O que é comunicação em equipe?
A comunicação em equipe engloba todas as interações entre os membros de uma equipe ou grupo de trabalho. Estas interações incluem todas as conversas que temos com os colegas: face a face, por escrito e eletronicamente via e-mail, telefone, vídeo e outros meios.
A comunicação não se trata apenas da palavra em si; também diz respeito à entonação, modulação, volume e outros sinais. Um ramo da linguística conhecido como pragmática estuda como o contexto acrescenta significado à conversa, mesmo nossos "ums" e "ahs"
A comunicação em equipe inclui as formas não verbais (ou seja, expressões faciais, gestos de mão e linguagem corporal) em que transmitimos atitudes e sentimentos. Existem três grandes categorias de comunicação:
- Comunicação face a face: Isto acontece entre pessoas que estão no mesmo lugar e ao mesmo tempo.
- Comunicação síncrona: Isto acontece quando duas pessoas estão mantendo uma conversa em tempo real, apesar de estarem em locais diferentes (ou seja, em um telefonema).
- Comunicação assíncrona: Isto ocorre quando pessoas em locais diferentes contribuem para uma conversa com respostas atrasadas, como por exemplo, com e-mails.
O trabalho em equipe é importante em todos os setores, e a comunicação em equipe é um componente crítico na construção de equipes fortes. Uma comunicação forte abre o caminho para alcançar objetivos comuns.
Como a comunicação afeta uma equipe?
O sucesso de uma equipe depende de sua capacidade de se comunicar bem, independentemente do setor ou da missão. A colaboração, a divisão de tarefas, o compartilhamento da visão e o intercâmbio de informações requerem uma boa comunicação. As equipes podem fazer mais do que indivíduos - exceto se a comunicação for fraca ou interrompida.
Na verdade, Alex Pentland, um lendário cientista da computação no MIT que estuda a dinâmica humana, encontrou padrões de comunicação que são o preditor mais forte do sucesso de uma equipe - tão significativos quanto os seguintes fatores combinados: inteligência individual, personalidade, habilidade e a substância das discussões em equipe.
Então, como você constrói uma equipe que se comunica efetivamente? Você deve entender como é uma boa comunicação, construir uma estrutura forte para apoiá-la e modelá-la e escolher as ferramentas certas para facilitá-la. Vejamos cada um desses elementos.
As diferentes formas de comunicação da equipe
Podemos entender melhor os fundamentos, diferenciando entre "o que" e "quem" da comunicação em equipe.
O "o que" da comunicação é o modo ou meio (ou seja, verbal ou não verbal, papel ou eletrônico, palavras ou imagens, ou áudio ou vídeo). O "quem" da comunicação diz respeito tanto ao número de participantes quanto à posição de cada participante dentro da equipe.
Aqui estão os três tipos de comunicação da equipe:
- Comunicação de cima para baixo: É quando um membro de alto escalão de uma equipe entra em contato com um de nível inferior. A comunicação de cima para baixo é a mais provável de ser prescritiva.
- Comunicação de baixo para cima: É quando o fluxo de contato se move na direção oposta. A comunicação de baixo para cima é mais frequentemente sugestiva.
- Comunicação entre pares: Isto é quando ocorre o contato entre membros da equipe de nível igual. A comunicação entre pares tende a consistir em discussões.
Em qualquer uma dessas direções, a comunicação pode ser individual ou envolver grupos pequenos a médios.
Devemos observar que estamos nos concentrando na comunicação interna ou intra-empresa. A comunicação externa acontece entre equipes com autoridades organizacionais às quais a equipe se reporta, com outras partes interessadas tais como a força de trabalho ou acionistas, ou com constituintes externos tais como clientes.
Por que a comunicação é importante em uma equipe
Para ter uma idéia vívida da razão pela qual uma boa comunicação é tão crucial, pense nos resultados de uma má comunicação: mal-entendidos, discussões, prazos não cumpridos, metas não alcançadas, estresse. Não seria ótimo se houvesse uma maneira de evitar esses resultados negativos?
