O que é gerenciamento de projetos imobiliários?
O gerenciamento de projetos é uma área em crescimento, e os profissionais o utilizam de forma intercambiável em muitos setores. O Project Management Institute (PMI), que certifica gerentes de projetos, define os projetos como empreendimentos temporários e exclusivos que exigem a contratação de uma equipe temporária e a conclusão de uma série de tarefas dentro de um prazo definido. O gerente de projetos é a pessoa que reúne todas as partes diferentes de um projeto, garantindo que as diferentes fases do trabalho sejam concluídas com eficiência e dentro de um orçamento predefinido. Às vezes, um gerente de projetos não é designado nem recebe um cargo, mas seu trabalho é realizado sob a supervisão de alguém dentro de uma organização ou projeto concedido.
O setor imobiliário comercial funciona com gerenciamento de projetos inteligente
As transações imobiliárias e iniciativas de construção (sejam construções novas ou reformas) exigem várias etapas, muito dinheiro e contribuição de várias partes interessadas. Pense na compra de uma casa: você obtém um empréstimo, pesquisa imóveis disponíveis, escolhe e faz uma oferta para o imóvel, realiza a vistoria e contrata o seguro, negocia a compra, fecha a compra e se muda para o local. Agora, transfira esses conceitos para o mundo imobiliário comercial: Comprar um grande lote vazio para uma futura edificação requer etapas semelhantes, mas em uma escala muito maior. A empreiteira deve realizar pesquisas, garantir financiamento, negociar a compra, manter diálogos com os departamentos de zoneamento urbano e autorizações para determinar se o uso planejado do imóvel é permitido, realizar sessões de discussões públicas, coordenar questões como a planta do imóvel ou a drenagem do estacionamento com especialistas em engenharia, enviar plantas para o conselho de planejamento da cidade e assim por diante. A necessidade de todo esse planejamento evidencia o fato de que o gerenciamento de projetos inteligente é um aspecto vital de qualquer projeto imobiliário bem-sucedido.
Por que o gerenciamento de projetos é importante no setor imobiliário comercial?
Projetos imobiliários em larga escala são empreendimentos caros e muitas vezes de alta visibilidade para muitas partes interessadas. As empresas que supervisionam seus próprios projetos imobiliários ou que abordam regularmente projetos imobiliários em uma rede de edifícios devem cultivar sistemas para gerenciar projetos pelas seguintes razões:
- Gerenciamento de orçamento: os gerentes de projetos devem contratar e gerenciar vários prestadores de serviços, observar aumentos de custos devido a pedidos de mudança, fazer orçamentos de materiais, pagar fornecedores, usar o financiamento corretamente e seguir dezenas de protocolos para manter um projeto dentro ou abaixo do orçamento.
- Gerenciamento de tempo: os gerentes de projetos também devem acompanhar o tempo. Não encomendar suprimentos a tempo, coordenação com falhas entre prestadores de serviços ou esquecimento de obter uma autorização que leva várias semanas pode atrasar um projeto. Isso, por sua vez, pode aumentar os custos de um cliente de projeto ou do projeto, mesmo os custos não diretamente vinculados ao projeto em si. Por exemplo, se uma nova sede de escritórios não estiver pronta a tempo, isso pode significar que uma empresa deve prorrogar um contrato corporativo enquanto aguarda a construção.
- Gerenciamento de riscos: todos os projetos correm o risco de ultrapassar o orçamento ou demorar mais do que o esperado. Eles também expõem as empresas a riscos. Os gerentes de projetos são encarregados de reduzir riscos contratando apenas profissionais licenciados ou com documentação adequada, que o seguro do projeto esteja adequado, concebendo e gerenciando contratos que esclareçam as responsabilidades de todas as partes e outras tarefas projetadas para evitar litígios ou outras despesas. Saiba mais sobre os meandros do gerenciamento de riscos de projetos neste artigo.
- Problemas de comunicação: projetos grandes e complexos podem exigir períodos para discussões públicas, requisitos de resistência da comunidade ou avisos à comunidade e divulgação pública. Além disso, se várias partes estiverem colaborando em um projeto, explicar a “história” do progresso do projeto é aconselhável (e às vezes necessário) desenvolver reputação e apoio local e garantir que os líderes locais aprovarão o zoneamento e permitirão ou pressionarão para obter permissão para fazer exceções às regras normais para que o projeto continue como planejado. Leia no Guia definitivo para gerenciamento de partes interessadas as dicas sobre como e quando compartilhar informações relevantes com o público.
Quais são as diferenças entre gerenciamento de projetos e gerenciamento operacional ou de portfólio?
