Noções básicos sobre a redação de um plano estratégico
O processo de planejamento estratégico leva tempo, mas a recompensa é imensa. Se feito corretamente, seu plano estratégico envolverá e alinhará as partes interessadas em torno das prioridades de sua empresa.
O planejamento estratégico, também chamado de desenvolvimento de estratégia ou análise e avaliação, requer atenção aos detalhes e deve ser realizado por alguém que pode monitorar as próximas etapas e atualizações regulares. Planos estratégicos não são documentos estáticos, eles mudam à medida que novas circunstâncias surgem, tanto interna quanto externamente.
Antes de iniciar o processo de planejamento estratégico, é importante garantir que você tenha a adesão da gerência, de um conselho administrativo ou de outros líderes. Sem ele, o processo não pode ser bem-sucedido.
Em seguida, reúna sua equipe de planejamento. O grupo deve incluir pessoas de vários departamentos em diferentes níveis, e o processo de planejamento deve ser uma discussão aberta e livre dentro do grupo. É importante que os líderes obtenham informações do grupo como um todo, mas eles não precisam necessariamente da aprovação de todos, o que atrasaria o processo.
O autor do plano é responsável por redigir e montar o plano final e deve trabalhar com um grupo menor de redatores para estabelecer e padronizar o tom e o estilo do documento ou da apresentação final.
Às vezes, é uma boa ideia contratar colaboração externa para ajudar a facilitar o processo de planejamento estratégico.
“It often can be helpful to have a really good facilitator to organize and pursue strategic conversations,” says Professor John M. Bryson, McKnight Presidential Professor of Planning and Public Affairs at the Hubert H. Humphrey School of Public Affairs, University of Minnesota and author of Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations: A Guide to Strengthening and Sustaining Organizational Achievement.
John diz que o facilitador pode ser interno ou externo, mas precisa ter experiência. "Você precisa ter certeza de que a pessoa é boa, então é necessário haver um processo de verificação", diz ele.
Uma maneira de avaliar a experiência de um facilitador é perguntando como conduz as conversas. "É importante que facilitadores liderem fazendo perguntas", diz John.
John diz que facilitadores fortes geralmente fazem as seguintes perguntas:
Em que situação nos encontramos?
O que fazemos?
Como fazemos isso?
Como vinculamos nossos propósitos às nossas capacidades?
Os facilitadores também precisam ser capazes de lidar com conflitos e situações difusas separando a geração de ideias do julgamento. "O conflito faz parte do planejamento estratégico", admite Bryson. "[Facilitadores] precisam manter as conversas abertas tempo o bastante a fim de conseguir ideias suficientes para poderem fazer escolhas sensatas."
Esses ajudantes externos às vezes são mais eficazes do que facilitadores internos, uma vez que não estão emocionalmente envolvidos no resultado do processo. Assim, eles podem se concentrar no processo e fazer perguntas difíceis.
Um plano estratégico é um documento ou uma apresentação dinâmica que detalha a situação atual de sua empresa, descreve seus planos futuros e mostra como ela pode chegar lá. Você pode adotar muitas abordagens para o processo e considerar ideias diferentes sobre o que precisa entrar nele, mas alguns conceitos gerais se sustentam.
"O planejamento estratégico é um lembrete ou um facilitador para promover o pensamento, a atuação e o aprendizado estratégicos", diz John. Ele explica que geralmente começa a planejar projetos com três perguntas:
O que você quer fazer?
Como vamos fazer isso?
O que aconteceria se você fizesse o que quer fazer?
As respostas a essas perguntas compõem a essência do documento de planejamento.
Um plano estratégico só é eficaz quando a redação e o pensamento são claros, já que a intenção é ajudar uma organização a manter sua missão através de programas e capacidade, ao mesmo tempo em que cria o engajamento das partes interessadas.
Pergunta 1: onde estamos agora?
A resposta (ou respostas) à primeira pergunta – onde estamos agora? – aborda a base de sua organização e pode servir como um esboço para as seguintes seções de seu plano estratégico:
Declaração da missão
Valores fundamentais e princípios orientadores
Identificação de organizações concorrentes
Análise do setor (isso pode incluir uma análise SWOT ou PEST)
Pergunta 2: onde estamos indo?
As respostas a esta pergunta ajudam você a identificar seus objetivos para o futuro da empresa e avaliar se sua trajetória atual é o futuro que você deseja. Esses aspectos do plano descrevem uma estratégia para alcançar o sucesso e podem incluir o seguinte:
Declaração da visão sobre como a empresa será no futuro
O que está acontecendo (interna e externamente) e o que precisa mudar
Os fatores necessários para o sucesso
Pergunta 3: como chegamos lá?
As respostas a esta pergunta ajudam você a traçar as muitas rotas que pode tomar para alcançar sua visão e combinar seus pontos fortes com as oportunidades no mercado. Um gráfico de Gantt pode ajudar você a mapear e monitorar essas iniciativas.
