O que é um post-mortem?
Um post-mortem é um processo que ajuda a melhorar os projetos identificando o que fez e porque não funcionou, alterando processos organizacionais para incorporar lições aprendidas. O Livro de Gerenciamento de Projetos do Conhecimento (PMBOK) se refere a esta atividade como "lições aprendidas.”
Reuniões post-mortem geralmente ocorrem no final de um projeto. No entanto, durante projetos mais longos, você pode realizar post-mortems regularmente (como mensalmente, trimestral ou anualmente) para permitir correções de curso e garantir que você não negligencie incidentes.
Um post-mortem é mais do que apenas uma apuração dos fatos. Na verdade, as funções mais importantes de um post-mortem são promover melhorias nos processos e melhores práticas para repetir sucessos.
Esta reunião é parte integrante do processo de gerenciamento de projetos, mas as equipes às vezes preferem não participar devido a restrições de tempo e recursos, ou a sensação de que a reunião não irá contribuir para o resultado final. Grant Aldrich, fundador da OnlineDegree.com, explica: "O significado de post-mortem é talvez o aspecto mais importante do gerenciamento de projetos e da melhora de seus processos. No entanto, é comumente o mais negligenciado. Ele fornece um período incrivelmente importante para refletir sobre como as coisas foram feitas e como buscar melhorias. Infelizmente, acho que raramente isso é usado na maioria das organizações. Tudo o que fazem quando o projeto é concluído é correr para que as equipes façam a transição para o próximo projeto, porque isso se traduz em receita.”
Entenda o post-mortem como um fórum aberto no qual qualquer pessoa envolvida no projeto pode trazer problemas e sucessos para a discussão. Examine todos os aspectos do ciclo de vida do projeto durante o post-mortem, inclusive o planejamento do fechamento minucioso, a fim de encontrar áreas para melhoria e processos a serem repetidos em projetos futuros. Além da liderança do projeto e da equipe do projeto, as partes interessadas e os clientes do projeto também devem participar da discussão — isso ajudará a reforçar o trabalho em equipe, fazendo com que as pessoas continuem trabalhando juntas em direção a um objetivo comum, independentemente de seu papel individual.
O que é um post-mortem em negócios?
Nos negócios, o post-mortem faz parte do gerenciamento de riscos e ajuda a impulsionar a melhoria contínua adotando as melhores práticas. O post-mortem realizado no final de um projeto determina os pontos positivos e negativos para que você possa usar essas lições daqui para frente.
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Nomes alternativos para reuniões post-mortem
Muitas organizações usam um nome diferente para se referir à função de uma reunião post-mortem. Eis algumas alternativas possíveis:
- Debrief (questionamento): Este termo tem sua origem nas forças armadas, onde é usado para revisões pós-missão.
- Retrospectiva: O gerenciamento de projetos Agile usa esse termo para reuniões que ocorrem em cada estágio da conclusão do projeto.
- Wrap-up do projeto (finalização): Este termo em Inglês é usado por muitos gerentes de projeto.
- Lições aprendidas: O Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) usa essa terminologia.
- Revisão pós-ação: Este termo geralmente é aplicado às revisões de TI/DevOps.
- Revisão de incidente crítico: As equipes de TI/DevOps também costumam usar este termo para suas revisões.
Projeto post-mortem e Incidente post-mortem
O post-mortem também é uma parte fundamental do gerenciamento de riscos. Uma empresa pode reduzir ou eliminar riscos em projetos futuros analisando o que deu errado em projetos anteriores e fazendo alterações em processos e procedimentos.
Há duas situações principais que exigem reuniões post-mortem. A primeira (como mencionado acima) é relacionada ao projeto. A segunda é analisar incidentes de DevOps/TI, como uma falha no servidor ou um site sendo desativado. Embora o principal objetivo de ambos os tipos de post-mortem seja encontrar causas básicas, existem algumas diferenças.
| Projeto post-mortem | Incidente post-mortem | |
|---|---|---|
| Duração | Programado ao final do projeto ou em intervalos regulares durante o projeto | Quando necessário, após um incidente ter sido resolvido |
| Quem está envolvido | A equipe do projeto e as partes interessadas envolvidas no gerenciamento de projetos | Qualquer um que causou, foi impactado por, ou respondeu ao incidente |
| Resultados | Melhorias em processos e procedimentos para que projetos futuros sejam executados com mais tranquilidade | Melhorias em processos, procedimentos e segurança para evitar que o problema se repita |
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Gerentes de projeto geralmente organizam post-mortems. As reuniões são úteis em várias situações e para muitos grupos, incluindo equipes de marketing, agências, gerenciamento de informações e gerenciamento de problemas.
