Qual é a definição de gerenciamento de conteúdo?
Vamos começar com o básico: o que é conteúdo? A resposta a essa pergunta não é tão simples quanto parece. Na verdade, em seu livro, The Content Management Bible, o especialista Bob Boiko passa vários capítulos discutindo o tema. Em poucas palavras, conteúdo são informações criadas por um editor humano com o propósito de serem publicadas e consumidas por outras pessoas. Por exemplo, um artigo como este é um conteúdo. Já um fluxo de dados brutos, como uma lista de compras feitas em um site de comércio eletrônico, não. O conteúdo também não se restringe apenas à escrita. Vídeos, imagens e arquivos de áudio como podcasts são tipos comuns de conteúdo, assim como publicações em redes sociais. Imagine quanto conteúdo uma empresa comum gera.
O gerenciamento de conteúdo envolve processos de organização em todo o ciclo de vida de criação, publicação e arquivamento do conteúdo. O gerenciamento já teve diversas formas ao longo dos milênios, começando com as antigas bibliotecas, como a Biblioteca de Alexandria, onde os bibliotecários organizavam e armazenavam papiros para os estudiosos usarem. Além de bibliotecas projetadas para uso público, empresas geralmente mantinham seu próprio conteúdo, como um “arquivo morto”, que englobava artigos antigos de jornais que os jornalistas usavam como base para escrever reportagens.
Principais componentes do gerenciamento de conteúdo: felizmente, o gerenciamento de conteúdo foi democratizado e agora inclui muitos sistemas de baixo custo/código aberto com capacidades surpreendentemente poderosas. Não importa se você usa um sistema único ou uma combinação de diferentes ferramentas e processos, o gerenciamento de conteúdo envolve sete componentes comuns:
- Organização: a criação de categorias e taxonomias para o seu conteúdo. Por exemplo, você pode organizar por assunto (por exemplo, conteúdo sobre tendências digitais) ou tipo (por exemplo, vídeos) ou ambos.
- Classificação: depois de criar categorias e taxonomias, decida como um conteúdo individual deve ser classificado.
- Armazenamento: o conteúdo, então, precisa ser armazenado em um formato e local específicos, dependendo do uso pretendido. Um servidor corporativo pode funcionar para imagens desenvolvidas para o uso de uma equipe interna. Mas talvez você precise armazenar uma apresentação voltada para uma equipe de vendas nacional em um sistema on-line especial protegido por senha.
- Fluxo de trabalho: o processo de criação de conteúdo precisa cumprir todas as regras de governança estabelecidas pela empresa. Por exemplo, um especialista em marketing de uma organização escreveu um post de blog, enviou-o para um designer criar as imagens e, em seguida, pediu para um gerente revisar o texto antes de ser publicado no site corporativo.
- Versão: durante todo o processo de fluxo de trabalho, o conteúdo é frequentemente editado e, portanto, pode haver várias versões que devem ser mantidas e organizadas caso você precise reverter para um rascunho anterior ou usar o texto para algum propósito, como versões distintas de uma apresentação criada para diferentes tipos de cliente.
- Publicação: nesta fase, o conteúdo é entregue aos usuários por meio dos canais desejados, que geralmente incluem meios como sites ou blogs, intranet, e-mail ou uma plataforma de terceiros (por exemplo, YouTube, ferramentas de redes social como Instagram, Facebook ou Twitter). E, claro, ainda existem canais não digitais, como boletins impressos.
- Arquivamento: o processo de mover conteúdo mais antigo, que não está mais em uso, para um arquivo de armazenamento de longo prazo ou possível exclusão.
Para ter sucesso no gerenciamento de conteúdo, é necessário desenvolver uma estratégia específica: um conjunto de princípios e metas para alcançar seus objetivos com o gerenciamento de conteúdo. Na próxima seção, discutiremos as etapas básicas para criar uma estratégia de gerenciamento de conteúdo.
5 etapas para criar uma estratégia de gerenciamento de conteúdo
Para criar uma estratégia de gerenciamento de conteúdo, você precisa se concentrar em suas necessidades e recursos. Existem cinco áreas-chave a serem exploradas:
- Conheça a si mesmo: comece determinando por que sua organização deseja fazer o gerenciamento de conteúdo e o que você espera ganhar com isso. Você pode estar em busca de maneiras para acelerar o processo de publicação ou, talvez, tenha tido problemas com o controle de qualidade e queira adicionar etapas de revisão ao processo de edição. Pode ser que você tenha um monte de conteúdo existente que seria mais útil se estivesse mais organizado. Todos são ótimos motivos.
- Defina o escopo: criar uma solução de gerenciamento de conteúdo pode ser uma iniciativa importante, que requer muito tempo e dinheiro. Portanto, certifique-se de estabelecer um escopo razoável com base nas principais prioridades. Por exemplo, se o seu principal problema é o controle de qualidade, concentre-se no fluxo de trabalho. Se você quer reutilizar o conteúdo existente, um sistema de arquivamento melhor pode ser a prioridade. Você também pode querer criar uma solução de ponta a ponta para tipos específicos de conteúdo. Por exemplo, considere o foco em posts de blog em comparação com outros tipos de conteúdo que sua organização gera.
