Modelo de matriz de priorização de produtos
Formatada com critérios amostrais, esta matriz de prioridades apresenta fórmulas ponderadas que calculam pontuações de prioridade quantificáveis. Modifique o modelo para se adequar ao processo de desenvolvimento de seu produto e use os resultados para avaliar os cenários do projeto e comparar as compensações para o planejamento do projeto e para a alocação de recursos.
Modelo de matriz de priorização de tarefas
As listas de tarefas têm um impacto mínimo na produtividade geral e rapidamente se tornam um exercício de construir listas em vez de realizar tarefas. Use este modelo para priorizar tarefas do projeto e determinar quais atividades realizar (e quais delegar ou eliminar) para usar seu tempo de forma mais eficiente. Modifique os quadrantes para refletir seus critérios de avaliação pessoal e gerenciar seu recurso mais valioso.
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Modelo de matriz de prioridades de incidentes
Use este modelo de matriz de prioridades de incidentes para organizar, classificar e responder aos tickets do seu serviço de TI. O modelo é formatado como uma matriz de prioridades de ação e apresenta uma matriz de prioridades codificada para determinar rapidamente o impacto e a urgência de cada incidente.
Modelo de matriz de priorização de requisitos
Use este modelo de matriz de priorização de requisitos para avaliar e priorizar requisitos de desenvolvimento de software, recursos ou casos de uso. A matriz foi projetada para avaliar vários critérios e evitar a influência do contexto, de diferentes visões de várias partes interessadas e das necessidades do cliente/usuário ao planejar os requisitos do projeto.
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O que é uma matriz de prioridades no gerenciamento de projetos?
Uma matriz de prioridades (ou matriz de priorização) é uma ferramenta de análise e tomada de decisões usada em sistemas de gerenciamento de projetos, análise de negócios e melhoria de processos de negócios como Six Sigma. No Six Sigma, a seleção de projetos é fundamental para o processo geral de melhoria da qualidade. Usar uma ferramenta de matriz de prioridades para priorização e seleção de projetos é uma aplicação prática de técnicas de planejamento e análise de projetos, disseminadas pelos autores Michael Brassard (The Memory Jogger 2) e David Allen (Getting Things Done).
As ferramentas de matriz de prioridades fornecem às partes interessadas um recurso para resolver divergências abertamente, restringir todas as propostas às melhores soluções e aumentar as chances de um projeto bem-sucedido, evitando agendas ocultas e promovendo consenso. Use essas ferramentas quando necessário para avaliar vários critérios e evitar a influência do contexto, as diferentes visões de várias partes interessadas e as necessidades do cliente/usuário nas fases de priorização e planejamento do projeto (ou produto). Por exemplo, usando uma abordagem semi-quantitativa e analítica, você pode utilizar ferramentas de matriz de prioridades para exibir propostas de projeto e obter a adesão de patrocinadores do projeto e da liderança executiva.
Diagramas de matriz de prioridades são uma categoria de ferramentas analíticas quantitativas encontradas dentro das sete ferramentas de gerenciamento (ou ferramentas de 7M) do método Six Sigma. Matrizes de priorização são diagramas visuais. Usando fórmulas de critérios ponderadas, implante essas matrizes para exibir e comparar dois ou mais conjuntos de dados aplicando colunas em forma de L que comparam entradas e quantificam itens. A autora Lynne Hambleton discute os três tipos de métodos de matriz de prioridades em detalhes em seu livro Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools e Best Practices:
- Critérios analíticos completos: esse é o método mais complexo e rigoroso, reservado para os problemas mais críticos, de acordo com Hambleton. Esse método é ideal para equipes menores de três a oito pessoas. (Múltiplas matrizes com uma perspectiva mais ampla dificultam chegar a um consenso completo sobre prioridades.)
- Critérios de consenso: se você precisa de uma ferramenta de matriz de prioridades para comparar opções de requisitos de projeto que parecem ser iguais, este método constrói uma versão simplificada da matriz completa de critérios analíticos. O método de critérios de consenso usa votação ponderada e classificação: aplique um valor numérico ao item definido em análise para determinar a melhor opção. Use um número limitado de itens e critérios (menos de 10) para minimizar a complexidade.
