O que é um fluxo de trabalho?
Simplificando, um fluxo de trabalho é um diagrama visual de um conjunto estruturado e predefinido de atividades que produzem um resultado desejado. Os fluxos de trabalho podem ser um avanço básico e sequencial das etapas ou uma série complexa de eventos que devem ocorrer em paralelo com dependências, regras e requisitos especificados. Em teoria, toda vez que você executa o mesmo fluxo de trabalho, você tem o mesmo resultado. Um fluxo de trabalho consiste nas etapas, nos recursos necessários para realizar as etapas (como sua equipe ou os equipamentos) e como isso interage. Os fluxos de trabalho descrevem os pontos de início e fim, a(s) direção(ões) do movimento, onde pode haver pontos de decisão, o que você espera para os resultados e as possíveis etapas substitutas. Por fim, a responsabilidade é atribuída a cada etapa.
Uma vez que os fluxos de trabalho estiverem em vigor, é um processo simples para otimizar os resultados. Torna-se mais fácil visualizar onde o desperdício pode ser eliminado e as eficiências criadas. Fluxos de trabalho bem-sucedidos podem ajudar a melhorar a comunicação dentro de sua equipe e medir o crescimento. No entanto, é importante lembrar que quando discutimos fluxos de trabalho, estamos falando sobre como os resultados de fato são realizados, não os protocolos que determinam o trabalho que está sendo feito.
No domínio do gerenciamento de projetos, os fluxos de trabalho são importantes porque trazem a capacidade de previsibilidade e medição dos resultados. Os gerentes de projetos adoram fluxos de trabalho porque, entre suas peças móveis cujo planejamento e coordenação constantes têm que acontecer, os fluxos de trabalho fornecem resultados esperados.
10 benefícios inesperados do uso de fluxos de trabalho
Os fluxos de trabalho economizam tempo e certamente garantem transparência e reprodutibilidade. Eles também podem fazer muito mais que isso. Pense nesses dez benefícios de incorporar fluxos de trabalho em seu gerenciamento de projetos.
- Os fluxos de trabalho reduzem o risco do projeto. Quando um projeto está em risco, sua complexidade é elevada e o número de membros da equipe pode aumentar. Os fluxos de trabalho podem garantir redução de atrasos no cronograma. Também podem ser responsáveis por reduzir possíveis disputas e custos ao limitar a necessidade de refazer o trabalho.
- Realizar a mudança organizacional. Quando uma equipe trabalha com coesão, limita a necessidade de interferência da gerência no lado do processo de negócios e pode fornecer uma melhor compreensão do fluxo de trabalho.
- A implementação de fluxos de trabalho pode levar a mudanças no processo. Como parte do desenvolvimento de um fluxo de trabalho, as empresas devem examinar seus processos atuais. Isso pode levar a melhorias e otimizações.
- Os fluxos de trabalho dão maior acesso à informação. Processos essenciais podem ser revistos em todos os momentos, garantindo que não haja obstáculos ou problemas. Essa supervisão permite que os gerentes de projetos determinem o quão bem o processo ocorrerá de ponta a ponta.
- Os fluxos de trabalho descrevem a responsabilidade do trabalho para pessoas diferentes. Em vez da sua equipe não ter certeza de qual é a responsabilidade de concluir uma tarefa ou onde estão suas próprias funções, o fluxo de trabalho define isso para eles.
- Melhora as estimativas do cronograma do projeto. Fornece aos gerentes de projetos uma base para estimar quanto tempo uma tarefa ou o projeto geral levará.
- Proporciona visibilidade. Os fluxos de trabalho são uma maneira de comunicar visualmente o processo às partes interessadas.
- Os gerentes podem se concentrar na estratégia. Quando um sistema está sendo executado sem problemas, os gerentes não precisam gastar tempo focando nas operações. Em vez disso, podem prestar atenção a outras partes de seu trabalho, o que pode promover o crescimento e o desenvolvimento dos negócios.
