O que é um plano de melhoria de desempenho?
Um plano de melhoria de desempenho é uma "ação corretiva" para abordar o desempenho dos funcionários, não o comportamento dos funcionários. Um PIP (plano de melhoria de desempenho) muda a responsabilidade de melhorar o desempenho para que ela seja compartilhada mutuamente entre o gerente, o funcionário e a empresa. Às vezes chamado de plano de ação de desempenho, o PIP é um processo e um documento que divulga ações corretivas, fornece recursos e atribui um cronograma de resultados esperados a um funcionário com baixo desempenho.
Os funcionários que se esforçam para alcançar um padrão satisfatório de desempenho com base na descrição do trabalho, nas metas da empresa, nas mudanças organizacionais ou em outras iniciativas de gerenciamento de desempenho são responsabilizados pelo PIP. Se as expectativas atribuídas no PIP não forem alcançadas dentro do cronograma documentado (por exemplo, um período de 30/60/90 dias) e o funcionário não melhorar o desempenho do trabalho, o PIP fornecerá consequências claras, incluindo a rescisão.
Modelo personalizável de plano de melhoria de desempenho de 30 dias
Conversas com funcionários sobre desempenho fraco são bastante desafiadoras. Não deixe que a criação de uma melhoria de desempenho eficaz cause sobrecarga adicional. Use este modelo gratuito para criar um PIP de 30 dias. Personalize o plano de ação e o cronograma para atender às necessidades de cada funcionário e sua agenda. Este modelo de planilha inclui todos os elementos essenciais de um PIP eficaz.
Modelo de plano de ação do plano de melhoria de desempenho
Depois que a reunião do plano de melhoria de desempenho terminar, será hora de agir. Este plano de ação de melhoria de desempenho foi criado como um recurso independente para você e o funcionário. Use-o para ajudar você a planejar e organizar seu documento de PIP e dar ao seu funcionário uma cópia para usar sem precisar consultar todo o documento confidencial.
Modelo de plano de melhoria do desempenho das vendas
Baixe modelo de plano de melhoria de desempenho de vendas – Word
Bons gerentes de vendas usam o treinamento de gerenciamento de desempenho para entregar resultados consistentemente de sua equipe. Gerentes de vendas ou proprietários de empresas que precisam de uma ferramenta de comunicação para supervisionar aqueles com baixo desempenho, melhorar a produtividade e criar uma cultura de alto desempenho podem usar este modelo para dividir metas de vendas amplas em itens de ação menores e viáveis. O modelo foi projetado para ajudar você e seu vendedor a medir o progresso com os principais indicadores de desempenho (KPIs) e um foco nas atividades produtivas.
Modelo de cronograma do plano de melhoria de desempenho
Os planos de melhoria de desempenho cobrem períodos de 30, 60 ou 90 dias. Use este modelo de planilha personalizável para agendar as atividades, as reuniões de progresso e a data de término do PIP. Projete-o como um plano de ação semanal para o funcionário e use uma abordagem proativa a fim de fornecer recursos para que ele tenha sucesso. Organize o cronograma para corresponder aos objetivos e às expectativas de seu plano de ação e cada etapa do PIP para que o funcionário consulte sem acessar o documento confidencial do PIP.
Amostra de modelo de memorando do plano de melhoria de desempenho
Baixe a amostra do modelo de memorando do plano de melhoria de desempenho
Reutilize este modelo e salve-o como um memorando pdf personalizado cada vez que concluir uma reunião PIP. O documento foi projetado e formatado como uma carta resumida do plano geral de melhoria de desempenho. Resuma e destaque as áreas que precisam de melhorias para seu funcionário, as metas para o plano, o período de tempo, as expectativas e as consequências do PIP.
Em que um PIP é diferente de um plano de desenvolvimento de desempenho?
A diferença entre um plano de melhoria de desempenho e um plano de desenvolvimento de desempenho (PDP) é a ênfase nas áreas específicas onde falta desempenho do funcionário. Um PIP é um plano detalhado focado na melhoria de um funcionário com desempenho baixo. Por outro lado, um PDP é um plano de ação amplo, muitas vezes parte do planejamento anual ou trimestral contínuo e se concentra no desenvolvimento e na melhoria contínuos de todos os funcionários, não apenas daqueles com desempenho baixo.
Qual é o propósito de um plano de melhoria de desempenho?
Os profissionais de RH usam planos de melhoria de desempenho como um aviso formal de período experimental para satisfazer à lei e à regulamentação do trabalho, e muitas vezes os usam fora da janela avaliação anual de desempenho para abordar o desempenho fraco em tempo real. Neste contexto, o PIP não é apenas mais útil do que um aviso tradicional por escrito, mas também um procedimento formal para ajudar a preparar um funcionário para o sucesso e fornecer uma chance de melhora em áreas específicas.
