Quando é hora de trocar de software de gerenciamento de construção?
A área de software de programação e gerenciamento de projeto de construção está em constante evolução. Como saber se sua construtora está usando o melhor software para suas necessidades e se vale a pena o investimento e o tempo parado até você conseguir implementar um novo? Ou, se você não usou software de gerenciamento ou programação de projetos antes, será a hora certa para entrar de cabeça?
"Estamos sempre explorando novas ferramentas que facilitam as coisas para nos mantermos na crista da onda e oferecermos um melhor serviço", disse Chuck Taylor, diretor de operações da Englewood Construction, especializada na construção de shopping centers, projetos industriais e de hospitalidade em todo o território dos Estados Unidos.
"O tempo sempre é crucial na construção comercial, porque o cliente tem projeções de receitas que só poderão se realizar quando sua propriedade estiver concluída. Cumprir o prazo de entrega é fundamental."
Perguntas para decidir se é hora de trocar de software de gerenciamento de projeto de construção
Primeiro, você precisa avaliar se deseja considerar uma mudança em seu software. Estas são algumas perguntas úteis a se fazer:
- Sua empresa está gastando o que você considera ser um tempo excessivo gerenciando informações e sistemas de informações?
- Sua rentabilidade ou eficiência são potencialmente prejudicadas por controles inadequados, o mau gerenciamento de documentos ou dados insuficientes sobre seus negócios ou projetos?
- Seus clientes estão solicitando com frequência que você colabore ou faça relatórios usando um programa que você não utiliza? Você poderia oferecer um melhor atendimento ao cliente com uma tecnologia diferente?
- Em caso de uma disputa com um cliente, você conseguiria documentar sua adesão ao contrato, inclusive às especificações de programação e trabalho? Essa documentação é sólida o suficiente para ser apresentada perante um tribunal?
- Sua subcontratação flui perfeitamente ou você gasta muito tempo para atualizar todos sobre o progresso?
- Às vezes você é pego de surpresa por erros no cronograma ou conflitos no fluxo de trabalho?
- Seu software faz tudo o que você quer que ele faça? Por exemplo, ele integra os custos do trabalho, a comunicação, o cronograma e qualquer outro item importante para você?
- Todas as partes interessadas e funcionários podem acessar seu sistema a partir de qualquer local?
- Sua tecnologia coloca você no futuro? Você é capaz de levar sua empresa ao próximo nível com sua plataforma atual ou precisa de outros recursos como o 4D BIM (modelagem de informações de construção que inclui a quarta dimensão de tempo/cronograma)?
Você talvez chegue à conclusão de que sua organização não é grande o suficiente ou de que não está profundamente equipada para dar suporte a softwares de programação e gerenciamentos de projetos específicos para a construção. Muitas empresas, especialmente pequenas construtoras residenciais, se saem muito bem com planilhas, aplicativos gerais de gerenciamento de projetos e gráficos de Gantt simples. Alguns dos melhores softwares de programação e gerenciamento de projetos oferecem versões gratuitas de avaliação para que você encontre a opção mais adequada.
No entanto, com base em suas respostas às perguntas acima, você talvez perceba que é um bom candidato para novos softwares de programação e gerenciamento de projetos de construção. Antes de embarcar na próxima etapa, certifique-se de ser realista sobre as implicações da mudança.
Entre no processo de atualização do software de construção civil com os olhos abertos
Não apenas o custo da nova tecnologia em si deve ser considerado (que provavelmente envolve custos iniciais e outros contínuos para soluções em nuvem e potencialmente um hardware novo), mas também o investimento do tempo e o ônus da interrupção das operações da empresa. Todo o processo de pesquisa, seleção, negociação e implementação de novos softwares de construção civil geralmente leva pelo menos um ano, no caso de construtores comerciais.
A construtora de casas personalizadas Evans Cohill Homes, em Charlotte, Carolina do Norte, perdeu o início de várias obras durante o ano de implementação de um novo software; portanto, se decidir seguir em frente, certifique-se de fazer um orçamento para o tempo e as despesas da mudança, conforme relatado pelo diretor de marketing Alan Banks.