Você deve incluir as seguintes seções:
Metas específicas e mensuráveis
Objetivos
Um plano de execução que identifique quem gerencia e monitora o plano
Um plano de avaliação que mostra como você planeja medir os sucessos e os contratempos que vêm com a implementação
O que incluir em um planejamento estratégico
A terminologia de planejamento estratégico não é padronizada em todo o setor, e isso pode levar à confusão. Em vez disso, especialistas em planejamento estratégico usam muitos nomes para as diferentes seções de um plano estratégico.
“The terms are all over the map. It’s really the concept of what the intention of the terms are [that is important],” says Denise McNerney, President and CEO of iBossWell, Inc., and incoming president of the Association for Strategic Planning (ASP). She recommends coming up with a kind of glossary that defines the terms for your team. “One of the most important elements when you’re starting the strategic planning process is to get some clarity on the nomenclature. It’s just what works for your organization. Every organization is slightly different.”
Não importa quais termos você use, a ideia geral de um plano estratégico é a mesma. "É como desenhar um mapa para sua empresa. Uma das primeiras etapas é se comprometer com um processo e, em seguida, determinar como você vai fazê-lo", explica Denise.
Ela usa um diagrama básico que chama de arquitetura de plano estratégico. As áreas acima da linha pontilhada vermelha são as partes estratégicas do plano. Abaixo da linha pontilhada vermelha estão as peças de implementação.
Embora a terminologia específica varie, as seções básicas de um plano estratégico incluem o seguinte nesta ordem (de modo geral):
Resumo executivo
Declaração resumida ou descrição da empresa
Declaração da missão
Declaração da visão
Metas
Análises do setor
Plano de marketing
Capacidade
Plano de operações
Projeções financeiras
Métodos de avaliação
Página de assinatura
Alguns planos conterão todas as seções acima, mas outros não. O que você inclui depende da estrutura e da cultura de sua organização.
"Quero simplificar a coisa para que as organizações possam ter sucesso em alcançar [o plano estratégico]", explica Denise. "Seu plano tem que estar alinhado com sua cultura, e sua cultura precisa estar alinhada com seu plano se você tiver sucesso em implementá-lo."
A lista de verificação a seguir ajudará você a monitorar o que já fez e o que ainda precisa fazer.
Como redigir um plano estratégico
Depois de reunir a equipe e definir os termos, é hora de formalizar suas ideias redigindo o plano estratégico. O plano pode ser na forma de um documento, uma apresentação ou outro formato.
Você pode usar muitos modelos e formatos para criar seu plano estratégico (leia mais sobre eles neste artigo). No entanto, você provavelmente precisará incluir algumas seções básicas, independentemente do método específico escolhido (mesmo haja variação na ordem e na maneira como você as apresenta). Em muitos casos, as seções de um plano estratégico se baseiam umas nas outras, então talvez seja necessário redigi-las em ordem.
Uma dica: tente evitar jargões e termos genéricos (por exemplo, palavras como maximizar e ter sucesso perdem seu impacto). Além disso, lembre-se de que existem muitos termos para o mesmo objeto no planejamento estratégico.
As seções a seguir fornecem uma orientação sobre como redigir seções comuns de um plano estratégico.
Como redigir um resumo executivo
A chave para redigir um resumo executivo notável é ser claro e conciso. Não se sinta pressionado a colocar tudo nesta seção; resumos executivos devem ter apenas de uma a duas páginas e incluir os principais pontos do plano estratégico.
A ideia é despertar o interesse do leitor e fazê-lo ler o resto do plano. Como ele funciona como uma resenha do documento inteiro, escreva o resumo executivo depois de concluir o resto de seu plano estratégico.
“If you have a plan that’s really lengthy, you should have a summary,” says Jim Stockmal, President of the Association for Strategic Planning (ASP). He always writes summaries last, after he has all the data and information he needs for the plan. He says it is easier to cut than to create something.
Para obter mais informações sobre como redigir um resumo executivo eficaz, uma lista de verificação e modelos gratuitos, leia este artigo.
Se você quiser um resumo executivo de uma página, esse modelo pode ajudar na decisão sobre quais informações incluir.
Baixe o modelo de resumo executivo de uma página
Como redigir uma descrição da empresa
Também chamada de apresentação rápida, a descrição da empresa é um breve esboço sobre sua organização e o que ela faz. Ela deve ser curta o suficiente para que possa ser lida ou ouvida durante uma corrida de elevador.
A descrição da empresa deve incluir seu histórico, os principais produtos e serviços que você fornece e quaisquer destaques e realizações, e deve conseguir o seguinte:
Definir o que você é enquanto empresa.
Descrever o que a empresa faz.
Identificar seu cliente ideal.
Destacar o que torna sua empresa única.
Embora isso possa parecer básico, a descrição da empresa muda à medida que ela cresce e se modifica. Por exemplo, seu cliente ideal de cinco anos atrás pode não ser o mesmo do padrão atual ou aquele que você deseja para daqui a cinco anos.
