O que é um projeto?
Um projeto é uma série de tarefas que devem ser concluídas para alcançar um objetivo predefinido. Organizações de todos os tipos e portes realizam projetos que variam de complexidade, prazo e recursos.
Um projeto é diferente de um processo, que é uma série de etapas que produzem um determinado resultado, geralmente de forma repetitiva e contínua.
Por outro lado, um projeto tem as quatro características a seguir:
- Cria uma produção nova e tangível: o principal objetivo de um projeto é criar algo novo, enquanto um processo serve para manter uma função ou serviço.
- O prazo é limitado: um projeto sempre tem uma data de início e término predeterminada.
- Existe fora das rotinas comerciais normais: um projeto é uma atividade distinta que ocorre além das operações de negócios diárias.
- Tem limites: um projeto é limitado por vários fatores, como tempo, custo, recursos e produtos. Saiba mais sobre a tripla restrição do gerenciamento de projetos a seguir.
O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos (PM) refere-se à maneira como você organiza, supervisiona e conclui seu projeto e entrega valor. O PM de sucesso requer conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas específicas para executar o projeto de forma eficaz dentro de determinados parâmetros, como cronograma e orçamento.
Embora o gerenciamento de projetos compartilhe muitas qualidades com as seguintes práticas, é importante entender as diferenças entre elas:
- Gerenciamento de tarefas: supervisiona a conclusão de tarefas individuais, em vez de gerenciar como as tarefas se encaixam.
- Coordenação do projeto: refere-se ao gerenciamento diário de tarefas relacionadas e a qualquer organização e comunicação necessárias envolvidas na entrega do projeto.
- Gerenciamento de processos: embora um projeto tenha um ponto final definido, um processo está em andamento e requer gerenciamento e otimização contínuos.
- Gerenciamento de programas: refere-se ao gerenciamento de vários projetos que compõem um programa e conduzem em direção a objetivos estratégicos. Pode incluir o gerenciamento de dependências entre projetos, alocação de recursos e priorização de esforços.
Setores de todos os tipos e portes dependem do gerenciamento de projetos para entregar projetos bem-sucedidos. Da mesma forma, todos os departamentos de uma organização podem se beneficiar do uso de um método de PM formalizado para se manterem organizados, colaborarem de forma mais eficiente e aumentarem a eficácia.
Para saber mais sobre metodologias específicas de PM, leia o Capítulo 3. Para saber mais sobre como o gerenciamento de projetos beneficia determinados setores e departamentos, leia o Capítulo 7.
Por que o gerenciamento de projetos é importante?
O gerenciamento de projetos é fundamental para concluir projetos dentro do prazo, dentro do orçamento e com a máxima eficiência. O PM eficaz também o ajuda a gerenciar melhor a equipe do projeto e outros recursos essenciais.
Mas a importância do PM vai além de simplesmente executar um projeto. O gerenciamento de projetos eficaz ajuda toda a organização a agregar mais valor, agilizando processos, melhorando a colaboração e reduzindo distrações que podem levar a perda de tempo, dinheiro e recursos.
A teoria da tripla restrição
No gerenciamento de projetos, a teoria da tripla restrição afirma que três limitações críticas – escopo, tempo e custo – afetam a capacidade de uma equipe de concluir um projeto. Os gerentes de projetos precisam manter o controle sobre esses três fatores para executar com sucesso.
As três restrições são definidas da seguinte forma:
- Escopo: todas as tarefas e processos necessários para cumprir os objetivos do projeto.
- Tempo: o cronograma definido para executar o projeto.
- Custo: quanto dinheiro o projeto custará para realizar.
A teoria da tripla restrição às vezes também é chamada de Triângulo de ferro ou Triângulo do gerenciamento de projetos. Essa estrutura é importante para o sucesso do projeto porque atua como uma barreira contra o crescimento do escopo.
O trabalho do gerente de projetos é equilibrar as três limitações, aumentando ou diminuindo custos, ajustando o cronograma ou eliminando ou adicionando produtos, a fim de entregar o projeto. Lembre-se que as três restrições afetam umas às outras, por isso, é fundamental pensar no efeito de qualquer escolha.
Dito isso, a maioria das equipes acha a tripla restrição tripla, pois permite ao gerente de projeto a fazer mudanças informadas com base em circunstâncias imprevistas.
gerenciamento de portfólio de projetos;
O PPM (gerenciamento de projetos e portfólios) é uma estratégia para avaliar e priorizar projetos em potencial. Embora o gerenciamento de projetos refira a executar projetos com sucesso, o PPM trata-se de selecionar os projetos certos no momento certo, como parte de um portfólio maior.
O objetivo do PPM é aumentar a eficiência criando um processo simplificado para avaliar cada projeto em potencial. Em seguida, você prioriza projetos que proporcionarão mais valor, têm o maior potencial de sucesso e se alinham com as metas gerais de negócios. Quando bem implementado, o PPM permite que equipes e organizações se concentrem nos projetos mais valiosos.
Recursos adicionais
A evolução do gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos moderno utiliza ferramentas para criar processos confiáveis e automatizar tarefas repetitivas. Em geral, as abordagens modernas para o gerenciamento de projetos são caracterizadas pelo aumento da flexibilidade, colaboração e eficiência.
O gerenciamento de projetos tornou-se um conceito formalizado no início do século XX e evoluiu ao lado das normas de tecnologia e trabalho. Em 2001, foi criada a metodologia Agile, que modificou o PM tradicional ao adotar uma abordagem muito mais flexível e iterativa para fazer o trabalho. (Você aprenderá mais sobre todas as diferentes metodologias de PM no Capítulo 3.)
Mais recentemente, o aumento do trabalho remoto tem colocado novos desafios – e oferecido novas liberdades – ao gerenciamento de projetos. As principais mudanças foram:
- Maior comunicação assíncrona: com menos interações presenciais e em tempo real, as equipes não dependem de respostas imediatas para continuar trabalhando.
- Mais variabilidade nos cronogramas: o trabalho remoto torna possível estar on-line em horários diferentes, seja por ter membros da equipe em diferentes fusos horários ou simplesmente por acomodar os horários movimentados das pessoas.
- Maior dependência de ferramentas baseadas em nuvem: essas ferramentas proporcionam visibilidade do trabalho e do status das tarefas, mesmo quando as pessoas não podem estar reunidas ao mesmo tempo.
Você aprenderá mais sobre as funções, desafios e práticas recomendadas para o PM moderno no Capítulo 6.