Além disso, o novo software de programação e gerenciamento de projetos de construção mudará a forma como suas equipes trabalham e pode afetar as operações gerais. Você não faria a mudança a menos que soubesse que o resultado final seria positivo para seus negócios; porém, essa mudança pode ser difícil para organizações e alguns indivíduos dentro delas. Como o software escolhido afeta as rotinas diárias de sua equipe, também é preciso considerar essa transição em seu planejamento.
Quando tudo isso for verificado, você estará pronto para começar sua busca pelo seu novo aplicativo de gerenciamento e programação de projeto de construção. Esse processo pode facilmente se desorganizar e sair do controle, portanto, é importante seguir um processo definido.
Discutiremos as seguintes etapas essenciais:
- Definir metas
- Reunir informações
- Avaliar os principais recursos
- Determinar critérios de seleção
- Fazer uma demonstração do software
- Fazer uma lista de candidatos
- Ver o software funcionando no campo
- Classificar e discutir as opções
- Fazer sua escolha
- Finalizar sua compra, iniciar o planejamento de implementação
Faça a lição de casa: entenda o que você precisa de um software de construção
Antes de começar, faça uma lista dos maiores problemas de informação que você enfrenta atualmente e identifique quais deles custam mais. Pense também no crescimento futuro e nas metas para o seu negócio.
Alguns recursos de software de construção talvez não sejam essenciais agora mas serão no futuro, como a capacidade de fazer melhores previsões financeiras ou uma ferramenta de solicitação de informações (RFI) para ajudar a direcionar seus negócios em um novo mercado ou tipo de cliente.
Classifique essas necessidades em uma ordem decrescente de importância.
Isso dará uma ideia melhor se seu software de gerenciamento e programação de projetos de construção ideal será bastante simples ou se vai precisar de todos os recursos disponíveis. Você também descobrirá se um aplicativo geral funcionará bem ou se uma versão personalizada é melhor. Ou você precisa de uma solução completa projetada especificamente para a indústria da construção?
Nesse momento, você pode começar a coletar informações sobre programas e fornecedores específicos. Existem vários diretórios on-line que listam opções, entre eles este da Software Advice e este da Capterra. Vale a pena analisar avaliações on-line, revistas do setor e feedback de colegas.
Avaliação do quadro geral de suas necessidades de software de construção
A essa altura, você já terá uma ideia ampla do estado atual do software de programação e gerenciamento de projetos de construção: quem são os principais nomes, o que é comumente oferecido, estudos de caso relevantes para sua empresa e o rumo que o setor está tomando.
Nesse momento, é provável que você queira avaliar e filtrar sua lista de candidatos com base em algumas considerações amplas.
- Você quer uma plataforma baseada em nuvem? Hoje em dia, a maioria das empresas responde a essa pergunta com um sim, mas pode haver razões para manter uma solução interna. Os aplicativos em nuvem geralmente oferecem melhor capacidade de colocação em escala e um melhor perfil de custo ao longo de seu inteiro ciclo de vida. Algumas empresas têm preocupações com a segurança de dados e a confiabilidade do sistema. Essas condições podem pesar em favor da hospedagem interna. Se seu interesse é a nuvem, realize a diligência prévia do desempenho de um provedor nessas áreas. Nesse caso, é desejável ter uma compreensão clara de quem é o proprietário de seus dados e o que acontece com eles se você mudar de empresa.
- Um forte desempenho móvel é oferecido? A construção acontece no campo, então é claro que você vai quer que todos estejam conectados, desde a sede até o canteiro de obras. Observe a rapidez com que o aplicativo responde sob condições de trabalho variadas, se sua interface móvel é totalmente funcional e nativa e se os dados são atualizados continuamente. Você precisará de uma rede virtual privada (VPN)? A equipe de campo pode marcar desenhos e tirar fotos usando o aplicativo?