O tempo é importante ao agendar post-mortems. A memória das pessoas pode ser curta, por isso é importante agendar reuniões assim que o projeto terminar ou você resolver o incidente.
Em uma pequena pesquisa incluindo gerentes de projeto, 100% dos entrevistados disseram ter liderado reuniões post-mortem após seus projetos:
- 40% sempre conduzem essas reuniões
- 20% ocasionalmente
- 40% tem algum tempo para essa reuniões
Retrospectiva Agile e Projeto post-mortem
No gerenciamento de projetos Agile, o termo retrospectiva é usado para se referir a uma atividade semelhante, que ocorre após cada iteração de desenvolvimento de software. Veja como os dois diferem:
| Projeto post-mortem | Retrospectiva Agile | |
|---|---|---|
| Duração | Programada ao final do projeto ou em intervalos regulares durante o projeto | Uma vez por iteração |
| Quem está envolvido | A equipe do projeto e as partes interessadas envolvidas no gerenciamento de projetos | Equipes do projeto |
| Foco | Sucessos e falhas que ocorreram durante o projeto | Experiência durante a iteração anterior |
| Resultados | Propostas de mudanças em processos para melhorar os resultados de projetos futuros | Itens de ação para melhoria incremental para a próxima iteração |
Como conduzir um post-mortem
Durante uma reunião post-mortem, o grupo discutirá o que deu errado e o que deu certo durante um projeto. Eles publicarão suas descobertas em um cronograma de projeto e irão recomendar maneiras de repetir sucessos e evitar problemas em projetos futuros.
Normalmente, o líder do projeto coleta dados sobre o projeto, incluindo feedback das partes interessadas e membros da equipe, para criar a agenda da reunião. Durante a reunião, o grupo revisa o projeto e cria um cronograma que ilustra marcos e eventos importantes e, em seguida, adiciona sucessos e falhas.
A criação do cronograma permite que a equipe investigue cada problema e sucesso, documente a causa raiz de cada um e determine como evitar ou repeti-lo. Com base nas causas descobertas, a equipe desenvolve itens de ação para melhorar processos e repetir os sucessos.
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O que uma reunião post-mortem bem-sucedida pode acrescentar
Uma reunião post-mortem tem muitos benefícios, seja conduzida para um projeto ou um incidente de TI. O processo pode ajudar a melhorar a comunicação, a colaboração e os fluxos de trabalho, o que torna uma organização mais eficiente e bem-sucedida.
As reunião post-mortem podem ajudar os projetos futuros a serem executados de maneira mais tranquila das seguintes maneiras:
- Melhore os processos internos: Examinar processos quando problemas ocorrem expõe os pontos fracos do sistema. Aplique as lições aprendidas em uma reunião post-mortem para reparar essas armadilhas e fortalecer seus procedimentos.
- Simplifique os fluxos de trabalho: Os problemas descobertos durante reunião post-mortem podem incluir problemas no fluxo de trabalho que você pode eliminar em projetos futuros.
- Fomente a colaboração em equipe: O formato das reuniões post-mortem reforça um propósito comum e orienta as equipes sobre como trabalhar em conjunto.
- Melhore a eficiência: Uma reunião post-mortem pode revelar trabalho duplicado, etapas de processo inconvenientes e outras tarefas ineficientes.
- Impulsione a comunicação: Um problema comum em projetos é a falta de comunicação adequada e oportuna. Uma das etapas principais do processo post-mortem é comunicar os resultados da reunião e informar as partes interessadas quando cada item de ação for concluído.
- Aprenda com os erros: A parte mais útil da reunião post-mortem é identificar o que deu errado e procurar maneiras de evitar que esses problemas se repitam.
