Por que você precisa de um bom processo de fluxo de trabalho criativo?
Toda empresa que faz trabalho criativo tem produtos resultantes e prazos. Esses produtos, o trabalho criativo em si, e seus prazos podem ser continuamente interrompidos quando não há um processo de início, desenvolvimento e aprovação. Todos os envolvidos precisam conhecer bem os detalhes do projeto, o que precisa para seguir em frente, quem ainda não compartilhou informações e se tudo está no caminho certo para ser entregue a tempo.
Ter um processo criativo de fluxo de trabalho que rastreia e orienta todo o trabalho pode ajudar a evitar confusão, e ainda economiza tempo e dinheiro. Entre as organizações que implementam rotineiramente processos criativos de fluxo de trabalho, estão empresas de design gráfico, agências de publicidade e de criação digital (às vezes chamadas apenas de agências digitais). Mas muitas outras organizações também implementam o processo para se tornarem mais eficientes. Algumas empresas implantaram um processo mais à moda antiga, que se limita a e-mails, planilhas, reuniões e comunicação contínua. Outros usam soluções de software ou software como serviço (SaaS) para ajudar a gerenciar o fluxo de trabalho.
O que é o gerenciamento do fluxo de trabalho criativo?
O gerenciamento criativo do fluxo de trabalho é outro termo para o processo de acompanhamento do fluxo de trabalho em projetos criativos. Algumas pessoas também usam o termo operações criativas.
As fases do fluxo de trabalho criativo
Conhecer as fases do processo de fluxo de trabalho criativo pode ajudar você a organizar seu trabalho em partes gerenciáveis. As fases de alto nível do processo de fluxo de trabalho criativo são: definição e ideação, criação, revisão e aprovação e lançamento.
Confira um pouco mais sobre cada fase:
- Definição e ideação: defina a necessidade do produto e ideias gerais para ele.
- Criação: determine as especificações do produto e crie ou desenvolva o produto.
- Revisão e aprovação: reúna feedback e aprovação das partes interessadas internas e externas.
- Lançamento: o produto entra em ação.
Continue lendo para saber mais sobre cada fase.
Fase um: definição e ideação
A primeira fase inclui a definição da necessidade à qual o produto atende, o detalhamento de uma ideia geral do produto e a definição de uma estrutura para criar o projeto com eficácia. Essa fase pode incluir as seguintes tarefas:
- Desenvolva o briefing criativo original, que define o propósito do produto, suas metas e objetivos, o público provável, o orçamento e o cronograma gerais e outras informações básicas.
Baixe o modelo de briefing criativo para o cliente — Microsoft Excel
Use este modelo gratuito e personalizável para criar um briefing criativo abrangente para um cliente. O modelo inclui seções para incluir o nome do cliente, informações de contato, objetivos do projeto e público-alvo, bem como detalhes sobre todos os materiais de marketing, como textos dos anúncios e peças para eventos, promoções e redes sociais.
Para obter recursos adicionais, acesse nossa coleção de modelos gratuitos de briefings criativos.
- Realize uma reunião inicial com todos os envolvidos no projeto.
- Defina metas e métricas para o projeto. Você pode usar a abordagem de metas SMART, que incentiva a definição de metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e limitadas ao tempo.
- Defina marcos do projeto e estabeleça métricas para medir o sucesso.
- Detalhe a estrutura da equipe e as responsabilidades de cada membro.
- Identifique obstáculos e riscos que podem atrapalhar a conclusão do projeto com eficácia. Saiba mais sobre gerenciamento de riscos de projeto em nosso guia abrangente que inclui dicas de especialistas e práticas recomendadas.
- Pesquise os concorrentes de seu cliente para entender como diferenciar o produto.
- Identifique e comece a usar ferramentas úteis, incluindo modelos criativos de projeto e cronogramas visuais.
- Configure uma estrutura para gerenciar a carga de trabalho da equipe do projeto.
- Comece a trabalhar com sua equipe e seu cliente em um moodboard, ou seja, uma coleção de imagens e palavras que definem aproximadamente a aparência do produto acabado.
- Alinhe as expectativas com seu cliente sobre o que o produto final pode conquistar.