- Os fluxos de trabalho fornecem uma espécie de trilha de auditoria. Isso é especialmente válido ao usar um sistema de software de gerenciamento do fluxo de trabalho. São mantidos registros do progresso e da conclusão das tarefas, com detalhes pertinentes, como quem concluiu a ação, quando foi feita e as alterações feitas.
- As empresas podem introduzir regras. Em vez de as pessoas tomarem decisões quando surgem problemas, os fluxos de trabalho se referem às regras predefinidas. Isso elimina parte do trabalho de adivinhação, economizando tempo e aumentando a confiança na capacidade de trabalho da organização.
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Principais componentes dos fluxos de trabalho
Embora os modelos de fluxos de trabalho possam ter uma terminologia ligeiramente diferente, os componentes descritos abaixo são coerentes para cada método. Os profissionais podem descrever seus diagramas como informais ou formais. Fluxos de trabalho informais são simples, não precisam de um software especial e podem ser apenas um diagrama ou um fluxograma descrevendo uma sequência de etapas. Os fluxos de trabalho formais podem ser compostos por vários sistemas de software e chamados de pipelines analíticos. Cada componente ou etapa do fluxo de trabalho pode ser descrito em três parâmetros: entrada, transformação e saída.
- Entrada: os materiais e recursos necessários para concluir uma etapa.
- Transformação: um conjunto específico de regras que ditam como a entrada é recebida e o que é feito em relação a ela.
- Saída: os materiais e recursos produzidos pela etapa e que atuam como entrada para as próximas etapas.
Quatro componentes principais constituem a maior parte dos fluxos de trabalho. Ao formular fluxos de trabalho, cada um deve pelo menos ser composto por atores, atividades, resultados e estados.
- Atores são pessoas ou um equipamento responsável por pelo menos parte do trabalho.
- Atividades são tarefas ou processos de negócios que são realizados e representam uma única etapa lógica no processo. Quando as atividades são realizadas de maneira específica, são chamadas de “ação”. Uma atividade é estruturada de maneira apropriada para que a pessoa ou o equipamento realize antes de passar para a próxima. Quando os atores são associados a atividades em pares, isso é chamado de “tarefa”. Quando as condições de dependência são cumpridas, as tarefas são ativadas.
- Resultados são os produtos desejáveis de cada etapa.
- Estados ocorrem quando um projeto está entre processos. O controle de fluxo garante que o fluxo de processos esteja indo na direção prescrita de cada estado, com base na forma como eles são definidos.
Documentar o processo de fluxo de trabalho é fundamental para gerentes de projetos, profissionais e pesquisadores, pois oferece um roteiro para o futuro, aumenta a transparência e a reprodutibilidade e permite a análise de dados dentro do ciclo de vida dos dados. Especialistas na área recomendam capturar claramente como os dados são analisados e transformados.
A história dos fluxos de trabalho
Pode-se colocar a origem dos fluxos de trabalho na manufatura da década de 1920 e o estudo da organização racional. Pioneiros como Frederick Taylor e Henry Gantt, engenheiros mecânicos e primeiros “gerentes de projetos” estudaram como organizar o trabalho de forma eficiente e gráfica, especialmente na manufatura. Henry mais tarde adotou o harmonograma polonês e o transformou em um gráfico de Gantt para ajudar a acompanhar o trabalho. Os gráficos de Gantt são uma ferramenta útil para visualizar fluxos de trabalho ou para criar um cronograma para layout dos marcos, cronogramas e dependências.
Desde a manufatura, os “fluxos de trabalho” e essa organização racional de trabalho foram para os escritórios. Um livro de 1950, Office Methods, Systems, & Procedures, de I.A. Herrman, discute o uso de “diagramas de fluxo de trabalho” para resolver vários tipos de problemas. Em 1962, a tese de Carl Petri sobre um modelo matemático de distribuição foi apresentada. O modelo de rede de Petri acabou se tornando a lógica do processo de negócios para o design de sistemas de fluxo de trabalho e software. Na década de 1990, a diagramação básica e abrangente dos fluxos de trabalho evoluiu em sistemas de softwares específicos do setor que permitem um melhor controle do processo.