Um projeto é um conjunto finito de tarefas feitas durante um período temporário e tem um início, meio e fim. As operações, no entanto, envolvem tarefas intermináveis ou recorrentes. Embora uma empresa precise de um gerente de projetos ao construir um edifício de escritórios, uma vez que o edifício começa a operar, seus proprietários ou locatários podem contratar um gerente de instalações para manter os sistemas do edifício dentro da regularidade. Essa manutenção é conhecida como operações prediais. Tarefas como manutenção de elevadores e sistemas de climatização de um edifício, gerenciamento de equipes de limpeza ou profissionais de paisagismo e reparos de pequenos problemas estão incluídas nas “operações”.
O gerenciamento de programas, como as operações, está em curso. O gerenciamento de portfólio envolve o gerenciamento de vários ativos imobiliários (edificações como hotéis, edifícios de escritórios ou unidades de franquias) e mantê-los dentro de certos padrões, mantendo também seus números ou despesas de lucro e perda (P&L) dentro das faixas projetadas. O gerenciamento de portfólio de uma empresa de gerenciamento de complexos de apartamentos pode envolver reajuste dos preços do aluguel para manter os níveis de ocupação em um determinado intervalo, ou avaliar se é preciso melhorar seletivamente algumas unidades ou edifícios em um determinado CEP para atrair um mercado-alvo emergente. O gerente de portfólio faria essas manobras tendo em vista a otimização do desempenho do portfólio de seus empregadores.
O que fazem as empresas de gerenciamento de projetos imobiliários?
Existem dezenas de empresas de consultoria que lidam com projetos imobiliários norte-americanos ou globais. Como essas empresas são especializadas em gerenciamento de projetos imobiliários e têm funcionários em grandes cidades com conhecimento local sobre o zoneamento local, licenças e requisitos de construção do governo, elas geralmente lançam negócios com grandes corporações. Essas organizações podem atribuir gerentes de projetos a projetos imobiliários corporativos, reunir equipes usando especialistas externos ou internos e gerenciar os projetos para cumprirem prazo e orçamento.
As empresas que consideram contratar um gerente de projetos externo devem fazer as seguintes perguntas:
- Como a empresa aborda o gerenciamento de projetos?
- Os profissionais da empresa têm credenciamento de gerenciamento de projetos ou outras credenciais?
- Que tipos de projetos a empresa já enfrentou anteriormente (novas construções, reformas, atualizações de instalações em toda a franquia, projetos relacionados à eficiência ambiental ou energética)?
- Que tipos de clientes ou setores a empresa atende? A empresa tem indicações de clientes que pode compartilhar?
Tipos de projetos imobiliários
O que é um projeto no setor imobiliário? Assim como em outras áreas, é uma série de tarefas com início e fim finitos, além de realização. Confira aqui alguns exemplos de projetos imobiliários comuns:
- Gerenciamento de projetos de aquisições: comprar imóveis comerciais para transformar em um empreendimento é um tipo de gerenciamento de projetos que requer muitas etapas. Essas etapas podem incluir identificação e avaliação do local, pesquisar o zoneamento/direitos necessários para prosseguir, organizar financiamento ou garantir níveis de financiamento, passar pelo processo de compra e coordenar um período de discussões públicas ou compartilhar planos com a mídia, entre outros.
- Desenvolvimento de novas construções: uma vez adquirido um local, uma promotora imobiliária moldará um plano executivo em torno de um projeto para chegar à conclusão dentro de um prazo específico e para entrar em operação e começar a render financeiramente.
- Projetos imobiliários em edifícios corporativos já existentes: o que parece um pequeno projeto pode florescer em um grande projeto se uma empresa possui uma rede de unidades em vários locais, como uma operadora de lojas de varejo, postos de gasolina, hotéis ou qualquer empresa nacional com escritórios em muitas cidades (empresas de locação de veículos, escritórios de serviços financeiros, corretoras de imóveis etc.). Projetos comuns de vários locais podem incluir upgrades ambientais ou certificação de emissões (LEED), lançamento de uma nova marca/logotipo ou rebranding (talvez após uma fusão corporativa) que pode significar novos toldos e sinalização, bem como atualizar interiores de dezenas de locais, projetar e equipar sedes corporativas, construir adaptação para acomodar um novo uso para um espaço antigo ou introduzir recursos específicos no escritório, desde isolamento acústico até um novo sistema de climatização ou recursos de acessibilidade.
