O que é um fluxo de trabalho de conteúdo?
Um fluxo de trabalho de conteúdo é uma série de etapas que você passa para planejar, desenvolver e gerenciar sua equipe e todo o conteúdo que ela cria. Ao criar um padrão e processo para sua equipe - através de um forte fluxo de trabalho de conteúdo - você ajuda a capacitar seus criativos e profissionais de marketing a se apropriar. Aqui está um fluxograma de marketing de conteúdo simples que mostra o fluxo de trabalho básico para um artigo.
O gerenciamento de conteúdo é diferente dele, mas é uma parte essencial do marketing de conteúdo. O marketing de conteúdo adota uma abordagem estratégica para criar e distribuir conteúdo relevante - páginas web, white papers, posts de blog - para o seu público. O gerenciamento de conteúdo é a maneira como você organiza, publica, armazena e revisa cada ativo. Pense assim: o gerenciamento de conteúdo é a maneira de estruturar seu conteúdo; o marketing de conteúdo avalia o desempenho desse conteúdo.
Obtenha um guia completo sobre sistemas de gerenciamento de conteúdo e as principais etapas na criação de uma estratégia de gerenciamento de conteúdo lendo "Gerenciamento de conteúdo 101: Descubra as melhores abordagens e técnicas." Desenvolva sua estratégia de marketing de conteúdo, completa com modelos para guiar você, lendo "Modelos gratuitos de estratégia de conteúdo e como usá-los para criar um plano de sucesso."
Por que você precisa definir seu fluxo de trabalho de conteúdo?
Todas as equipes de marketing de conteúdo usam fluxos de trabalho, mas nem todas as equipes aproveitaram o tempo para identificar ou atualizar claramente a lista de tarefas. Um fluxo de trabalho de conteúdo definido diz a todos no projeto qual é o processo, quando é sua vez nesse processo, o que eles devem fazer para entregar as necessidades do projeto e quando elas têm que ser entregues. Um fluxo de trabalho de conteúdo pode melhorar seu trabalho e sua vida profissional das seguintes maneiras:
- Organiza sua equipe
- Divide silos e agiliza a colaboração
- Aumenta a produtividade, eficiência e quantidade
- Melhora os resultados obtendo a melhor qualidade
- Reduz o estresse
- Economiza tempo evitando duplicação e revisões sem fim
- Faz o orçamento do tempo da equipe (e de cada membro da equipe)
- Mantém os projetos no caminho certo e dentro do cronograma, ajudando você a cumprir prazos
- Ajuda gerentes a identificar obstáculos
Começa com seu processo. "É extremamente útil criar modelos ou processos padrão e apenas duplicar para que você não esteja tendo que reinventar a roda todas as vezes", diz Kayla Pendleton, proprietária e fundadora da Make Her Mark, um espaço de trabalho compartilhado e comunidade para mulheres empreendedoras.
Fluxos de trabalho de conteúdo ajudam editores e todos os responsáveis pelo planejamento e gerenciamento de conteúdo, como gerentes de mídia social. Eles também ajudam as pessoas que produzem e revisam conteúdo, incluindo escritores, designers e revisores. Obtenha um guia completo sobre a função dos fluxos de trabalho no gerenciamento de projetos lendo "Economize tempo usando tempo: criando fluxos de trabalho."
Como desenvolver um fluxo de trabalho de marketing de conteúdo
Os fluxos de trabalho de marketing de conteúdo podem não atrair sua equipe da mesma forma que criar ideias de conteúdo criativo, mas o marketing de conteúdo não pode ter sucesso sem um fluxo de trabalho forte. Para definir qualquer fluxo de trabalho de marketing, identifique todas as tarefas e quanto tempo cada uma leva. Em seguida, liste todas as funções e responsabilidades dos membros da equipe. A etapa final é colocar as pessoas e tarefas em uma ordem lógica. O objetivo é desenvolver um processo sustentável para criar, publicar e distribuir novos conteúdos.
"Tudo começa com a quebra de tudo em projetos, listas de verificação e tarefas relacionadas", diz Pendleton. "O importante é não usar algo que acabe sendo uma lista gigante de tarefas. Essa é uma maneira garantida de ficar sobrecarregado(a)." Um dos maiores erros que você pode cometer, ela adverte, é escrever o que você precisa fazer sem pensar no quadro geral e no resultado que você quer.