Fase dois: criação
A segunda fase envolve o trabalho real de criação do produto e pode incluir as seguintes tarefas:
- Use técnicas como o brainstorming e outras para gerar ideias com a equipe.
- Hillary Kelbick, presidente e diretora executiva da MKP Communications, comenta que a primeira reunião de brainstorming é crucial. Também é importante manter o tom da reunião como estritamente voltado para brainstorming: “Neste momento, não há más ideias”, aconselha. “A regra é anotar tudo, mesmo que soe estúpido. Jogue tudo o que tiver contra a parede. Não há nada ruim neste momento porque você não sabe de onde a energia criativa virá. Aceite tudo.
” Você pode aprender mais sobre técnicas de brainstorming com nosso guia para abordagens motivacionais de brainstorming. - Documente e compartilhe todas as ideias com a equipe.
- Analise e aprenda com produtos similares no mercado, incluindo os concorrentes de seu cliente.
- Desenvolva um ambiente de trabalho colaborativo, não apenas contratando indivíduos que trabalhem bem em equipe, mas também conduzindo reuniões curtas e regulares para discutir metas e progresso. Este também é um bom momento para estabelecer outras estruturas para motivar a equipe a trabalhar de forma colaborativa.
- Use um software de colaboração e outras ferramentas para ajudar o time a trabalhar em conjunto de forma mais eficiente.
- Atualize regularmente seu cliente sobre as ideias da equipe e obtenha feedback sobre o que foi apresentado e possíveis direções para o projeto.
- Kat Yowell, designer sênior da Lucid Agency, uma agência de marketing digital com escritórios em Phoenix e Chicago, afirma que sua equipe pode compartilhar conteúdo escrito ou uma ideia de design com o cliente nos estágios iniciais. No desenvolvimento web, por exemplo, a equipe provavelmente apresentará os wireframes de um site ou página web em potencial, ou seja, um esquema mostrando os elementos de interface das páginas importantes. A equipe também pode compartilhar uma página interna mais desenvolvida para dar ao cliente “uma ideia do visual antes de lançar o restante”.
A ideia é apenas atualizar o cliente, para “[ter] certeza de que estamos no caminho certo”, acrescenta Yowell. - Considere uma série de versões de conteúdo do mesmo produto. Por exemplo, você pode usar as informações em um folheto, um infográfico menor, uma foto, um post no Instagram etc.
- Gerencie efetivamente seus arquivos de design e se certifique de seguir uma convenção de nomenclatura rígida para todos os arquivos.
- Crie uma estrutura no local de trabalho que ajude os funcionários a priorizar o trabalho.
- Certifique-se de que os membros da equipe cumpram todos os prazos à medida que o projeto se desenvolve.
- Crie relatórios de status que detalham o desenvolvimento do projeto.
- Mantenha a comunicação com o cliente e forneça atualizações de status frequentes.
- Acompanhe o tempo que todos os membros da equipe gastam no projeto para entender melhor a carga de trabalho. Meça o tempo gasto em relação ao orçamento geral e use essa informação para fornecer detalhes ao seu cliente em sua conta.
Fase três: revisão e aprovação
Esta fase envolve o desenvolvimento real do produto e pode incluir os seguintes itens de ação:
- Obtenha a aprovação interna final do produto com seu gerente para, em seguida, enviar ao cliente. Você pode aprender mais sobre como configurar um processo de aprovação eficaz em sua empresa em nosso guia para criar um fluxo de trabalho de aprovação eficaz.
- Compartilhe conteúdo com seu cliente. Isso pode exigir o uso de ferramentas que permitem transferir arquivos grandes de vídeo ou design.
- Avalie e crie uma estrutura para seus ciclos de revisão, para que todos os envolvidos entendam os limites necessários no número de ciclos.
- Use um software de revisão de design e outras ferramentas que podem centralizar o feedback de várias pessoas e que mantêm a clareza sobre a versão mais atualizada do produto.
- Reúna dados sobre o design e outros feedbacks dos clientes e use uma estrutura para gerenciar, organizar e responder a essas informações.
- Acompanhe o volume e o nível de feedback e determine se ele se encaixa nas diretrizes do contrato original ou se você pode precisar cobrar tempo extra.
- Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos e comunicação, em vez do e-mail, para discussões mais eficientes, sejam internas ou com o cliente.
- Garanta a aprovação final do produto com seu cliente.
Fase 4: lançamentos de produto
A fase final (e a mais emocionante) é o lançamento do produto. Isso geralmente inclui a distribuição de materiais impressos, o lançamento de um vídeo ou a publicação de peças digitais. Depois disso, você pode ter que fazer o seguinte trabalho de limpeza:
- Enviar faturas ao seu cliente de acordo com o contrato.
- Manter a satisfação do cliente, respondendo rapidamente, a todas as perguntas e mantendo uma boa comunicação de acompanhamento.
Modelo de fluxo de trabalho criativo
Baixe o modelo de fluxo de trabalho criativo
Microsoft Excel | Microsoft Word
Use este modelo para acompanhar o progresso das fases e tarefas de alto nível durante seu fluxo de trabalho criativo. O modelo inclui seções para você incluir rapidamente o proprietário, a data de vencimento e o status e observar se a tarefa está atrasada. Adicione ou altere tarefas para atender às necessidades do seu fluxo de trabalho.
Práticas recomendadas para configurar um processo eficaz de fluxo de trabalho criativo
Para configurar um fluxo de trabalho criativo eficaz, especialistas recomendam que você esclareça o escopo, diagrame o fluxo de trabalho, use um software de fluxo de trabalho, realize reuniões regulares de acompanhamento e meça a eficácia do processo. Além disso, certifique-se de que os membros da equipe possam realmente acompanhar o fluxo de trabalho.
Confira abaixo algumas etapas importantes do processo de fluxo de trabalho:
- Esclareça escopo, objetivos e estratégia com o cliente: no início de qualquer projeto, esclareça formalmente os objetivos e o plano básico para alcançá-los, de preferência por meio de um documento escrito aprovado por todos.
“Quando temos uma atribuição, o gerente de projeto tem que esclarecer com o cliente exatamente o que deve ser comunicado, além dos objetivos importantes dessa comunicação”, explica Kelbick. A agência com sede em Nova York é especializada em marketing, estratégia de produto e comunicação para instituições financeiras.
Kelbick comenta que sua empresa prepara uma declaração de estratégia para o projeto, que, segundo ela, “é apresentada e revisada pelo cliente, para que todos estejam alinhados sobre o que estamos comunicando”. - Esclareça as responsabilidades: delineie a hierarquia de sua equipe e, em seguida, esclareça qual ser á o papel de cada um no desenvolvimento, aprovação e conclusão do trabalho. É importante reconhecer a personalidade da empresa durante esse processo. Se alguns indivíduos são mais propensos a se envolverem fortemente durante todo o processo e outros desejam participar apenas em pontos de referência importantes, seu plano deve considerar isso.
Você também deve nomear um gerente de projeto. Em seguida, identifique quais membros da equipe precisarão aprovar o projeto em cada fase do desenvolvimento. - Diagrame o fluxo de trabalho: para cada projeto específico, é útil criar um diagrama ou gráfico que mostre as fases do processo, bem como as aprovações, informações e outras ações necessárias. Preste atenção ao princípio mutuamente exclusivo e coletivamente exaustivo (MECE) desenvolvido pela empresa de consultoria empresarial McKinsey & Company e usado em uma ampla gama de práticas comerciais. Em essência, você deve agrupar categorias de informações para que elas não se sobreponham e que sua avaliação inclua todas as categorias possíveis. No contexto do fluxo de trabalho criativo, o MECE evita confusão sobre os requisitos e o responsável por eles em cada fase, e garante que o fluxo de trabalho abrange todos os aspectos do projeto, do início até a conclusão.
Ed Burgoyne, fundador e conselheiro líder da Makr Consulting, ajuda empresas a realizar uma avaliação mais ampla de como seu processo de fluxo de trabalho funciona em geral, sem considerar um projeto específico.
- “Às vezes, o processo de se reunir e ver como as coisas funcionam atualmente é revelador para as pessoas”, comenta. Ele diz que o processo ajuda as organizações a se perguntarem: “Como fazemos o que fazemos? Por que fazemos assim? Isso faz sentido? Como descrevemos o que fazemos?”