- O software é fácil de usar? Facilidade de uso é importante, mas isso também está relacionado a outras considerações. Avalie a facilidade de uso no contexto da complexidade de seus projetos de construção, pois a ferramenta escolhida deve se encaixar no propósito do trabalho. Se você está envolvido na construção de grandes projetos de capital ou governamentais, seus requisitos são muito diferentes dos de um construtor residencial de pequena escala. Considere também se sua equipe é grande o suficiente para que a programação e o gerenciamento de projetos sejam tratados primordialmente por uma equipe dedicada ou um indivíduo designado; nesse caso, talvez não seja importante que todos os usuários entendam como fazer tudo dentro do aplicativo. Avalie sua capacidade de fornecer treinamento e suporte. Algumas opções de software são baseadas em sistemas operacionais que fornecem um ambiente familiar para usuários, como o Microsoft Windows, o que pode achatar um pouco a curva de aprendizado.
- O software se integra bem? O software de construção se integrará a seus outros sistemas de negócios, como os de contabilidade, e-mail, folha de pagamento e faturamento? Seu objetivo é agilizar, então você não vai querer inserir dados em dois lugares ou ter que importá-los manualmente. Para quais tipos de arquivos o aplicativo oferece suporte? Você pode anexar e integrar fotografias, planos, desenhos, documentos de texto, planilhas etc.? Existem limites de tamanho ou quantidade para esses arquivos?
- Como ele lida com o básico do gerenciamento de projetos? Sem dúvida, você vai querer estar satisfeito com aspectos específicos, por exemplo, a maneira como o software define e atribui funções de usuário, incorpora modelos, obtém assinaturas eletrônicas, lembra os usuários quando as atividades estão atrasadas, envia notificações, gerencia fluxos de trabalho, armazena e rastreia documentos, apresenta custos e dados financeiros e mantém contatos. Quais as opções de relatório estão à sua disposição, incluindo painéis de controle, relatórios automáticos, de nível de programa e em tempo real?
- Qual é o modelo de preços e ele quanto custa? O custo é sempre uma consideração crucial. As opções de preço são variadas. Entre elas, há a modalidade em que o custo é estabelecido para um determinado número de usuários individuais, o que significa que você precisa considerar o número máximo de funcionários, subcontratados e outros que talvez precisem se conectar ao mesmo tempo. Outro modelo de preço é baseado em contas para usuários individuais designados, que gera um custo mesmo que o usuário raramente precise acessar o sistema, e no gerenciamento de contas de usuários à medida que os funcionários entram e saem. Por fim, em um modelo comum com assinaturas na nuvem, existem desde níveis de serviço para custos fixos mensais ou anuais que atendem a um número variado de usuários na empresa até planos ilimitados.
- Qual é a qualidade do fornecedor? Qual é a reputação do fabricante ou fornecedor do software quanto ao atendimento ao cliente? Qual o horário de atendimento do suporte técnico? Que tipo de pacote de treinamento e suporte à implementação eles oferecerão a você? Eles oferecem garantias de tempo de atividade?
Itens essenciais de programação em um software de construção civil
A programação é o objetivo crucial de um software e, sendo assim, há alguns recursos relacionados a ela bastante difundidos atualmente; porém, você não deve deixar as considerações essenciais a seguir se perderem na confusão de conceitos.
Elas incluem a capacidade de visualizar o cronograma em uma frequência diária, semanal e mensal, ou de exibir a totalidade do projeto em uma exibição de Gantt e classificar as tarefas por vários parâmetros, como status de conclusão e prioridade.
Dependendo da sofisticação de suas práticas e preferências, você provavelmente vai querer avaliar se/como o software lida com a programação usando o Método do Caminho Crítico, Método do Caminho Gráfico, cronograma linear ou Lean, gráficos PERT e modelagem de informações de construção tanto em 3D quanto em 4D.
Rick Cherf, professor de gerenciamento de construção civil na Universidade estadual de Washington, diz que as empresas de construção dos EUA envolvidas em projetos sofisticados usam quase exclusivamente softwares baseados no Método do Caminho Crítico de modelagem de projeto para fazer seu cronograma.
