Métodos de comunicação para equipes remotas
A comunicação com equipes remotas envolve uma série de canais e ferramentas, muitas vezes incluindo e-mail, mensagens instantâneas (IM), videoconferência e outros aplicativos e software. Para fazer isso com eficácia, também é necessário estabelecer normas de comunicação organizacional em relação à frequência, canal e tom.
Equipes remotas usam uma combinação de métodos de comunicação síncrona e assíncrona para fins de colaboração. Comunicação síncrona refere-se àquela que acontece entre várias partes em tempo real (com respostas imediatas, semelhante à conversa ao vivo). Comunicação assíncrona é aquela que não acontece em tempo real, com respostas intermitentes. É importante encontrar o equilíbrio certo entre ambas e desenvolver uma intuição de qual estilo é mais apropriado para suas necessidades de trabalho no momento.
O que é comunicação assíncrona?
Qualquer comunicação que não exija uma resposta em tempo real pode ser considerada assíncrona, incluindo e-mail, painéis de mensagem, painéis de controle e muito mais. Esse tipo de comunicação é ideal para anúncios da empresa ou da equipe, discussões maiores sobre planejamento de projetos ou produtos e alguns comentários, mas não tão bom para mensagens que precisam de respostas rápidas ou uma conversa mais diversificada.
Com uma comunicação assíncrona, você não é constantemente interrompido por mensagens que precisam de uma resposta imediata. Os membros da equipe remota podem se desconectar e focar no trabalho e ter tempo para pensar antes de responder. Além disso, a comunicação assíncrona possibilita um registro por escrito das informações e decisões. Você também pode incluir todas as partes envolvidas, independentemente da diferença de fusos horários ou agendas pessoais. No entanto, é importante que as organizações definam horários de trabalho padrão e não pressionem os membros da equipe a responder fora deles.
Para aproveitar ao máximo sua comunicação assíncrona, defina expectativas em torno do tempo de resposta e esteja atento ao planejar reuniões em tempo real (dias da semana, fusos horários, etc.). Além disso, contextualize clara e adequadamente suas necessidades – seja complementando com imagens e capturas de tela ou fazendo referência a conversas e documentações relacionadas – para evitar o surgimento de uma onda de perguntas desnecessárias e confusas.
Para obter uma visão geral de como você pode incorporar ferramentas para viabilizar a comunicação assíncrona, consulte a seção sobre ferramentas para comunicação remota abaixo.
O que é comunicação síncrona?
Comunicação síncrona é qualquer comunicação que acontece em tempo real, permitindo assim respostas imediatas. Tradicionalmente, esse tipo de comunicação ocorre em situações presenciais nos locais de trabalho. Pense: reuniões, aparecer no escritório de um colega, brainstorming espontâneo e até mesmo conversar socialmente. Exemplos mais formais incluem eventos da empresa, avaliações de desempenho ou check-ins presenciais individuais. A comunicação síncrona é excelente para socialização e construção de equipes, bem como para eficiência quando você precisa de uma resposta rápida. (Para ideias sobre atividades de construção de equipes, leia “56 exercícios divertidos, fáceis e eficazes de construção de equipe para equipes remotas.”)
Em configurações remotas, geralmente você precisa ser criativo para oferecer suporte a uma comunicação síncrona. Reuniões em vídeo e bate-papo são as abordagens mais comuns. Você também pode organizar eventos sociais virtuais ao vivo, como um baile ou um jogo, para incentivar sua equipe a socializar. Você deve planejar esse tipo de comunicação e usá-la respeitosamente; é mais cansativo conversar por meio de uma tela do que pessoalmente. Além disso, tenha um plano para situações de emergência quando esses métodos de comunicação síncrona podem não estar disponíveis.
Claro, você precisará encontrar um equilíbrio entre abordagens assíncronas e síncronas, para que você possa se comunicar com eficácia sem sobrecarregar sua equipe.
Sergey Konoplich, COO da Smart IT, oferece sua experiência. “Trabalhar com clientes em diferentes fusos horários sempre significou que confiamos em uma mistura saudável de ambas as [abordagens]”, diz ele. “Como estamos todos sediados em países diferentes, podemos definitivamente aproveitar a vantagem de nos comunicarmos em tempo real usando as conversas do Slack ou do Telegram da empresa.”
