma equipe remota. Os gerentes podem querer dar uma olhada virtual no trabalho em andamento antes de uma reunião com um membro da equipe remota, os funcionários remotos podem querer conferir recursos ou materiais armazenados na nuvem para que possam prosseguir com o trabalho e os líderes de projeto podem querer rastrear marcos e gargalos em uma unidade global.
Além dessas necessidades, as equipes distribuídas precisam de um conjunto confiável de ferramentas de comunicação instantânea que permitam aos indivíduos compartilhar dados (muitas vezes em meios complexos, como planilhas, formatos de apresentação etc.), imagens e mensagens pessoais rápidas – o que significa que uma combinação de ferramentas em tempo real (mensagens, compartilhamento de uma tela, documentos baseados em nuvem), mensagens instantâneas e vídeo são todas necessidades prováveis. Veja aqui algumas das ferramentas que as empresas usam para administrar grupos remotos.
Os fundadores da 15Five, uma empresa de software, usaram uma combinação de Zoom e Google Drive e sua própria ferramenta de feedback de funcionários para acompanhar o status de trabalho individual a partir de um ponto de vista de "30.000 pés" e chamar a atenção dos funcionários quanto à direção correta quando for necessário.
Colaboração de documentos para equipes remotas
A colaboração de documentos é importante para a maioria das equipes remotas. Se uma organização sem fins lucrativos estiver redigindo um subsídio com informações e dados de vários departamentos, ou uma agência estiver enviando uma proposta de trabalho do cliente, é importante encontrar plataformas nas quais vários usuários possam contribuir simultaneamente ou se revezando. O Google Docs e o Google Drive fornecem várias ferramentas que tornam documentos, planilhas e outros tipos de arquivos facilmente compartilháveis, com a identificação do usuário para reconhecer mensagens e editar anotações para um determinado participante. O Hackpad (de propriedade do Dropbox) é outra plataforma popular.
Ferramentas de gerenciamento de projetos e comunicações
Quando o trabalho precisa progredir em etapas e envolve vários usuários, as ferramentas de gerenciamento de projetos se mostram como um excelente arquivo sobre o andamento, os gargalos e o desempenho do projeto. As equipes remotas podem usar AceProject, Bitrix 24, Mango, Yammer, Evernote, Azendoo ou Smartsheet. O Toggl é popular entre alguns líderes para gerenciamento do tempo, onde a eficiência no uso do tempo ou o equilíbrio de vários projetos gera preocupação com relação a isso. A instituição de caridade infantil World Vision, por exemplo, usa o Smartsheet para gerenciar projetos em toda a sua equipe de líderes distribuídos globalmente, todos trabalhando em vários fusos horários. A Gryffin.com, uma empresa de marketing digital, observa que o fluxo de trabalho digital é essencial com equipes distribuídas.
Ferramentas com capacidade para vídeo e foto
Ferramentas habilitadas para voz, mensagem e vídeo podem criar um "bebedouro virtual" onde os funcionários se conectam para pequenas interações sociais ou de resolução de problemas, mas também se mostram como boas opções de reunião ao vivo nas quais as pessoas podem falar ou enviar textos e, simultaneamente, conferir materiais de apresentação. O Skype, que tem funções de videochamada e chamadas telefônicas e mensagens, bem como Google Hangouts, Facetime e Appear.in se enquadram nessa categoria.
Plataformas de mensagens e reuniões empresariais
Plataformas onde as mensagens podem ocorrer individualmente ou de uma para várias pessoas, com múltiplas conversas acontecendo simultaneamente, podem ser úteis para equipes remotas. O Zoom permite esse tipo de comunicação, enquanto que o Slack permite que as equipes criem sua própria rede ou canal fechado de mensagens com a capacidade para conversas paralelas conforme necessário. Essas ferramentas proporcionam as funções de produtividade e de "bebedouro" virtual, onde os membros da equipe distribuída podem, apesar de estarem em locais separados, ter interações individuais. A Zapier, que tem mais de 20 funcionários em dezenas de locais, usa o Slack como seu escritório virtual e sala de bate-papo em grupo, onde agora há mais de 20 canais (alguns prontos para arquivamento), de acordo com seu fundador.
Reuniões on-line
Toda equipe precisa de uma ferramenta de reunião on-line. O GotoMeeting é bem conhecido, e aplicativos como o World Time Buddy podem ajudar a definir reuniões entre fusos horários.
Gerenciamento de mensagens
Duas das ferramentas mais básicas em qualquer local de trabalho são uma conta de e-mail e um telefone. Mas a combinação de várias contas de e-mail e de mensagens, além de comunicações por meio de telefones fornecidos pelo trabalho, dispositivos móveis pessoais e plataformas de mídia social (Twitter, Facebook) pode fazer com que o gerenciamento de mensagens fique confuso. Algumas funcionários e equipes remotas usam ferramentas, como o Zapier, um aplicativo que encaminha alertas de mensagens para seu destino preferido, ou Whatsapp, para configurar soluções personalizadas para o gerenciamento de mensagens. Como os funcionários remotos podem não receber o reconhecimento público que os funcionários presenciais recebem, alguns gerentes usam o e-mail como uma ferramenta para se comunicar com um indivíduo e com um grupo (em relação ao indivíduo) sobre um trabalho bem feito. É assim que a CEO da empresa Inkwell, Melanie Manon, disse à Harvard Business Review que gosta de fazer elogios – publicamente – para que toda a equipe saiba quando um deles realizou um serviço excepcional.
Compartilhamento de tela e treinamento
Integrar funcionários remotos é uma tarefa importante para os gerentes, e usar ferramentas de compartilhamento de tela e plataformas de treinamento com exemplos personalizados do processo ou da aparência do "produto final" pode ser útil. TeamViewer, Join.me, Screenflow e Camtasia são úteis.
Feedback do funcionário
Os gerentes que confiam em seus funcionários para trabalhar remotamente também confiam neles para revelar o processo e as técnicas de produção usadas dentro de um grupo. Medir a motivação e coletar feedback dos funcionários pode não apenas revelar o processo corporativo, mas também mostrar aos funcionários remotos que a experiência de usuário que eles têm é importante para o gerenciamento. Ferramentas, como o TeamMood, podem medir a motivação, enquanto que o 15Five pode ajudar a agregar feedback dos funcionários. Ferramentas de pesquisa, como a SurveyMonkey, também podem entrar no jogo.
Memória institucional
Ambientes de trabalho remotos exigem muita tecnologia baseada em nuvem – e muitas senhas e logins. O LastPass Enterprise pode salvar logins, enquanto que o HelloSign é uma ferramenta útil para assinaturas eletrônicas necessárias em alguns ambientes de trabalho.
Gerencie melhor as equipes remotas com gerenciamento de trabalho em tempo real no Smartsheet
O 10,000ft da Smartsheet é um poderoso software de gerenciamento de recursos que ajuda a gerenciar com eficácia o “quem”, o “o quê” e o “quando” dos projetos. Com o 10,000ft, você pode criar com mais facilidade a melhor equipe para um projeto, manter os cronogramas e orçamentos do projeto sob controle e prever com segurança as necessidades de negócios. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado e por quem, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Assista a demonstração gratuita para ver o 10,000ft em ação.