Os objetivos e resultados de um PIP variam dependendo de uma diversidade de fatores, mas muitas vezes servem para executar o seguinte:
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Guiar reuniões individuais entre gerente e funcionário.
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Descrever as expectativas de desempenho no local de trabalho e abrir o diálogo com o funcionário.
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Comunicar problemas com desempenho específico no local de trabalho.
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Determinar as razões das deficiências de desempenho.
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Definir metas e acompanhar o progresso com sessões de análise para medir o sucesso.
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Indicar a todas as partes envolvidas as expectativas para ações e melhorias futuras.
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Dar um aviso aos funcionários com desempenho baixo de que há consequências por não corrigir as áreas de desempenho fraco.
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Servir como documentação legal para proteger o empregador e o gerente envolvidos em disputas ou ações judiciais no local de trabalho.
Os benefícios de um PIP
O principal benefício de um plano de melhoria de desempenho é aprimorar o desempenho do funcionário. Ao ter sucesso, você evita a saída de recursos e os custos de rotatividade associados à substituição de funcionários com desempenho fraco. Mas também há benefícios mais sutis para alavancar efetivamente um PIP: como ferramenta de comunicação, um PIP fornece uma documentação clara e concisa e estabelece um padrão de prestação de contas que vai além do registro padrão para ações disciplinares. Quando usado de forma correta e consistente para todos os membros com desempenho fraco em um local de trabalho, um PIP também melhora a qualidade dos relacionamentos com a liderança e demonstra o compromisso de envolver os funcionários a longo prazo.
Quando não usar PIP
Usar um plano de melhoria de desempenho envolve uma certa quantidade de risco para o empregador e para o gerente. Para os funcionários, o PIP é frequentemente considerado como um aviso de que eles estão indo para o rebaixamento, a transferência ou a demissão. Há uma opinião popular de que um PIP é simplesmente uma formalidade, que quando você coloca um funcionário no plano, já é tarde demais para corrigir problemas de desempenho. A crença é que os empregadores que aproveitam essa ferramenta o fazem em benefício da empresa e da documentação legal, mas que a decisão de demitir ou desligar o funcionário já está em andamento.
Portanto, use um PIP quando houver uma oportunidade sincera para melhorar o desempenho de um funcionário valioso no local de trabalho com uma comunicação clara. Caso contrário, você corre o risco de alarmar e perder o funcionário. Se a intenção não for a de melhorar o desempenho, você estará estendendo o inevitável e correrá o risco de desmoralizar sua equipe, o que afeta a produtividade e reduz a barra de desempenho para todos.
Como criar um formulário de plano de melhoria de desempenho
O plano de melhoria de desempenho é um documento confidencial projetado para um público interno. No entanto, crie e use o documento sob a suposição de que ele pode precisar resistir ao escrutínio jurídico no caso de uma disputa trabalhista ou ação judicial. Resuma as informações que você está apresentando de forma profissional e inclua apenas os fatos, sem opinião, jargão ou linguagem casual.
Antes de elaborar seu plano de melhoria de desempenho, considere as seguintes diretrizes:
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Fale com sua equipe de RH para confirmar que há uma política de PIP em vigor e identificar quando, onde, como e com quem você precisa se comunicar antes de se encontrar com o funcionário.
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Monitore o desempenho do funcionário e detalhe o trabalho que requer melhorias antes da reunião.
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Notifique o funcionário sobre a reunião para discutir o desempenho dele se você não tiver uma reunião individual programada.
O plano de melhoria de desempenho é um formulário conciso, normalmente de uma a duas páginas. Ele é um documento confidencial que apresenta os principais tópicos usando linguagem e tom formais. Determine o conteúdo de cada PIP (e o diálogo que ele gera) com base na razão de escrevê-lo e no funcionário que está sendo analisado. No entanto, há uma estrutura comum de informações a serem abrangidas ao criar um PIP incluindo, mas não se limitando, ao seguinte:
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Participantes: inclua nomes, cargos e departamentos de todos os envolvidos na reunião e no processo, incluindo os funcionários, supervisores, gerentes e representantes de RH, se aplicável.
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Datas: inclua a data de criação do documento, a data da reunião com o funcionário, o intervalo de datas dos problemas de desempenho cobertos pelo PIP e as datas relevantes para o período de tempo coberto pelo PIP no plano de ação e nas seções de cronograma do documento.