Independentemente de quais aplicativos você usa, estabeleça normas em relação à comunicação com sua equipe remota, para que as pessoas saibam o que esperar. Embora essas diretrizes variem de acordo com a cultura do setor e da empresa, o gráfico a seguir mostra uma visão geral de quando usar métodos de comunicação assíncronos e síncronos. (Lembre-se de que esta sugestão é destinada a equipes remotas; você pode delinear os estilos de comunicação diferentes em um ambiente de escritório.)
“Desde o início, defina as diretrizes sobre como uma equipe funcionará, especialmente quando distribuídas entre os fusos horários”, diz Bud Galindo, fundador da CollabsHQ e mediador, consultor e instrutor que trabalha com organizações e startups de grande escala. “[Isso] coloca todos em sintonia. Você quer deixar claro se os membros da equipe trabalharão fora do expediente, quem fará o quê e qual tecnologia dá suporte à equipe e ao gerenciamento de projetos.”
Dito isto, Konoplich alerta para a regulamentação excessiva da comunicação e apoia deixar que os funcionários tenham um senso de autonomia. “Decidimos não regular o tempo de resposta e, de modo geral, temos visto um comportamento muito diligente dos membros da equipe. Se você não regulamentar demais, isso tende a dar certo para você a longo prazo”, diz ele.
Como se comunicar com uma equipe remota
Comunicar-se com eficácia com uma equipe remota, realizar reuniões regulares, investir em ferramentas de suporte à comunicação e criar oportunidades adicionais para os membros da equipe se conectarem na ausência de interação presencial.
Para saber mais sobre a transição para o trabalho remoto da equipe, leia “Digital Nomads: Setting a Course for Success in Today’s Workforce.”
Além de elaborar as diretrizes para a comunicação, institua normas para de uso de cada canal de comunicação (tópicos de e-mail, mensagens instantâneas, videochamada, etc.). Você pode até mesmo criar acrônimos para os tipos de resposta recomendados, se isso ajudar sua equipe a seguir os processos. Abaixo estão as dicas gerais sobre como usar as vários formas:
- Tópicos do e-mail: Em um contexto de trabalho remoto, o e-mail é melhor para anúncios formais e comunicação de alto nível (geralmente para equipes maiores), mas não para problemas que requerem muito vai e vem. “Geralmente reservamos os tópicos de e-mail para anúncios e eventos oficiais", diz Konoplich, da Smart IT.
Galindo acrescenta que o e-mail pode servir como um sistema de documentação e “recibos” de trabalho. Ele diz: “Use tópicos de e-mail para criar trilhas de papel, estabelecer quem está fazendo o que e quando e [para] qualquer feedback que precise ser anotado.” - Mensagens instantâneas/bate-papo: A mensagem instantânea é um excelente substituto para conversas presenciais leves ou informais, necessidades de interação presencial ou qualquer problema que exija uma resolução rápida. “A mensagem instantânea é útil para chamar imediatamente a atenção de alguém para algo ou para avisar uma pessoa sobre sua disponibilidade para um assunto urgente", diz Galindo.
A maneira como você usa o bate-papo pode ser um pouco mais informal do que sua abordagem a outras formas menos casuais. Konoplich explica que, na Smart IT, por exemplo, eles “preferem discutir as coisas por mensagens instantâneas à medida que chegam.”
Chris Gadek, Chefe de Crescimento e Marketing da AdQuick, diz que o bate-papo às vezes é preferível a outras ferramentas de comunicação menos leves. “Embora haja uma infinidade de aplicativos de gerenciamento de projetos, às vezes uma mensagem rápida pode levá-lo de volta ao trabalho mais rapidamente”, declara. “Use seu mensageiro social favorito, mas também incorpore uma integração fácil [com] outros aplicativos.” Dito isto, tenha cuidado ao ser muito casual no bate-papo – lembre-se de que ainda é um espaço de trabalho, de modo que você deve manter as conversas pessoais separadas. - Chamadas para telefone ou somente áudio: Embora menos comuns hoje em dia, chamadas de voz ainda são uma boa opção de comunicação síncrona para equipes remotas – mas não confiam nelas. “Reservamos chamadas de voz para quaisquer discussões improvisadas”, explica Konoplich. “Como também trabalhamos com uma força de trabalho geralmente mais jovem, é fundamental não constranger as gerações mais jovens com chamadas de voz, pois elas preferem enviar mensagens.”