- Projetos comerciais que podem exigir especialização em um nicho: Instalações médicas, hospitais, fábricas, data centers, centros de distribuição e instalações de comunicação de alta confidencialidade (centrais de atendimento, centrais de remessa de bombeiros etc.) se enquadram nessa categoria. Esses projetos podem exigir prestadores de serviços especializados, terceirizados tecnicamente qualificados ou engenheiros com habilidades de planejamento urbano. Por exemplo, a ativação de uma fábrica que lidará com o transporte e o recebimento de peças grandes e que supervisionará a distribuição pode levar os líderes do projeto a buscar estradas de acesso especial ou pedir à liderança local uma pista extra em uma rampa de rodovia para acomodar o tráfego adicional de caminhões previsto.
Gerenciamento de projetos imobiliários: um breve histórico
O gerenciamento de projetos imobiliários como é conhecido hoje em dia foi ensinado principalmente na prática, mas muitos creditam a James Graaskamp, professor da Universidade de Wisconsin-Madison, a inauguração de um conceito amplo e holístico de desenvolvimento imobiliário que informa o atual campo de gerenciamento de projetos imobiliários. Graaskamp afirmou que cada projeto imobiliário é uma empresa única e afeta seu ambiente físico, ambiental e sociológico imediato. Portanto, projetistas e gerentes precisam considerar mais do que apenas os aspectos financeiros e o cronograma para um negócio imobiliário.
Em seu livro The Fundamentals of Real Estate Development, o autor James Graaskamp escreve: “Como um produto fabricado, um projeto imobiliário faz parte de um sistema físico maior programado para alcançar objetivos de longo prazo, mas, cada projeto imobiliário também é uma pequena empresa própria. Assim, o processo de desenvolvimento é um contínuo de tecnologia de construção, financiamento, habilidades de marketing, controles administrativos e reformas necessários para operar o empreendimento imobiliário ao longo de muitos anos.”
Daniel Kohlhepp, a real estate developer turned professor, developed what he termed the “real estate development matrix” framework to describe real estate projects. “I’ve been trying to teach people about real estate development and as part of that process I’ve had to repeatedly define it for them,” he says. “The concept of a project manager is defined differently all around the United States. Project management teams typically account for 5 percent of an overall real estate project’s costs. One thing’s for sure: If you don’t have project management, you can’t succeed.”
O modelo de Kohlhepp afirma que os projetos imobiliários são executados ao longo de um contínuo de ciclo de vida de sete estágios, e que cada estágio requer consideração e conclusão de oito tarefas. Um gerente de projetos ou projetista pode situar qualquer projeto dentro desta estrutura e acompanhar as tarefas necessárias.
As sete etapas do desenvolvimento imobiliário de Kohlhepp incluem:
- Aquisição do terreno: o capital fundiário é mantido por um proprietário que pode estar considerando vender ou desenvolver o imóvel. De certa forma, esse estágio é passivo.
- Acondicionamento do terreno: o proprietário da terra bruta vende o imóvel a um “acondicionador de terrenos”, que aumenta o valor da terra formalizando planos potenciais para ela, concluindo alterações de zoneamento e outras melhorias em documentação, como estudos ambientais ou de engenharia.
- Desenvolvimento do terreno: um promotor compra o imóvel da forma posicionada pelo acondicionador e o melhora ainda mais para que esteja pronto para ser vendido a um promotor de construção civil. Isso pode exigir a construção de estradas, serviços públicos e instalações de captação de água.
- Desenvolvimento da construção: um promotor de construção civil “verticaliza” e começa a construção.
- Operação de construção: um operador de construção aluga e gerencia o imóvel e cria um processo operacional e histórico para que o imóvel ou o negócio possa ser vendido no futuro. Operadores de construção civil podem incluir investidores, fundos de investimento imobiliário (REITs), seguradoras ou fundos de pensão que geralmente investem em grandes projetos imobiliários.
- Estágio de reforma: uma construtora compra o imóvel e injeta valor nele corrigindo deficiências ou reposicionando e reformando o edifício.
- Estágio de redesenvolvimento: um “novo promotor” de imóveis compra (ou adquire por meio de hipoteca) um local que tem grandes defeitos físicos ou outros, de modo que o imóvel precisa ser demolido ou completamente reformado. Essa ação começa o desenvolvimento em sete estágios novamente.
A matriz de Kohlhepp afirma que há oito tarefas a serem consideradas em cada estágio de desenvolvimento. Alguns exemplos são:
- Tarefas de aquisição: incluem pesquisa de viabilidade, requisitos de subscrição/financiamento, negociação de contratos e encerramento.
- Financiamento: esta etapa inclui a projeção de finanças futuras para o imóvel, levantar capital e modelar formas para gerenciar capital.
- Estudos de mercado e estratégias de marketing: com base nas condições econômicas esperadas, como o projeto deve ser anunciado, precificado, promovido e direcionado a públicos específicos?