Uma equipe que não se comunica bem é como um motor mal lubrificado. Na melhor das hipóteses, é uma fonte de fricção que reduz a produtividade. Na pior das hipóteses, isso resulta em paralisia do projeto e é um gerador de culpa.
Mas, quando a comunicação flui, ela se torna a cola que mantém uma equipe unida. A boa comunicação faz o seguinte:
- Ajuda os colegas de equipe a confiar uns nos outros
- Constrói um senso de pertencimento e lealdade de equipe
- Assegura que o pessoal tenha as informações necessárias para fazer bem o seu trabalho
- Cria um ambiente onde as pessoas se sentem respeitadas, seguras e comprometidas
- Apoia a sinergia (ou seja, trabalho em equipe que excede a soma das contribuições individuais)
- Promove a criatividade e a inovação através do intercâmbio de idéias
- Reduz e dilui o conflito
- Melhora a motivação e retenção do pessoal
- Leva os funcionários a falar positivamente sobre a organização
Os funcionários altamente engajados estão profundamente investidos na missão da empresa, e o alto engajamento está intimamente correlacionado com o melhor desempenho da organização e níveis mais elevados de retenção de pessoal, de acordo com a pesquisa da consultoria Aon.
Nos estudos da Pentland que analisaram a comunicação nas equipes de call center de um banco, a energia da equipe e os níveis de engajamento fora das reuniões previam um terço da variação da produtividade em dólar entre os grupos. As diferenças no sucesso da comunicação entre equipes aparentemente idênticas produziram desempenhos muito diferentes.
Um estudo anterior na Carnegie Mellon University que examinou a comunicação entre os estudantes participantes de uma competição empresarial constatou que equipes mais bem coordenadas tiveram um melhor desempenho, tanto no mercado de ações quanto nas avaliações da diretoria.
Quais são os sinais de boa comunicação?
Os resultados de práticas de comunicação eficazes são fáceis de identificar: Os projetos são concluídos com sucesso e dentro do prazo, já que todos sabem o que estão fazendo; a comunicação intra-equipe é aberta, profissional e cordial; e as pessoas não têm medo de fazer perguntas ou responder a elas.
Mas, estas melhorias descrevem apenas os resultados de uma boa comunicação. Como é a boa comunicação em ação?
Há duas maneiras de responder a esta pergunta: olhando a comunicação em nível individual e em nível de equipe.
No nível individual, o comunicador natural exibe uma série de comportamentos consistentes e previsíveis:
- Embora não sejam necessariamente extrovertidos, os comunicadores naturais não são tímidos em se aproximar de outras pessoas.
- Em salas lotadas eles circularão ativamente, participando de conversas curtas mas dinâmicas.
- Ao fazer isso, eles exploram novas idéias e contatos que a equipe pode aproveitar e utilizar.
- Este compartilhamento de idéias tem um efeito colateral, já que o comunicador então circula estas idéias para muitas pessoas diferentes, que as transmitem para outras pessoas, e assim por diante.
- Os comunicadores naturais não são conversadores egoístas que procuram principalmente monopolizar as conversas. Eles ouvem pelo menos tanto quanto falam, e geralmente são ouvintes altamente engajados e focados.
- Eles tratam os colegas de equipe igualmente, dando a todos uma chance de ouvir e ser ouvidos.
- Eles solicitam ativamente opiniões de colegas de equipe que estão menos disponíveis.
A boa comunicação também tem algumas marcas distintas no nível da equipe:
- Os membros da equipe falam e ouvem por turnos, em vez de permitir que alguns companheiros de equipe monopolizem a conversa.
- A comunicação é multidirecional: não apenas de cima para baixo, mas também de baixo para cima e entre pares também.
- A equipe não fica isolada. Os membros saem da equipe para procurar informações, obter recursos e forjar contatos.
- A boa comunicação é evidente a partir da linguagem corporal: Os membros da equipe se encaram quando falam e usam expressões e gestos para se expressarem.
- Uma equipe que se comunica bem dará feedback de forma aberta e honesta.
- Os colegas de equipe compartilham valores centrais e têm os mesmos objetivos, de modo que se comunicam a partir de um contexto e de uma linha de base compartilhados.