- Recrute a equipe: para que o gerenciamento de conteúdo tenha êxito, você deve envolver as principais partes interessadas desde o início. Primeiro, elas podem ajudar você a pensar em possíveis armadilhas ou desafios e garantir que sua solução final leve tudo isso em consideração. Em segundo lugar, elas serão, provavelmente, os usuários do sistema ou das ferramentas de gerenciamento de conteúdo que você está desenvolvendo, e serão muito mais propensas a adotá-los se sentirem que foram capazes de contribuir de alguma forma.
- Olhe para frente: é fácil cair na armadilha de resolver os problemas de hoje sem também planejar o futuro. Portanto, certifique-se de que sua estratégia de gerenciamento de conteúdo funcione a longo prazo. Os volumes de conteúdo que você está produzindo aumentarão com o tempo à medida que sua empresa cresce? Você vai adicionar novos membros à equipe? Você pode precisar dar suporte a novos canais. Por exemplo, se você deixar de usar um site como ferramenta primária de comunicação e trocá-lo por um aplicativo móvel.
- Comece a agir: com uma compreensão clara de suas necessidades, escopo, recursos e crescimento futuro, você pode criar um roteiro para sua solução planejada e começar a colocá-la em prática. Para muitas pessoas, a seleção e implementação de um sistema de gerenciamento de conteúdo desempenhará um papel significativo nesse processo.
O que é um sistema de gerenciamento de conteúdo?
Um sistema de gerenciamento de conteúdo (muitas vezes abreviado para CMS) é uma ferramenta de software que permite aos usuários executar funções essenciais de gerenciamento de conteúdo, como a criação e a edição. Existem ferramentas que suportam todo o processo de gerenciamento de conteúdo de ponta a ponta, que normalmente se concentram na publicação de conteúdo digital por meio delas.
Observe que um sistema de gerenciamento de conteúdo é diferente de uma estrutura de gerenciamento de conteúdo, embora ambos tenham funcionalidades parecidas. Embora um sistema de gerenciamento de conteúdo seja, normalmente, uma solução pronta para usar com os principais recursos de que a maioria dos usuários necessita, uma estrutura é mais uma tecnologia subjacente que garante que diferentes componentes de seu conteúdo sejam compatíveis entre si e possam ser programados para automatizar vários processos. Ainda que uma estrutura possa, em última análise, ser configurada para fazer muitas das coisas que um sistema de gerenciamento de conteúdo faz, é preciso uma boa quantidade de codificação. Além disso, a estrutura é mais adequada para empresas com acesso a recursos de codificação e para as que têm necessidades específicas que não se adaptam a soluções prontas para uso.
Como os sistemas de gerenciamento de conteúdo são uma escolha mais padrão, nosso foco é explicar melhor como atuam. Existem vários tipos diferentes de soluções de gerenciamento de conteúdo, que organizamos por tipo de conteúdo gerenciado:
Conteúdo on-line: muitos sistemas de gerenciamento de conteúdo são projetados para facilitar o processo de criação de conteúdo para publicação em um site. Tipos específicos de sistemas de gerenciamento de conteúdo on-line incluem:
- Gerenciamento de conteúdo web: use esses sistemas para criar, gerenciar e publicar páginas para um site, tudo sem que os autores e editores precisem saber programar em HTML.
- Gerenciamento de ativos digitais: permite que os usuários organizem e armazenem ativos digitais, como fotos, vídeos ou arquivos de áudio. Você pode usá-lo em combinação com um sistema de gerenciamento de conteúdo web ou outro sistema de gerenciamento de conteúdo.
- Gerenciamento de conteúdo de componentes: também conhecidos como gerenciamento de conteúdo XML, esses sistemas essencialmente permitem o armazenamento centralizado de ativos individuais que podem ser usados para compor uma página web, de modo que o mesmo componente possa ser exibido em vários lugares sem ser copiado. Por exemplo, você pode colocar o logotipo da empresa em páginas diferentes, mas só pode armazená-lo em um lugar.
Formatos de conteúdo emergentes: sistemas especializados de gerenciamento de conteúdo estão começando a aparecer para ajudar as empresas com novos tipos populares de conteúdo, como:
- Gerenciamento de conteúdo móvel: esses sistemas permitem que usuários corporativos acessem arquivos com segurança a partir de dispositivos como celulares e tablets. Normalmente se concentram em recursos de armazenamento, em vez de publicação.