Compartilhe a descrição da empresa com todos na sua organização. Se os funcionários não puderem expor com precisão para outras pessoas o que a empresa faz, você pode perder oportunidades.
Como redigir uma declaração de missão
A declaração da missão explica o que sua empresa está tentando alcançar. Além de orientar toda a sua empresa, ela também ajuda seus funcionários a tomar decisões que os movem em direção à missão e aos objetivos gerais da empresa.
"Em teoria, [a declaração da missão é] algo que descreve o que você faz no nível mais elevado", diz Denise. "É a razão da sua existência ou do que você faz."
Declarações enfáticas de missão podem ajudar a diferenciar sua empresa de seus concorrentes e manter você no caminho certo em relação aos seus objetivos. Elas também podem funcionar como um tipo de slogan para sua organização.
As declarações da missão devem:
Definir o propósito de sua empresa. Dizer o que faz, para quem faz e por que isso é valioso.
Usar uma linguagem específica e fácil de entender.
Ser inspiradora e ao mesmo tempo permanecer realista.
Ser curta e sucinta.
Esta é a chance de definir a maneira como sua empresa tomará decisões com base em metas, cultura e ética. As declarações de missão não devem ser vagas ou genéricas, e devem diferenciar sua empresa das outras. Se sua declaração de missão puder definir muitas empresas em sua linha de trabalho, significa que ela não é uma boa declaração.
As declarações de missão não precisam ser apenas direcionadas para fora (clientes ou parceiros). Na verdade, também é possível incluir, na declaração da missão, o que sua empresa faz por seus funcionários.
Ao contrário de outras partes de seu plano estratégico que são projetadas para serem analisadas e editadas periodicamente, a declaração da missão de sua empresa deve ficar como está por um tempo.
Dito isso, faça o esforço para editar e aprimorar sua declaração de missão. Remova jargões como de alto nível, melhor possível, de última geração, maximizar, ser bem-sucedido, e assim por diante, e corte frases vagas ou não específicas. Em seguida, deixe seu comitê de planejamento estratégico revisá-la.
Como redigir uma declaração da visão
Cada ação que sua empresa executa contribui para a visão que se tem dela. A declaração da visão explica o que sua empresa quer alcançar a longo prazo e pode ajudar a inspirar e alinhar sua equipe.
"A visão é a declaração mais requisitada do futuro ou estado desejado do que você quer que seu negócio alcance", explica Denise.
Uma declaração de visão clara pode ajudar todas as partes interessadas a entender o significado e o propósito de sua empresa. Ela deve incentivar e inspirar os funcionários enquanto define a direção de sua empresa. Ela também o ajuda a excluir elementos que podem não estar alinhados com sua visão.
As declarações de visão devem ser curtas (algumas frases). Elas também devem ser memoráveis, específicas e ambiciosas. Mas há uma linha tênue entre ser ambicioso e criar uma fantasia. A visão deve ser claramente alcançável se você seguir as metas e os objetivos que descreve posteriormente em seu esquema de planejamento estratégico.
Como é necessário conhecer as metas e os objetivos de sua empresa para criar uma declaração de visão precisa, pode ser necessário esperar até ter mais informações sobre a direção da empresa para redigir tal declaração.
Abaixo estão perguntas para fazer à sua equipe enquanto elabora sua declaração de visão:
Que impacto queremos ter em nossa comunidade e em nosso setor?
Como será nossa interação com os outros enquanto empresa?
Qual é a cultura dos negócios?
Evite declarações gerais que possam se aplicar a qualquer empresa ou setor. Por exemplo, frases como "entregar uma experiência maravilhosa" podem se aplicar a muitos setores. Escreva no tempo presente, evite jargões e seja claro e conciso.
As declarações de visão devem:
Ser inspiradoras.
Focar no sucesso.
Observar e se projetar nos próximos cinco a dez anos.
Manter-se alinhada com os objetivos e valores de sua organização.
Depois de redigir sua declaração de visão, transmita-a a todos em sua empresa. Sua equipe deve ser capaz de entender e repetir facilmente a declaração de visão da empresa. Lembre-se, as declarações podem mudar à medida que o ambiente dentro e ao redor de sua empresa muda.
A diferença entre as declarações de missão e de visão
As declarações de missão e visão são importantes, mas servem a propósitos muito diferentes.
As declarações de missão mostram por que uma empresa existe, enquanto as declarações de visão são destinadas a inspirar e fornecer orientação. As declarações de missão tratam do presente, e as declarações de visão, do futuro. A missão fornece itens para ação, e a visão oferece metas a serem almejadas.
| Declaração da missão | Declaração da visão |
|---|---|
| Foca no que sua organização faz hoje | Foca no que você quer que sua empresa se torne |
| Impulsiona a empresa para a frente | Dá direção à empresa |
| Pode mudar à medida que os negócios mudam | Não deve mudar com frequência, uma vez que está vinculada à fundação da empresa |
Por exemplo, se uma declaração de visão for "nenhuma criança vai para a cama com fome", a missão de apoio seria fornecer bancos de alimentos dentro dos limites da cidade.