"Eu literalmente às vezes apenas comecei desenhando no papel, ou pensando em meus projetos como se estivessem em um armário de arquivos. Se você está fazendo listas de tarefas, é como se você abrisse aquela gaveta, e se tudo fosse apenas um monte de papéis e não estivesse organizado, então você vai ficar totalmente sobrecarregado(a)," diz ela. "Onde se, em vez disso, você tiver tudo organizado, por projeto, data, tópico ou cliente, é como se você tivesse sua pasta organizadora com guias, notas, índices etc."
Para dar uma olhada passo a passo nos fluxos de trabalho de marketing, leia "O guia completo para fluxos de trabalho de marketing."
Escolha sua abordagem do fluxo de trabalho
Depois de reunir todas as suas tarefas, cronogramas e membros da equipe, é hora de organizar o fluxo de trabalho de uma maneira que funcione para sua organização. Existem três abordagens:
- Baseado em status: Organize seu fluxo de trabalho com base no status de um conteúdo.
- Baseado em tarefas: Organize seu fluxo de trabalho com base na tarefa necessária para um conteúdo.
- Raia de natação: Organize tarefas entre funções e ao longo do tempo.
Fluxo de trabalho baseado em status
Nesta abordagem, cada conteúdo é atribuído a um status, o que indica onde está o conteúdo e para onde ele vai a seguir no processo. Gerentes e editores de projeto estão fortemente envolvidos nas etapas individuais do fluxo de trabalho.
Você enfrentará alguns desafios se não projetar o fluxo de trabalho com cuidado - pode ser difícil ter uma visão completa do status geral do projeto. Os membros da equipe que não usam o sistema podem ficar confusos porque não estão familiarizados com o sistema. Evite isso recebendo entrada antecipada de sua equipe. Aqui estão algumas práticas recomendadas no uso de um fluxo de trabalho baseado em status:
- Defina claramente cada status para todos na equipe.
- Facilite que os membros da equipe se lembrem do que cada termo significa.
- Treine os membros da equipe para atualizar o fluxo de trabalho em cada estágio com o status correto para evitar a supervisão excessiva da gerência.
- Crie um sistema flexível que possa lidar com exceções ao fluxo de trabalho.
Fluxo de trabalho baseado em tarefas
Você pode achar que faz mais sentido definir seu fluxo de trabalho por função do que por status ou em ordem cronológica. Um fluxo de trabalho baseado em tarefas funciona como uma lista de tarefas. Os membros da equipe atribuem tarefas uns aos outros à medida que o conteúdo se move através do fluxo de trabalho, e os editores estão cientes de quem está trabalhando em cada tarefa, mas eles podem gastar menos tempo microgerenciando o status de cada tarefa no projeto.
Um desafio com essa abordagem é que um membro da equipe pode saber que foi designado para uma tarefa, mas pode não ter acesso a todas as informações necessárias para fazer o trabalho. Os fluxos de trabalho baseados em tarefas também podem não fornecer as metas estratégicas para o conteúdo, deixando escritores e designers para criar conteúdo que atenda ao prazo, mas requer uma revisão demorada para atender aos objetivos da campanha. Aqui estão algumas práticas recomendadas no uso de um fluxo de trabalho baseado em tarefas:
- Escreva a tarefa em linguagem clara.
- Certifique-se de que os membros da equipe saibam o que é esperado deles e forneça detalhes da tarefa e um prazo definido.
- Forneça um visual claro para que a equipe possa ver o progresso de várias tarefas, incluindo as tarefas que permanecem.
- Crie gatilhos que alertam os membros da equipe quando uma tarefa foi delegada a eles.
- Crie um sistema flexível que possa lidar com mudanças.
Abordagem da Raia de Natação
As raias de natação organizam projetos que incluem diferentes departamentos ou funções. Os diagramas normalmente exibem as funções nas colunas verticais e as tarefas nas linhas horizontais. Isso ajuda você a ver o que os membros da equipe estão fazendo, para que você evite duplicar tarefas e possa identificar obstáculos rapidamente. Você também pode ver a capacidade de uma equipe para lidar com tarefas adicionais.
Práticas recomendadas e dicas de especialistas
Os fluxos de trabalho de marketing de conteúdo mais eficazes combinam fluxos de trabalho baseados em status com listas de verificação baseadas em tarefas. À medida que você começa a definir seus fluxos de trabalho, certifique-se de incluir todas as etapas do processo de marketing de conteúdo. Esta lista de verificação pode ajudar você a ter certeza de que cobriu todas as bases.