- Gerenciamento de conteúdo em vídeo: o vídeo apresenta desafios especiais devido ao grande tamanho dos arquivos, o que pode causar problemas com alguns sistemas de gerenciamento de conteúdo e desempenho lento. Um sistema de gerenciamento de conteúdo em vídeo é otimizado para armazenar, organizar e entregar esses arquivos enormes. Também pode incluir recursos úteis como a capacidade de visualizar um storyboard criado automaticamente ou software de reprodução que funciona com diferentes tipos de dispositivos.
- Gerenciamento de mídia social: essas ferramentas fornecem uma maneira útil de tornar a criação de conteúdo de redes sociais mais eficiente e organizada. Embora as plataformas de mídia social obviamente incluam seus próprios recursos de autoria e entrega, um sistema de gerenciamento de mídia social pode adicionar recursos como fluxo de trabalho e suporte para vários autores, cronograma e reutilização de conteúdo e muito mais.
Fonte: Hootsuite
Conteúdo herdado: embora o conteúdo digital possa ter explodido, isso não significa que tipos mais antigos de arquivos e documentos tenham desaparecido. Muitas empresas também precisam dar suporte ao seguinte:
- Gerenciamento de conteúdo empresarial: grandes empresas, em particular, podem se beneficiar de sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial que armazenam tudo, de documentos a apresentações e e-mails. As principais prioridades podem incluir problemas como manter arquivos de segurança e arquivamento automático para garantir que eles não sejam perdidos se o notebook de um funcionário quebrar.
- Gerenciamento de registros ou documentos: até o bom e velho arquivo de papel continua sendo uma prioridade para muitas empresas. Em vez de ferramentas de software, a solução certa aqui pode ser um relacionamento com um fornecedor que pode armazenar arquivos históricos e entregá-los sob demanda, ou ajudar a escaneá-los e criar um arquivo digital.
Há também ferramentas especializadas como sistemas de gerenciamento de ativos digitais que se concentram em parte do processo. Gerenciar conteúdo de marca é mais do que simplesmente armazenar ativos. Seu principal objetivo é criar eficiência na criação e garantir acesso a ativos digitais enquanto maximiza seu uso em uma organização. Um sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM) foi projetado para fazer exatamente isso. A colaboração entre equipes internas e externas dentro de uma única fonte de fatos é essencial para uma estratégia de gerenciamento de conteúdo bem-sucedida atualmente.
Embora seja importante manter uma única fonte de fatos dentro da organização para o conteúdo digital, também é essencial que você também seja capaz de conectar esse conteúdo de forma simples com os muitos lugares em que ele vive externamente. Seja seu site, campanhas publicitárias, comunicação de parceiros etc., a capacidade de conceder permissões e compartilhar links de CDN é fundamental para garantir uma experiência de marca consistente, gerenciando eficientemente o conteúdo de que é feito.
De acordo com Caitlin Pinkerton, especialista em marketing regional da Commscope, “[O gerenciamento de ativos digitais] é ótimo para a colaboração. É uma maneira perfeita de compartilhar conteúdo e recursos com nossos parceiros e funcionários em um local central. Isso tornou as coisas muito acessíveis e organizadas e ajuda a tornar nossas equipes mais autossuficientes, o que, em troca, economiza tempo e nos torna mais eficientes no geral”.
Considerações sobre o sistema de gerenciamento de conteúdo
Como vimos, há uma infinidade de sistemas de gerenciamento de conteúdo para analisar. As seguintes dicas devem ajudar você a descobrir do que precisa.
- Que tipo de conteúdo você está tentando gerenciar? Obviamente, se você tem uma montanha de vídeos, pode buscar sistemas de gerenciamento de conteúdo em vídeo. Já o sistema comum de gerenciamento de conteúdo corporativo pode funcionar para alguém que tem, principalmente, documentos e apresentações.
- Que volume de conteúdo você tem? Quanto mais conteúdo você tiver, mais robusto deverá ser o sistema. O desafio de organizar e armazenar todo esse conteúdo também pode ser uma dor de cabeça, o que faz com que recursos poderosos de arquivamento sejam uma obrigação.
- Quantas pessoas estão envolvidas? Várias partes interessadas podem exigir altas capacidades de fluxo de trabalho, e tudo pode ficar ainda mais complicado se suas equipes estiverem espalhadas pelo mundo. Uma ferramenta simples e amigável para o consumidor como o Wordpress pode funcionar bem para um site mantido por uma pequena equipe em uma única região, mas não será uma boa solução para um site global complexo.
- Qual é a importância da consistência e da responsabilidade? Se quiser garantir que vários usuários mantenham a mesma aparência e experiência do usuário, você precisa de uma ferramenta com recursos abrangentes de modelos e governança. A criação de trilhas de auditoria (que registra alterações feitas por usuário) pode ser útil para algumas empresas.
- Qual é a disponibilidade dos seus recursos de TI? Uma empresa com um programador que saiba HTML pode não precisar de um sistema de gerenciamento de conteúdo web de ponta a ponta, mas essa abordagem não funcionará para um grupo de profissionais de marketing menos técnicos que precisam colocar no ar um site por conta própria e querem ver que o WYSIWYG (o que você vê é o que recebe) funciona bem.
