Guia da Fase de Controle e Monitoramento do Projeto do Gerenciamento de Projetos

O monitoramento e o controle do projeto ajudam você a medir o desempenho do projeto. Use o processo para analisar o plano do projeto, revisar o status do projeto, identificar possíveis problemas e implementar mudanças quando necessário. Esta fase coincide com a fase de execução do ciclo de vida do projeto.

Você pode usar essa fase para manter um projeto dentro do prazo e do orçamento, além de gerenciar riscos e evitar o desvio do escopo. No final da fase de monitoramento e controle, o cliente aceita as entregas do projeto concluídas.

O monitoramento e o controle do projeto são essenciais para a conclusão de um projeto dentro do prazo, do orçamento e do escopo. Os processos de monitoramento e controle identificam desvios do plano do projeto. O monitoramento e controle do projeto garantem que o desempenho é perfeito, eficiente e dentro do prazo. 

Alan Zucker descreve a importância do monitoramento e do controle do projeto para a entrega de um projeto bem-sucedido: "Os gerentes de projeto sabem que nenhum projeto avança perfeitamente de acordo com o plano. Devemos ser diligentes no acompanhamento do desempenho para ver se ele atende às nossas expectativas de sucesso. Caso contrário, devemos determinar o que é necessário para manter o projeto no caminho certo."

O processo de monitoramento e controle acompanha as métricas de desempenho para manter um projeto dentro do prazo, do orçamento e do escopo. O processo ajuda as equipes do projeto a descobrir problemas antes que eles ocorram. 

• Monitorar os Principais Indicadores de Desempenho (KPI): O monitoramento de KPI mantém as entregas do projeto dentro do prazo e o desempenho atualizado. Os gerentes de projeto usam dados de cronogramas, orçamentos e qualidade para permitir melhores decisões, fazer alterações para evitar problemas e aproveitar as oportunidades. 
• Monitorar Pedidos de Alteração: Medir os dados de desempenho do projeto ajuda a revelar se o projeto está dentro do prazo ou se são necessárias alterações. Se o projeto estiver desviado do curso, uma solicitação de alteração será enviada e implementada para fazer uma correção do curso. 
• Monitorar o Escopo do Projeto: Esta etapa ajuda a garantir que quaisquer alterações no escopo do projeto são verificadas e documentadas. Você precisará atualizar quaisquer documentos relevantes, como uma declaração do escopo do projeto e estrutura de divisão de tarefas. Você também vai querer determinar qualquer ajuste de cronograma e de custos relativos a um aumento do escopo que pode causar uma mudança na estratégia.
• Identificar Riscos: O ideal é que a identificação de risco ocorra ao longo de um projeto; quando surgirem riscos, você terá as informações relevantes disponíveis para tomar a decisão certa. 
• Comunicar com Membros da Equipe, Partes Interessadas e Clientes: Manter uma comunicação regular mantém os projetos dentro do prazo e ajuda a evitar desentendimentos que custam tempo e dinheiro. É vital que as partes interessadas e os membros da equipe recebam todas as informações relevantes em tempo hábil.

Um plano de monitoramento e controle do projeto integra fatores como sucesso, escopo, prazo, recursos, riscos e custos. O plano é desenvolvido durante a fase de planejamento do ciclo de vida do projeto. 

1. Esboço do projeto.
   Estabeleça o escopo, prazo e linhas de base do orçamento para avaliação comparativa de acordo com o plano do projeto. O plano define metas, recursos e marcos do projeto. 
2. Divida o projeto em subtarefas ou unidades de trabalho.
   Uma estrutura de divisão de tarefas é uma ferramenta útil que os gerentes de projeto podem usar para criar subtarefas e gerenciar trabalhos. Essa visualização ajuda os gerentes de projeto a acompanhar e simplificar o desempenho e as entregas. 
3. Execute o plano do projeto e comunique e analise para identificar variações.
   Determine se as variações são aceitáveis e continue a monitorá-las. Encontre a causa de variações inaceitáveis e faça ajustes.

Os gerentes de projeto usam de três a cinco principais indicadores de desempenho para comunicar dados de monitoramento e definir objetivos para manter o projeto dentro do prazo. Os KPI devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunos.