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Resumo das preocupações: liste em detalhes os problemas com o desempenho do funcionário, quaisquer discussões anteriores com o funcionário relacionadas a essas preocupações e o trabalho específico que precisa de melhorias ou os problemas a serem corrigidos. Esta seção inclui descrições das áreas onde há uma discrepância no desempenho do funcionário que detalha a falta de desempenho usando fatos e exemplos. Liste qualquer treinamento anterior fornecido ao funcionário para lidar com essas discrepâncias de desempenho.
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Resumo das metas de melhoria: revele as metas do PIP para o funcionário e o que ele precisa alcançar. Documente o resultado desejado do PIP em termos de desempenho específico do trabalho. Siga o protocolo S.M.A.R.T. para estabelecer cada meta (específica, mensurável, alcançável, relevante e sensível ao tempo).
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Recursos e suporte: liste os recursos que você fornecerá ao funcionário para apoiar a melhoria, incluindo qualquer treinamento adicional, materiais e recursos externos.
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Expectativas e consequências: descreva as expectativas específicas que você tem para o funcionário durante o período predeterminado de tempo. Documente e informe as consequências por não atingir essas expectativas.
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Plano de ação com cronograma: inclua as ações específicas que o funcionário precisa implementar para alcançar as metas e os detalhes sobre como você medirá esse progresso. O plano de ação também deve incluir o cronograma aprovado para o período de avaliação do PIP. Inclua a data da reunião do PIP, a data oficial de início do plano, a data de término (a análise final do PIP) e as datas de qualquer reunião de atualização de progresso agendada.
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Assinaturas: adicione os nomes e assinaturas de todos os presentes na reunião do PIP e a data.
Como usar os formulários do plano de melhoria de desempenho
Um plano de melhoria de desempenho bem planejado e bem escrito é uma ferramenta valiosa. Inclua informações que transmitem os tópicos da conversa e as melhorias específicas de desempenho que você está pedindo ao funcionário para produzir. Qualquer pessoa que leia o PIP deve ser capaz de entender as preocupações, as ações em vigor e os resultados desejados, independentemente de terem estado presentes nas reuniões ou tiverem conhecimento das conversas sobre os problemas de desempenho do funcionário.
Para garantir um processo de PIP consistente e eficaz e alcançar o resultado desejado para melhorar o desempenho dos funcionários, use uma estrutura passo a passo para se preparar e executar o plano.
Etapa 1: documente problemas de desempenho
Seja proativo. Observe e documente os problemas de desempenho ao longo de um período de tempo para que você tenha uma compreensão abrangente das deficiências do funcionário.
Etapa 2: desenvolva plano de ação
Antes de se reunir com o funcionário e implementar o PIP, elabore o plano de ação. Um plano de ação bem preparado é a espinha dorsal do PIP e servirá como o modelo para corrigir problemas de desempenho dos funcionários. Além disso, a preparação antecipada do plano de ação fornece tempo suficiente para identificar os recursos necessários, coordenar agendas e formular um cronograma preciso para o PIP.
Etapa 3: solicite feedback
Revise o primeiro rascunho do seu PIP e peça feedback de um colega ou outro gerente antes de enviar ao RH para aprovação. Se for sua primeira vez usando um PIP para gerenciamento de desempenho, considere uma representação da reunião para que você possa praticar e se preparar para a resposta do funcionário.
Etapa 4: realize a reunião
Determine a data e hora da reunião do PIP e agende com todos os participantes. Agende tempo suficiente para conversar e antecipe perguntas e feedback do funcionário. Bloqueie seu calendário, desligue as distrações e evite interrupções para proteger a privacidade do funcionário e manter a reunião confidencial.
Etapa 5: analise o progresso
Execute o PIP com o funcionário e agende reuniões de acompanhamento antes da análise final. Use as conversas para fornecer feedback, recursos e suporte. Inclua tempo para relatórios de progresso em reuniões semanais individuais e agende as datas dessas conversas no cronograma do plano de ação do PIP.
Etapa 6: conclusão
Agende uma reunião final. Analise o PIP e conclua o plano com as ações apropriadas com base nas expectativas e consequências do PIP. Se o resultado for rescisão, prepare-se para encerrar a reunião com base na política e nos procedimentos da sua empresa. Se for preparado e executado corretamente, o resultado final do plano de melhoria de desempenho não deve surgir com uma surpresa.
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As consequências de um processo de gerenciamento de desempenho inadequado são terríveis tanto para o departamento de RH quanto para a integridade geral de uma empresa. Os gerentes contam com planos de melhoria de desempenho para envolver os funcionários em seu desenvolvimento profissional, planejar etapas de ação, medir e documentar resultados. O que você documenta, você mede – e o que você mede, você gerencia.
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