- Videochamadas: Em situações de trabalho remoto de longo prazo, videochamadas geralmente substituem reuniões presenciais padrão, bem como avaliações de desempenho ou sessões de desenvolvimento de projetos aprofundadas. Galindo dá o seguinte conselho: “Use uma videochamada (com a câmera de vídeo ativada) quando precisar dar feedback, ter uma conversa sobre desempenho ou brainstorming em tempo real.”
Mas Konoplich observa que pode haver algumas preocupações de privacidade com as videochamadas. “Com as pessoas trabalhando em casa, tendemos a evitar videochamadas, a menos que sejam recreativas", diz ele. “É melhor não infringir espaços pessoais, [já que] as pessoas podem não querer que você fique espiando o interior de suas casas.” Para combater isso, algumas ferramentas de videoconferência, como o Zoom, permitem que você selecione um plano de fundo predefinido.
Embora não seja um conjunto de regras rígido e rápido, o infográfico a seguir pode guiá-lo na elaboração de suas próprias diretrizes para quando empregar determinados tipos de métodos de comunicação.
Guia de ação rápida para a transição para o gerenciamento de uma equipe remota
Aderir aos métodos gerais descritos acima o ajudará a simplificar a comunicação remota, mas a transição para o gerenciamento de uma equipe remota é difícil, especialmente quando você tem que fazê-lo inesperadamente. Para facilitar a transição, recebemos conselhos de especialistas de alto nível em cinco etapas fáceis:
- Estabelecer práticas de documentação: Reserve um tempo para avaliar as práticas atuais de documentação e atualizá-las para atender melhor às condições de trabalho remoto. Não há problema em retardar ou pausar determinados fluxos de trabalho durante esse tempo – até que você insira novos processos, seu trabalho não será eficaz de qualquer maneira.
- Definir políticas e expectativas claras: Além de reavaliar metas e produtos, defina (e compartilhe) políticas em relação à comunicação remota, para que cada um saiba o que é esperado dele(a) e possa respeitar os limites.
- Garantir que os membros da equipe tenham as ferramentas e equipamentos certos: Todos os membros da equipe precisam ter os sistemas, aplicativos e recursos técnicos certos. Ajuste isso antes de avançar com os projetos.
- Ser flexível em circunstâncias estranhas: Muitas pessoas enfrentarão pontos de tensão novos e elevados na transição para o trabalho remoto. Esteja ciente desses fatores e faça check-ins com sua equipe para saber como você pode oferecer-lhes um suporte melhor.
- Confiar nos funcionários: Resista à vontade de microgerenciar sua equipe. Acredite que os membros da equipe continuarão a ter o melhor desempenho possível. Concentre-se em se conectar e auxiliar sua equipe, em vez de supor o pior e dificultar a produtividade real.
Práticas recomendadas para se comunicar com uma equipe remota
Além disso, aqui estão algumas dicas para gerentes que precisam se comunicar com uma equipe remota:
- Seja proativo e confie em seus funcionários: A comunicação é essencial para produzir relacionamento, confiança e respeito e evitar que um funcionário remoto a se torne um burro de carga. Gerentes que realizam check-ins surpresa podem provocar ansiedade em seus funcionários e serem considerados microgerenciadores. Aqueles que pré-programam um check-in de rotina ou concordam com o funcionário para trabalhar em uma plataforma de compartilhamento de documentos (em que o gerente pode observar o progresso) podem se sair melhor.
- Realize reuniões individuais com os funcionários remotos: Para maximizar as contribuições de um membro da equipe remota, os gerentes precisam se envolver regular e religiosamente com seus funcionários que trabalham fora do escritório – especialmente se o funcionário for 100% remoto. O contato individual com funcionários híbridos pode ter um formato de refeição, café ou reunião no escritório, mas é importante manter o relacionamento.
- Tenha habilidades de comunicação sólidas: A comunicação é fundamental e como dizem que a comunicação é 7% de conteúdo e 93% não verbal, os gerentes que trabalham com equipes remotas precisarão usar voz, telefone, vídeo e mensagens apropriadas ao contexto para colaborar bem com a equipe. Use emoticons e GIFs para mostrar emoção e humor em situações virtuais de comunicação. Escolha o meio certo para a mensagem certa: conversas importantes acontecem ao vivo, use mensagens instantâneas para consultas que podem ser resolvidas rapidamente, o e-mail pode ser uma mistura de mensagens de troca rápida, assim como sistemas de mensagem que permitem aos gerentes priorizar tarefas.