O cronograma de CPM "é a única ferramenta real usada em projetos sofisticados para avaliar se eles estão dentro do prazo", disse ele. "Empreiteiros de qualidade também percebem que ele é uma ótima ferramenta para gerenciar o projeto."
Avaliação de recursos detalhados de software de construção
Depois de filtrar sua lista de opções com base nessas considerações amplas, é hora de pensar em alguns outros recursos e funcionalidades que você deseja avaliar. Veja quais dessas ferramentas são importantes para você e avalie quais programas as oferecem.
- Ferramenta para solicitações de informações (RFIs)
- Gestão de envios
- Acessibilidade a desenhos, distribuição, vinculação, marcações e desenhos "as-built"
- Gerenciamento e colaboração da Modelagem de Informações de Construção (BIM)
- Gerenciamento de contatos
- Painéis de controle e relatórios do projeto
- Contabilidade
- Gerenciamento de orçamento com capacidade de rastrear contratos, alterar pedidos e despesas; importar dados e planilhas de custos, atualizar previsões com base em custos comprometidos, gerenciar subcontratos e materiais
- Gerenciamento de documentos e fotos
- Administração de sistema, incluindo diferentes níveis de permissão para usuários individuais em diferentes projetos, várias funções por usuário e capacidade de reatribuir trabalho
- Transmissões
- Listas de verificação
- Registros diários, incluindo personalização e arquivamento
- Acompanhamento de prazos
- Atas e agendas de reunião, acompanhamento de itens de ação
- Licitações incluindo submissões, status e acompanhamento
- Notificações e disparos que ele permite (no caso de atividades atrasadas, novas tarefas etc.)
- Históricos e auditorias, que são especialmente importantes quando você trabalha em uma construção financiada pelo governo
Determinação dos critérios de seleção para suas necessidades de gerenciamento de projetos de construção
Com base nessa revisão, discuta com sua equipe e as partes interessadas o que vocês desejam que o software de programação de construção seja capaz de fazer. Decida quais recursos são cruciais e quais seriam bons mas não essenciais. Elabore uma lista de programas de software em potencial que atendam a seus critérios.
Crie um gráfico que liste todos os atributos identificados e, em seguida, atribua uma coluna a cada solução. Resuma da melhor forma possível qual o desempenho do aplicativo em cada critério. Consulte a empresa ou fornecedor no caso de dúvidas.
Não se preocupe se você não puder avaliar definitivamente, nesse momento, como cada software da sua lista se sai em cada critério. Essa parte do processo é uma preparação para a próxima etapa. Não há problema se você ainda não sabe o suficiente para tomar uma decisão.
Seu principal objetivo é ver onde há falta de informações ou entendimento insuficiente, ver quais programas são particularmente fortes em determinadas áreas. Você talvez note que um desenvolvedor promove intensamente certos recursos, mas mantém um silêncio suspeito sobre o desempenho do produto em outra área. Observe isso para a próxima etapa.
Dia da demonstração do software de programação e gerenciamento de projeto de construção
Agora é hora de fazer uma demonstração do software de gerenciamento e programação de projetos de construção. Todos os fabricantes de software oferecem algum tipo de demonstração. Ela pode acontecer de várias maneiras, seja na forma de um webinar ou até mesmo em uma feira. Alguns oferecem testes gratuitos ou versões básicas gratuitas de seu software de programação de construção que podem ser baixadas.
Tente reunir as mesmas pessoas de sua equipe em todas as demonstrações, para que elas tenham uma boa base para comparação.
Junte e recapitule suas impressões das demonstrações. Nessa etapa, o objetivo é reduzir o tamanho de sua lista e deixá-la com não mais que três candidatos. É provável que você note que é bastante fácil eliminar candidatos após as demonstrações.
Depois de chegar à lista reduzida, é hora de ver os candidatos finais em ação com usuários da vida real. Por meio de grupos de profissionais, associações industriais, contatos comerciais na construção ou referências de desenvolvedores, encontre uma empresa semelhante à sua que esteja usando cada um dos softwares entre seus candidatos e pergunte se você pode fazer uma visita. Você pode ter que viajar para fazer isso, mas qualquer custo é um investimento que vale a pena para garantir que você faça a escolha certa.