- A liderança situacional é mais comum. Este é um estilo de liderança flexível que se adapta às necessidades, objetivos e maturidade da equipe e muitas vezes se sobressai na construção de relações e trazendo o melhor dos membros da equipe.
O trabalho de Pentland no Laboratório de Dinâmica Humana no MIT descobriu que três aspectos da comunicação prevêem o desempenho da equipe: energia, engajamento e exploração.
- Energia: É medida pelo número e natureza dos intercâmbios em que os membros da equipe participam.
- Engajamento: Mostra como a energia é distribuída dentro de uma equipe; equipes nas quais a energia é alta e uniformemente distribuída têm um alto engajamento.
- Exploração: Mede o engajamento com pessoas fora do grupo, quando os membros da equipe coletam informações e adquirem recursos. O engajamento e a exploração tendem a ser inversamente proporcionais, já que são processos que consomem tempo e energia.
As equipes com alto engajamento e alta energia foram as mais eficientes nos estudos da Pentland. Mas em uma descoberta mais inesperada, equipes com baixa energia e baixo engajamento tendem a ter um desempenho melhor do que equipes desequilibradas - aquelas que têm alta energia, mas baixo engajamento, ou vice-versa. Isto sugere que ter simplesmente um alto número de interações não é suficiente; as interações devem envolver a maioria, se não todos, os colegas de equipe.
Pentland também descobriu que a simples quantidade de trocas presenciais entre os membros da equipe prevê mais de um terço da variação no desempenho entre equipes similares. Mas mais trocas não são necessariamente melhores. Exceder um limite ideal para o número de trocas - normalmente algumas dezenas de trocas por hora de trabalho - é na verdade prejudicial ao desempenho. O tempo social entre os colegas de equipe é "profundamente crítico" para o desempenho da equipe, descobriu Pentland, sendo responsável por mais da metade da mudança positiva nos padrões de comunicação.
Obstáculos à boa comunicação da equipe
A comunicação é um processo que, como qualquer outro, pode ser interrompido ou bloqueado. Os impedimentos para uma comunicação eficaz são variados, alguns óbvios e outros não.
- Barreiras físicas: Incluem espaços que não são propícios à conversa porque são ruidosos, têm uma disposição estranha ou são muito pequenos (ou mesmo muito grandes). Equipes remotas e arranjos de assentos que colocam as pessoas distantes podem interferir na comunicação, assim como ter um chefe que se senta separadamente.
- Excesso de união: Ironicamente, a falta de privacidade e as interrupções frequentes também podem interferir na qualidade da comunicação. A pesquisadora Gemma Irving da University of Queensland descobriu que os escritórios em plano aberto funcionam melhor para equipes onde os membros interagem frequentemente em tarefas conectadas e compartilham informações em muitas trocas breves. As longas conversas são melhor realizadas em espaços privados, porque as pessoas se sentem mais dispostas a falar longamente quando não são ouvidas, ela descobriu.
- Barreiras linguísticas e culturais: Estes são bloqueios óbvios de comunicação e impedem a união e a confiança da equipe.
Chase Hughes, co-founder of development company Vartheta, manages a team of 200 remote developers in multiple countries and frequently encounters communications barriers. He recommends being very specific with your words, asking team members to reiterate back to you their understanding of the mission, and documenting everything well so team members can refer back to the guidance later.
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Tamanho do grupo: As opiniões variam muito quanto ao número ideal de membros, mas claramente ter muitas ou poucas pessoas na equipe não é útil. A maioria das pesquisas parece estabelecer em quatro a cinco como o número ideal, com um estudo influente favorecendo sete.
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Conflito interpessoal: O conflito não é ruim per se, especialmente se for tratado com respeito e abrir questões-chave sobre o trabalho da equipe para discussão. Mas o conflito nascido de choques de personalidade, lutas pelo poder ou estilos de comportamento disfuncionais podem esfriar a comunicação da equipe. A incorporação de uma boa comunicação desde o início pode evitar que alguns destes problemas floresçam.