- Dê suporte técnico: Os membros de equipes remotas ainda precisam de acesso a TI e outros suportes técnicos. Certifique-se de que sua organização tenha um sistema para resolver questões de equipamentos, softwares e outros problemas técnicos, de modo que os funcionários se sintam assistidos e que você possa aproveitar ao máximo seus esforços de comunicação.
- Comunique-se sobre o processo: O trabalho remoto requer ainda mais clareza e precisão em relação aos processos do que os trabalhos tradicionais colocalizados. Você não só precisa criar processos de fluxo de trabalho confiáveis, flexíveis e diretos, mas também precisa comunicá-los – e quaisquer alterações que surgirem – para a equipe. Compartilhe atualizações do processo o quanto antes e com frequência para evitar atrasos no trabalho, perguntas sem resposta ou problemas não resolvidos.
Embora você estabeleça diretrizes gerais de comunicação, lembre-se de que pode ser necessário fazer alterações quando surgirem problemas.
“Saber quando escalar a comunicação se resume a algumas coisas", diz Galindo. “Primeiro, se o tom ou o contexto for facilmente mal compreendido, você deverá pegar o telefone ou fazer uma chamada virtual. E quando a situação requer uma resposta urgente, como no caso de uma emergência, você pode elevar a prioridade da sua comunicação.”
A título de guia aprofundado sobre o gerenciamento de uma equipe remota, leia “Ground Control to Major Tom: The Keys to Effectively Managing Remote Teams.”
Como se comunicar com uma equipe remota
Ser um bom comunicador como um membro de equipe remota (em vez de gerente) é essencial, e muitas vezes envolve fazer um esforço extra para socializar e se conectar fora da comunicação padrão relacionada ao trabalho.
Aqui estão cinco maneiras de aumentar as conexões com seus colegas de equipe ao trabalhar remotamente:
- Visite o Virtual Water Cooler: Em vez de encontros pessoais no escritório e almoço casual ou bate-papo na sala de descanso, incentive a socialização em torno de um bebedouro virtual onde os membros da equipe possam “confraternizar”. O espaço pode ser virtual e, contanto que você não esteja violando nenhuma medida de segurança da empresa, ele pode até mesmo ocorrer nas redes sociais.
“O Instagram tem sido nosso melhor bebedouro virtual", diz Konoplich. “Temos desenvolvedores e gerentes participando de desafios diários, o que gera discussões entre os membros da equipe e mantém as pessoas unidas.” - Realizar check-ins regulares: Essa é uma ótima maneira de ajudar as pessoas a se sentirem conectadas no dia a dia, quando o moral pode cair. Os check-ins são menos casuais do que o bate-papo no bebedouro, mas ainda oferecem uma maneira relativamente leve de garantir que os membros da equipe estão indo bem.
Inna Shevchenko é CMO da iGMS, uma empresa de software de gerenciamento de aluguel de curto prazo. Ao trabalhar remotamente, ela diz: “Nos comunicamos constantemente e fazemos check-ins diários para apoiar uns aos outros e manter o espírito de equipe em alta. Além disso, temos uma série de reuniões regulares de departamento e corporativas.”
Mas dependendo da natureza do seu trabalho, chamadas diárias de check-in podem ser um exagero. Encontre uma frequência que funcione para sua equipe e considere outras ferramentas à sua disposição. - Organize sessões de brainstorm em grupo: Mesmo que você não esteja em um setor criativo, pode incluir funcionários em um brainstorm de grupo maior para ajudar a abalar a monotonia do trabalho remoto em silos, fazer com que a criatividade flua e manter a equipe motivada. “Realizamos brainstorms em todos os níveis, tanto durante as reuniões dedicadas quanto apenas no Slack", diz Shevchenko. Para saber mais sobre como colaborar com equipes remotas, leia “How to Maintain Strong Collaboration in a Remote Work Environment.”
- Atualize os quadros de tarefas e monitore o progresso da equipe: Para itens de trabalho que não requerem comunicação escrita ou verbal, use quadros de tarefas para manter a equipe sob controle e monitorar as metas. Esta ferramenta pode reduzir a comunicação síncrona desnecessária e liberar os membros da equipe para que realmente trabalhem.