- Matriz de combinação: esse é o método mais simples para criar uma matriz de prioridades que ajuda a determinar relacionamentos de causa e efeito. A matriz de combinação também prioriza os itens ou opções em análise para descobrir qual abordar primeiro. Portanto, é baseado em causas, não baseado em critérios como os outros métodos, e requer uma equipe experiente com conhecimento do processo. O método combina um diagrama de árvore com um formato de matriz em forma de L e usa símbolos como setas (em vez de pontuações numéricas) para identificar prioridades.
O que é uma matriz de triagem de projetos?
Uma matriz de triagem de projetos é uma ferramenta usada para exibir projetos listando cada um em diferentes categorias de critérios de triagem ponderados. O resultado é uma pontuação qualitativa dada a cada projeto que pode ser comparada e classificada para determinar quais projetos aprovar. Os critérios variam e vêm de diferentes fontes, incluindo partes interessadas internas, patrocinadores do projeto, investidores, casos de uso comercial e casos de uso e demanda do cliente.
Como priorizar projetos com uma matriz de prioridades
Com foco em colaboração e planejamento de equipe, a priorização do projeto é um método para selecionar os projetos de maior prioridade ao comparar várias opções. Criar uma matriz de prioridades baseada em critérios de consenso envolve definir uma meta, selecionar critérios, escolher como quantificar a importância de cada critério e usar esse valor definido para comparar a pontuação de prioridade ponderada de cada item em análise.
Adaptado dos procedimentos de Hambleton para usar o método de critérios de consenso, o seguinte guia o ajudará a criar uma matriz de priorização de produto (ou projeto) para sua equipe. Baixe o modelo de matriz de priorização de produtos abaixo e siga estas etapas:
- Etapa 1: reúna todas as partes interessadas, especialmente as mais próximas ao cliente, e entre em um acordo sobre os itens que precisam ser priorizados (por exemplo, recursos, produtos ou tarefas). Esse processo requer tempo e esforço porque a equipe deve fazer um brainstorm, organizar dados e avaliar as várias decisões envolvidas (satisfação do cliente, custo, benefícios e riscos). Determine a finalidade do processo de priorização dos itens em análise. Por exemplo, você pode querer priorizar os recursos em desenvolvimento para um novo produto de software.
- Etapa 2: determine a lista de critérios de avaliação e escolha os valores apropriados para avaliar os dados em análise. Utilizando o formato de matriz em forma de L do modelo, use a primeira coluna para modificar a lista de itens que você deseja priorizar. Modifique ou use os critérios de avaliação da amostra na primeira linha (dez ou menos colunas) e liste itens em ordem dos mais importantes para os menos críticos.
- Etapa 3: determine o valor ponderado dos critérios de avaliação. O peso total deve igualar 100% para criar uma pontuação de prioridade precisa (pontuação total). Registre o peso dos critérios na área prevista para cada critério.
- Etapa 4: marque ou classifique cada item em relação a cada coluna de critérios ponderados usando uma escala de valor de inteiros, de 0 (menor impacto) a 5 (maior impacto), com base no valor (importância relativa) que sua equipe determinou para cada critério. Faça isso em todos os itens listados.
- Etapa 5: complete o método de critérios de consenso para sua matriz de prioridades de produtos avaliando (da mais alta para a menor prioridade) a classificação do conjunto de itens. Você pode classificar a coluna de pontuação total para refletir a ordem de importância se estiver tentando eliminar ou delegar tarefas de baixo impacto.
O que é um modelo de priorização?
Um modelo de priorização é uma ferramenta (geralmente, uma planilha) que o ajuda a pegar um conjunto diversificado de dados (uma lista de tarefas, itens, requisitos, recursos ou produtos) e revelar uma hierarquia de importância com base em critérios e valor de avaliação acordados (tanto quantitativos quanto qualitativos). Você também pode usar um modelo de priorização para criar uma matriz de prioridades.
Como criar uma matriz de priorização de requisitos
O autor e consultor Karl Wiegers criou um modelo de priorização de projetos em oito etapas e uma matriz de prioridades para ajudar as equipes a resolverem conflitos e fazerem as trocas necessárias ao priorizar novos requisitos de recursos para um produto (por exemplo, um novo lançamento de software), dado certos recursos e limitações do projeto. Wieger desenvolveu seu método de priorização a fim de combater o rigor dos métodos existentes para classificar os requisitos comuns em projetos de desenvolvimento de software; ou seja, implantação de função de qualidade (QFD) e gerenciamento total de qualidade (TQM).