Teorias de melhoria do fluxo de trabalho
Existem muitas teorias que as empresas podem usar para melhorar seus processos. As filosofias básicas dessas teorias de melhoria levam em consideração a experiência, as necessidades e a entrada da empresa para criar os fluxos de trabalho mais direcionados.
- Six Sigma. Em poucas palavras, essa teoria divide um processo em detalhes menores. O Six Sigma ajudará a minimizar a variação, auxiliando na padronização do processo de fluxo de trabalho.
- Sistemas enxutos. O sistema Enxuto tem o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho do processo, procurando melhorias constantemente e maneiras de fazer mais com menos.
- Gerenciamento da qualidade total. Este sistema refina a qualidade em cada etapa para ajustar os processos.
- Reengenharia de processos de negócios (BPR). Uma metodologia que usa softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho como suporte à Reengenharia de processos de negócios (BPR).
- Teoria das restrições. Esta teoria se concentra em gerenciar obstáculos e avaliar as correções de gargalos, especialmente na manufatura, de seus fluxos de trabalho.
Exemplos de fluxos de trabalho em diferentes setores
Os fluxos de trabalho são tão diversos quanto os setores e as pessoas que os usam. Confira a seguir exemplos simples de como os fluxos de trabalho podem ser usados em vários setores.
- Recursos Humanos: os fluxos de trabalho podem determinar processos de novas contratações, como as licenças são processadas, requisitos anuais de treinamento e processos salariais.
- Manufatura farmacêutica: o uso de fluxos de trabalho no controle de qualidade de áreas como testes de matérias-primas, produção de medicamentos, embalagem de produtos, testes pós-fabricação e preparação de remessas.
- Atendimento ao cliente: um fluxo de trabalho que atribui investigações para reclamações de clientes.
- Militar: implanta o fluxo de trabalho para gerenciar uma situação hostil e seguir as regras de engajamento.
- Viagens: emprega um fluxo de trabalho para gerenciar reservas de passagens, hotéis, passeios e aluguel de automóveis de um cliente para uma agência de viagens.
- Saúde: um fluxo de trabalho gerencia o recebimento de uma prescrição de um médico durante seu preenchimento e a eventual coleta pelo paciente.
- TI: usa fluxos de trabalho para determinar como cada tipo de problema de software/hardware solicitado por um membro da equipe é resolvido.
Gerenciamento do fluxo de trabalho e software de BPM
O software de Gerenciamento de processos de negócios (BPM) integra fluxos de trabalho com vários outros aplicativos, sistemas, tecnologias e elementos humanos. O BPM representa vários fluxos e processos de trabalho e dá suporte ao ciclo total de melhoria do processo de negócios.
Qual a diferença entre o gerenciamento do fluxo de trabalho e o gerenciamento de projetos
O gerenciamento do fluxo de trabalho e o gerenciamento de projetos são conceitos semelhantes; estão relacionados, mas não são idênticos. O gerenciamento do fluxo de trabalho é a automação de processos de negócios. Esses processos de negócios são definidos, geralmente permanecem os mesmos (ou semelhantes) e ocorrem com frequência. O gerenciamento do fluxo de trabalho pode aplicar regularmente processos repetitivos com pequenas alterações. Por outro lado, o gerenciamento de projetos é um processo maior de coordenação, planejamento e manutenção do estado de fluxo constante e exigência de uma resposta às mudanças para projetos específicos e exclusivos. Muitas ferramentas, recursos e processos podem ser usados para alcançar a meta da organização e concluir o projeto.
Como funcionam os sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho
Sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho (WfMS) são sistemas de softwares que oferecem infraestrutura para organizar, acompanhar, controlar e coordenar o processo de negócios, conhecido como “fluxo de trabalho”. Um WfMS deve permitir que o usuário defina os fluxos de trabalho necessários com base em diferentes circunstâncias: trabalhos, processos e cenários. Além disso, muitos WfMS permitem a análise e medição dos processos para que as oportunidades de melhoria e agilização possam ser identificadas e realizadas.