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Falha na transmissão do conhecimento da equipe: Uma boa comunicação é difícil se as pessoas não operam a partir de uma linha de base compartilhada. Isto pode ser um problema, especialmente se houver rotatividade em uma equipe e os recém-chegados não conhecerem a história de sucessos e fracassos da equipe. Em 2000, pesquisadores da University of St. Gallen, na Suíça, propôs um modelo abrangente de cinco camadas para gerenciar o conhecimento da equipe.
Quando reinicializar sua estrutura de comunicação
Os novos membros de sua equipe parecem ter dificuldade em dominar seus métodos de comunicação? Você está passando muito tempo para atualizar todos ou sua equipe sofre frequentes mal-entendidos?
Se assim for, sua estratégia de comunicação pode se beneficiar de um reinício. Faça a si mesmo as seguintes perguntas. Se você vê muito espaço para melhorias, é hora de repensar sua abordagem de comunicação.
- Será que todos sabem exatamente o que todos os outros fazem?
- Todos entendem seu idioma, termos e jargões?
- Existem meios claros e estabelecidos de comunicação de fora da equipe a serem retransmitidos para o grupo?
- Os recursos compartilhados são fáceis de localizar e acessar?
- Se você usa mais de um canal de comunicação, será que todos entendem qual utilizar e quando?
- As pessoas se sentem confortáveis em ser honestas e participar de discussões?
Melhores práticas para uma comunicação eficaz em equipes
Embora estilos de comunicação eficazes sejam flexíveis e se adaptem à situação, algumas melhores práticas têm surgido. Estas regras são melhor utilizadas como diretrizes a serem modeladas e incentivadas, não aplicadas.
As principais práticas se encaixam em três categorias: pessoas, conversas e mensagens.
Regras de pessoas:
- Todo mundo toma parte: Os membros da equipe contribuem, não apenas para o trabalho mas também nas discussões. Quando são poucas as pessoas que fazem toda a conversa, a comunicação não é eficaz. A comunicação verdadeiramente eficaz é 360 graus.
- Todos ouvem: O corolário para todos que participam de uma conversa é que todos precisam ouvir também.
- Todos são respeitados: Siga as duas primeiras regras, e a terceira se torna um corolário. Quando as pessoas percebem que suas contribuições são valorizadas, elas ficam mais felizes e seu engajamento com a equipe e compromisso com seus objetivos aumenta.
- Todo mundo conhece todo mundo: Ou, pelo menos eles tentam, um pouco de cada vez. Esta regra não se trata de conhecer pessoalmente os colegas de equipe - embora isso possa ajudar. Trata-se antes de conhecer seus pontos fortes e fracos, suas motivações e suas perspectivas.
Regras de conversação:
- Faça perguntas: Ninguém deve se sentir mal em fazer uma pergunta quando não entende totalmente. Fazer perguntas ajuda todos a esclarecer o entendimento mútuo e melhora o alinhamento da equipe.
- Certifique-se que todos entendem: O orador tem o dever de confirmar que todos entenderam a mensagem. Deixe tempo para perguntas e não faça com que os colegas de equipe se sintam burros quando pedem esclarecimentos.
- Perceba que nem todo mundo vai conseguir fazer isso direito: Apesar dos melhores esforços, nem todos absorvem imediatamente a mensagem pretendida. Isso faz com que o acompanhamento e o reforço sejam importantes.
Regras da mensagem:
- Mantenha-a curta: Seja sucinto. Isto torna suas dicas de aprendizado mais memoráveis, economiza tempo e evita que um ou dois companheiros de equipe monopolizem o discurso.
- Resuma e acompanhe: Recapitule e reitere sua mensagem várias vezes ao entregá-la e depois também. Os acompanhamentos devem ser concisos. Use um formato consistente para o acompanhamento.
- Escolha seus canais com cuidado: Escolha um canal central para a comunicação e certifique-se de que todos saibam qual é. As coisas se perdem se as pessoas tiverem que fazer malabarismos com demasiadas plataformas. Entraremos em detalhes mais tarde na escolha dos canais e ferramentas corretos.
Dicas dos especialistas: Como você pode melhorar a comunicação em uma equipe?
Nesta seção, você encontrará os melhores insights dos líderes de equipe e consultores experientes sobre como melhorar a comunicação da equipe. Você também pode baixar uma versão para impressão e compartilhamento aqui.