Baixar a lista de verificação do fluxo de trabalho de marketing de conteúdo
Munido de todos os detalhes de seus fluxos de trabalho de marketing de conteúdo, agora você pode seguir essas dicas e práticas recomendadas:
- Configure um processo de ponta a ponta: Shakun Bansal, chefe de marketing da Mercer | Mettl, usa essas etapas. Primeiro, defina o objetivo ou o propósito do conteúdo, como percepção do produto ou liderança no pensamento. Obtenha dados internos sobre seu público-alvo para apoiar seu conteúdo. "As informações apoiadas por números funcionariam melhor do que o conteúdo sem ela, com as mãos sem contestação", diz ele. Em seguida, defina a estrutura, os sistemas e os processos para o fluxo de trabalho e crie seu calendário de conteúdo - concluído com prazos. A comunicação entre os departamentos é fundamental. "Configure reuniões de colaboração entre gerentes de marketing e de produtos e designers e tenha métricas definidas que significam sucesso ou fracasso", diz ele. Esses dados são fundamentais para orientar esforços futuros.
- Seja visual: gráficos de Gantt, cartões Kanban ou diagramas de modelo e notação de processo comercial (BPMN) dão à sua equipe uma exibição visual do fluxo de trabalho e do seu progresso.
- Seja flexível: nenhum fluxo de trabalho deve ser inalterável. A cada projeto, esteja disposto a adaptar seu fluxo de trabalho para acomodar novas circunstâncias. Certifique-se de que as ferramentas que você usa para acompanhar seu fluxo de trabalho possam lidar com as alterações durante o processo de marketing de conteúdo.
- Use as Ferramentas certas de fluxo de trabalho: Allison Hott, comerciante de conteúdo da Nameboy, ressalta a importância desta etapa. "As ferramentas de fluxo de trabalho de marketing ajudarão você a criar fluxos de trabalho de marketing detalhados e permitirão que você veja todas as tarefas e o progresso de seus membros da equipe em tempo real. Existem também ferramentas de fluxo de trabalho de marketing para áreas específicas de marketing, como a Hootsuite para fluxos de trabalho de marketing de mídia social."
Como encontrar seu melhor cronograma de trabalho
Um fluxo de trabalho não lista simplesmente a ordem e o tempo de cada tarefa - ele também inclui a entrega entre os membros da equipe e a carga de trabalho de cada pessoa. A sequência de etapas deve levar em conta os outros projetos sob a responsabilidade das pessoas. Aqui estão algumas táticas para ajudar você a construir seu cronograma de fluxo de trabalho:
- Seja realista sobre o tempo para cada tarefa: por exemplo, um escritor pode dizer que leva quatro horas para escrever o conteúdo. Saiba se isso é um bloco de quatro horas ou quatro horas ao longo de vários dias, ou se outros projetos impedem que este comece. Tenha uma boa fórmula para estimar a quantidade de tempo para cada tarefa no fluxo de trabalho.
- Comece com seu prazo e trabalhe para trás: Se você adiantar o cronograma com amplo tempo de pesquisa e escrita, talvez não tenha tempo para exames e revisões. Ou você perderá prazos porque tem que gastar tempo editando ou publicará trabalhos abaixo do padrão. Você sabe a data de publicação e sabe quanto tempo cada tarefa leva. Se você iniciar seu cronograma com a data de vencimento final, você pode ajustar o tempo de cada tarefa em ordem reversa e ainda cumprir seu prazo. Isso também ajuda você a sair do espaço no final do projeto para quaisquer revisões finais, em vez de publicar conteúdo que não está pronto.
- Saiba quando as tarefas são feitas: Seu fluxo de trabalho deve deixar claro que uma tarefa está concluída e está pronta para a próxima etapa do processo. Considere como você enviará esses alertas para que todos conheçam sua carga de trabalho e prazo.
- Mantenha todos informados: Comunique-se com todos os departamentos envolvidos em seu fluxo de trabalho, pois você precisa saber sua largura de banda para lidar com projetos de entrada. E você precisa mapear todas as dependências entre os departamentos para que toda a equipe possa ver os prazos interrelacionados.
Quais são as etapas do gerenciamento de projetos de marketing de conteúdo?