Crie uma planilha de matriz em forma de L usando a primeira coluna para listar cada requisito de recurso (que precisa ser priorizado) e a linha superior para listar os seguintes critérios ponderados de priorização:
- Benefício relativo: este critério representa o benefício do produto para o cliente e a empresa, como indicado pela forma como os requisitos comerciais do produto se alinham com as necessidades de ambas as partes. Wieger recomenda coletar dados dos membros da equipe que são próximos do cliente (por exemplo, equipes de vendas e representantes de clientes) e fazer com que eles revisem a matriz para julgar o benefício relativo e outros critérios.
- Penalidade relativa: é uma estimativa da penalidade que o cliente e a empresa sofrem quando os requisitos comerciais do produto não estão alinhados com suas necessidades.
- Valor total: representa a soma do benefício relativo e da penalidade. O exemplo de Wieger também usa uma coluna percentual total para medir o valor de cada requisito de recurso como uma porcentagem do valor total.
- Custo relativo: representa uma estimativa do custo relativo da implementação de cada recurso, incluindo uma coluna separada para calcular a porcentagem do custo total de cada requisito de recurso. O exemplo de Wieger usa critérios de desenvolvimento de software, com o custo relativo baseado em fatores como complexidade, a extensão do trabalho de design necessário, a capacidade de reutilizar o código existente e a extensão e o tipo de teste de software necessários.
- Risco relativo: é uma estimativa do grau relativo de risco técnico e comercial associado a cada requisito de recurso, incluindo uma coluna para calcular a porcentagem de risco total de cada recurso. O custo e o risco são ponderados de acordo com sua preferência, ou definidos como valor zero se você não quiser considerar os critérios de risco como um fator.
Depois de criar sua lista de requisitos ou recursos, siga as etapas de como priorizar os projetosna seção anterior para calcular e classificar seus requisitos de maior prioridade. Não há uma fórmula padrão para criar uma pontuação de prioridade total para classificar seus requisitos. Adapte sua fórmula e os critérios de ponderação e o intervalo de valor da avaliação ao objetivo da sua equipe e ao propósito da avaliação. Wieger usa a seguinte fórmula: Prioridade de requisito = valor% dividido por (custo% x peso de custo + risco% x peso de risco).
Quando prioridades concorrentes e recursos limitados começam a determinar quais requisitos de projeto chamam a atenção, use uma matriz de priorização para entrar no caminho certo. Ao ajustar o item definido em análise, os critérios do projeto, a escala de valor ponderada e a fórmula para determinar a prioridade, você pode criar uma matriz de prioridades do produto para ajudar no processo de planejamento da sua equipe.
Como você prioriza o trabalho?
Avaliar como dedicar tempo e esforço a projetos é o controle de qualidade para sua vida. A energia é um recurso finito. Então, criar um sistema para determinar o que recebe sua atenção e quando (ou é delegado ou excluído) é inteligente. Essa estratégia implica a criação de um cronograma diário para equilibrar tempo e esforço. Comece criando um cronograma fixo de produtividade, com base nas tarefas que você classifica como maior prioridade.
Algumas matrizes de prioridades usam a análise quantitativa para determinar o que requer precedência, mas há uma abordagem qualitativa, usando uma matriz de prioridades de ação, para ajudá-lo a medir o que é urgente e importante no trabalho.
O que é uma matriz de prioridade de ação?
Uma matriz de prioridade de ação é uma ferramenta simples — quando comparada a planilhas elaboradas que requerem tempo, habilidade e esforço para criar e gerenciar — usada por indivíduos para otimizar seu tempo e atenção. O termo refere-se a um modelo de matriz de quatro quadrantes (ou 2x2) baseado no tipo de princípios de gerenciamento de tempo atribuídos ao presidente Dwight D. Eisenhower (a Matriz de Decisão de Eisenhower ou Caixa de Eisenhower). Esta matriz de prioridades de ação (ou tarefa) é inspirada na matriz de decisão que aparece no livro do autor Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People. Os modelos de matriz de prioridades de ação são usados para gerenciar o tempo, o recurso mais limitado de todos os gerentes de projeto. Eles também são ferramentas eficazes de planejamento para qualquer estratégia de melhoria de processos de negócios. Eles o ajudam a gastar seu tempo em dados quantificados e objetivos, em vez de depender de adivinhação.
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