- Que tipo de sistema de governança estou procurando? Pense na governança como a declaração “agora é por minha conta”. Ela precisa ser parte integrante de sua abordagem de gerenciamento de conteúdo. Você pode se interessar por um sistema de governança localizado, em que a capacidade de aprovar e publicar conteúdo esteja o mais próximo possível dos criadores individuais. Talvez esteja procurando a disciplina de um sistema de governança centralizado, o que é ótimo para garantir a conformidade da marca e evitar trabalhos duplicados. Muitos sistemas de gerenciamento de conteúdo são criados para permitir um sistema de governança federado, o que é um pouco de ambos: vários gerentes locais podem aprovar e publicar conteúdo, mas políticas importantes como padrões e guias de estilo são definidas centralmente.
Como funcionam os sistemas de gerenciamento de conteúdo?
Agora que você aprendeu sobre os diferentes tipos de sistemas de gerenciamento de conteúdo disponíveis, vamos nos aprofundar mais na forma como eles funcionam. Muitos desses sistemas combinam os componentes básicos do gerenciamento de conteúdo em uma única plataforma de software. Assim, permitem que você gerencie e armazene conteúdo em todo o ciclo de vida, garantem que vários colaboradores cumpram suas diversas funções, mantêm padrões editoriais, de design e de qualidade por meio de modelos definidos e níveis de revisão e fornecem gerenciamento de controle de versão. Eis o que tudo isso envolve:
- Organização: encontre facilmente o conteúdo classificando-o por meio de métodos como um sistema de pastas e/ou tags e metadados pesquisáveis. A maioria dos sistemas também indexa e permite que você recupere conteúdo por parâmetros comuns, como a data de publicação ou criação, ou por autor.
- Criação: isso facilita a criação de conteúdo, potencialmente dentro de padrões predefinidos e diretrizes de estilo. Por exemplo, um sistema de gerenciamento de conteúdo web pode permitir que você escreva um post de blog diretamente nele, mas com uma contagem máxima de caracteres para manchetes e fontes necessárias.
- Gerenciamento de partes interessadas: permite definir diferentes funções de usuário. Por exemplo, um administrador pode revisar modelos e estilos, um colaborador só pode criar conteúdo dentro de áreas específicas e um editor pode ver conteúdo de vários colaboradores e aprovar para publicação.
- Edição: permite que os usuários revisem o conteúdo, potencialmente com recursos como gerenciamento de versões e trilhas de auditoria. Em outras palavras, você pode ver quem fez as alterações e reverter para versões anteriores, se desejar.
- Publicação: disponibiliza conteúdo aos usuários. Atualmente, isso costuma ocorrer por meio de uma plataforma digital, como um site, plataforma de mídia social ou e-mail.
- Armazenamento de curto prazo: mantém o conteúdo disponível para edição e reutilização, como o fornecimento de um banco de dados de ativos de imagem que você pode aproveitar em diferentes páginas do site.
- Arquivamento: fornece armazenamento de longo prazo para conteúdo que não está mais em uso para você ter acesso para pesquisas ou fins históricos, mas evita entulhar seu armazenamento de curto prazo para maior eficiência e facilidade de uso.
- Administração e manutenção: permite que usuários administradores façam alterações necessárias no sistema, como atualizar modelos, melhorar o desempenho ou corrigir bugs no processo de publicação.
Análise detalhada: recursos do sistema de gerenciamento de conteúdo
Agora que você tem uma compreensão geral de como os sistemas de gerenciamento de conteúdo funcionam, vamos dar uma olhada mais de perto nos recursos e capacidades essenciais para apoiar esses componentes-chave.
Gerenciamento integrado de arquivos: esses recursos ajudam a armazenar e acessar conteúdo.
- Bancos de dados relacionais: quando você tem diferentes tipos de dados dentro de sua organização, pode precisar de um banco de dados relacional para armazená-los e acessá-los facilmente. Esses bancos de dados usam um sistema de tabelas interligadas que você pode acessar e modificar usando consultas SQL.
- Gerenciamento de formato: a capacidade de converter conteúdo em formatos de arquivos padrão é útil em muitos sistemas. Por exemplo, as empresas podem salvar uma gama diversificada de imagens em formatos de arquivos específicos que funcionam bem on-line e evitar a necessidade de ter que armazenar e usar vários formatos diferentes. Para empresas com muitos documentos em papel, o gerenciamento de formatos pode até se estender ao uso de um serviço que escaneia e converte arquivos mais antigos para uso eletrônico.