- Busque a conclusão: Quando um item de ação é concluído, os membros da equipe sabem que os problemas que descobriram foram abordados.
- Compartilhe informações: Compartilhar as lições de um post-mortem com outras equipes que trabalham em projetos semelhantes beneficia a todos em uma organização.
- Melhore a moral: As reuniões post-mortem permitem que as pessoas exponham os problemas e garantam que sejam abordados. O progresso aumenta a moral porque as pessoas sabem que podem contribuir diretamente para a qualidade de seu local de trabalho e o produto do trabalho.
- Celebre sucessos: Além de analisar problemas, a reunião post-mortem permite que as equipes celebrem suas vitórias, o que contribui para uma melhor moral e coesão da equipe.
- Mude o curso:
Para projetos mais longos, o agendamento de uma série de reuniões post-mortem durante o projeto permite que a equipe implemente correções que ajudarão o resto do projeto a ser executado sem problemas. Paulina Cizek, Diretora de Pesquisa da nobl.io, uma empresa de design organizacional, diz: "Se você está relizando post-mortems regularmente, você tem a chance de mudar o curso. Se você esperar até o fim de um projeto, há muitas mudanças; muito o que pode ser feito melhor, rapidamente. É por isso que realmente recomendamos reuniões post-mortem frequentes”
Em uma pequena pesquisa com gerentes de projeto, 60% dos entrevistados disseram que, em uma escala de um (não eficaz) a cinco (extremamente eficaz), as reuniões post-mortem são muito ou extremamente eficazes na condução de melhorias nos processos.
O que é uma análise post-mortem?
Uma análise post-mortem é um processo no qual você resume o que deu errado (e deve ser melhorado) em um projeto, bem como o que deu certo e deve ser repetido. A análise também produz itens de ação e quem é o responsável por cada um deles.
Os dados analisados durante o post-mortem irão incluir a participação de várias fontes, incluindo o feedback da equipe do projeto e uma avaliação dos resultados do projeto. Os resultados da análise devem conter o seguinte:
- Uma lista completa de problemas a serem resolvidos (e os itens de ação resultantes de cada problema)
- Questões cruciais que dificultaram o projeto
- Sucessos que ajudaram o projeto a obter sucesso
- Quaisquer lições não óbvias que exijam ação
- A pessoa responsável pela implementação de cada item de ação
Uma ferramenta eficaz é a análise Five Whys. Esta técnica o orienta a perguntar "Por quê?" cinco vezes para isolar a causa raiz de um problema. Você pode ler mais sobre a técnica Five Whys neste artigo sobre reuniões post-mortem. Para obter informações gerais sobre reuniões post-mortem, você também pode ler o nosso artigo "Como conduzir uma reunião post-mortem.
Pré-mortems e quando executá-los
A análise post-mortem é uma estratégia que usa a estrutura post-mortem, mas ocorre no início do processo de planejamento, antes do início de um projeto. Os participantes da reunião imaginam que o projeto tenha sido concluído, mas não foi bem-sucedido, e propõem falhas prováveis e possíveis causas.
A equipe usa os resultados do exercício para trabalhar em reverso e fazer mudanças nos processos a fim de evitar que as falhas imaginadas ocorram. Durante a reunião, incentive os participantes a considerarem os motivos que levaram aos erros sobre os quais não comentariam normalmente, com o que estão preocupados antes do início do projeto e pontos cegos de projetos anteriores. Os membros da equipe devem ser específicos ao descrever possíveis pontos de falha.
O que você precisa considera durante uma análise post-mortem irá variar de acordo com o tipo de projeto, mas eles provavelmente irão se preocupar com o plano de projeto, recursos, tarefas, tempo e documentação. Aqui estão alguns exemplos de perguntas pré-mortem:
- O que está faltando no plano do projeto?
- O que poderia atrasar o projeto ou fazer com que você perca o prazo de lançamento?
- E se perdermos pessoas importantes durante o projeto?
- Quem é o proprietário das maiores áreas de riscos?
- Você já contabilizou todas as tarefas críticas?
- Teremos acesso a todos os recursos necessários quando precisarmos deles?
- Temos os membros de equipe certos para cada função?
- O cronograma é realista?