• Monitorar os Parâmetros do Projeto: O plano do projeto incluirá o escopo do projeto e as medições para o sucesso. Os gerentes de projeto usam KPI para acompanhar o prazo, o esforço e os custos e para garantir que eles estão de acordo com o plano do projeto. 
• Monitorização do Envolvimento da Parte Interessada: Ao se posicionar e comunicar com a equipe do projeto, gerenciamento e clientes, você mantém todos engajados e focados nas tarefas. 
• Monitorar o Risco: Ao concluir avaliações do risco ao longo da duração do projeto, você evita problemas e permite a mitigação de impactos negativos no cronograma e no orçamento do projeto.
• Monitorar o Desempenho do Projeto: Os gerentes de projeto usam painéis de controle de KPI para identificar problemas e medir o progresso do trabalho.
• Tomar Medidas Corretivas para Controlar o Progresso: Os gerentes de projeto usam o plano do projeto como base para controlar o progresso e acompanhar as mudanças até que a resolução ou o projeto entre na fase de fecho.
• Monitorar e Gerenciar a Documentação de Dados: Documentar o desempenho e as mudanças no projeto mantém as partes interessadas envolvidas, elimina problemas e informa projetos futuros.

As boas práticas de monitoramento e controle do projeto requerem atenção constante aos detalhes. Essas melhores práticas podem capacitar gerentes de projeto e equipes a equilibrar tempo, custo e orçamento.

• Definir Funções da Equipe de Gerenciamento do Projeto: Certifique-se que os membros da equipe conhecem as expectativas e os prazos a serem cumpridos.
• Identificar um Ponto de Contato: Quando surgirem problemas, deve haver uma pessoa dedicada responsável pelo acompanhamento, documentação e monitoramento de quaisquer problemas. 
• Determinar a Frequência dos Relatórios de KPI: Ao desenvolver o plano do projeto, decida com que frequência você conduzirá os relatórios de KPI e cumpra esse prazo. Esses dados são essenciais para o monitoramento e controle do desempenho.
• Definir Limites de Variação para Prazo, Orçamento e Custo: Decida que percentagem de mudança é aceitável e o valor do limite de variação que requer alteração. 
  • Para variação do prazo (SV), subtraia o valor planejado (PV) ao valor ganho (EV). 
  • Para variação do orçamento (BV), subtraia o dinheiro gasto do orçamento planejado para cada item individual e divida pelo orçamento original para calcular a percentagem.
  • Para variação do custo (CV), subtraia o custo real (AC) ao valor ganho (EV).
• Determinar se a Causa da Variância é Comum ou Única: O trabalho continua sem alteração abaixo da variação esperada e aceitável. Se a variação for causada pelo inesperado, identifique e implemente a alteração adequada. 
• Escrutinar as Ordens de Alteração: Reveja pedidos de alteração documentadas com a equipe do projeto para aprová-las ou rejeitá-las.
• Monitorar e Controlar o Desvio do Escopo: Evite o desvio do escopo para manter os parâmetros do projeto e reconhecer que a mudança do projeto pode afetar os resultados.
• Conduzir um Rigoroso Processo de Aprovação na Conclusão: Certifique-se de documentar e arquivar todas as aprovações adequadamente.

Zucker acrescenta: "Muitas vezes, as soft skills se perdem, portanto, se concentre na comunicação e em manter efetivamente o interesse das partes interessadas. Os projetos podem beneficiar de uma nova perspectiva e um conselho consultivo de especialistas fornece supervisão e orientação aos gerentes de projeto."

Os gerentes de projeto dependem do monitoramento e do controle para acompanhar, revisar e fazer relatórios sobre o desempenho do projeto. Eles confiam nessa fase para tomar decisões fundamentadas, evitar crises e maximizar o desempenho e oportunidades. 

As técnicas de monitoramento e controle do projeto abordam três áreas no gerenciamento de projetos:

• Monitoramento do Plano do Projeto: Use o método do caminho crítico (CPM) para identificar marcos essenciais do projeto e manter as entregas dentro do prazo.
• Monitoramento do Orçamento do Projeto: Use o gerenciamento do valor ganho para atribuir tarefas do projeto de acordo com seus custos.
• Monitoramento do Status do Projeto: Use relatórios de status do projeto para padronizar o processo de comunicação e identificar tarefas concluídas, principais conclusões, riscos e progresso em tempo real.

Projetos bem-sucedidos exigem diligência e precisão no monitoramento e controle, portanto, ter a estratégia certa pode fazer toda a diferença. Uma boa abordagem de monitoramento e controle analisa os níveis de qualidade, riscos e envolvimento das partes interessadas e comunica todos os resultados do projeto.

Essas dicas podem ajudá-lo a seguir uma estratégia de monitoramento e controle do projeto:

• Estabeleça um ritmo e um processo bem definido para gerenciar pedidos de alteração. 
• Personalize os relatórios de desempenho de acordo com as necessidades do projeto. 
• Não sobrecarrege a equipe do projeto com pedidos de informações. 
• Posicione as partes interessadas onde elas são mais necessárias de acordo com sua especialização. 
• Priorize dados de desempenho acionáveis e que exigem uma decisão. 
• Leve em consideração como as decisões afetam o prazo, o orçamento e o escopo. 
• Estabeleça um processo de tomada de decisão transparente e comunique e documente os resultados.

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