1. Defina claramente os papéis e objetivos: Deixe as pessoas saberem do que estão encarregadas. O esclarecimento das responsabilidades e a pressão para a resonsabilização dá a todos uma forma de se encaixar na equipe. As responsabilidades, naturalmente, devem ser atribuídas e assumidas com base nos pontos fortes individuais, e é por isso que é tão importante que as lideranças da equipe conheçam as pessoas sob seu comando. Incentive as pessoas a pedir e oferecer ajuda em retribuição. Isto torna a comunicação mais objetiva e aumenta a produtividade. E ainda assim, é importante lembrar que quando os erros acontecem, tomar posse deles coletivamente (em vez de procurar bodes expiatórios) aumenta a confiança na equipe.
2. Aprenda como as pessoas gostam de se comunicar:
Deborah Sweeney, CEO of MyCorporation.com, says to adapt your style with what works best for the individuals on your team. “Identify the communication styles of the team members first, rather than assume everyone communicates the same way. One size doesn't fit all,” she says. “Some members may be more comfortable meeting up in person, sending an email, or even chatting through a messenger app like Slack. Once you've determined the best communication method to reach each team member, you'll be able to better check in with the team and their needs.”
3. Adote a comunicação bidirecional, incluindo feedback e pesquisas: Como líder de equipe, seja honesto e aberto com sua equipe - e às vezes, espere o mesmo tipo de honestidade de volta. O feedback é melhor quando é recíproco.
Tracy Julien, a Vice President at retirement planning company GuidedChoice, recommends holding a short, weekly team meeting beyond your project agenda. “Avoid a one-way conversation, and be sure that everyone is encouraged to contribute to the discussion. While it’s important to maintain a professional environment, leave the discussion open to more general topics and allow employees to discuss personal achievements, in addition to professional ones. This will provide your team with an opportunity to get to know each other on a more personal level and improve office rapport,” Julien says. If you feel your team may be uncomfortable being honest, anonymous surveys are a good tool.
4. Seja claro sobre sua missão: A comunicação é melhor construída sobre uma base de valores compartilhados e compromisso com um propósito comum.
As Michael Murphy, CEO of medical solutions company HealthChannels believes, “[a] team mission statement elevates goals from priority to passion. The mission is clear and the individual communication is streamlined to mission-critical topics.”
5. Tenha uma política de portas abertas:
Jacob Dayan, CEO of accounting consultants CommunityTax, explains, “Anything other than an open door policy creates an environment where people wait until the scheduled time in order to ask questions or bring up concerns, but with an open door policy, issues can be communicated in real time and get addressed much more quickly.”
6. Conheça o seu pessoal:
Michael Wilkinson, a certified master facilitator at Leadership Strategies, says that differences in values or experiences are one of the top causes of disagreements among team members. He recommends identifying the most important values for each person, and then coming up with solutions that combine these values.
7. Não se esqueça da diversão: Exercícios e jogos podem ajudar a construir confiança, familiaridade, moral e união. Confira este artigo para várias idéias e esta ferramenta para encontrar a atividade certa para sua equipe. Se sua equipe não gosta da idéia de jogos, lembre-se que existem alternativas viáveis tais como intervalos mais longos para almoço e grupos de hobby, que atingem o mesmo objetivo: fazer com que as pessoas falem fora de uma esfera puramente profissional.
8. Ser intencional pode ajudar:
Leadership consultant Divya Parekh suggests practicing mindfulness. “[It] prevents miscommunication and misunderstandings amongst group members due to biases, judgment, and ego play. Mindfulness works because it sets the stage for non-judgment, self-awareness, and compassion,” she notes. “Non-judgment develops active listening and builds trust — the foundation of honest communication amongst team members. As a result, it empowers you to have a clear, complete, and concise message.” There are also formal communications models and trainings that help. A 2013 study by researchers at the University of Washington found a model called TeamSTEPPS improved communication among medical staff and improved patient safety.
