Os quatro tipos de associação
A RACI tem quatro tipos de associação: responsável, autoridade, consultado e informado. Funções responsáveis produzem produtos; Funções autoritativasverificam os produtos; Funções consultadas aconselham sobre tarefas; e as funções informadas são mantidas informadas ao longo desses processos.
- Responsável: Essas funções são responsáveis pela conclusão da tarefa ou da entrega. Se um escritor técnico tiver como função a responsabilidade, essa pessoa pode ser responsável por escrever arquivos de ajuda online. Um desenvolvedor de software não escreveria os arquivos de ajuda, mas poderia incorporar esses arquivos no produto, o que seria definido como uma tarefa diferente.
- Autoridade: Esse tipo de função tem a autoridade final sobre (ou é responsável) pela conclusão da tarefa. Para tomar o exemplo anterior de um escritor técnico desenvolvendo ajuda online e um desenvolvedor de software incorporando os arquivos de ajuda, um gerente de produto pode ser responsável por garantir que os arquivos façam parte do produto.
- Consultado: Aquele que exerce essa função trabalha como um conselheiro de uma tarefa. Por exemplo, uma equipe pode consultar um Scrum Master como um especialista em um assunto específico (SME). Considere os conselheiros com cuidado, pois ter muitas pessoas nessa função pode estender o tempo da tarefa e aumentar o risco de mau desempenho.
- Informado: Os membros informados da equipe são mantidos atualizados sobre a conclusão de tarefas. O gráfico dessa função ajuda a ilustrar as dependências entre as tarefas e também garante a transparência no status das tarefas. Pode ser difícil identificar aqueles que precisam ser informados, então consulte várias funções para determinar quem precisa da atualização de status. Por exemplo, o gerente de vendas pode exigir atualizações de status porque o cliente tem um interesse especial no desenvolvimento de recursos.
Quando usar a RACI
Um modelo RACI é uma ferramenta útil para o gerenciamento geral de projetos. Use uma matriz RACI quando os processos estiverem parados devido à qualquer confusão entre as funções, ou quando a autoridade designada não for claramente definida. Nós descrevemos alguns casos de usos comuns para a RACI abaixo:
- Se o processo de aprovação estiver atrasado, isso se deve à confusão de papéis.
- Se as decisões estão sendo negadas com frequência e arbitrariamente, esta também é uma situação que pode se beneficiar do esclarecimento sobre as funções.
- Outra situação que ocorre com frequência é que muitas pessoas realizam as mesmas tarefas de análise. Quando as tarefas não estão sendo executadas, pode ser que ninguém saiba quem é responsável por executá-las.
- Quando não é claro quem é a autoridade responsável por executar as tarefas, talvez seja hora de definir funções, tarefas, responsabilidades e autoridade.
Eliminar esse tipo de confusão e esclarecer funções e tarefas é a função principal de uma matriz RACI.
A matriz RACI é um dos modelos mais populares, mas existem várias alternativas, tais como:
- PACSI – Usada em situações em que várias partes interessadas podem revisar e vetar o trabalho de uma única pessoa responsável. As funções incluem desempenho, responsabilidade, controle, sugestão e informação.
- RAPID – Criado pela Bain & Company para esclarecer a prestação de contas da decisão por meio da função e delimitação de responsabilidade claras. As funções incluem recomendar, concordar, executar, inserir e decidir.
O valor da RACI
A implementação de um modelo RACI o(a) auxilia a envolver as pessoas mais qualificadas em seus projetos. Os gerentes de projeto podem usar a RACI para desenvolver rapidamente gráficos que fornecem clareza à equipe. Alguns dos principais benefícios do modelo RACI são os seguintes:
- Eliminar a confusão com papéis.
- Impedir a alocação excessiva de recursos em um projeto e a subalocação para outro.
- Claramente definir as funções para todas as pessoas que as preenchem (uma compreensão clara das expectativas é fundamental para manter um projeto livre de contratempos, o que minimiza a necessidade da resolução de conflitos mais tarde).
- Garantir que nenhuma tarefa seja negligenciada quando os recursos forem alocados.
- Fornecer uma maneira rápida e eficiente de realocar recursos quando houver volume de negócios. Os novos integrantes da equipe podem identificar rapidamente suas funções em um projeto e os papéis daqueles com quem devem interagir.
Por fim, como a categoria informada tem peso igual , a Matriz RACI incentiva a comunicação entre as funções. A comunicação é a chave para entender claramente as expectativas, o que resulta em um projeto livre de contratempos.
Matrizes RACI
A matriz RACI é a coleção de todas as atividades do projeto associadas às pessoas ou às funções responsáveis por cada uma delas. Sua matriz deve incluir todos os elementos do projeto, incluindo planejamento, teste, design e suporte.
Para criar uma matriz RACI, considere as seguintes etapas:
- Decida como mapear a matriz: Você pode usar várias ferramentas ou modelos, incluindo uma planilha, quadro ou software.
- Identifique as tarefas ou produtos do projeto: Encontre-se com as principais partes interessadas para desenvolver a lista de tarefas do projeto. Para esta discussão, as tarefas incluem atividades necessárias, como reuniões ou eventos, bem como resultados tangíveis, como funções ou produtos. Plote tarefas através do eixo X ou Y da matriz.
Por exemplo, se você estiver mapeando um projeto de software desenvolvido com o Agile, a reunião de demonstração de sprint pode ser uma atividade necessária e deve ser incluída na matriz como uma tarefa. Não se esqueça de adicionar a manutenção da matriz RACI como sua própria tarefa. O gerente de projeto costuma manter a matriz RACI. - Identifique as funções do projeto: As funções de projeto são rotuladas em todo o outro eixo da matriz. As funções do projeto tornam a matriz mais compreensível e podem ser úteis para adicionar qualquer dado que você possa ter esquecido. Ao identificar funções, adicione todas as tarefas aplicadas a essas funções no eixo da tarefa. O eixo da tarefa também é útil para identificar funções e esclarecer a alocação de recursos. Este é um bom momento para atribuir nomes a funções - um nome por função é o ideal.