- Existe espaço na programação para atrasos?
- E se perdermos dados devido a uma falha no servidor?
- O plano de documentação é suficiente?
Depois de gerar uma lista, você pode ganhar tempo eliminando problemas que são improváveis (como a falência da sua empresa), aqueles que não causariam contratempos (o carregamento de camisetas para a festa de lançamento está atrasado) e qualquer outro item sobre o qual você não tem nenhum controle (um meteoro atingindo o local da construção).
Por outro lado, você também pode imaginar que tudo deu certo, e trabalhar no processo de execução dessa visão. O importante é considerar todas as possíveis armadilhas e o que você pode fazer para evitá-las.
Tipos de perguntas post-mortem
As perguntas que você faz durante uma reunião pré-mortem podem gerar informações cruciais sobre o projeto. Essas questões se enquadram nas categorias de planejamento, execução, resultados e comunicação; abaixo, você encontrará a meta de cada categoria e algumas perguntas como exemplo.
As perguntas de planejamento se concentram nos problemas que surgem do planejamento do projeto. Pesquisar esse processo inicial é valioso porque o planejamento é a base do projeto, portanto, melhorá-lo se torna essencial. As perguntas de planejamento podem ser divididas nas seguintes partes:
- Plano de projeto: Havia algo muito ambíguo no plano? Faltavam informações importantes no plano?
- Recursos: As ferramentas, os orçamentos e os membros da equipe foram alocados corretamente? Os recursos necessários eram adequados para o projeto?
- Duração Criamos alguma folga na programação? Os prazos são alcançáveis e realistas?
- Tarefas: Você já contabilizou todas as tarefas críticas? As dependências e os produtos relacionados foram acompanhados em cada tarefa?
- Documentação: O repositório de documentos era adequado às necessidades da equipe? O plano de documentação ajudou o projeto a ter sucesso?
Questões relacionadas à execução abordam os problemas nas etapas do processo, quanto ao pessoal e a qualidade do trabalho. Estes são importantes porque se concentram no núcleo de um projeto. As perguntas podem ser divididas nas seguintes partes:
- Fluxo de trabalho: Onde o fluxo de trabalho falhou? Quais partes do fluxo de trabalho não foram documentadas corretamente?
- Pessoas: Houve algum problema com a hierarquia de equipe que resultou em problemas? As pessoas certas foram alocadas no projeto?
- Tarefas: Havia alguma tarefa mais difícil de ser concluída do que deveria? Quais tarefas não foram concluídas corretamente?
- Atrasos: Havia processos adequados para lidar com atrasos no cronograma? Os atrasos contribuíram para algum problema mais tarde no projeto?
- Gerenciamento A gerência interferiu de alguma forma que obstruísse o trabalho da equipe? A gerência e a equipe do projeto trabalharam juntas?
- Controle de mudança: O processo de controle de mudanças foi eficaz? Ele permitiu que as alterações necessárias fossem aceitas e mantivesse as alterações sem necessidade?
Questões sobre resultados tratam de desempenho e KPIs. São vitais porque consideram como você está acompanhando e medindo o sucesso do projeto. As perguntas podem ser divididas nos seguintes subgrupos:
- Meta principal: O objetivo principal do projeto foi atingido? Que obstáculos dificultaram o alcance da meta principal?
- Meta secundária: O projeto cumpriu as metas secundárias? O que os impediu de serem alcançados?
- Qualidade: O projeto permitiu que a equipe executasse com qualidade? Você atendeu aos padrões descritos no plano?
- Desempenho externo: O cliente ficou satisfeito com os resultados? O que surpreendeu o cliente?
- Desempenho interno: As métricas de sucesso faziam sentido? Eram alcançáveis dentro das restrições do projeto?
Questões sobre comunicação sondam problemas nas falhas de comunicação, interna e externa. Merecem ser examinadas porque os projetos dependem da comunicação. Aqui estão algumas áreas a serem exploradas:
- Canais: Os métodos primários de comunicação falharam? Houve algum canal de comunicação inadequado?
- Equipe: Os membros da equipe podiam se comunicar quando e onde precisavam? Os membros da equipe precisaram ignorar os métodos de comunicação acordados?
