Definições: o que é um termo da equipe?
Um termo de equipe é um documento que declara a missão de uma equipe ou projeto, escopo de operação, objetivos, consequências e prazo. Todos os membros da equipe ajudam a criar o termo da equipe.
Os termos da equipe são essenciais porque são usados para identificar metas compartilhadas, obter adesão de membros individuais e manter a equipe coesa. Eles também ajudam a manter a equipe no caminho certo, articulando o propósito geral.
Isso leva à pergunta: o que é uma equipe? Uma equipe é um grupo de funcionários, gerentes e até contratados de longo prazo que trabalham juntos por um longo período em uma variedade de projetos relacionados. Se há rotatividade periódica de membros, é importante que a nova equipe se reorganize em seu termo, e não simplesmente o repasse, ou ele se tornará uma relíquia inútil.
Alguns executivos podem estar mais familiarizados com o termo de abertura do projeto do que com o termo da equipe. Eles servem a propósitos semelhantes, mas para diferentes grupos e objetivos. Um termo de abertura de projeto abrange os termos de um projeto específico, que pode durar semanas ou meses (ou mesmo anos). O fator definidor de um termo de abertura do projeto é que ele se aplica apenas à equipe e durante um projeto específico. Esses projetos podem ser a criação de garantias para o lançamento de uma atualização de um produto, uma iniciativa de relações públicas, a construção de uma ala de prédio e assim por diante. Após a conclusão do projeto, o termo não se aplica mais.
Um termo de equipe, no entanto, tem uma visão mais ampla e uma visão mais longa. Os membros da equipe também podem se encontrar como membros de vários termos do projeto em seu trabalho e, como tal, os termos do projeto devem se adequar aos acordos de termos da equipe.
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Qual é o benefício de ter um termo da equipe?
Um termo da equipe deve fornecer uma visão e uma missão sucintas que todos na equipe apoiem. O termo também deve ser um parâmetro que pode ser comparado a qualquer atividade considerada ou realizada pela equipe.
Depois que uma equipe é anunciada ou criada, todos os membros devem se reunir, antes de abordar quaisquer resultados específicos, para criar o termo. Dessa forma, todos os membros têm voz, o que pode ajudar a garantir seu apoio e adesão e aumentar a responsabilidade. Os propósitos de um termo da equipe incluem:
- Conseguir a adesão de todos os membros da equipe, incluindo aqueles que inicialmente resistiram a serem incluídos
- Manter os membros da equipe, incluindo a liderança, responsáveis pelos mesmos princípios
- Explicar papéis e responsabilidades de forma clara e mensurável
- Definir operações, incluindo formas de se adaptar à mudança, lidar com obstáculos e até mesmo definir ações como atendimento
- Demonstrar o propósito e a missão da equipe de forma transparente para outras pessoas na organização
- Fornecendo clareza e reduzindo a confusão nos casos em que surgem pedidos ou projetos conflitantes
“Why you’re creating the team in the first place should lead your team charter,” says Debbi Tillman, Director of Program Management at Mitchell International in San Diego. “And you need a team charter any time you need to form a deeper synergy among team members.”
“This can be especially critical if you are bringing together two teams that have previously worked separately,” Tillman continues, “Getting everyone’s input and buy-in is really critical to the success of your new team.”
Ignorar o termo da equipe: riscos para o sucesso ideal
Embora leve tempo para criar um termo da equipe, é arriscado ignorar esta etapa. Não ter um termo geralmente resulta em caos e erros porque não há clareza sobre as funções, operações ou a direção geral da equipe.
"Não precisa levar muito tempo para criar o termo", diz Tillman. Pode variar de uma tarde ou até dois a três dias, dependendo do tamanho e escopo da equipe. "Mas, como dizem os princípios do Agile, 'Você precisa se mover devagar para poder se mover rapidamente.' Em outras palavras, reserve um tempo para que todos na equipe criem o termo, para que todos fiquem claros e se sintam capacitados para seguir em frente."
Quando um termo da equipe é escrito, ele se torna uma poderosa caixa de ferramentas. "Saímos da especulação para deliberação", acrescenta Tillman. "Um grande risco de não ter um termo é a inércia. Em outras palavras, o membro da equipe mais barulhento ou intimidador pode acabar levando adiante sua agenda. E não é para isso que toda a equipe se inscreveu."