- Requisitos ambientais: inclui o levantamento das condições do local, classificações de emissões (LEED) e conformidade, condições atmosféricas e contextos culturais e históricos que precisam de incorporação.
- Aprovações e permissões: quais aprovações e permissões são necessárias para que o trabalho prossiga nas partes federais, regionais, estaduais, municipais ou entre partes privadas da área?
- Melhorias: ao construir ou se preparar para construir, quais planos de planejamento e design, engenharia e construção são viáveis e necessários?
- Consideração de transporte e acessibilidade: como os ocupantes e visitantes do imóvel chegarão a ela usando transporte público ou privado? Novos sistemas de acessibilidade precisarão de design e construção no imóvel?
- Alienação: a empreiteira venderá o imóvel? E, se assim for, como a empreiteira precisará comercializar o imóvel, negociar a venda e negociar contratos de desenvolvimento que vão para o comprador?
Outra abordagem do gerenciamento de projetos é uma Matriz de estrutura de design, descrita pelo Dr. Tyson Browning, professor associado de gerenciamento de operações na Neeley School of Business da Texas Christian University em seu livro em coautoria Design Structure Matrix Methods and Applications. Esta representação gráfica de tarefas usa um gráfico quadrado para agrupar estágios de projeto e representar interseções onde várias partes interessadas ou processos precisam ponderar ou influenciar o movimento de um projeto em direção ao seu estágio final.
Anatomia das fases de um projeto imobiliário
Os gerentes de projetos imobiliários devem ter uma compreensão sólida das etapas de um projeto e quais tarefas ocorrem durante essas etapas. Como um projeto por definição tem um início, meio e fim, então cada fase também tem um início, meio e fim e são conhecidas também como marcos, saídas ou gates, que um gerente de projetos marca na lista à medida que o trabalho avança.
Os gerentes de projetos devem prestar atenção à forma como definem o projeto antes deles. A fase de planejamento de um projeto é fundamental e um gerente deve considerar as seguintes perguntas: quanto tempo o projeto inteiro levará (ou quanto tempo um empregador ou cliente está alocando)? Se o projeto é um projeto de aquisição, há um prazo para etapas do processo de devida diligência? E, dentro desse prazo, quanto tempo os membros da equipe terão para concluir as tarefas? Dependendo das respostas a essas perguntas, um gerente de projetos pode ajustar o tamanho ou o escopo da contratação, cronograma, orçamento e projeto e engenharia necessários para cumprir o conjunto geral do projeto.
Depois que o projeto é definido e mapeado por tempo, o projetista também deve prever o tempo necessário para que o projeto receba entrada, feedback ou aprovação de várias partes interessadas. Além disso, os gerentes de projetos devem servir como gerenciamento no local do projeto, lidar com a folha de pagamento dos trabalhadores, incentivar a colaboração contínua entre prestadores de serviços diferentes, lidar com pedidos de alteração (pedidos de materiais adicionais ou mais caros) e mudanças no cronograma de fatores (impedimentos climáticos, trabalhadores doentes, atrasos por autorizações) no projeto. Os gerentes de projetos devem exibir uma governança geral forte sobre o cronograma do projeto e a execução oportuna das tarefas dos membros da equipe.
Depois que o projeto for concluído, o gerente de projetos precisará compilar tarefas após o término do projeto, como relatórios finais ou auditorias, para que seu empregador ou cliente possa medir o sucesso do projeto. Muitos gerentes de projetos recebem bônus salariais diretamente ligados ao seu sucesso de manutenção de projetos dentro do prazo e do orçamento.
Procurados: gerentes de projetos imobiliários
Os trabalhos de gerenciamento de projetos imobiliários são sob demanda e remuneram altos valores. Nos Estados Unidos, há expectativas de que a área cresça 17% entre 2010 e 2020, de acordo com o Bureau of Labor Statistics. Globalmente, 15,7 milhões de novos empregos de gerenciamento de projetos são previstos em sete setores, incluindo o de construção civil, de acordo com dados do Project Management Institute.
Um dia na vida de um gerente de projetos imobiliário pode variar muito, já que eles geralmente lidam com vários projetos simultaneamente. Você pode liderar um pequeno esforço de reforma, coordenar com um proprietário um novo canteiro de obras, obter mão de obra para um projeto próximo, contratar fornecedores ou trabalhar em uma iniciativa de melhoria de locatários com sistemas elétricos, acústica, iluminação ou interiores novos ou modificados. Realizar várias tarefas simultaneamente, ter habilidades de comunicação, gerenciamento de tempo, colaboração com várias partes interessadas, manter a elegância sob pressão e análise são qualidades obrigatórias.