- Indexação, pesquisa e recuperação: as habilidades de classificar arquivos de acordo com um índice, pesquisar com base nos critérios desejados e recuperar os arquivos desejados são cruciais para qualquer sistema eficaz de arquivamento e armazenamento. Pode haver muita variação na forma como eles funcionam dentro de diferentes sistemas. Por exemplo, alguns sistemas podem permitir que você só pesquise tags ou metadados anexados ao seu conteúdo, enquanto outros podem fazer pesquisas completas de palavras-chave.
Recursos do fluxo de trabalho: esses recursos são fundamentais para o gerenciamento das partes interessadas e para o processo de edição e publicação.
- Gerenciamento de atribuições e permissões do usuário: a maioria dos sistemas de gerenciamento de conteúdo permite que você estabeleça uma gama de funções de usuário com permissão para executar diferentes tarefas, que são fundamentais para apoiar sua estrutura de governança. Os sistemas também costumam permitir a atribuição de uma tarefa a um usuário (como enviar um conteúdo concluído para aprovação) e evitar edições conflitantes, fazendo com que um usuário específico “confira” um conteúdo ao trabalhar nele.
- Registro de trilhas de auditoria: especialmente valiosos para organizações maiores com muitos funcionários trabalhando com conteúdo, esses recursos normalmente permitem que você acompanhe quantas vezes um conteúdo mudou, quando mudou, quais foram as mudanças e quem fez as alterações, entre outros pontos de dados. Saiba mais sobre esse assunto em Trilhas de auditoria: quem, o quê e quando nas transações comerciais.
- Gerenciamento histórico de versão de arquivos: como parte do processo de fluxo de trabalho, muitos sistemas também salvam várias versões de um arquivo específico para que você possa reverter, se necessário. Esse recurso também é um componente necessário em uma trilha de auditoria, pois permite que você veja as versões que colaboradores específicos criaram.
Funções administrativas: esses recursos comuns são incorporados a muitos sistemas diferentes de gerenciamento de conteúdo.
- Recursos de ajuda: como na maioria das ferramentas de software, os sistemas de gerenciamento de conteúdo geralmente terão ferramentas de ajuda, juntamente com recursos como fóruns on-line ou assistentes que podem orientá-lo durante tarefas comuns.
- Calendário: são usados com frequência e permitem programar conteúdo de publicação com antecedência. Certifique-se de visualizar quando outros conteúdos planejados forem publicados para evitar problemas como enviar vários boletins informativos para os clientes no mesmo dia, ou postar vários tweets na mesma hora e mais nada no restante do dia.
- Planejamento e gerenciamento do ciclo de vida: esses recursos podem ajudar a automatizar regras em torno do conteúdo ao longo do ciclo de vida. Por exemplo, movendo artigos de notícias promovidos para uma posição mais baixa após ficarem em destaque por um dia, ou removendo e arquivando automaticamente uma página que incentiva as pessoas a se registrarem em um evento que já passou.
Recursos funcionais para Web:
- Gerenciamento de direitos digitais: Para sites que usam muito conteúdo de terceiros ou incentivam outras pessoas a comprar ou compartilhar seu conteúdo, os recursos de gerenciamento de direitos digitais ajudam a proteger esses direitos e a garantir que o conteúdo seja usado apenas de acordo com as políticas definidas.
- Suporte a SEO: os sistemas de gerenciamento de conteúdo web geralmente ajudam as páginas web a melhorar sua colocação nos resultados dos mecanismos de busca por meio de recursos como campos para metatítulos e descrições.
- Personalização de experiências web: alguns sistemas mais avançados podem fornecer uma experiência personalizada adaptada ao comportamento e preferência de um visitante do site. Por exemplo, mostrando itens anteriormente acessados em um site de compras e recomendando itens semelhantes.
Vantagens e desvantagens do sistema de gerenciamento de conteúdo
Agora que ficou claro o que são sistemas de gerenciamento de conteúdo e o que podem fazer, quais são alguns de seus prós e contras? Há muitos grandes benefícios nos sistemas de gerenciamento de conteúdo, mas se você não os implementar corretamente ou se escolher o sistema errado, com certeza vai conhecer as desvantagens também.
O lado bom:
- Gerenciamento eficiente de equipe: com seus processos de governança e suporte de partes interessadas baseados em funções, os sistemas de gerenciamento de conteúdo podem promover a colaboração em equipe. Eles podem tornar muito mais fácil o trabalho de várias pessoas em um conteúdo sem a preocupação com o controle de versão ou se todos estão atualizados, e podem impedir que usuários individuais sejam “desonestos” e alterem coisas que não deveriam.
- Design unificado: os guias e modelos de estilo incorporados à maioria dos sistemas de gerenciamento de conteúdo garantem que você mantenha uma aparência e sensação consistentes. Eles são ótimos para que um site mantenha uma identidade de marca clara, embora dezenas de pessoas em todo o mundo estejam contribuindo com conteúdo para ele.
