As origens do Kanban: Da mercearia até a fábrica
Entender como Kanban se originou lhe ajudará a aproveitar ao máximo esta estrutura de projeto. O Kanban foi desenvolvido como um sistema de controle de inventário para fabricação just-in-time por um engenheiro chamado Taiango Ohno da Toyota, na década de 40.
Ohno se inspirou na forma como as mercearias americanas estocavam suas prateleiras. Os clientes compravam o que precisavam e a loja deveria reabastecer com base no que havia vendido e as expectativas de demanda. As lojas perceberam que não fazia sentido estocar mais do que o necessário para atender à demanda dos clientes.
Combinar inventários com a demanda gerou maior eficiência, redução de desperdícios e melhorou a qualidade das operações para os vendedores. Embora possa parecer óbvio, isso foi -- e é hoje ainda -- o abandono de sistemas baseados em processos invertidos determinados pelo gerenciamento, usando um cronograma fixo ou executando inventário com base nas prioridades do fornecedor.
O Kanban se baseia no poder da informação visual
Em vez do inventário chegar sem considerar o que estava sendo vendido, os supermercados japoneses ajustaram seus pedidos com base em quais produtos não se encontravam mais em estoque. Eles consideraram a sugestão visual das prateleiras quase vazias. A Toyota adotou essa prática e a usou para melhorar seu sistema de fabricação. Em vez do trabalho ser transferido para uma equipe, com o Kanban, o trabalho respondeu à demanda, semelhante à maneira como os supermercados reabasteciam suas prateleiras.
O Kanban em si é uma palavra japonesa que significa sinal, cartão ou outdoor. Na Toyota, os trabalhadores da linha de montagem usavam tokens físicos como sinais para a reposição e controle de inventário dentro do prazo. Nos tempos modernos, estes são códigos de barras impressos anexados a um objeto físico, como uma bandeja ou paleta.
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O sistema Kanban dá um salto além da fabricação
O Kanban foi implementado em indústrias de produtos físicos, como manufatura e distribuição. Para adaptar seu uso a produtos intangíveis, como software desenvolvido com adaptação necessária, os cartões físicos tiveram que ser substituídos por sinais visuais frequentemente mostrados como números em um quadro ou implementados com software. Os sistemas conhecidos como kanban virtuais eram usados para melhorar a agilidade dos processos de desenvolvimento de software existentes, e a técnica tornou-se aceita com o movimento de desenvolvimento do software Agile. Hoje, ele é usado em todos os setores, do varejo à saúde, e muitas pessoas o consideram uma ferramenta inestimável para gerenciar suas próprias listas de tarefas.
“Todas as equipes e todos os projetos podem usar Kanban", afirmaGrady Brumbaugh,treinador de Kanban no The Digital Innovation Group. “O ambiente de trabalho onde o Kanban prospera é aquele onde os cronogramas de entrega são apertados e aqueles que priorizam o trabalho podem tomar uma decisão baseada em pilhas.”
O Kanban é uma mentalidade e um método
O Kanban é uma ferramenta de projeto, mas também é uma mentalidade. Trata-se de garantir que você, como gerente de projeto, escolha as coisas certas, no momento certo, focando no que deve ser feito imediatamente. O que deve ser deixado para mais tarde. E o que realmente não devemos fazer. O Kanban pede para que você execute o trabalho quando pode ao invés de pressioná-lo sobre os trabalhadores e sobrecarregá-los. Ele também solicita que você pense em seu projeto como uma sequência de atividades por meio das quais o trabalho flui. Concentrar-se no fluxo de trabalho até a conclusão torna-se um conceito chave com o Kanban.
O Kanban ajuda a gerenciar o fluxo do processo do seu projeto, caso suas entradas sejam ferramentas, peças de carro, documentos ou código de software. Você precisa ter essas peças principais no lugar certo e na hora certa. Caso contrário, interrupções, desperdícios e atrasos se desenvolvem. Isso se torna verdadeiro se um ingrediente crítico esteja faltando ou se algo existe em demasia. O Kanban garante que seu processo flua sem problemas.