Como afirma Konoplich: “Não tivemos que fazer check-ups diários, porque empregamos uma ferramenta de monitoramento de tarefas que calcula horas e progresso. Qualquer pessoa com a autorização certa poderá ver o progresso de suas equipes nas tarefas e quanto tempo estão durando. Basicamente, podemos ver relatórios semanais.” - Incorpore diversão ao dia de trabalho: Mesmo as equipes remotas precisam se divertir para produzir um trabalho sólido. Konoplich incentiva a encontrar maneiras de criar em comunicação puramente social para elevar o moral.
“A Smart IT intensificou seus esforços para conectar membros da equipe fora do trabalho, contando com três táticas: refeições de confraternização em vídeo, torneios de jogos on-line semanais e desafios envolventes do Instagram", explica ele. “Essas atividades foram empregadas não apenas para a construção de equipes, mas também para alívio do estresse e melhora do espírito de equipe.”
Para saber mais sobre como construir uma cultura sólida de equipe remota, leia “How to Create a Strong Remote Company Culture that Drives Success.”
O que fazer ou não fazer no estilo de comunicação remota
Como membro de uma equipe remota, você terá responsabilidades um pouco diferentes das que teria como funcionário de uma equipe colocalizada. Para brilhar como um jogador de equipe, tente o seguinte:
- Compartilhar notícias do setor: Mostre um compromisso com a visão de sua equipe e a conscientização sobre os acontecimentos do setor.
- Lembre a equipe do propósito compartilhado: Isso pode nem sempre ser apropriado (em algumas equipes, essa é a função do gerente), mas pode ajudar com a produtividade geral quando o moral se arrasta.
- Afirme a si mesmo: Mesmo como um funcionário remoto, você tem oportunidades de assumir uma responsabilidade adicional ou até mesmo ser promovido. Dê um passo à frente como faria em um escritório.
- Seja sincero em relação às suas necessidades: A produtividade começa a diminuir quando funcionários remotos não pedem tempo extra para cumprir prazos, assumem trabalho demais ou evitam canais de comunicação necessários. Seja sincero para que seu gerente possa fazer o trabalho de representante apropriadamente (e manter o controle da carga de trabalho da equipe). Certifique-se de construir em blocos de tempo ininterrupto para se concentrar em projetos ou produtos maiores.
- Programe as reuniões com atenção: Ao configurar reuniões remotas, especialmente chamadas em vídeo, limite o número de participantes e atribua pontos de discussão com antecedência para agilizar a reunião. No entanto, você deve manter uma política de portas abertas para reuniões não privadas – da melhor maneira que você pode em um ambiente de escritório – para que as pessoas que desejam estar envolvidas possam participar. Se as circunstâncias permitirem reuniões presenciais intermitentes, agende-as com antecedência. Além disso, leve em consideração os fusos horários quando sua equipe está geograficamente dispersa. Saiba mais sobre como trabalhar em diferentes fusos horários lendo nosso guia para o desenvolvimento de software distribuído.
Calloway Cook é presidente da Illuminate Labs, uma empresa de suplementos alimentares com sede em Massachusetts. “Os líderes de negócios precisam estar cientes de como seus funcionários remotos são afetados pelos fusos horários ao agendar reuniões”, diz ele. “Se você sempre programar chamadas de equipe às 9 da manhã EST e tem funcionários trabalhando na Costa Oeste, você está incomodando seriamente esses funcionários em relação aos funcionários da Costa Leste, o que não é justo e leva a um moral mais baixo da equipe. Temos uma equipe distribuída pelos Estados Unidos. Tento agendar reuniões ao meio-dia, para que não interfira negativamente na programação de ninguém.”
Por outro lado, especialistas recomendam que você evite o seguinte:
- Comunicar demais: Embora o trabalho remoto exija um nível adicional de comunicação, não inunde seus colegas com mensagens e informações. Isso também vale para gerentes que correm o risco de microgerenciar e supercontrolar a comunicação remota.