Como criar um termo da equipe eficaz
Como as equipes são formadas por indivíduos com motivações diferentes, os termos da equipe devem refletir as diversas dimensões da equipe. Além disso, eles devem incluir o foco, as prioridades e os valores da equipe.
De quem está envolvido à duração do termo, considere as seguintes perguntas:
- Quem está envolvido: todas as pessoas de uma equipe devem estar envolvidas, ou ela acabará tendo dificuldades ou falhando. Trabalhar com resistência ou ambiguidade na criação de um termo de equipe no início "forjará laços e estabelecerá as bases para o sucesso", diz Tillman. Ninguém rejeitará.
- Quem é o líder da equipe e quem resolve o conflito: um elemento-chave para decidir desde o início é o líder da equipe, que é o segundo em comando e assim por diante. Se a equipe for grande o suficiente, pode haver líderes de diferentes áreas. Estes devem ser acordados juntos e escritos como parte do termo. O mesmo vale para como os conflitos são resolvidos e se há um caminho de escalonamento que deve ser documentado.
- Quanto tempo leva o processo de criação de um termo: isso pode variar. Muitos líderes empresariais dizem que o prazo pode ser de meio expediente a um workshop de dois ou três dias. A chave é garantir que todos os membros da equipe contribuam e que, uma vez criado o termo, todos se sintam à vontade para assiná-lo e prosseguir com seu trabalho.
- Quanto tempo dura um termo da equipe: a equipe deve decidir se o termo cobrirá todo o trabalho por um trimestre, um ano ou em andamento. Se a equipe concordar com um termo que cubra um ano inteiro, com verificações ocasionais conforme necessário, eles podem se sentir fortalecidos sabendo que não estará sujeito a alterações frequentes.
Confira abaixo um diagrama que mostra as etapas típicas envolvidas na criação de um termo da equipe. Observe que essas etapas não precisam necessariamente ser feitas em uma ordem específica, mas todas são necessárias para criar um termo da equipe eficaz.
Primeiro elemento de um termo da equipe bem-sucedido: histórico
Os membros da equipe devem comparecer à reunião de criação do termo com quaisquer ações ou decisões que os levaram até lá. Traga o máximo de informações possível para fazer o esboço do histórico da equipe.
Desde a identificação de líderes até as partes interessadas, aqui estão algumas perguntas a serem feitas:
- Quem é o líder da equipe? Quando essa pessoa não está disponível, quem é o segundo no comando, e assim por diante?
- O que as principais partes interessadas precisam e esperam desta equipe?
- O que cada membro da equipe traz para a equipe e quais são suas expectativas individuais? Esta última pergunta é essencial para apoio e adesão, especialmente se houver alguma parte relutante.
Segundo elemento de um termo de equipe bem-sucedido: objetivos de missão e visão
Depois de estabelecer o histórico e a liderança da equipe, você pode se concentrar nos aspectos mais profundos do termo. Esses itens se tornarão os princípios orientadores que todas as atividades da equipe devem apoiar.
Os principais itens são os seguintes:
- Defina o que é sucesso. Como o medir?
- Descreva os princípios para orientar a equipe durante o tempo em que trabalharão juntos.
- Defina o papel fundamental que a equipe desempenha no sucesso (financeiro e de outra forma) da empresa.
- Crie uma declaração de missão que seja sucinta. Isso pode ou não ser compartilhado mais amplamente além da equipe, mas mantê-la sucinto significa que é fácil entender mentalmente e executar listas de verificação. Tillman diz: "A declaração de missão da equipe do meu departamento [de gerenciamento de programa] é: 'Operacionalizamos a calma.' Isso faz parte da nossa proposta de valor para toda a organização, e mensuramos tudo o que fazemos com esse parâmetro".
- Crie prazos intermediários, metas e marcos para determinar como o trabalho, o desempenho e as interações da equipe são mapeados de volta ao termo.
Terceiro elemento de um termo da equipe bem-sucedido: funções e responsabilidades
Depois de criar sua declaração de missão e cada membro da equipe compartilhar seu histórico e motivações, defina as funções e responsabilidades da equipe.