- Verifique se a equipe concorda com o processo do fluxo de trabalho: é vital que todos entendam e concordem com a estrutura e os detalhes do seu processo de fluxo de trabalho logo no início. Quando Burgoyne trabalha com organizações para ajudá-las a entender e melhorar seus processos de trabalho, ele sabe que: “Podemos criar mapas de processo o dia todo, mas o comportamento é super, superimportante. O que fazer? Temos que gerenciar processos de mudança com esse comportamento em mente. Eu posso [recomendar] mudar os processos durante o dia todo e pendurá-los na parede, mas a menos que as pessoas os sigam”, explica, “não teremos os resultados desejados”.
É por isso que Burgoyne sugere que as organizações trabalhem com toda a equipe para colaborar na estruturação de seus processos de trabalho. Isso permite a adesão de todos desde o início. - Use um software de gerenciamento de fluxo de trabalho/projetos criativo: embora algumas organizações possam implementar e seguir um processo criativo de fluxo de trabalho sem usar softwares, muitos especialistas acreditam que a ferramenta pode ser extremamente útil no acompanhamento dos processos e evitar confusão.
Uma organização pode usar um software para integrar todas as comunicações por escrito, itens de calendário e lembretes e fazer com que seja muito mais fácil e eficiente monitorar e aprovar tarefas para o projeto e revisar o trabalho. - Decida como e quando as avaliações e aprovações ocorrerão: seja claro sobre quem revisará cada fase do projeto e apresentará informações, e quando essas tarefas devem ser realizadas. Você também pode querer limitar o número de avaliadores e rodadas de revisão. Certifique-se de estabelecer uma convenção de nomenclatura para cada revisão, para que todos saibam qual rascunho é o mais atual.
- Conduza reuniões de acompanhamento: mesmo se você estiver usando um software e outros veículos de comunicação digital, é útil ter reuniões periódicas de acompanhamento com a equipe para garantir que o projeto esteja progredindo dentro do cronograma.
- Meça produtividade e outras métricas: pode ser útil acompanhar várias métricas em seus projetos criativos, incluindo o número de solicitações de projetos de criação recebidas, versões por projeto, prazo para obter aprovações e a duração total do ciclo de um projeto.
Fluxo de trabalho criativo durante as fases de um projeto
Sua equipe também deve ter em mente os seguintes pontos importantes durante várias fases do projeto.
- Início do projeto: use um processo formal de solicitação de projeto e se certifique de que sua equipe interna o siga.
- “Um dos principais pilares é esse processo inicial de solicitação”, diz Brian Bosche, gerente sênior de produtos da Smartsheet e fundador e ex-diretor executivo da Slope, uma empresa que desenvolveu um software para ajudar no fluxo de trabalho criativo e agora faz parte da Smartsheet. “É muito importante ter pessoas [que] saibam o que precisam fazer para enviar uma solicitação. Conhecer o processo de entrada é realmente importante.”
O processo de entrada garante que todos entendam todos os projetos que estão programados para começar e fornece a todos as informações necessárias no início, acrescenta Bosche. - Desenvolvimento de projeto: acompanhe o volume de trabalho necessário para várias tarefas dentro do projeto, equilibre a carga de trabalho quando possível e se certifique de que o cronograma inclua determinados membros da equipe com grandes cargas de trabalho.
Yowell, da Lucid Agency, comenta que sua empresa conduz reuniões semanais para avaliar no que cada designer ou membro da equipe está trabalhando. A agência usa um software para atribuir de um a três pontos para cada tarefa, com base em quanto tempo ela deve levar. “[Fazendo isso] temos uma visão panorâmica com as tarefas estabelecidas. Com esse sistema numérico, podemos descobrir como podemos redistribuir tarefas, se necessário”, explica. - Revisão e aprovação do cliente: comunique aos clientes o melhor processo de revisão (incluindo prazos) e esteja ciente de possíveis atrasos causados pelo cliente.