Observe o software de construção em ação, no campo
Observe como a equipe do seu anfitrião usa o software de gerenciamento ou programação de projetos de diferentes maneiras e configurações. Pergunte se eles gostam do software, quais são os bugs ou deficiências e se há dicas ou recomendações que eles gostariam de ter recebido quando começaram a usá-lo. Faça a verificação com pessoas em funções diferentes para garantir que todos, desde supervisores de campo até a contabilidade, passem um feedback semelhante.
Após suas viagens de campo, reavalie suas opções. Há uma grande probabilidade de o vencedor se destacar claramente. Caso contrário, identifique as áreas em que nenhuma opção parece superior. Faça mais algumas pesquisas focadas em encontrar qual produto é a melhor combinação para o seu caso de uso específico nesses critérios.
Quando as dúvidas se dissiparem, você deverá ter uma ideia clara de qual é o software de gerenciamento de projetos e programação de construção certo para sua equipe. Êxito! Depois de identificar seu software, você estará pronto para passar para negociações, contratos e implementação.
Dado o nível de complicação desse processo, é provável que você não desejará passar novamente por ele tão cedo. Mas não se trata simplesmente de implantar e esquecer. Você precisará ficar de olho em como os sistemas de gerenciamento e programação de projeto de construção evoluem, porque a concorrência e seus clientes exigirão que sua tecnologia seja de ponta.
O que esperar do futuro do software de construção?
Para ter uma ideia de como será a próxima geração de software de construção, pedimos a opinião de um painel de especialistas.
Fred Redd, ex-diretor do escritório de gerenciamento de projetos do programa de capital de US$ 29 bilhões da Autoridade Portuária de Nova York e Nova Jersey e atualmente gerente geral da filial de Long Island da empresa de engenharia e construção REDCOM:
Redd antecipa que o software para gerenciamento da construção conciliará cada vez mais a disparidade entre as necessidades do cliente e as necessidades da construtora. Especialistas em construção precisam de todos os detalhes técnicos, mas isso dificulta o aprendizado e o uso do software.
Redd vê a necessidade de o software dar mais ênfase em oferecer uma interface amigável ao cliente, além de uma para especialistas. "Os tomadores de decisão precisam ver o projeto de forma holística. O proprietário ou cliente não quer ler um cronograma de atividades de 10.000 linhas. Eles querem vê-lo da maneira mais geral possível."
Redd também identifica uma demanda de clientes e gerentes de projeto para poder executar mais cenários hipotéticos dentro do software, tendo a capacidade de ver como uma mudança afetaria outros aspectos do projeto com todas as dependências e cálculos atualizados instantaneamente no back-end. A necessidade de fazer grande parte disso manualmente, no momento, acaba excluindo esses cenários, segundo ele.
David Gunderson, editor-chefe do International Journal of Construction Education and Research:
Gunderson não antecipa nenhuma simplificação no software de programação de construção. Na verdade, ele prevê o oposto.
O BIM evoluiu de desenhos bidimensionais para modelagem tridimensional e agora a modelagem em 4D, levando em conta o cronograma, está tomando conta de tudo. Essa tendência continuará porque essas animações facilitam a detecção de conflitos e pré-trabalho e ajudam a evitar o retrabalho. Ao adicionar a dimensão do cronograma, o sequenciamento e a coordenação são aprimorados, diz ele.
No horizonte, uma quinta dimensão está sendo adicionada: o custo. Quando os bancos de dados do setor se tornarem mais robustos, a modelagem de cenários hipotéticos poderá projetar impactos orçamentários, disse Gunderson. "Isso melhorará o serviço que podemos fornecer aos clientes", diz ele.
Chuck Taylor, diretor de operações da Englewood Construction:
Taylor concorda que mais proprietários querem ver modelagem.
"O BIM está lentamente se tornando uma expectativa dos clientes, especialmente para projetos mais sofisticados e gerenciamento de conflitos em maior escala. Em instalações médicas, instituições de convivência para idosos, eles estão procurando esses tipos de serviços."
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