9. Tecnologia de alavancagem: Ferramentas como um software de gerenciamento de projetos podem aumentar a transparência dentro da equipe, e o McKinsey Global Institute descobriu que o funcionário médio, que passa mais de um quarto da semana de trabalho gerenciando e-mails e um quinto rastreando informações específicas ou recursos humanos, pode reduzir em mais de um terço o tempo gasto na busca de informações se sua empresa utiliza mídia social internamente.
10. Face a face continua sendo fundamental: Embora a comunicação digital seja útil e eficiente, a comunicação face a face ainda é necessária para discussões sensíveis e importantes.
“It's OK to have individual conversations on the side — just be sure to take the decisions and outcomes back to the team,” says consultant Lisa Sansom. “This is even true for interpersonal difficulties. If Sandy has a problem with Kim, they can talk about it on the side, out of the glare of the team environment, and come to a resolution — then bring that resolution back to the team.”
11. Diga "Sim, e...":
Jennifer Oleniczak Brown of The Engaging Educator, which works with companies such as Viacom, AirBnB, and Wells Fargo to train people to improve their communication skills, says that a single word (like “but”) can derail communication, because it “discounts what just got said and elevates one opinion above another.” She suggests replacing “but” with “yes, and...” “The ‘and’ opens up possibilities, while the ‘but’ shuts them down,” she explains.
Equipes remotas: Desafios de comunicação e formas de vencê-los
Ter membros remotos ou uma equipe totalmente remota acrescenta complexidade extra às comunicações da equipe. Eis o porquê: Recolhemos muitas informações não verbais quando uma pessoa está na nossa frente e estamos tendo uma conversa face a face. Se não estiverem e a conversa for síncrona, torna-se um pouco mais difícil, embora não impossível, deduzir significado uma vez que as conversas síncronas são muitas vezes baseadas na voz.
Com a comunicação assíncrona, porém, a escolha mais comum é apenas texto, e é muito mais fácil interpretar erroneamente a palavra escrita do que a falada.
Com uma força de trabalho cada vez mais móvel, colaborativa e internacional, estar em uma equipe remota ou distribuída é mais comum. Então como podemos lidar com as armadilhas da comunicação?
- Escolha sabiamente os canais de comunicação: Ter muitos canais pode tornar as coisas muito caóticas muito rapidamente, portanto, erram do lado da simplicidade. É muito fácil abrir outro canal de comunicação se você realmente precisar dele, mas não é tão fácil fechá-lo uma vez que esteja em uso. E se você precisar usar vários canais, decida sobre usos específicos para cada um deles. Com frequência você verá que a melhor solução é uma plataforma de comunicação multicanal, com capacidade para enviar mensagens de texto, fazer chamadas de voz e vídeo, gravar mensagens e anexar arquivos para acesso individual ou em grupo.
- Use tecnologia de gerenciamento de trabalho: Como o trabalho remoto em equipe é sempre dependente da tecnologia, considere a comunicação empresarial, o gerenciamento de tarefas e as ferramentas de acompanhamento do progresso, que lhe permitem lidar com calendários e programação através de múltiplos fusos horários. Estas ferramentas também podem ajudar a resolver outro problema perene com o trabalho remoto: descobrir quem deveria estar fazendo o que, e se já está feito.
- Não se esqueça do elemento humano: Lembre-se, fazer parte de uma equipe remota não significa que você não se socializa com seus colegas remotos. Criar um espaço que seja o equivalente virtual do canto do café, onde os colegas de equipe possam conversar uns com os outros sobre coisas fora do trabalho. E lembre-se de celebrar os momentos pessoais (promoções, aniversários, o nascimento de crianças), pois todas essas coisas merecem reconhecimento tanto no mundo virtual quanto no real.
- Tome um cuidado extra para atingir as nuances corretas quando estiver redigindo mensagens escritas: Comentários irreverentes ou fora de moda que podem atrair uma risada em pessoa podem cair por terra em outro contexto, país ou cultura. E eles ficam permanentemente no registro uma vez que você os envias.