Embora muitas organizações tenham declarações de missão e visão, elas não são obrigatórias. "Nem todos têm uma declaração de visão", diz Denise. "Algumas organizações têm apenas uma."
Se você optar por ter apenas uma declaração, Denise oferece alguns conselhos: "Qualquer declaração que você tiver, se tiver apenas uma, precisa incluir o que [você faz], como [você faz], porque [você faz] e para quem você faz."
Durante o processo de planejamento, essas declarações-chave podem mudar. "No início do processo, você precisa falar sobre o que está fazendo e por que e como está fazendo. Às vezes você acha que sabe para onde quer ir, mas não tem realmente certeza", diz Denise. "Você precisa ter flexibilidade tanto no conteúdo do plano quanto no processo."
Como redigir os valores principais de sua empresa
Os valores centrais da empresa, às vezes chamados de valores organizacionais, ajudam você a entender o que leva a empresa a fazer o que ela faz. Nesta seção, você aprenderá muito sobre sua empresa e as pessoas com quem trabalha. Isso deve ser relativamente fácil de redigir.
"Os valores são o núcleo de como você opera [e] como você trata seu pessoal, tanto interna quanto externamente. Os valores descrevem os comportamentos que você realmente quer promover", diz Denise.
Existem valores internos e externos observando seus funcionários e colegas de trabalho, bem como clientes e partes interessadas externas. Identificar valores ajudará você a descobrir as características das pessoas que você deseja contratar e promover, bem como as qualidades que está procurando em seus clientes.
Seus valores devem se alinhar com sua declaração de visão e destacar seus pontos fortes enquanto ameniza pontos fracos. Denise diz que muitas organizações realmente não consideram ou não são honestas sobre os valores da empresa ao trabalhar em planos estratégicos, o que pode levar ao fracasso.
"Suas estratégias têm que se alinhar com seus valores e vice-versa", explica ela.
Os valores de muitas empresas soam como jargões sem sentido, então aproveite o tempo para descobrir o que importa para sua empresa e ir além da linguagem genérica.
Como escrever sobre seu setor
Ao planejar seus negócios antecedência, é importante olhar ao redor. Como estão as coisas dentro da sua empresa? O que seus concorrentes estão fazendo? Quem são seus clientes-alvo?
"[Se você não fizer uma análise completa do setor], estará fazendo seu planejamento com a cabeça enterrada na areia. Se você não está observando para o mundo ao seu redor, está perdendo toda uma dimensão sobre o que deve fundamentar sua tomada de decisão", aconselha Denise.
Escrever sobre seu setor ajuda a identificar novas oportunidades de crescimento e mostra como você precisa mudar para aproveitar essas oportunidades. Identifique seus principais concorrentes e defina o que você vê neles como pontos fortes e fracos. Realizar esta análise ajudará você a descobrir o que faz melhor e como se compara à sua concorrência. Depois de saber o que você faz bem, explore os pontos fortes a seu favor.
Nesta seção, também inclua sua análise SWOT (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças). Você pode escolher entre muitos modelos para ajudar a redigir esta seção.
Em seguida, identifique seus clientes-alvo. Pense no que eles querem e precisam, bem como no modo como você pode fornecer. Seus concorrentes atraem seus clientes-alvo ou você tem um nicho que o diferencia?
A análise do setor carrega um preço, mas também fornece muitos benefícios. "Leva algum tempo e dinheiro para fazer [uma análise completa do setor], mas a falta desse entendimento diz muito sobre o futuro da sua organização. Se você não sabe o que está acontecendo ao seu redor, como pode se manter competitivo?", explica Denise.
Como redigir metas e objetivos de plano estratégico
Esta seção é o corpo do seu plano estratégico. Muitas pessoas confundem metas e objetivos, pensando que os termos são intercambiáveis, mas muitos argumentam que os dois são distintos. Você pode pensar neles desta maneira:
Metas: as metas são declarações amplas sobre o que você quer alcançar enquanto empresa, e geralmente são qualitativas. Elas funcionam como uma descrição de onde você quer ir e podem abordar o curto e o longo prazo.
Objetivos: os objetivos apoiam as metas e geralmente são quantitativos e mensuráveis. Eles descrevem como você medirá o andamento necessário para chegar ao destino descrito na meta. Uma meta pode ser apoiada por mais de um objetivo.
| Metas | Objetivos |
|---|---|
| Escopo amplo | Escopo reduzido |
| Direção geral, ação geral | Direção específica, ação específica |
| Abstrata | Concreto |
| Qualitativa (não necessariamente mensurável) | Quantitativo (facilmente mensurável) |
| Prazo mais longo | Prazo mais curto |
Por exemplo, se sua meta é alcançar o sucesso como planejador estratégico, seu objetivo seria escrever todas as seções do plano estratégico em um mês.