Seis princípios fundamentais do Kanban
David J. Anderson ficou tão satisfeito com os resultados obtidos quando usou os sistemas Kanban na Microsoft em meados dos anos 2000, que os colocou no centro de seu método para impulsionar melhorias contínuas nas empresas. A Toyota chama esse conceito de Kaizen. Anderson optou por nomear seu método para melhoria contínua em homenagem aos sistemas Kanban que o habilitaram. Em seu livro "Kanban - mudanças evolutivas bem-sucedidas para o seus negócios em tecnologia" (“Kanban - Successful Evolutionary Change for Your Technology Business)”, ele descreveu seis práticas principais que impulsionam esses resultados.
- Visualize seu trabalho
- Limite o trabalho em andamento (WIP)
- Gerencie o fluxo
- Exiba as políticas
- Implemente ciclos de feedback
- Melhore em colaboração, evolua experimentalmente
Entre elas, as três primeiras são as mais importantes.
Vizualize o fluxo de trabalho - Uma peça central do Kanban é um quadro que representa o fluxo de trabalho, o legado das placas de sinalização da Toyota. Pode ser um quadro de avisos, um quadro branco ou uma ferramenta online. As colunas representam as etapas do seu processo e, em cada uma delas, você lista as tarefas ou itens de trabalho relevantes. Elas podem ser exibidas em cartões ou "post-it", se você estiver usando um quadro físico.
Um quadro de organização básico Kanban consiste em: Fazer, fazendo, feito. Isso equivale a um "sistema de três lixeiras" do Kanban encontrado em um cenário de fabricação de peças no momento do uso, peças em inventário e peças do fornecedor - um sistema que garante que os trabalhadores nunca fiquem sem peças.
Mas um quadro de Kanban também pode ser usado para processos mais complexos divididos em várias etapas. Os cartões podem ser codificados por cores com base no tipo de trabalho, caso esteja trabalhando em um projeto complicado.
Quando todos os membros da sua equipe veem o trabalho de modo concreta, torna-se óbvio como o trabalho está progredindo e onde os problemas existem. Visualizar o fluxo de trabalho é fundamental para a eficácia do Kanban, mas os especialistas em Kanban alertam que um problema comum é acreditar que um quadro de marcação seja suficiente.
“Ter um quadro Kanban, ou usar uma ferramenta... isso não significa que você esteja utilizando o Kanban ainda.
Não caia nessa armadilha visual; é bom considerar o uso de ferramentas, mas aprenda os princípios, valores e ferramentas do Kanban antes de realmente experimentá-los. Uma visão excessivamente simplista do Kanban leva muitos ao fracasso", disse Joseph Hurtado, gerente de projeto e treinador de Kanban do AgileLion Institute.
Limitar o trabalho em processo (WIP)-Este é um princípio que pode ser difícil para os superrealizadores adotarem, mas o Kanban acredita que você pode ser mais eficaz e realizar mais tentando fazer menos. Embora isso pareça contraintuitivo, a maioria de nós já sabe que só podemos dar conta de uma quantidade máxima de trabalho e executá-lo com qualidade dentro do prazo. Se formos além, algo dá errado.
Os praticantes do Kanban dizem que o limite do WIP faz mágicas para a eficiência, dispondo os membros da equipe em cada estágio do fluxo de trabalho lidando apenas com o número ideal de tarefas de uma só vez. Eles não iniciam qualquer outra tarefa até que completem algo. Chega de perder a cabeça!
“O Kanban é a ferramenta perfeita para limitar o trabalho em processo, sendo comprovado que acelera todo o processo…. O Kanban pessoal traz esse benefício para sua lista de tarefas pessoais, todos os dias, e pode ser o novo segredo de pessoas altamente eficazes", disse Joe Justice, presidente da Scrum Inc.
Os limites do WIP são implementados permitindo apenas um determinado número de tarefas em cada coluna do seu quadro Kanban. Isso requer priorização do trabalho. “O Slack é a única maneira através da qual podemos nos aprimorar... O Lean Kanban é o único método que realmente coloca esse conceito como o pilar da sua abordagem e gerencia de acordo com ele. Limitar o WIP é a única maneira de melhorar ", disse Daniel Doiron, instrutor do Lean Kanban no CC Pace.