Como aconselha Konoplich: “Nem todos estão acostumados a trabalhos remotos. Não adicione pressão extra a ele por excesso de controle. A transição [para o trabalho remoto] deve ser feita sem atropelos, e os funcionários precisam encontrar seu ritmo com o tempo. Para preservar o ritmo do progresso, mantenha presença nos principais canais de comunicação de sua empresa e preserve as atividades de união entre equipes. Eles ajudam a enfrentar a tempestade e a definir o clima para um trabalho produtivo.” - Faça suposições: A falta de conexão pessoal pode dificultar os esforços de comunicação, já que você perde a linguagem corporal e outros significantes não verbais. Aproveite ao máximo a comunicação por escrito (ou outra comunicação virtual) e sempre pergunte, em vez de supor, quando você precisar de esclarecimentos.
Gráfico de o que fazer ou não fazer na comunicação remota
O gráfico a seguir mostra uma visão geral de alto nível sobre o que fazer e o que não fazer na comunicação remota, além de espaço para preencher as ações atuais que sua equipe ou organização está realizando para atender aos conselhos.
Baixe o gráfico de o que fazer e o que não fazer na comunicação remota
Problemas de comunicação com uma equipe remota
O trabalho remoto geralmente apresenta problemas de comunicação que podem não surgir em um escritório tradicional, incluindo membros de equipe desconectados, solidão ou redundância. Como o trabalho remoto continua em ascensão, é importante atenuar esses problemas com soluções criativas.
A pesquisa State of Remote Work 2019 da Owl Labs informou que, entre os funcionários que atualmente têm uma opção de trabalho remoto, 42% planejam trabalhar remotamente com mais frequência nos próximos cinco anos. Embora a maior disponibilidade de ferramentas baseadas em nuvem, videoconferência e outras tecnologias facilitem a escalada do trabalho remoto, as equipes também devem adotar abordagens “leves” e centradas nas pessoas para manter os membros da equipe conectados.
O seguinte geralmente se mostra difícil em ambientes de trabalho remoto:
- Construção de relacionamentos: Ao trabalhar remotamente, muitas vezes você não tem contexto emocional ou indicadores de tom que poderiam ajudar os colegas a formar laços. Para ajudar a construir confiança (e promover conversas alegres), incentive a comunicação social nas reuniões, em vez de apenas conversas relacionadas ao trabalho. Este último pode parecer empolado e não segue o fluxo normal de conversação.
- Definição de estratégias: Para projetos complexos ou de longo prazo, pode ser difícil promover sessões de planejamento criativas e generativas a partir de uma videochamada. Exercícios de brainstorming ou associação de forma livre podem ajudar a fazer a criatividade fluir.
- Resolução de problemas ou de questões complexas: Isso vale para questões situacionais e tecnológicas. De fato, um estudo de 2020 da GetApp sobre o impacto das novas tecnologias na cultura remota mostrou que menos da metade dos funcionários remotos relatam receber treinamento adequado de segurança na Internet. Conforme mencionado, você deve ter o amparo necessário para resolver problemas de segurança ou de TI e equipe seus funcionários remotos com os recursos para isso.
- Manter-se atualizado em relação aos projetos: De acordo com a Pesquisa de Trabalhadores Colaborativos Remotos de 2015 da CoSo Cloud, mais da metade dos funcionários remotos dizem que se sentem desconectados dos funcionários do escritório. Essa descoberta afeta não apenas as relações interpessoais, mas também a consciência do status do projeto. Reuniões agendadas regularmente podem aliviar essa tensão, mas você também pode empregar ferramentas de gerenciamento de projetos ou tarefas que fornecem visibilidade do trabalho em tempo real, para que todos fiquem atualizados.
Mas a maior ameaça geral ao trabalho remoto é a simples falha de comunicação. Na verdade, um em cada quatro trabalhadores remotos está preocupado que seu status fora do local possa levar a falhas de comunicação com a liderança ou colegas de equipe. Independentemente de estar entendendo mal o tom de e-mail do outro ou o nível de prioridade de um projeto ou prazo, ou apenas perdendo as pistas não-verbais que surgem do compartilhamento de espaço físico entre si e circulam pelos cubículos de vez em quando, os membros da equipe remota estão cientes de que “não estão lá” em alguns aspectos importantes.