Denise, da iBossWell, Inc., reitera que não há definições difíceis e rápidas para os termos metas e objetivos, bem como muitos outros conceitos de planejamento estratégico. "Eu não tentaria colocar uma definição nos termos. Você ouve muito os termos metas e objetivos, mas eles significam coisas diferentes para pessoas diferentes. O que algumas pessoas chamam de meta, outras chamam de objetivo. O que algumas pessoas chamam de objetivo, outras chamariam de KPI". A chave, explica ela, é decidir o que os termos significam em sua organização, explicar as definições para as principais partes interessadas e manter essas definições.
Como redigir metas
As metas formam a base de seu plano estratégico. Elas definem suas prioridades e iniciativas e, portanto, são elementos críticos e definem o que seu plano realizará. Alguns especialistas em planejamento usam o termo objetivos estratégicos ou prioridades estratégicas ao se referir às metas, mas para ficar claro, este artigo usará o termo "metas".
"[As metas] são o nível mais alto que contém várias declarações sobre quais são suas prioridades", explica Denise. Elas geralmente estão perto do topo da hierarquia do seu plano.
Cada meta deve refletir algo que você descobriu durante a fase de análise de seu processo de planejamento estratégico. As metas devem ser declarações precisas e breves, não narrativas longas. Por exemplo, suas metas podem ser as seguintes:
Eliminar o acúmulo de casos.
Custos de produção mais baixos.
Aumentar a receita total.
Cada meta deve ter um resultado declarado e um prazo. Pense na escrita da meta como uma fórmula: ação + detalhe da ação + uma métrica mensurável + um prazo = meta. Por exemplo, sua meta pode ser: aumentar a receita total em 5% em três áreas de produtos até o terceiro trimestre de 2020.
Outra maneira de ver isso: verbo (ação) + adjetivo (descrição) = substantivo (resultado). Um exemplo de meta: aumentar a arrecadação de fundos do site.
Suas metas devem alcançar um equilíbrio entre ser motivadora e tangível. Você quer esticar seus limites, mas não torná-los muito difíceis de superar. Toda a sua organização e as partes interessadas devem ser capazes de lembrar e entender suas metas.
Pense em metas com comprimentos variados. Algumas devem se extinguir em cinco a dez anos, outras serão mais curtas – algumas de forma significativa. Algumas metas podem até ser trimestrais, mensais ou semanais. Mas tenha cuidado para não criar muitas metas. Concentre-se nas que permitem que você foque no que é fundamental para o sucesso de sua empresa. Lembre-se, vários objetivos e várias etapas de ação virão provavelmente de cada meta.
Como redigir objetivos
Os objetivos são os caminhos, passo a passo, de como alcançar suas metas. Eles são definidos na declaração e no propósito sem nenhuma ambiguidade sobre alcançá-los ou não.
Suas metas são para onde você quer ir. Em seguida, você tem que determinar como chegar lá, através de alguns objetivos diferentes que apoiam cada meta. Observe que os objetivos podem abranger várias áreas.
"Você precisa que os elementos de implementação do plano sejam bem-sucedidos", diz Denise, acrescentando que algumas pessoas se referem aos objetivos como táticas, ações e muitos outros termos.
Os objetivos geralmente começam com as palavras "aumentar" ou "diminuir" porque são quantificáveis e mensuráveis. Você saberá quando alcançar um objetivo. Eles são itens de ação, frequentemente com datas de início e término.
Use o exemplo da meta citado anteriormente: aumentar a receita total em 5% em três áreas de produtos até o terceiro trimestre de 2020. Nesse exemplo, seus objetivos podem ser:
Aproximar-se de três novos clientes possíveis a cada mês.
Promover as três principais áreas de produtos no site e em boletins informativos por e-mail.
Pense na sigla SMART ao redigir os objetivos: torne-os específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais.
Discriminando ainda mais o processo, alguns planejadores estratégicos usam os termos estratégias e táticas para rotular maneiras de atingir os objetivos. Usando esses termos, as estratégias descrevem uma abordagem ou método que você usará para atingir um objetivo. Uma tática é uma atividade ou projeto específico que atinge a estratégia que, por sua vez, ajuda a atingir o objetivo.
Como escrever sobre capacidade, planos de operações, planos de marketing e planos financeiros
Depois de criar suas metas e seus objetivos, você precisa descobrir quem fará o quê, como você comercializará o que eles fazem e como pagará pelo que precisa fazer.
"Se optar por ignorar o processo [e não falar sobre capacidade e finanças], você precisa saber quais serão as consequências", explica Denise. "Se não considerar os custos ou receitas adicionais que seu plano gerará, você poderá criar um plano que não pode implementar."