- Controle de versão sistêmica: todos nós perdemos tempo pensando se um documento específico é a versão mais recente (um problema particular quando alguém envia arquivos por e-mail e os armazena localmente). Os sistemas de gerenciamento de conteúdo eliminam esse problema fornecendo uma única versão, que é sempre a mais atual, e, em alguns casos, permitem trilhas de auditoria para que você possa ver quem fez as mudanças.
- Custos e necessidades reduzidos de TI/programação: os sistemas de gerenciamento de conteúdo digital são projetados para permitir que os usuários empresariais criem, editem e publiquem conteúdo sem saber programar uma linha de código. Embora você certamente precise de suporte de TI para configurar esse sistema e fazer grandes mudanças, um CMS pode facilitar a vida das organizações sem grandes equipes de TI ou programadores.
O lado não tão bom:
- Menos flexibilidade de design: o outro lado dos padrões de design unificados é que você não pode pintar fora das linhas. Se você tem conteúdo realmente variado e exclusivo, um sistema de gerenciamento de conteúdo pode ser muito limitador, e você pode querer analisar a implementação de uma estrutura mais flexível.
- Bloqueio de software: a natureza abrangente do gerenciamento de conteúdo pode se complicar rapidamente e levar a um sistema volumoso que pode ser muito complexo para os usuários ou afetar o desempenho. Em alguns casos, as organizações podem tentar reunir várias ferramentas para obter a funcionalidade exata de que precisam, mas acabam ficando com um problema.
- Processos de treinamento difíceis: embora os usuários de negócios possam não precisar aprender a programar, eles certamente terão que aprender a usar o sistema de gerenciamento de conteúdo, e esse processo nem sempre é fácil. Usar um sistema popular pode agilizar o processo, mas quanto mais personalização você fizer, de mais treinamento você precisará.
- Menos eficiência de TI do que o planejado: se seu sistema de gerenciamento de conteúdo é cheio de bugs ou muito limitante, você vai descobrir que ainda precisa manter muitos programadores por perto para fazer correções ou criar novos modelos. Talvez, na pior das hipóteses, você possa constantemente ter que ligar para uma agência ou fornecedor terceirizado para um controle de danos inesperado que não está no seu orçamento.
Foco demais na tecnologia: a tecnologia pode acabar tomando conta de tudo, e algumas pessoas podem perceber que têm um site bonito que está perfeitamente dentro dos padrões da marca, mas com conteúdo entediante, já que os autores não se sentem mais capacitados a serem criativos de verdade. Ou, as equipes de marketing podem parar de criar novas abordagens e, em vez disso, se concentrar em empurrar mais coisas através dos canais estabelecidos habilitados pelo sistema de gerenciamento de conteúdo. É importante selecionar uma solução que funcione, não uma que faça você sentir é realmente o responsável.
Entendendo as ferramentas do sistema de gerenciamento de conteúdo
Para ajudar você a começar com o processo de avaliar sistemas de gerenciamento de conteúdo e identificar o ajuste certo, confira esta visão geral rápida de algumas opções populares, organizadas por cenário de uso ideal.
Bom para sites pequenos: esses sistemas gratuitos e de baixo custo costumam ter todos os detalhes que organizações e sites menores precisarão.
- WordPress: a escolha preferida dos blogueiros em todos os lugares, o WordPress ganhou grande base de seguidores tornando relativamente fácil e rápido configurar um site de boa aparência. Ele é baseado em PHP e MySQL e os usuários podem instalá-lo localmente em um servidor ou usá-lo com um serviço baseado em nuvem de terceiros. A ampla gama de módulos pré-programados e os recursos de ajuda, juntamente com o custo (é de código aberto e gratuito), contribuem ainda mais para sua popularidade.
- Joomla: também de código aberto e gratuito, o Joomla é construído sobre uma estrutura de MC e também foi programado em PHP. Não é tão popular quanto o WordPress, em parte porque é um pouco mais difícil de usar, e isso também significa que há menos componentes prontos e complementos. No entanto, a ferramenta também é mais flexível que o WordPress e pode ser uma boa escolha para empresas com necessidades mais complexas, como suporte para vários idiomas e regiões.
- BackDrop: é baseado em Drupal, a tecnologia que é o terceiro maior participante no espaço do sistema de gerenciamento de conteúdo aberto. Provavelmente, permite o mais alto nível de personalização e controle, mas tem uma configuração mais difícil. É uma boa escolha para empresas com necessidades mais sofisticadas, que querem um sistema mais flexível e de alto desempenho e não têm medo de código personalizado.
Bom para gerenciamento de documentos: para organizações que estão mais focadas na colaboração interna em vez de publicar conteúdo on-line, essas opções podem valer a pena.
- SharePoint: como o esperado, dado que é da Microsoft, o SharePoint é voltado para negócios e facilita o armazenamento, compartilhamento e gerenciamento de arquivos em ambientes de escritório. Neste artigo, você encontra mais detalhes para usar o Sharepoint para gerenciamento de documentos.