- Gerente: A gerência foi capaz de se comunicar com eficiência com a equipe? A equipe de projeto conseguiu se comunicar com a gerência quando necessário?
- Reuniões: Como as reuniões podem ser mais eficazes? Muitas ou poucas reuniões foram conduzidas?
- Externo: A comunicação com o cliente funcionou conforme esperada? Quais outros métodos de comunicação externa precisam ser revistos?
Melhores práticas post-mortem
Post-mortems ajudam a promover práticas recomendadas para os processos de uma empresa. Aqui estão algumas dicas para realizar post-mortems eficazes:
- Mantenha um post-mortem para cada projeto, não importa quão pequeno seja.
- Agende o post-mortem imediatamente após o término do projeto.
- Coloque um post-mortem no calendário ao criar o plano de projeto para incentivar as pessoas a consultá-lo durante todo o projeto.
- Agende o post-mortem se a programação mudar.
- Incentive os participantes a serem construtivos.
- Você deve organizar post-mortems em intervalos regulares para projetos mais longos ou complexos por dois motivos: As memórias são curtas e você pode fazer correções de curso ao longo do projeto.
- Siga o paradigma post-mortem para chegar à real causa básica dos problemas. Uma pequena pesquisa com gerentes de projeto revelou que todos os entrevistados que usaram o formato claro concordaram que era mais eficaz do que o formato tradicional. Sessenta porcento desses gerentes deram uma resposta entre quatro e cinco em uma escala de cinco pontos (cinco sendo o mais eficaz).
- Realize uma série de reuniões menores com subequipes para projetos grandes ou complexos. Consolide então os resultados de todas as reuniões no documento final. Jordan Kentris, um designer que trabalhou com grandes marcas e liderou muitas reuniões post-mortem, sugere: "Pode ser realmente benéfico trabalhar com essas equipes menores e fazer uma pequena pausa. Então, trabalhe com os líderes desses departamentos ou projetos e conduza um post-mortem secundário.”
- Limite a quantidade de tempo de cada participante para que os membros da equipe abordem as questões mais importantes primeiro. Grant Aldrich diz: "As pessoas só recebem a palavra por um certo tempo. Desse modo, todos respeitam o tempo alocado a cada um e possam realmente discutir os pontos mais importantes que precisam ser introduzidos.”
- O líder do projeto deve modelar o comportamento que você deseja que a equipe siga.
- Convide um moderador e um anotador que não fazem parte da equipe do projeto. O moderador pode cumprir o cronograma e as regras. O anotador libera o líder da reunião para guiar a discussão.
- Registre a reunião para não perder nada.
- Atribua um proprietário a cada item de ação que envolva uma alteração do processo. Carina Cizek diz: "Antes de sair da reunião, identifique os indivíduos responsáveis por garantir que a política seja implementada ou incorporada aos processos existentes.”
Reuniões post-mortem com equipes remotas
Idealmente, você terá todos na mesma sala para uma reunião post-mortem. Com muitas pessoas trabalhando em casa, ou com membros da equipe espalhados pelo país ou em todo o mundo, isso pode não ser possível. Enquanto chamadas de conferência, reuniões em vídeo (aprenda algumas dicassobre solução de problemas com vídeo) e compartilhamento de tela podem ajudar, estas opções podem ter deficiências. Um software de colaboração pode fornecer algumas vantagens.
Pedimos uma pequena pesquisa com gerentes de projeto que realizaram ambos os tipos de reuniões post-mortem sobre as diferenças. Eis algumas das perguntas : "A ordem da agenda muda quando todos se localizam remotamente?" e: "Qual é a coisa mais importante a fazer em uma reunião post-mortem remota em comparação com uma reunião presencial?”
Abaixo estão alguns resultados importantes da pesquisa:
- Todos os entrevistados da pesquisa disseram que não mudaram a agenda de reuniões remotas. Então, a ordem das reuniões presenciais parece ser eficaz.
- A maioria dos entrevistados disse que encontrar maneiras de manter os participantes engajados é a principal mudança que fazem ao liderar reuniões remotas em comparação com reuniões presenciais. As recomendações incluem ter certeza de que todos estejam com a câmera ativada e que todos possam coletar informações.
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