Gerenciar Fluxo- Uma virtude do Kanban é que você começa onde está, com seu processo existente. Você não precisa mudar tudo da noite para o dia para um processo baseado em um estudo de caso da Harvard Business School.
O Kanban permite que você melhore continuamente, criando consciência e provocando discussões sobre como evoluir seu processo, permitindo que você mantenha o que está funcionando e evitando uma implosão de muitas mudanças grandes de uma só vez. Em vez disso, você faz melhorias incrementais revisando onde estão as ineficiências e aprendendo com os erros.
De acordo com a LeanCanban Inc., o fluxo de trabalho no Kanban deve minimizar os tempos de execução, maximizar a entrega de valor e ser o mais previsível possível. David Anderson, Presidente, no ebook Essential Kanban Condensed. O uso do Kanban permitirá que você identifique obstáculos, se livre deles rapidamente e evite que eles voltem a ocorrer.
Está vendo com que facilidade o quadro de Kanban mostra obstáculos?
Lembre-se: Puxe, não empurre, trabalhe
Outro aspecto importante do gerenciamento do fluxo em Kanban é a compreensão de que o número ideal de tarefas irá variar em diferentes pontos do seu processo. Um desenvolvedor de software só pode ser capaz de codificar um recurso de cada vez, enquanto um editor técnico pode ser capaz de trabalhar com vários conjuntos de documentação. Isso se torna um problema caso produzam em ritmos diferentes, o que pode dar origem a atritos.
Lembre-se que o conceito principal do Kanban é que cada membro da equipe executa o trabalho quando ele ou ela estiverem prontos. (O supermercado não pede mais inventário até que o estoque esteja acabando.) Se necessário, você poderá adicionar colunas de memória ao seu quadro com capacidade limitada para evitar que os trabalhos sejam empurrados para outros membros da equipe.
A melhoria contínua é intrínseca à metodologia Kanban
O Kanban lhe ajuda a aprimorar o que você faz ao criar melhorias contínuas no modelo. Você pode acompanhar algumas métricas para entender suas ineficiências. As mais comumente seguidas pelos gerentes de projeto de Kanban incluem:
- Tempo de ciclo ou tempo de espera - Quantos dias são necessários para que uma tarefa seja executada ou um item se mova completamente através do seu processo.
- Produtividade- Quantos itens podem ser concluídos em um período específico.
- Desempenho da data de vencimento - Há quantos dias um item está atrasado ou adiantado antes da conclusão programada.
- Bloqueios - Quantas interrupções ocorrem e quanto tempo duram.
- Qualidade - Isso pode ser representado por erros ou defeitos ocorridos em um determinado período de tempo.
Por exemplo, você pode mapear diariamente quantas tarefas existem em cada coluna do seu gráfico ou mais adiante no seu fluxo de trabalho. Você pode até classificar quantos estão ameaçados, atrasados ou criticamente atrasados. As tendências surgirão em breve.
Vantagens e benefícios do Kanban para gerentes de projeto
Os métodos de gerenciamento de projetos proliferaram -- incluindo o PRINCE2 e o Six Sigma -- mas outros projetos estão falhando, de acordo com o "Pulse of the Profession" de 2016 do Project Management Institute (PMI). Isso significa que as empresas estejam perdendo dinheiro em muitas iniciativas importantes. O PMI descobriu que menos da metade dos projetos estavam sendo concluídos dentro do orçamento e cumprindo seus objetivos originais.
Discutiremos em breve como o Kanban se compara a outras metodologias de projeto, mas, por enquanto, basta dizer que os gerentes de projeto estão gravitando em direção ao Kanban devido ao seu sucesso em superar algumas deficiências de outras estruturas. Isso inclui dificuldade em escalar projetos a nível empresarial e coordenar várias equipes.
