Definições: o que são análise de partes interessadas e mapeamento de partes interessadas?
Para satisfazer as partes interessadas do projeto, você deve primeiro identificar as partes interessadas e quem precisa saber o quê e quando. Antes de iniciar o projeto, é importante identificar e analisar, para depois mapear as partes interessadas de acordo com o seu envolvimento, investimento emocional e financeiro, e outros critérios relacionados com o projeto.
Normalmente, uma análise de partes interessadas deve começar com uma sessão de brainstorming com seu grupo de projeto, incluindo a liderança sênior de sua empresa, se desejar. Dessa forma, você pode colocar no quadro branco todas as pessoas que podem ser afetadas pelo projeto enquanto você está trabalhando nele e após o lançamento. Depois de identificar o conjunto maior de partes interessadas, você pode começar a alinhá-los ao seu nível de interesse e envolvimento, talvez em um gráfico de grade simples.
O
mapeamento das partes interessadas é a representação visual de uma análise das partes interessadas, organizando essas pessoas de acordo com os principais critérios com os quais você as gerenciará durante o projeto. Alguns desses critérios podem incluir interesse, influência, participação financeira, participação emocional, aqueles na periferia que ainda são importantes o suficiente para serem mantidos informados etc. Isso pode ser feito em uma grade ou em uma planilha.
Quem é uma parte interessada? Qualquer pessoa com interesse no projeto
Digamos que você trabalhe em uma agência de marketing que foi escolhida para trabalhar em um projeto para uma empresa de tecnologia. Este projeto envolve atualizar um programa de software popular produzido pela empresa e incluirá várias etapas de trabalho ao longo de um período de seis meses. Aqui estão algumas possíveis categorias de partes interessadas neste exemplo:
- Externo: o cliente, incluindo a equipe principal do cliente, seus gerentes e seu diretor de divisão. Normalmente, há uma ou duas partes interessadas identificadas como uma ligação da equipe de projeto do cliente.
- Interno: a alta liderança da sua agência, bem como um gerente de tráfego, departamento de contabilidade e membros da equipe executiva, que desejam ver o projeto executado de maneira eficiente e lucrativa.
- Equipe interna/de projeto: esta é a equipe da sua agência dedicada a trabalhar neste projeto, incluindo o diretor de conta, gerente de programa (se necessário), gerente de projeto e outros recursos como designers, designers de UX, desenvolvedores, redatores e quem mais tiver as habilidades necessárias para contribuir para o sucesso do projeto.
- Outros: estes podem ou não incluir a comunidade de desenvolvedores, defensores da tecnologia, influenciadores de tecnologia e talvez até mesmo usuários finais que estavam esperando por esta atualização de software e provavelmente a usarão.
Papéis das partes interessadas: quais são as personas típicas das partes interessadas e como mapeá-las?
Depois de colocar no quadro branco sua grande lista de possíveis partes interessadas, é importante dar uma olhada nas funções das partes interessadas para que você possa mapear as partes interessadas adequadamente. Existem certos tipos de partes interessadas que podem estar envolvidas em qualquer projeto e que são identificadas para desempenhar determinadas funções. Estes podem incluir:
Um patrocinador executivo: de acordo com a Cornell University, um patrocinador executivo é um gerente que é responsável por garantir autoridade de gastos e recursos para o projeto. O patrocinador executivo normalmente "atua como um defensor vocal e visível, valida as metas e objetivos do projeto, mantém-se a par das principais atividades do projeto e é o tomador de decisão final para o projeto", de acordo com a Cornell School of Business. Em nosso cenário, essa pessoa pode ser vice-presidente de marketing e/ou de desenvolvimento da empresa cliente. Sua agência pode não interagir com eles com frequência, mas eles realizam a aprovação final de todas as alterações de escopo e assinam as aprovações em cada estágio.
Um patrocinador de projeto: essa parte interessada está envolvida em um nível mais granular e supervisiona o gerente de projeto. Esta parte interessada normalmente segue o progresso das tarefas em alto nível para a conclusão e também frequentemente supervisiona o gerente de projeto.
Externo: algumas dessas partes interessadas estão extremamente distantes do projeto real e podem ser acionistas da empresa, empreiteiros, grupos de supervisão e muito mais. Normalmente, essas partes interessadas precisam de informações mínimas, porém devem sentir que estão sendo ouvidas.
Interno: essas partes interessadas incluem gerenciamento do lado da agência e do cliente, recursos humanos de ambos os lados (que podem ser solicitados por mais pessoal ao longo do projeto), TI e desenvolvedores necessários para criar o projeto.
Início da análise de partes interessadas
Depois de identificar todos os tipos de partes interessadas relacionadas ao seu projeto, você pode começar a analisá-las e mapeá-las de acordo com seus critérios. Isso evidencia a importância de fazer perguntas importantes, e ser o mais honesto possível ao avaliar as partes interessadas e suas necessidades.
Fatores importantes a serem considerados
- Quem são as partes interessadas que têm mais influência no seu projeto? Elas serão principalmente pessoas do lado do cliente, geralmente a equipe do projeto dele, o patrocinador do projeto e o patrocinador executivo.
- Quais partes interessadas serão mais afetadas pelo seu projeto? Elas poderão incluir pessoas do primeiro grupo, mas também poderão incluir pessoas de fora. Com um projeto de construção civil, por exemplo, os moradores do bairro, ativistas ambientais e potenciais moradores do prédio construído poderão estar nesse grupo.