Muitos WfMS possuem capacidade para encaminhamento automático, processamento automatizado, combinam vários sistemas e processos (que seriam) independentes em uma estrutura coesa, integram-se à infraestrutura existente e organizam produtos de várias fontes. Os WfMS também podem fornecer notificações e apresentar à próxima pessoa os dados necessários para concluir sua etapa e acompanhamento para tarefas não concluídas. Esses recursos aumentam o valor agregado do sistema de fluxo de trabalho.
Três tipos de fluxos de trabalho podem ser desenvolvidos por sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho, cujos usos dependem das necessidades do projeto. Referem-se a fluxos de trabalho sequenciais, fluxos de trabalho de máquina de estado e fluxos de trabalho orientados por regras.
- Um fluxo de trabalho sequencial é linear e progressivo, como um fluxograma. Esse fluxo de trabalho passa de uma tarefa ou processo a outro e não recua na sequência.
- Um fluxo de trabalho de máquina de estado é mais complexo do que um fluxo de trabalho sequencial e pode recuar na sequência se uma dependência exigir. Esses fluxos de trabalho vão de um “estado” para outro.
- Um fluxo de trabalho orientado por regras é essencialmente um fluxo de trabalho sequencial de alto nível. As “regras” determinam o progresso do fluxo de trabalho. Usam condições para decidir se as expressões são “verdadeiras” ou “falsas”, e as regras são modeladas com as expressões “se”, “então” ou “senão”.
Benefícios e recursos do software de gerenciamento do fluxo de trabalho
Os softwares de fluxo de trabalho ou mecanismos de fluxo de trabalho permitem que as empresas automatizem processos de negócios repetitivos garantindo os mesmos resultados (ou muito semelhantes) a cada vez. Empresas e gerentes de projetos precisam de soluções de software abrangentes e integradas que lhes proporcionem flexibilidade e responsabilidade para fazer seus trabalhos.
O melhor sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho é aquele que atende às necessidades da sua empresa. Algumas empresas oferecem sistemas “leves”, ou seja, o programa é mais simples ou mais rápido e tem menos componentes do que outras ofertas do mercado. Alguns especialistas em tecnologia dizem que esses sistemas “leves” são mais fáceis de usar e, às vezes, usam menos memória. Alguns sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho fazem parte de um sistema maior em geral, e correspondem apenas a uma pequena parte. A maioria dos especialistas em tecnologia afirma que, independentemente da sua escolha, os usuários devem ter uma plataforma que possa gerenciar todos os seus fluxos de trabalho.
A lista abaixo oferece uma visão geral dos recursos que podem ser encontrados nos softwares disponíveis atualmente. Especialistas em tecnologia recomendam determinar quais recursos são essenciais para seus processos de negócios e basear sua escolha em quais recursos estão disponíveis em cada um deles.
- Oferecem processos automáticos
- Adaptáveis e flexíveis (você pode alterar seu fluxo de trabalho caso a caso?)
- Oferecem dependências ilimitadas
- Permitem a execução paralela de etapas e ramificações
- Baseados em nuvem
- Baseados em tabelas (somente local)
- Quadros Kanban
- Oferecem diferentes modos de visualizar seus fluxos de trabalho
- Aproveitam a infraestrutura atual
- Integram-se com produtos do Microsoft Office
- Integram-se com SAP e outros serviços
- Integram-se com Java/Unix/Oracle
- Aprendizado/uso intuitivos
- Modelagem
- Medição – métricas no painel
- Baseados em KPI – fornecem relatórios analíticos
- Enviam notificações e alertas para a equipe
- Acesso e controles baseados em funções
- Trilha de auditoria
- Custo e cronograma de custos
- Código aberto
- CRM
- Acompanhamento do tempo e planilhas de horas
- Gerenciamento de recursos
- Acompanhamento da rentabilidade
- Portal do cliente
- Criação de faturas e formulários
- Baseados em SaaS
- Formulários e controle de orçamento
- Software de gerenciamento de documentos compatível
- Gráficos de Gantt
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