Os praticantes do Kanban citam vantagens, tais como:
- Maior eficiência
- Desperdício reduzido
- Melhor comunicação
- Solução de problemas mais rápida
- Fácil de implementar
- Flexível
- Melhor qualidade
Especificamente, as equipes de Kanban dizem que o quadro torna mais fácil descobrir o status do seu projeto, quem está fazendo o quê e o que cada membro precisa fazer. Os limites do WIP mantêm o rendimento elevado.
Jim Benson, diretor executivo da Consultants Modus Cooperandi, diz que, ao usar a visualização, o Kanban ajuda a responder nove perguntas importantes , incluindo o que está sendo construído, o que está encalhado, quem precisa de ajuda, o que foi concluído e quando os resultados são esperados.
O Kanban em comparação ao Scrum: Como eles se comparam?
A maioria dos praticantes considera o Kanban como um tipo de Agile, uma filosofia de gerenciamento de projetos iterativos que contrasta com estruturas de projetos tradicionais, como o Waterfall, que dependem de desenvolvimentos sequenciais. Um movimento estreitamente aliado é o Lean, que também surgiu a partir das práticas de manufatura da Toyota e tem como princípios fundamentais: eliminar o desperdício, amplificar o aprendizado, decidir o mais tarde possível, entregar o mais rápido possível e capacitar a equipe.
Determinar se o Kanban é a escolha certa para você
Gerentes de projeto que procuram novos métodos sabem que o Scrum pode ser uma escolha melhor se uma organização precisa de uma mudança radical. o . Se alguns processos já funcionam bem, o Kanban permitirá que melhorem com o tempo, sem interrupções repentinas e significativas.
O Scrum, com seus rígidos limites de tempo, é visto como uma escolha mais natural para equipes que seguem cronogramas críticos. O instrutor David Kings, da Agile Velocity ,recomenda alguns aspectos importantes ao determinar se o Kanban é método certo para a sua empresa. Ele diz que o Kanban é bem adequado para equipes cujas prioridades mudam com frequência, podem dividir o trabalho em pequenas porções semelhantes e adotam uma forte cultura promotora de melhoria contínua.
As opiniões sobre isso são divididas; Anderson diz que há evidências consideráveis em estudos de caso publicados de que não é necessário que o trabalho seja dividido em pequenas unidades uniformes e que, na verdade, o Kanban é indicado para trabalhos de tamanhos, complexidades e urgência variados.
Para Hawks, o Kanban é uma boa escolha quando a prioridade máxima é responder às necessidades do cliente, pois tem a flexibilidade de reduzir o tamanho do lote e o tempo do ciclo. Também é muito adequado para organizações com pouca necessidade de mudança e formalismo.
“Quanto à minha filosofia pessoal, eu gosto deste ditado: Se você quer experimentar o Agile e não consegue trabalhar com o Scrum, experimente o Kanban. É um grande passo para construir confiança dentro de uma organização. Ele também fornece a base para que as pessoas possam entender como uma cadência de sprint funciona no mundo do Scrum", disse Brumbaugh, do The Delivery Innovation Group.
“O Kanban pode ser usado em todas as verticais, mas eu vi que ele funciona melhor em um ambiente de desenvolvimento de produtos. Eu não usaria o Kanban em uma parceria ou em um lugar onde as partes interessadas não podem concordar com uma ...lista de prioridades", acrescentou Brumbaugh.
Não quer escolher entre o Scrum e o Kanban? Experimente o Scrumban
Como mencionado, o Kanban é altamente flexível e seus princípios podem ser aplicados a qualquer coisa, até mesmo ao Scrum. À medida que o Kanban se tornou mais popular, as equipes Scrum interessadas nas ideias do Lean e do Kanban começaram a incorporá-las, o que deu origem aos híbridos, popularmente chamados de Scrumban.
O Scrumban busca combinar o melhor de ambos adicionando limites de WIP e visualização ao Scrum. Savita Pahuja, uma expert em Scrum, recomenda o Scrumban para projetos de manutenção e trabalhos baseados em eventos.