Para alcançar todas as metas descritas em seu plano estratégico, você precisa das pessoas certas à disposição. Inclua uma seção em seu plano estratégico na qual você falará sobre a capacidade de sua organização. Você tem os membros da equipe para atingir os objetivos que descreveu para alcançar suas metas? Se não, talvez precise contratar pessoal.
O plano de operações mapeia suas iniciativas e mostra quem vai fazer o quê, quando e como. Isso ajuda a transformar suas metas e seus objetivos em realidade. Um resumo disso deve entrar em seu plano estratégico. Se você precisar de ajuda para redigir um plano de implementação abrangente para sua organização, este artigo pode guiar você pelo processo.
Um plano de marketing descreve como você atrai potenciais clientes e os converte em clientes reais. Você não precisa incluir todo o plano de marketing em seu plano estratégico, mas talvez queira incluir um resumo. Para obter mais informações sobre como redigir planos de marketing, este artigo pode ajudar.
Depois, temos as finanças. Todos nós gostaríamos de alcançar cada meta, mas às vezes não temos dinheiro suficiente para tal. Um plano financeiro pode ajudar você a definir suas prioridades. Confira esses modelos para ajudar você a começar um plano financeiro.
Como redigir indicadores de desempenho
Para saber se as metas descrita em seu plano estratégico estão sendo atingidas, você precisa de indicadores de desempenho. Esses indicadores mostrarão como é o sucesso e garantirão a prestação de contas. Infelizmente, os planos estratégicos tendem a falhar quando ninguém avalia periodicamente o andamento.
Os principais indicadores de desempenho (KPIs) podem mostrar como sua empresa está progredindo. Os KPIs podem ser medidas financeiras e não financeiras que o ajudam a mapear seu andamento e tomar medidas corretivas se as ações não estiverem se desenrolando como deveriam. Outros termos semelhantes aos KPIs incluem medidas de desempenho e indicadores de desempenho.
Os indicadores de desempenho nem sempre são financeiros, mas devem ser quantificados. Por exemplo, monitorar os visitantes de um site, clientes preenchendo um formulário de contato ou o número de propostas concluídas com negócios são todos indicadores de desempenho que mantêm você no caminho certo para alcançar suas metas.
Ao redigir seus indicadores de desempenho, preste atenção ao seguinte:
Defina com que frequência você precisa divulgar os resultados.
Todo KPI deve ter algum tipo de medida.
Liste uma medida e um período de tempo.
Observe a fonte de dados onde você obterá suas informações para medir e monitorar.
Jim da ASP tem algumas perguntas para você fazer a si mesmo sobre como escolher indicadores de desempenho.
Você está no controle da medida de desempenho?
A medida de desempenho apoia os resultados estratégicos?
Ela é viável?
Os dados estão disponíveis?
Quem está coletando esses dados e como isso será feito?
Os dados são oportunos?
É economicamente vantajoso coletar esses dados?
A meta é quantificável, e você pode medi-la ao longo do tempo?
Seus alvos são realistas e têm prazo definido?
Jim também diz que os indicadores de desempenho não podem se concentrar em apenas uma coisa em detrimento de outra. "Não desperdice o que te faz bem", diz ele. Ele acrescenta que o foco em um KPI pode prejudicar outras áreas do desempenho de uma empresa, de modo que atingir uma meta pode ser pouco abrangente.
Alguns indicadores de desempenho podem entrar em seu plano estratégico, mas talvez você queira definir outras metas para sua organização. Um painel de KPI pode ajudar você a configurar e monitorar seu desempenho, e para obter mais informações sobre a configuração de um painel de KPI, este artigo pode ajudar.
Divulgação de seu plano estratégico
Ao redigir seu plano estratégico, você deve pensar em como compartilhá-lo. Um plano não é bom se ele ficar em uma prateleira sem ninguém ler.
“After the meetings are over, you have to turn your strategy into action,” says Stefan Hofmeyer, an experienced strategist and co-founder of Global PMI Partners. “Get in front of employees and present the plan [to get everyone involved].” Hofmeyer explains his research has shown that people stay with companies not always because of money, but often because they buy into the organization’s vision and want to play a part in helping it get where it wants to go. “These are the people you want to keep because they are invested,” he says.
Decida quem deve obter uma cópia física de todo o plano. Isso pode incluir o gerenciamento, o conselho administrativo, os proprietários e muito mais. Faça o máximo para mantê-lo longe de seus concorrentes. Se distribuí-lo fora de sua empresa, recomendamos anexar uma renúncia de confidencialidade.
Você pode revelar seu plano às partes interessadas das seguintes maneiras:
Faça uma reunião para apresentar o plano pessoalmente.
Destaque o plano em um boletim informativo da empresa.
Inclua o plano na integração de novos funcionários.
Publique o plano na intranet dos funcionários juntamente com os principais destaques e uma maneira de monitorar o andamento.