Para evitar problemas entre gerente e funcionário, ambas as partes precisam estabelecer como gostam de se comunicar. Agendar contatos periódicos regulares (uma chamada individual ou um bate-papo por vídeo) pode manter a comunicação fluindo e evitar possíveis mal-entendidos. Além disso, gerentes e funcionários podem usar a assinatura de e-mail ou outras funções de status on-line para alertar os colegas sobre o horário de expediente ou horário de expediente ajustado temporariamente, datas de férias ou outras informações importantes para definir as expectativas sobre a rapidez com que eles receberão uma resposta. Embora os emoticons de aplicativos de mensagens possam parecer juvenis, em alguns locais de trabalho os gerentes os usam para transmitir simpatia e leveza nas comunicações.
Desafios de comunicação para gerenciamento remoto de equipes
Aqueles que gerenciam uma equipe remota enfrentam um conjunto diferente de complicadores, incluindo incutir a sensação de uma equipe tradicional no local. Você pode melhorar muito o moral e a produtividade mantendo a transparência, reduzindo a distância de afinidade com chamadas de vídeo e mantendo as linhas de comunicação abertas.
Konoplich, da Smart IT, diz sobre o trabalho remoto: “O moral cai ao mínimo e as pessoas não são tão proativas para fazer parte de uma comunidade. Cabe ao empregador preparar o terreno para uma transição perfeita.”
Além disso, aqui estão algumas maneiras de superar os desafios comuns de comunicação gerencial:
- Identifique o bom trabalho e encontre maneiras de comemorar os sucessos com a equipe, mesmo remotamente.
- Além de se comunicar respeitosamente entre fusos horários, esteja atento às barreiras linguísticas ou culturais e seja proativo ao alcançar diferentes comunidades.
- Promova a sinergia criativa incluindo a equipe no brainstorming e na elaboração de estratégias (conforme apropriado), além de permitir tempo social nas reuniões.
- Pratique você mesmo habilidades de comunicação sólidas e intuitivas – tanto como modelo para os membros da equipe quanto para formar relacionamentos com eles. Saiba quando entrar em contato, quando encerrar uma conversa, quem incluir e quando incluí-los.
- Resista ao desejo de microgerenciar ou fazer suposições sobre seus funcionários. Galindo explica que os gestores muitas vezes “[pensam] que sem ver alguém fisicamente, isso significa que eles não estão produzindo trabalho”. Ele observa que “tentar microgerenciar em um ambiente virtual” é um desafio comum com gerentes remotos.
- Assegure-se de estar bem treinado em ferramentas de equipe. Galindo cita “o conforto dos gestores e membros da equipe no uso da tecnologia” como um indicador-chave de maior sucesso.
- Vá além com a integração para garantir que os novos contratados que se juntam à equipe remotamente sejam treinados adequadamente e se sintam bem-vindos.
- Agende retiros de equipe e empresa para reunir todos no mesmo espaço físico.
Por fim, Gadek, da AdQuick, diz: “Gerenciar uma equipe remota pode ser desafiador e recompensador. De muitas maneiras, pode oferecer inovação sem limites e uma liberdade que simplesmente não pode ser experimentada em um ambiente tradicional, enquanto os líderes devem encontrar soluções criativas para obstáculos que são exclusivos de uma cultura remota”.
Ferramentas para comunicação de equipe remota
Conforme discutido, as ferramentas são essenciais para construir normas de comunicação remota sólidas e, portanto, vitais para o sucesso. A maioria dos especialistas concorda que o seguinte, de alguma forma, é essencial:
- Ferramentas de calendário
- Software de colaboração em nuvem
- E-mail e bate-papo (ou outros aplicativos de mensagens que impulsionam a comunicação)
- Ferramentas de gerenciamento de projetos (aplicativos para organizar projetos compartilhados, atribuir tarefas, definir prazos, etc.)
- Videoconferência
- Central virtual (para anúncios da empresa, feedback e um “bebedouro” virtual)
Com tantas ferramentas disponíveis, pode ser difícil identificar as que melhor atendem às suas necessidades. Mas Galindo enfatiza que reservar um tempo para isso o ajudará a longo prazo, mesmo que exija alguma tentativa e erro.
“Assim como você teve que aprender como alguém trabalha na vida real, encontrar o software certo que funciona melhor para sua equipe e seus objetivos pretendidos é um processo de experimentação”, ele compartilha.
Para uma discussão aprofundada das principais ferramentas de comunicação e colaboração remotas e como encontrar as ferramentas que melhor atendem às suas necessidades, leia “Discover the Remote Collaboration Tools to Fit Your Business Needs.”
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