- Como lidar com pessoas importantes que não são consideradas partes interessadas? Por exemplo, em seu projeto de software, pode haver executivos em outros lugares da equipe de Software que são líderes importantes de departamento e que podem precisar ser informados sobre certas coisas. Mantenha essas pessoas minimamente envolvidas, pois elas podem levantar preocupações ou gerar entraves.
- Quem controla os recursos? Estas serão as partes interessadas do lado do cliente, bem como do lado da sua agência, caso você precise solicitar uma alteração de escopo ou orçamento ou exigir mais recursos alocados de uma determinada disciplina.
- Quais são as principais motivações e interesses de suas partes interessadas? Ao decidir a força motriz das partes interessadas, considere:
- Quem tem uma participação ou interesse financeiro.
- Quem tem um interesse emocional (não subestime esse interesse; o projeto foi concebido por alguém, então é essencial manter esse alguém informado e satisfeito).
- Quais são as principais motivações de cada parte interessada.
- Quem é o maior apoiador.
- Quem é o maior não apoiador ou crítico.
Início da análise e mapeamento de partes interessadas
Depois de concluir os exercícios acima, você deve ter informações suficientes para começar a analisar as principais partes interessadas e onde elas devem se encaixar em seu mapa ou matriz.
Vivian Kloosterman é diretora executiva da VK Consulting Environmental Engineers Ltd. na Nova Zelândia, e fundadora da escola de negócios on-line Continuing Professional Development, que oferece vários cursos sobre gerenciamento e análise de partes interessadas.
"Usar uma matriz que mapeie as partes interessadas de acordo com sua influência e interesse permite que você elabore um quadro do nível de envolvimento de suas partes interessadas", diz Kloosterman. “Isso demonstrará o tipo de envolvimento que você precisa ter com elas. Você entende o que motiva suas partes interessadas e como você precisa conquistá-las."
Kloosterman sugere um uso de matriz simples na qual você pode mapear os clientes:
Agora você pode começar a capturar a importância e as necessidades relativas de cada parte interessada visualmente. Comece adicionando os nomes das partes interessadas na matriz, onde quer que você ache que elas se encaixam melhor. A pessoa do lado do cliente que mencionamos acima, por exemplo, que é proeminente no departamento e cuja opinião carrega muito peso, pode cair no quadrante "Informado de tudo", porque não o fazer representaria risco de interrupção por essa pessoa, mesmo que ela não faça parte tecnicamente da equipe do projeto.
Ao preencher a matriz, você pode usar cores diferentes para escrever os nomes. Se você sabe que um membro da equipe de projeto do cliente não tem total adesão em um componente do projeto, talvez você possa marcar o nome dela em vermelho, além de colocar seu nome para onde ela precisa ir. Ao codificar por cores os nomes das partes interessadas, todos no lado da agência do projeto entendem que as comunicações com ela podem precisar incluir mais explicações ou ocorrer com mais frequência. Se você lidar com ela e suas comunicações corretamente, você pode descobrir que ela se torna uma grande apoiadora e você pode tornar o nome dela verde.
Benefícios da análise e mapeamento de partes interessadas
Quando você usa as opiniões e influência de suas partes interessadas mais poderosas para ajudar a moldar o projeto, você e o projeto estarão mais bem preparados para o sucesso. O melhor de tudo é que você não desperdiçará tempo e recursos preciosos se comunicando excessivamente com aqueles que simplesmente não precisam.
Além disso, suas principais partes interessadas com mais peso e influência podem ajudá-lo a obter recursos, priorizar demandas concorrentes por recursos ou cronogramas e eliminar possíveis obstáculos.
Portanto, essas partes interessadas de maior prioridade são importantes para identificar e gerenciar bem. A análise e a matriz das partes interessadas que você começou a criar podem ajudar você e toda a sua equipe a ver quem precisa ser gerenciado de que maneira para que o projeto tenha os melhores resultados.
"Esteja ciente de todas as influências das partes interessadas, bem como de como elas mudam durante o projeto", diz Kloosterman. Tudo o que você mapear no início do projeto captura esse panorama, mas certifique-se de que sua matriz de partes interessadas seja um documento orgânico. "Esteja ciente das mudanças contínuas e permita isso mudando os níveis de comunicação e envolvimento", diz ela.
Comunicações de partes interessadas: quem precisa saber o quê e quando?
Depois de identificar suas partes interessadas e seu nível de influência, interesse e adesão, você pode começar a fazer um plano de comunicação com as partes interessadas. Comece com uma tabela simples com as partes interessadas que você classificou e anote quais tipos de comunicação elas esperariam e precisariam. Aqui está um exemplo de plano:
Modelo de plano de comunicação das partes interessadas
Baixe o modelo do plano de comunicação de partes interessadas
A tabela pode incluir sessões de revisão de texto publicitário e design, bem como atualizações diárias, semanais ou mensais sobre progresso, orçamento e tarefas futuras.
Você pode compartilhá-la salvando a tabela em uma unidade compartilhada e usar uma ferramenta automatizada para enviar e-mail para as pessoas certas na frequência desejada. Você pode fazer um relatório semanal de alto nível para os clientes por meio de um e-mail pessoal do gerente do projeto. As partes interessadas internas provavelmente também vão querer ver um relatório de burndown, horas previstas vs. horas gastas, e tempo provável gasto em breve.
Algumas partes interessadas (como os líderes executivos) podem precisar de um tipo mais formal de comunicação, mas menos frequente. Talvez essas partes interessadas prefiram uma apresentação mensal do PowerPoint que informe sobre o status, os recursos e as atualizações que foram publicadas, as contribuições e o feedback que foram recebidos até o momento, e assim por diante.
O Smartsheet pode ajudar a realizar análises, mapeamento e planos de comunicação das partes interessadas
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.