“The Great Recession of 2008 blew a hole in the market, in terms of creating a pipeline of professionals who would now have five to seven years of experience in construction, development and design, or capital improvement work,” says Kipp Gillian, a Former Real Estate Developer who recruits nationally for real estate project management roles at Gillian Executive Search in Los Angeles.
Os empregos de nível básico na área pagam a partir de US$ 50.000 (com bônus de 10% a 15%) e aumentam em mercados urbanos maiores para a faixa de US$ 150.000 a US$ 180.000 (com bônus de 20% a 25%), relata Gillian. Contudo, o salário pode variar amplamente com base na experiência e no mercado urbano. O portal de empregos Payscale informa que os gerentes seniores de projetos imobiliários ganham em média US$ 94.770.
Empreiteiras e proprietários de imóveis contratam para essas funções, assim como empresas de consultoria de gerenciamento de projetos imobiliários e escritórios de arquitetura. Quem entrar nessa área de trabalho precisará de diploma de bacharel, mas o curso principal pode variar dependendo do tipo de função de gerenciamento de projetos desejada. Recomenda-se que futuros gerentes de projetos de desenvolvimento imobiliário estudem matemática, contabilidade, gerenciamento de negócios e cursos de análise ou onde desenvolverão orçamentos pro forma semelhantes aos usados em projetos, diz Gillian. Caso contrário, os cursos de engenharia civil ou arquitetura também são adequados, assim como graduação em gerenciamento de construção civil.
“Estágios são fundamentais”, recomenda Gillian. “Nada substitui um bom portfólio de projetos quando você está procurando um emprego na área.”
Há demanda por gerentes de projeto que possam trabalhar em novos canteiros de obras, hotéis e propriedades industriais, diz ele. Também é necessário contratar gerentes de projetos em imóveis de “uso misto”, em que dois tipos de imóveis estão localizados no mesmo ponto. Exemplos disso são condomínios ou edifícios de apartamentos com comércio no térreo ou unidades comerciais de varejo que incluem escritórios ou residenciais em um ponto.
“O uso misto requer um conjunto de habilidades aprimorado”, afirma Gillian. “Às vezes, um REIT contrata um gerente de projeto com habilidades para o componente do parceiro do projeto, e, em seguida, uma construtora residencial contratará alguém que sabe como falar com o promotor da loja, ou vice-versa.”
Software de gerenciamento de projetos
Se você está planejando gerenciar um projeto imobiliário ou buscar trabalho na área, precisará conhecer alguma tecnologia básica, aconselha Gillian. De modo geral, se você sabe trabalhar com planilhas e tecnologia de cronogramas e usar aplicativos móveis, você consegue se adaptar a programas de software no local de trabalho desenvolvidos para ambientes imobiliários. Mesmo prestadores de serviços e trabalhadores da construção são agora obrigados a usar sistemas virtuais de “anotações” em vez de métodos mais analógicos para alertar os membros da equipe sobre os acontecimentos do local de trabalho.
Existem dezenas de programas básicos de software e tecnologias baseadas em nuvem no mercado desenvolvidas especificamente para obras imobiliárias (como o Procorem), enquanto outras ofertas são personalizáveis para projetos que podem incluir imóveis (como o Projectmates).
Se você estiver analisando softwares, considere essas perguntas:
- Acompanhamento de tarefas: é possível automatizar e acompanhar tarefas? É possível compartilhar tarefas entre vários participantes?
- Formulários: é possível usar (ou criar) formulários fáceis de acompanhar para o seu projeto?
- Listas de tarefas: é possível elaborar e atribuir facilmente listas de tarefas?
- Relatórios: é possível gerar relatórios que detalham o status das tarefas ou de partes do projeto?
- Hierarquias: é possível definir níveis de permissão para que as auditorias, os pagamentos e os pedidos de alteração sejam rastreáveis e executáveis a partir de um só ambiente? Um cliente consegue ver alguns detalhes?
- Gerenciamento de documentos: é possível arquivar e acessar documentos com facilidade?
- Recursos financeiros: é possível acessar sistemas de pagamento ou documentos de orçamento?
- Histórico de projetos: é possível auditar o histórico do seu projeto?
- Recursos da nuvem: com muitas partes colaborando em canteiros de obras e locais distribuídos e trabalhando em horários diferentes, é possível compartilhar os detalhes do seu projeto pela nuvem?
- Integração: o software do seu projeto sincroniza com programas comuns como Google Drive, Dropbox ou outras redes de compartilhamento de arquivos, Quickbooks para contabilidade ou seus sistemas bancários ou de pagamento?
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