- Considere um treinamento de comunicação da equipe virtual (treinamento VTC): Mostrou-se que isso melhora a coesão da equipe e a satisfação com o processo. O treinamento VTC também não tem que ser um processo intrusivo ou extenso: Em um estudo realizado em 1999, um processo de treinamento em três etapas incluiu uma introdução à dinâmica da equipe e a reunião típica; um exame dos problemas com a comunicação virtual e como resolvê-los; e uma visão geral da netiqueta e semiótica digital. Este treinamento resultou na melhoria do desempenho das equipes treinadas em comparação com as equipes de controle.
- Crie oportunidades de interação face a face:
Aaron Vick, Chief Strategy Officer for Cicayda, a legal software company that has a mostly remote team, encourages off-site staff to work around others, ideally with colleagues but even with others outside the organization. “Working remotely doesn't mean living a sheltered life, in one room, and slowly collecting cats. Take a day to go work at a coworking spot or coffee shop,” he suggests.
Como fazer um plano de comunicação da equipe
Como mencionamos, colocar todos inteirados sobre como, onde e quando se comunicar agilizará as comunicações. Ao invés de fazer isso durante o caminho, você pode promover uma melhor comunicação criando um plano de comunicação em equipe.
Aqui estão os principais passos. Abaixo, você pode baixar um modelo e um exemplo.
- Como uma equipe, discuta as principais práticas e faça o convencimento. Estabeleça regras e normas para o tempo de resposta às mensagens, quem precisa ser copiado em que documentação, onde os registros serão armazenados e quem é responsável por manter tudo isso. Seja específico: Em vez de adotar um padrão "responda rapidamente" aos e-mails, diga "responda dentro de 24 horas"
- Escolha ferramentas digitais. Decida quais plataformas e aplicações você usará para cada função chave de comunicação. Certifique-se de que o treinamento esteja disponível e restrinja as pessoas a usar apenas os canais acordados.
- Acompanhe as pessoas que não cumprem. Por exemplo, se alguém não está colocando sua pergunta no canal Slack da equipe mas se dirigindo a um indivíduo em particular, então outros não podem se beneficiar da informação. Descubra porque essa pessoa não está usando o canal e incentive-a a usar. Certifique-se de que as pessoas que perdem chamadas ou reuniões agendadas regularmente saibam que você notou e exija que elas leiam as notas.
- Dê um bom exemplo. Seja um modelo para se manter fiel ao plano. Depois de algum tempo, se não estiver funcionando bem, adapte o plano.
Baixe um exemplo do plano de comunicação da equipe
Baixe um modelo do plano de comunicação da equipe
As ferramentas de equipe podem ajudar a comunicação a funcionar mais suavemente
Se você está procurando ferramentas de comunicação, você será mimado pela diversidade de escolha. Há uma vasta gama de ferramentas de comunicação de software disponíveis, com qualquer número de características. Então como você escolhe aquele que é certo para você?
Primeiro pense nas funcionalidades de que você realmente precisa. Existem três categorias funcionais principais: comunicação da equipe, gestão do trabalho e colaboração.
- Comunicação em equipe: Estas ferramentas são construídas para facilitar a comunicação através de uma combinação de texto, áudio e vídeo. Hoje elas são utilizadas por quase todas as equipes.
- Gerenciamento do trabalho: Estas ferramentas ajudam as equipes a executar um processo fixo que inclui várias funções ou etapas especializadas pelas quais o trabalho deve passar. Elas são construídas para documentar o progresso, agilizar o processo de entrega e acompanhar os itens de trabalho à medida que se movimentam através do fluxo de trabalho da equipe.
- Ferramentas de colaboração: Essas ferramentas permitem aos membros da equipe direcionar simultaneamente seus esforços para o mesmo trabalho, geralmente criando uma versão editável do projeto baseada em nuvem. Eles são usados por equipes que têm vários membros com conjuntos de habilidades semelhantes, trabalhando no mesmo projeto ao mesmo tempo.
Once you have your tools established, “make sure your team knows where to properly communicate, given the topic,” says Vivek Chugh, CEO of checklist app Listables. “Once that’s in place, it’s extremely important that your initial tasks be concise, decisive, and focused, so the team knows exactly what the expected results are and what their individual tasks are. Doing this addresses a few problems. One, it adds accountability, so no one on the team can say they were unclear, didn't get the message, or didn’t know the due date. Two, any problems or questions that do arise can be quickly and easily addressed,” she adds.