Agora você pode anotar e definir essas funções, da seguinte forma:
- Defina quem está fazendo o que e para quem.
- Avalie todos os conhecimentos necessários para que a equipe alcance seus objetivos.
- Observe as lacunas a serem preenchidas. Novos membros da equipe são necessários (contrato, meio período, participantes ocasionais de dentro da empresa)?
- Crie uma matriz RACI (Responsável, Aprovador, Consultado, Informado) de funções e responsabilidades.
- Certifique-se de que a voz de cada membro da equipe seja procurada, gravada e refletida nas definições. Isso é fundamental tanto para o termo quanto para o sucesso da equipe. Se mesmo um membro da equipe não se sentir ouvido ou envolvido, ou não apoiar a estrutura, a equipe provavelmente não terá sucesso.
Quarto elemento de um termo da equipe bem-sucedido: orçamento e recursos
Depois de definir funções e responsabilidades, a equipe pode avaliar o orçamento e os recursos para as tarefas em questão. Normalmente, existem duas maneiras de determinar o orçamento de uma equipe: o método de cima para baixo e o método de baixo para cima.
- O método de cima para baixo: neste cenário, a equipe usa o orçamento fornecido para o período relevante e decide como dividi-lo entre projetos e tarefas.
- O método de baixo para cima: muitas vezes, não há tempo suficiente alocado para que este método seja usado, mas pode ser muito mais estratégico e útil. Neste método, a equipe como um grupo (ou um subgrupo dedicado) decide que tipo de orçamento e recursos precisa para suas operações e solicita-a à organização maior.
No entanto, o orçamento é finalmente determinado, cabe à equipe garantir que os recursos sejam alocados corretamente. Em seguida, a equipe pode criar um orçamento de equipe que reflita projetos e marcos.
Quinto elemento de um termo da equipe bem-sucedido: verificações internas, fechamentos e revisões
Um termo da equipe é tão eficaz quanto as ações medidas contra ele, por isso é importante que a equipe discuta como lidará com verificações internas, equilíbrios e revisões. Os termos devem estabelecer expectativas, verificações e metas individuais dos membros.
Os líderes da equipe devem decidir, também, se as metas de equipe atribuídas aos membros serão refletidas nas revisões anuais dos membros da equipe. Um sistema eficiente é o uso de metas SMART. Essas metas devem ser:
- Específicas
- Mensuráveis
- Alcançáveis
- Realistas
- Oportunas
Na equipe de Debbi Tillman na Mitchell International, alguns dos objetivos da equipe se tornam semelhantes a um "acordo de nível de serviço" da empresa. Por exemplo, como parte do termo da equipe do departamento de gerenciamento de programas, os membros concordaram que, para cada solicitação de alguém do departamento, essa pessoa reponderá o solicitante em duas horas. Além disso, qualquer solicitação e próximas etapas nunca terão mais de dois dias de espera.
Também é fundamental esclarecer a responsabilidade dos membros da equipe. Isso se aplica a tudo, desde a presença em reuniões de equipe até produtos amplos.
Por fim, esta etapa deve garantir que não haja confusão sobre desempenho e comportamento individual, pois eles mapeiam de volta para os níveis mais altos do termo da equipe.
Sexto elemento de um termo da equipe bem-sucedido: avaliação e análises de membros da equipe
Para garantir que a equipe não reverta para um modelo de avaliação de cima para baixo, os colaboradores individuais devem ter a oportunidade de dar feedback sobre o desempenho dos líderes da equipe. Além disso, criar uma cultura de feedback ponto a ponto garante que a perspectiva de todos seja ouvida.
Onde aprender mais sobre a criação eficaz de termos da equipe
Se você estiver interessado em aprender mais sobre a teoria e a aplicação do termo da equipe e como criar que seja eficaz, há vários livros de negócios com informações úteis. Aqui estão alguns:
"The Six Sigma Way: How, GE, Motorola and Other Top Companies Are Honing Their Performance", de Peter S. Pande, Robert P. Neuman e Roland R. Cavanagh.
“Creating Effective Teams: A Guide for Members and Leaders”, de Susan Wheelan.
“Creating Productive Organizations: Developing Your Work Force Manual”, de Elizabeth A. Smith.
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