Como implementar o Kanban
O Kanban é algo que você quer implementar em sua organização? Se você decidiu experimentar o Kanban, você irá precisar do seguinte para começar:
- Um quadro - físico ou em plataforma online
- Compra de entrada da liderança sênior
- Treinamento em técnicas Kanban ou um instrutor
- Comprometimento dos participantes do projeto
Lawrence Roybal, diretor executivo do Oxford Solutions Group, que treinou empresas de saúde utilizando o Kanban, recomenda que as equipes de projeto do Kanban consistam de nove pessoas no máximo, incluindo consultores. Isso mantém o grupo coeso com um número ímpar de membros, o que auxilia na tomada de decisões. “É importante que o grupo tenha o número certo de participantes, incluindo o usuário final e os representantes de cada parte da organização impactada", disse ele.
“Antes de iniciar um projeto com o Kanban, realize uma reunião de planejamento para determinar se o grupo do projeto conta com os participantes certos para alcançar o sucesso", disse Roybal. Um dos erros mais comuns é não conseguir compra de entrada antecipada.
Prepare-se com o Kanban
Se você executa projetos complexos, com a ajuda de um instrutor, acompanhando uma equipe que está usando o Kanban com sucesso e participando de workshops e treinamentos, você estará preparado(a) para gerenciar um projeto por conta própria.
“O treinamento é uma obrigação e deve ser experiencial, o que significa que deveria incluir mais worshops e exercícios, menos slides e palestras", disse o instrutor Michael Alexander, da SolutionsIQ. “A capacidade e a atitude determinam a necessidade do treinamento. Uma equipe ávida para aprender e adotar novos hábitos pode não precisar de um instrutor. Um gerente de projeto que conta com uma equipe avessa a mudanças irá precisar de um treinador para ajudar a moldar os objetivos do Lean-Agile da equipe.”
Erros comuns na implementação do Kanban
Mudar para o Kanban não acontece sem armadilhas. Um erro comum é tentar implementar uma mudança radical de uma só vez, em face à abordagem evolucionária do Kanban ao invés da abordagem revolucionária.
“Não tenha pressa; corra meia milha e não 10 milhas no primeiro mês", disse Roybal.
Outros erros observados com frequencia por Grumbaugh incluem a carência de prioridades claras e a paralisação do trabalho, movendo-o para dentro e para fora do processo. “Em suma, se você iniciar o trabalho, tente finalizá-lo antes de passar para a próxima prioridade", disse ele.
Além disso, os novatos frequentemente erram por não deixar claro em que estão trabalhando e no que não estão.
Prevenindo falhas no sistema Kanban
Anderson, da LeanKanban, uma das principais autoridades de Kanban e criador do Método Kanban usado no gerenciamento de projetos, disse que, à medida que o Kanban se tornou a corrente principal, os novos seguidores tendem a exigir ferramentas e soluções para desafios específicos, em vez de participar de um movimento como os seguidores anteriores fizeram.
Ele identifica dois dos principais motivos pelos quais esses gerentes de projeto falham com o Kanban.
- Um gerente de projeto experiente tenta apresentar a estrutura a uma organização que não está pronta para criar métodos, e outras partes interessadas importantes não estão envolvidas no design. “Em vez disso, são obrigados a adotar algo para o qual não estão prontos", disse ele.
- O Kanban é implementado inicialmente, mas não consegue trazer benefícios imediatos. Isso geralmente se deve à falta de conhecimento sobre o Kanban, com o foco inicial "em problemas de baixo valor, como visualização e colaboração"; o Kanban não implementa mecanismos para criar estresse e motivação para gerar melhorias futuras", disse Anderson.
Anderson observou que o primeiro problema pode ter origem em um instrutor que quer demonstrar sua própria experiência e se mover mais rapidamente do que o ritmo da organização. “O segundo problema é a falta de conhecimento sobre o Kanban - uma compreensão superficial e a falta de treinamento por parte do agente de mudança. De certa forma, isso também pode ser resultado da arrogância daqueles que pensam que "sabem de tudo" mas, na verdade, seu conhecimento não é o suficiente para garantir o sucesso e um resultado produtivo", disse Anderson.
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