- Smartsheet: como plataforma de gerenciamento de trabalho empresarial baseada em nuvem, o Smartsheet permite que as equipes anexem quase qualquer tipo de arquivo a uma interface de planilha amigável ao usuário. É uma maneira rápida e fácil de compartilhar e de armazenar conteúdo. Você também pode notificar facilmente os usuários sobre tarefas atribuídas por meio do Smartsheet. Clique aqui para saber mais sobre gerenciamento de documentos com o Smartsheet.
Bom para sites grandes e para a empresa: grandes empresas multinacionais e sites têm necessidades que um CMS de código aberto não vai preencher. Aqui estão algumas opções.
- OpenText ECM: essa empresa engoliu uma série de sistemas de gerenciamento de conteúdo e documentos concorrentes ao longo dos anos, incluindo a Documentum e a Interwoven. Você pode ter uma tonelada de conteúdo, querer gerenciar conteúdo de dispositivos móveis ou precisar aderir a requisitos regulatórios complexos, o OpenText pode fazer tudo isso. Está disponível em uma nuvem e localmente.
- Oracle WebCenter: esse conjunto de soluções da gigante de tecnologia Oracle também pode fazer tudo. Ele pode gerenciar conteúdo em um lugar central e compartilhá-lo em vários aplicativos, o que o torna uma boa escolha para empresas com uma política de governança centralizada forte. A Oracle também se concentra em fornecer experiências web personalizadas. Na verdade, a empresa gosta de chamar essas ferramentas de "aplicativos de engajamento do usuário" em vez de sistemas de gerenciamento de conteúdo web.
Bom para o social: embora algumas ferramentas de gerenciamento de conteúdo web possam alegar que oferecem capacidades sociais, a realidade é que a maioria dos gerentes de mídia social vai querer usar uma plataforma dedicada projetada para o social.
- Hootsuite: além de seu avatar de coruja, o Hootsuite é conhecido por sua exibição de painel que permite que você veja uma série de diferentes feeds de informações simultaneamente, por meio de várias colunas organizadas em sua exibição. O aplicativo web permite que você atribua diferentes funções de usuário, agende conteúdo e crie páginas de destino para que criar campanhas sociais completas dentro da ferramenta. O Hootsuite é particularmente bom em relatórios e interações com terceiros, como o LinkedIn.
- Sprout Social: essa plataforma oferece várias funções do Hootsuite, com algumas diferenças: combina todas as suas contas em um único feed em vez de colunas separadas, considera todas as informações disponíveis sobre as pessoas que interagem com você e as armazena em um registro útil para você entrar em contato com elas novamente. Tanto o Sprout quanto o Hootsuite são apenas baseados em nuvem.
Como selecionar um fornecedor de software de gerenciamento de conteúdo
Agora que você fez um tour por algumas das ferramentas típicas dos sistemas de gerenciamento de conteúdo disponíveis, como fazer a escolha? Há alguns fatores-chave a serem considerados à medida que você desenvolve seus critérios de seleção e avalia diferentes alternativas:
- Qual é o tamanho e o nível de dispersão da minha organização? Pense para quantos usuários você precisa dar suporte e suas localizações. Você precisará de globalização e múltiplos recursos de linguagem? Quanto maiores e mais complicadas as coisas ficam, mais robustas serão as soluções necessárias.
- Que nível de suporte de TI posso fornecer? Se você não tem muitos ou nenhum profissional de TI na equipe, pode querer escolher um sistema popular de código aberto onde há muitos recursos de ajuda on-line e empreiteiros ou agências de baixo para dar suporte.
- Qual é o meu orçamento? Este é um fator óbvio, mas felizmente há muitas escolhas em todo o espectro orçamentário. Soluções de código aberto podem ser uma boa escolha para pessoas sem muito para gastar, mas podem não ser robustas e confiáveis o suficiente para necessidades e orçamentos empresariais.
- Quanto conteúdo eu tenho? Para pessoas com enormes quantidades de conteúdo, uma solução com extensos recursos de armazenamento e arquivamento será fundamental. Enquanto isso, essas mesmas soluções podem ser complicadas e muito caras para empresas que não têm tanto conteúdo e que não precisam acessar conteúdos mais antigos.
- Quero uma solução baseada em nuvem? Escolher entre uma solução baseada em nuvem e uma solução no local pode ser outra grande decisão. Custos e recursos podem ser fatores-chave, aqui: se você já tem servidores que podem hospedar seu sistema junto com recursos de TI para configurá-lo e mantê-lo, local pode parecer uma opção melhor do que ter que pagar serviços anuais de assinatura para a nuvem. No entanto, você também pode começar o trabalho mais rápido e gerenciar o crescimento com mais facilidade com uma solução em nuvem.
- Minha indústria tem requisitos especiais? Empresas dos setores de saúde ou finanças podem precisar fazer muito mais para manter as informações privadas e seguras, e também podem precisar gerar tipos específicos de relatórios para agências governamentais e outras partes interessadas. É definitivamente importante ter esses requisitos em mente ao avaliar um sistema de gerenciamento de conteúdo.