Os maiores erros cometidos no gerenciamento do fluxo de trabalho criativo
Especialistas dentro e fora das agências dizem que as organizações geralmente cometem erros comuns na estruturação ou gerenciamento do fluxo de trabalho criativo. Confira alguns dos erros mais comuns:
- Ignorar a contribuição potencial do cliente para o trabalho de design. “No início da minha carreira, meu maior erro foi pensar que o cliente [não] sabia de nada”, compartilha Yowell. Ela acrescenta que chegava a pensar: “'Como ousa voltar com mudanças. Você não sabe do que está falando.' Isso é errado”. O cliente entende a personalidade de sua empresa e o ambiente do setor em que está, afirma. Ele entende, por exemplo, que um design ousado pode não funcionar para o site de uma empresa de engenharia.
- Não se envolver em pontos de contato periódicos no original e desenvolver a direção geral do design. “Chegar com um monte de páginas (web) projetadas antes mesmo que o cliente tenha visto um design pode ser um erro enorme”, acrescenta Yowell.
- Construir um processo de fluxo de trabalho criativo a partir das perspectivas de apenas alguns participantes, e não incluir pontos de vista de todos. Burgoyne explica que gerentes de projeto ou outros líderes de agências podem até estruturar um processo de fluxo de trabalho que faça sentido para eles, mas que talvez não inclua as considerações importantes de outros indivíduos que fazem o trabalho diariamente. “Quando analisamos e desenvolvemos um processo, precisamos colaborar com as pessoas envolvidas com ele para garantir que realmente funcione”, comenta. “É realmente importante olhar para o processo de uma perspectiva de sistemas e ver como todas as diferentes peças se unem.”
Essa inclusão também é vital quando a nova estrutura do processo causa mudanças significativas na forma como a organização faz seu trabalho. “As pessoas podem ser muito avessas à mudança com a qual não estão envolvidas”, aconselha Burgoyne.
Conselhos sobre fluxo de trabalho criativo e criação de equipes multifuncionais
Burgoyne, da Makr Consulting, afirma que as agências e empresas criativas devem perceber que seu processo e gerenciamento de fluxo de trabalho são vitais para a identidade da organização.
“Tem tudo a ver com a forma como você resolve problemas e como você olha para o mundo. O que é uma prioridade e o que não é?”, explica. “Seu processo é uma grande parte de quem você é. [E] ele determina a qualidade do nosso produto e produção.”
Burgoyne escreve sobre processos criativos de fluxo de trabalho em seu blog profissional, Adsubculture. Ele cita várias áreas que são úteis para entender a melhoria do fluxo de trabalho criativo. Alguns exemplos são:
- Conhecer as estruturas de gerenciamento de projetos tradicionais
- Entender como as metodologias de gerenciamento de projetos, como Waterfall e Agile, podem ajudar no fluxo de trabalho criativo. Saiba mais sobre a metodologia Waterfall e o gerenciamento de projetos Agile.
- Entender como construir equipes multifuncionais com membros de diferentes departamentos trabalhando juntos
- Compreender a estrutura e a organização das agências de publicidade
- Conhecer várias estruturas do fluxo de trabalho criativo de produção e serviços
Como lidar com clientes que querem mudar seu processo de fluxo de trabalho criativo
Às vezes, o cliente vai querer mudar algum aspecto de um projeto que pode alterar significativamente seu processo de fluxo de trabalho. Como é seu cliente, é claro que, às vezes, você precisará acatar suas solicitações. No entanto, as alterações sugeridas podem prejudicar o processo e depreciar o produto final. Nesses cenários, você pode precisar contestar o pedido. De maneira educada e com uma boa explicação, é claro.
- Seja educado: sempre tente entender o ponto de vista do cliente antes de responder muito rapidamente. Tente ser calmo, compreensivo e educado ao explicar a importância da configuração do seu processo.
- Não fuja: não se renda facilmente se o cliente insistir em mudanças que você sabe que prejudicarão o projeto. Explique a estrutura do seu processo e como isso ajuda no produto final.
- Ofereça alternativas: tente entender as preocupações subjacentes do cliente que está solicitando a mudança. Em seguida, ofereça alternativas que possam resolver essas questões sem alterar o processo de fluxo de trabalho.
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