As distinções entre as três categorias não são rigidamente definidas. Você pode encontrar facilmente uma ferramenta ou conjunto de ferramentas que oferecerá as três funcionalidades. Ainda assim, há várias considerações e alguns trabalhos de manutenção digital que você precisará levar em consideração ao selecionar as ferramentas para sua equipe.
- Segurança: Certifique-se de que o acesso seja restrito às pessoas certas. Alguns podem ser tornados acessíveis ao público via URL do site. Certifique-se de que não é assim que sua ferramenta está configurada. Além disso, dependendo do tipo de trabalho que você está fazendo, qualquer fluxo de dados de e para os servidores da ferramenta e qualquer coisa armazenada na nuvem pode precisar ser protegido e criptografado.
- Mensagens: No mínimo, a ferramenta deve ter um histórico de mensagens extenso e pesquisável; funcionalidade para editar, excluir e compartilhar mensagens; capacidade de fixar conversas importantes; e permitir que os arquivos sejam compartilhados. Qualquer canal de áudio e vídeo também precisa ser parte da mesma ferramenta. Você terá escolhas: canais, salas ou grupos para separar as conversas por tópico, projeto ou equipe; mensagens diretas aos colegas de trabalho individuais; mensagens em sequência; bate-papo livre; emojis e GIFs; e histórico limitado ou ilimitado de mensagens pesquisáveis, dependendo de quanto você está pagando. Outras características incluem fóruns abertos, espaços para equipes privadas e criptografia de mensagens.
- Velocidade e facilidade de uso: Estes fatores são auto-explicativos. Uma ferramenta baseada em nuvem é muitas vezes a melhor escolha, pois proporciona facilidade de acesso remoto e confiabilidade geral. Entretanto, há um troca em termos de segurança, uma vez que os dados armazenados em nuvem são mais vulneráveis do que os dados armazenados apenas em sistemas locais seguros. Os editores e pesquisadores, por exemplo, tendem a ser muito exigentes quanto às suas escolhas de armazenamento baseado em nuvem para trabalhos sensíveis que ainda não são publicados.
- Compatibilidade: Muitas, mas não todas, das ferramentas são multiplataforma, portanto as pessoas podem acessar as ferramentas com vários dispositivos e sistemas operacionais.
- Custo: Muitas ferramentas têm versões gratuitas e premium. As versões empresariais são normalmente baseadas em assinatura, mas os preços podem variar de acordo com o número de usuários e a capacidade de funções como compartilhamento de arquivos ou hospedagem em nuvem. Não compre mais do que você precisa.
- Integrações: Certifique-se de que sua ferramenta se integra com as outras aplicações que você utiliza.
- Suporte ao cliente: Verifique as avaliações e pergunte a outros clientes se é fácil obter respostas às perguntas e resolver os problemas.
- Hospedagem e compartilhamento de arquivos: Estas características tornam os documentos e recursos facilmente acessíveis a todos os membros da equipe. Algumas ferramentas também podem tornar estes itens pesquisáveis. Mas se você estiver armazenando documentos on-line (que são todos sensíveis), é fundamental que as transferências de dados de e para a nuvem, assim como quaisquer dados na nuvem, sejam criptografadas e seguras. Algumas organizações realmente proíbem o uso de certas ferramentas de armazenamento em nuvem por causa de suas políticas de segurança de dados e histórico de violações de dados.
- Gerenciamento do trabalho: Estas características variam em capacidade, desde listas simples de pendências e quadros de tarefas para equipes e indivíduos até quadros Kanban para gerenciamento completo do fluxo de trabalho. Estas ferramentas normalmente terão notificações ou alertas incorporados que você pode configurar para ficar a par do progresso do trabalho.
Comparação de exemplos de ferramentas de comunicação da equipe
A maneira mais fácil de entender estas características é vê-las em ação. Há dezenas, se não centenas, de soluções que se posicionam como ferramentas de comunicação em equipe. Como elas variam muito em sua intenção e complexidade, escolhemos alguns exemplos a serem explorados com mais detalhes.
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