- Gosto da interface de usuário do sistema? Assim como a beleza, a facilidade de uso está nos olhos de quem vê. Um sistema que parece intuitivo para um usuário pode parecer muito complicado para outro, ou excessivamente limitador e simplista. Certifique-se de ter algumas pessoas que realmente usarão o sistema vão avaliá-lo antes de tomar uma decisão final.
Dicas e práticas recomendadas para implementar um sistema de gerenciamento de conteúdo
Agora você deve ter todas as informações necessárias para criar uma estratégia de gerenciamento de conteúdo e começar a escolher e implementar um sistema de gerenciamento de conteúdo. Mas como pode garantir que sua iniciativa tenha sucesso? Essas dicas e práticas recomendadas devem ajudar.
O foco são as pessoas. Embora seja fácil se concentrar apenas nos detalhes técnicos, nenhum sistema de gerenciamento de conteúdo funcionará sem o apoio das pessoas certas. Há muitas partes interessadas que podem não estar muito entusiasmadas em adotar um novo sistema: pessoas que não são experientes em tecnologia e têm medo de aprender um novo sistema; “guardiões” que têm medo de perder o controle; e pensadores criativos que não querem aderir a padrões ou guias de estilo.
Garantir a adesão dessas pessoas logo no início será fundamental para o seu sucesso, assim como garantir que elas estejam à vontade com suas funções dentro do novo sistema. Por exemplo, alguém que era rotineiramente copiado em novos conteúdos “apenas para conhecimento” pode não se empolgar muito se tiver que revisar e aprovar o conteúdo o mais rápido possível para evitar atrasar o processo. Depois que o sistema é configurado, o treinamento é essencial para facilitar a adoção. Mesmo as pessoas que talvez nunca usem o sistema diretamente podem se beneficiar de um treinamento para entender os novos processos da equipe.
Dê um passo de cada vez. Quando você está criando uma estratégia de gerenciamento de conteúdo, é necessário pensar grande e considerar todas as necessidades atuais e futuras previstas para a empresa. Mas essa mesma abordagem pode não funcionar tão bem quando se trata de implementação, especialmente se, como na maioria das empresas, seus recursos forem limitados e os prazos, apertados. Uma abordagem em fases com melhorias incrementais pode ser muito mais eficaz, pois permitirá que sua empresa estenda seus investimentos ao longo do tempo e também dá à equipe a chance de se ajustar gradualmente a algumas mudanças importantes.
Teste, teste e teste novamente: quando você está atrasado, a tentação de economizar nos testes pode ser forte. No entanto, fazer um lançamento dentro do prazo com um sistema não confiável e com bugs não traz um bom resultado. Certifique-se de orçar tempo e recursos suficientes para testes desde o início e verificar se você tem flexibilidade para alongar ainda mais o prazo, se necessário.
Armadilhas a se evitar: é ótimo entender as melhores práticas e, às vezes, é ainda melhor descobrir os erros comuns que as pessoas geralmente cometem. Aqui estão alguns dos mais importantes para você ter em mente:
- “Ferver o oceano.” Como observado acima, um processo em fases provavelmente entregará um resultado melhor do que assumir tarefas demais de uma só vez. Defina um escopo claro e realista, e não seja vítima de um aumento de escopo.
- Evite a superficialidade. Implementar um sistema de gerenciamento de conteúdo pode ser um grande investimento e pode haver muita pressão para economizar. No entanto, é melhor ouvir seu fornecedor de soluções e outros profissionais que estejam ajudando em sua iniciativa e diminuir o escopo em vez de economizar em itens recomendados ou empurrar tarefas para equipes internas que podem não ser qualificadas ou que podem estar sobrecarregadas. Um item que muitas vezes é negligenciado é o tempo que pode levar para mover conteúdo herdado para o novo sistema. Ao lidar com grandes volumes de conteúdo, ferramentas automatizadas podem ser usadas para ajudar a minimizar a tarefa. Caso contrário, pode ser um processo manual extremamente demorado. Certifique-se de ter pensado em tudo em seu plano e orçado adequadamente.
- Pensar que você pode “partir para a próxima”. Seu sistema está funcionando e agora você se sente no direito de seguir adiante para outro projeto depois de longas férias? Pense de novo! Mesmo com o melhor plano possível, você inevitavelmente aprenderá muito nos primeiros meses sobre como seu sistema está funcionando no mundo real. Depois disso, precisará fazer ajustes e correções. Você vai precisar de tempo para fazê-lo funcionar precisamente e, mesmo assim, ainda haverá trabalho a ser feito, já que as mudanças da sua empresa e suas necessidades de conteúdo evoluem. Certifique-se de orçar tempo e recursos para avaliações contínuas e atualizações do sistema.
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Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.