Se fizer uma reunião, certifique-se de que você e outros principais planejadores estejam preparados para lidar com o feedback e a discussão que surgirão. Você deve ser capaz de defender seu plano e reforçar as principais áreas. A meta da distribuição é garantir que todos entendam o papel que têm em fazer do plano um sucesso.
Lembre as pessoas da missão, da visão e dos valores de sua empresa para reforçar sua importância. Você pode usar pôsteres ou outros métodos visuais para publicar pelo escritório. Quanto mais as pessoas sentirem que desempenham um papel importante no sucesso da organização, mais bem-sucedido você será em atingir os objetivos de seu plano estratégico.
Desafios na redação de um plano estratégico
Como mencionado, o planejamento estratégico é um processo e envolve uma equipe. Como em qualquer atividade de equipe, haverá desafios.
Às vezes, o consenso pode ter prioridade sobre o que está claro. A pressão dos colegas pode ser forte, especialmente se um chefe ou outro gerente é quem faz sugestões e as pessoas se sentem pressionadas a estar de acordo. Algumas pessoas podem se sentir relutantes em dar qualquer contribuição porque não acham que é importante para a pessoa que no final das contas decide o que entra no plano.
Problemas de equipe também podem ocorrer quando um ou mais membros não acham que o plano é importante ou não acreditam no processo. Os líderes da equipe precisam cuidar desses problemas antes que saiam do controle.
Preste atenção à cultura da sua empresa e à determinação que vocês têm enquanto grupo e adapte o processo de planejamento para se adequar de acordo. Você precisa encontrar o equilíbrio entre o processo e o produto final.
O processo de planejamento leva tempo. Muitas organizações não se dão tempo suficiente para planejar corretamente, e depois que você termina o planejamento, escrever o documento ou a apresentação também leva tempo, assim como a implementação. Não planeje tanto a ponto de ignorar como você vai colocar o plano em ação. Um sintoma disso é não alinhar o plano para se adequar à capacidade ou às finanças da empresa.
Jim explica que muitas organizações frequentemente se concentram demais no futuro e em alcançar suas metas que esquecem o que fez delas empresas fortes em primeiro lugar. A arquitetura de negócios é importante, o que Jim diz ser "construir as capacidades que a organização precisa para executar sua estratégia". Ele acrescenta que nada acontece se não houver profissionais de orçamento para fazer o trabalho necessário a fim de promover a mudança.
Tenha cuidado com as informações que coleta. Não pegue atalhos na fase de pesquisa, isso fará com que informações imprecisas apareçam adiante no processo. Além disso, não ignore informações negativas que você pode descobrir. Superar as adversidades é uma maneira de as empresas crescerem.
Cuidado com às copias de planos de anos anteriores ou de outras organizações semelhantes. Toda empresa é única.
E embora isso possa parecer óbvio, não ignore o que seu processo de planejamento aponta. Sua pesquisa pode mostrar que você não deve ir em uma direção que talvez queira ir.
Redação de diferentes tipos de planos estratégicos
O processo de planejamento estratégico será diferente com base em sua organização, mas os conceitos básicos permanecerão os mesmos. Quer você seja uma organização filantrópica, uma escola ou uma entidade com fins lucrativos, os planos estratégicos se voltarão para onde você está e como chegará onde quer ir.
Como redigir um plano estratégico para uma organização filantrópica
Para uma organização filantrópica, o propósito do plano estratégico é principalmente sobre como promover melhor a missão. É imprescindível garantir que a declaração da missão se encaixe com precisão na organização.
Além de uma análise SWOT e outras seções que entram em qualquer plano estratégico, uma organização filantrópica precisa ficar de olho em fatores dinâmicos, como o financiamento. Algumas fontes de financiamento têm limites para início e término. O planejamento estratégico é muitas vezes contínuo para organizações filantrópicas.
Uma organização filantrópica precisa fazer com que a comunidade se importe com sua causa. Em uma organização com fins lucrativos, o departamento de marketing trabalha para promover o produto ou os serviços da empresa para gerar novas receitas. Para uma organização filantrópica, no entanto, a transmissão dessa mensagem precisa fazer parte do plano estratégico.
Criar um método de avaliação e KPIs às vezes pode ser difícil para uma organização filantrópica, já que muitas vezes ela está focada em outras metas além do ganho financeiro. Por exemplo, uma coalizão de prevenção ao abuso de substâncias está tentando impedir que os adolescentes comecem a beber ou usar drogas, e provar que os métodos da coalizão funcionam é muitas vezes difícil de quantificar.
Esse modelo pode ajudar você a delinear visualmente o plano estratégico para sua organização filantrópica.
Baixe o modelo de plano estratégico para organizações filantrópicas
Como redigir um plano estratégico para uma escola
Redigir um plano estratégico para uma escola pode ser difícil devido à variedade de partes interessadas envolvidas, incluindo alunos, professores, outros funcionários e pais.