- Rotule as interseções dos eixos: Onde os eixos X e Y se cruzam, rotule a interseção com R, A, Cou I para finalizar a matriz com quem deve ser responsável, autoridade, consultado ou informado sobre cada tarefa.
Diretrizes RACI
Embora as matrizes RACI sejam diferentes por projeto, existem algumas diretrizes amplas que você deve seguir sempre. Acima de tudo, sua matriz deve incentivar o trabalho em equipe e informar todas as pessoas sobre suas funções e atribuições. Nós estabelecemos práticas recomendadas adicionais abaixo:
- Evite vários níveis de supervisão – um nível apenas é o suficiente
- Incentive o trabalho em equipe
- Mantenha a fluidez do gráfico – faça alterações conforme necessário e informe as pessoas quando algo mudar
- Atribua apenas uma prestação de contas por tarefa
- Certifique-se de que os responsáveis tenham autoridade para garantir que a tarefa seja concluída
- Evite muitos consultores, pois eles podem levar muito tempo (esperando por respostas, coletando informações, etc.), enquanto alguns podem prejudicar o desempenho. Tente encontrar o "ponto certo.”
- Informe todos que detém uma função de atribuição
O modelo RACI certo
Os modelos RACI economizam tempo e fornecem um ponto de partida para a construção do seu gráfico. Escolha um modelo simples e personalizado para garantir que seja o mais útil possível para todos os tipos de equipe e projeto.
Alguns modelos usam o eixo X para as tarefas e Y para funções, enquanto outros fazem o oposto. Se as tarefas excedem as funções, como geralmente acontece, é mais fácil usar o eixo X para tarefas e o Y para funções, pois você poderá ver facilmente o maior número de funções por tarefa na maioria dos monitores de computador. Por outro lado, pode ser mais fácil filtrar um gráfico com base na função (por exemplo, filtrar para mostrar apenas as funções "I" de uma determinada tarefa) com as tarefas do eixo X. Além disso, a maioria dos modelos usa algum tipo de codificação por cores.
Independentemente de qual modelo você selecione, o uso de um modelo eliminará o trabalho básico da construção do gráfico e você terá mais tempo para definir funções e tarefas.
Gestão de projetos RACI
O gerenciamento de projetos RACI se concentra na criação e gerenciamento de uma matriz RACI para identificar e resolver conflitos através de funções para revisar a categorização de cargos. Você deve abordar a análise como uma equipe e incentivar todas as funções a fornecer feedback.
Uma matriz RACI é analisada vertical e horizontalmente. Aqui estão alguns aspectos que devemos identificar ao revisar o eixo da função (seja horizontal ou vertical):
- Se uma função exibe muitas responsabilidades, algumas responsabilidades devem ser realocadas ou mais pessoas devem ser atribuídas à função?
- Se apenas uma pessoa for responsável, é aceitável esperar que essa pessoa tome todas as decisões, o que poderia ameaçar o projeto criando um atraso?
- Aqui estão alguns aspectos que devemos identificar ao revisar o eixo Tarefa (seja horizontal ou vertical):
- Se existe uma tarefa sem ninguém Responsável, alguém deve ser atribuído ou a tarefa deve ser eliminada?
- Se existe uma tarefa sem ninguém como Autoridade, quem tem autoridade para tomar decisões?
- Se várias pessoas forem responsáveis por uma tarefa, evite conflitos designando uma única pessoa responsável.
- Se muitas pessoas devem ser consultadas, avalie se uma só pessoa pode ser designada que converse com as outras pessoas envolvidas.
É comum, durante a vida de um projeto, que membros da equipe vivenciem confusão entre cargos. Uma matriz RACI é útil para identificar claramente as funções associadas a um projeto e melhorar a produtividade, especialmente quando você está sofrendo com a confusão entre funções. Alguns sinais de confusão entre funções são:
- Preocupação com quem toma decisões— Os tomadores de decisão geralmente são rotulados como Responsáveis, mas pode ser que as decisões estejam sendo tomadas pela Parte Responsável. Se esse for o caso, a equipe deve saber quem toma as decisões em cada situação.
- Apontar o dedo— Se o trabalho não for concluído a tempo, haverá situações onde uns culpam os outros. A chave para evitar isso é saber quem é o responsável.
- Alocação ruim de recursos— a matriz RACI deve tornar a alocação de recursos muito clara, mas às vezes uma única tarefa pode ser extremamente tributante, levando a algumas questões relativas sobre quem deve estar fazendo o quê e quando.
- Falta de ação por causa de comunicações ineficazes— se alguém não for informado, não irá saber como executar uma tarefa.
- Muitas consultas para saber o porquê de as pessoas erradas serem consultadas— os consultados devem ser claramente rotulados para evitar que o cronograma do projeto seja prejudicado.
É dever de um gerente de projeto intervir se a confusão entre cargos é suspeita e esclarecer funções para garantir que todos estejam cientes das expectativas.
Smartsheet para gestão de projeto
O Smartsheet é uma ferramenta de trabalho inspirada em planilhas com poderosas funções de colaboração e comunicação. Ao fornecer uma ampla variedade de visualizações, incluindo o Gantt, calendário, grade e painéis, você pode gerenciar os projetos da maneira que quiser. Acompanhe os requisitos do projeto, armazene documentos, crie cronogramas e organize detalhes importantes.