O planejamento estratégico em uma escola é diferente dos outros porque não há mercados a explorar, produtos a criar, clientes a buscar ou cronogramas ajustáveis. As escolas frequentemente estabelecem limites, missões e orçamentos.
Mesmo com as diferenças, o mesmo processo de planejamento e a mesma estrutura devem estar à disposição para as escolas como é para outros tipos de organizações.
Esse modelo pode ajudar sua universidade ou escola a esboçar seu plano estratégico.
Baixe o esboço de plano estratégico para universidade – Word
Como redigir um plano estratégico de cinco anos
Não há um tempo definido para um plano estratégico, mas cinco anos podem ser um período ideal. Em alguns casos, o planejamento anual pode manter você continuamente preso ao processo de planejamento, enquanto 10 anos podem significar algo muito distante.
Além das seções básicas que entram em qualquer plano estratégico, ao prever cinco anos no futuro, coloque pontos de verificação de um e três anos no plano para que você possa monitorar o andamento de modo intermitente.
Como redigir um plano estratégico de três anos
Embora o ponto ideal do planejamento estratégico seja muitas vezes de cinco anos, algumas organizações optam por criar planos de três anos. Olhar muito à frente pode ser assustador, especialmente para uma empresa nova ou dinâmica.
Em um plano de três anos, as metas e objetivos têm um prazo menor e você precisa monitorá-los com mais frequência. Incorpore esses pontos de verificação no plano.
"A maioria das organizações faz um plano de três a cinco anos agora porque reconhece que a tecnologia e as mudanças nos negócios são bastante dinâmicas hoje em dia", diz Jim.
Como redigir um plano estratégico departamental
O primeiro passo na elaboração de um plano estratégico para o seu departamento é prestar atenção no plano estratégico geral de sua empresa. Você quer ter certeza de que os planos estejam alinhados.
As etapas na criação de um plano para um departamento são as mesmas de um plano estratégico geral, mas a declaração de missão e visão, a análise SWOT, as metas, os objetivos e assim por diante são específicos apenas para as pessoas em seu departamento. Olhe para cada pessoa separadamente e considere suas principais competências, pontos fortes, capacidades e fraquezas. Atribua pessoas que serão responsáveis por determinadas tarefas e táticas necessárias para alcançar seus objetivos.
Se você tiver acesso a um plano de um ano anterior, veja como seu departamento se saiu no cumprimento das metas. Ajuste o novo plano conforme necessário.
Ao terminar seu plano departamental, certifique-se de enviá-lo a quem for responsável pelo plano geral de sua empresa. Prepare-se para fazer alterações.
Como redigir um plano estratégico para um projeto
Um plano estratégico é destinado para o quadro geral, não para um projeto específico de uma organização. Em vez de um plano estratégico, essa área se enquadraria no gerenciamento de projetos.
Se você tiver um projeto com falhas e precisar virar o jogo, este artigo pode ajudar.
Como redigir um plano estratégico pessoal
Criar um plano estratégico não é apenas para empresas. Você também pode criar um plano estratégico para ajudar a orientar sua vida profissional e pessoal. O principal é incluir o que é importante para você. Esse processo exige tempo e reflexão.
Esteja preparado para o que você descobrir sobre si mesmo. Como você olhará para seus pontos fortes e fracos, poderá ver coisas que não gosta. É importante ser honesto consigo mesmo. Uma análise SWOT sobre si mesmo lhe dará um feedback honesto se você permitir.
Comece olhando para sua vida como está agora. Você está satisfeito? O que você quer fazer mais ou fazer menos? O que você mais valoriza em sua vida? Não diga apenas família, felicidade e saúde. Vá mais fundo. Esse exercício ajudará você a esclarecer seus valores.
Depois de saber o que é importante para você, crie uma declaração de missão pessoal que reflita os seus valores mais estimados. Como acontece dentro de uma empresa, esta declaração ajudará na tomada de decisões futuras. Se algo não se encaixa em sua missão pessoal, você deve eliminar.
Usando as informações que você descobriu durante seu processo SWOT e de declaração de missão, crie metas alinhadas com seus valores. As metas podem ser amplas, mas não se esqueça de incluir itens de ação e prazos para ajudar você a alcançar suas metas.
Quanto à parte de avaliação, identifique como você se manterá comprometido e no caminho certo. Envolva uma pessoa para lembrar você sobre seu plano, lembretes de calendário, pequenas recompensas ao alcançar uma meta ou outro método que funcione no seu caso.
Veja abaixo um conselho adicional para planos estratégicos pessoais:
Há coisas que você pode controlar e coisas que não pode. Mantenha seu foco no que você pode colocar em prática.
Olhe para o positivo em vez de olhar para o que você vai abrir mão. Por exemplo, em vez de se concentrar em perder peso, concentre-se em ser mais saudável.
Não se envolva mais do que o necessário e não ignore os pequenos detalhes que ajudam você a atingir seus objetivos.
Não importa o que aconteça, não pense em contratempos e lembre-se de comemorar os sucessos.
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