O marketing de conteúdo produz todos os tipos de conteúdo. Mas o maior desafio não é gerar o conteúdo - é estabelecer fluxos de trabalho para gerenciar as pessoas e prazos que criam as entregas. Você pode contar com uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos adaptada ao marketing de conteúdo:
- Primeira etapa: Ideia
- Segunda etapa: Planejar e Atribuir
- Terceira etapa: Criar
- Quarta etapa: Revisar e aprovar
- Etapa Cinco: Publicar e Promover
- Etapa Seis: Medir e Arquivar
Use este modelo de fluxo de trabalho de marketing de conteúdo para gerenciar seu próprio marketing de conteúdo. Ele inclui as etapas do processo, com espaço para você definir suas tarefas específicas do fluxo de trabalho, quanto tempo cada tarefa levará, quem é responsável por cada tarefa (por função ou nome) e quem revisará e aprovará cada tarefa.
Baixar o modelo do fluxo de trabalho de marketing de conteúdo
Por que você deve documentar seu fluxo de trabalho de marketing de conteúdo
Você não pode saber se seu fluxo de trabalho ajuda você a produzir conteúdo se ele não estiver documentado. Comece criando fluxos de trabalho para cada formato de conteúdo e compartilhando-os com todos os membros da equipe. Em seguida, acompanhe cada etapa para que todos possam ver o trabalho que você faz - você ganhará transparência e responsabilidade com sua equipe, sua organização e seus clientes. Você também terá esses benefícios documentando seu fluxo de trabalho:
- Padronize seu fluxo de trabalho: Todos trabalharão na mesma ordem, com as mesmas diretrizes, todas as vezes.
- Melhore seu processo: Veja onde você está fazendo ou perdendo prazos e identifique quaisquer obstáculos. Você poderá ver onde fazer revisões para agilizar seu processo.
- Crie uma base de conhecimento: nenhum membro da equipe é o único guardião do conhecimento, a pessoa de quem você depende para dizer como as coisas funcionam. Agora você tem um processo padrão que não é mais vulnerável se um membro da equipe sair.
- Facilite a integração: Se a sua integração depende de uma pessoa dizer a outra pessoa como as coisas funcionam, você cria variação no que você faz. Os fluxos de trabalho padrão garantem que os novos membros da equipe obtenham todas as informações necessárias para cumprir seus prazos e seus padrões.
Automatize seu processo de criação de marketing de conteúdo
À medida que você define e documenta seu processo de criação de marketing de conteúdo, você descobrirá tarefas mundanas e repetitivas que consomem o valioso tempo de sua equipe. Automatizar essas tarefas elimina o caos da criação de conteúdo, simplifica seu processo, reduz os erros e agiliza as entregas.
Brian Koenig, especialista sênior em marketing digital da Smile Marketing, alerta para o uso de software que não seja fácil de usar. "Isso poderia levar os membros da equipe a voltar para o e-mail e outras formas tradicionais de comunicação. Por sua vez, os principais componentes de um projeto podem se perder na confusão de outros projetos e tarefas."
Fluxos de trabalho automatizados para sua criação de marketing de conteúdo lhe dão flexibilidade sem caos. Por exemplo, considere usar um modelo para suas solicitações de marketing de conteúdo. O formulário permitirá que a pessoa que faz a solicitação escolha entre temas, tópicos e tipos de conteúdo padrão. A pessoa que revisa o formulário pode adicionar pesquisas de palavras-chave relevantes para que o escritor tenha um ponto de partida. O gerente pode adicionar datas-chave para o calendário de conteúdo e a equipe digital que publica o conteúdo sabe o que está a caminho.
Explore mais maneiras de usar a automação lendo "Como a automação do fluxo de trabalho pode tornar sua organização mais eficiente."
Ferramentas de gerenciamento de marketing de conteúdo para simplificar seu fluxo de trabalho
Uma série de ferramentas e softwares podem ajudá-lo a produzir conteúdo de alta qualidade que se encaixa em seu fluxo de trabalho e cumpre seus prazos.
- Gerenciamento de conteúdo: Um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) facilita a escrita, edição e publicação de conteúdo. Você também pode considerar ferramentas especializadas como sistemas de gerenciamento de ativos digitais (DAM). As opções incluem WordPress, Squarespace e Wix.
- Painéis de controle: Painéis de controle de marketing de conteúdo dão a você um resumo de como suas campanhas estão indo. Eles coletam os principais indicadores de desempenho (KPI) e outros dados de uma série de fontes e os exibem em um local central, usando visuais e texto. Aqui estão algumas ferramentas de painel a considerar: Cyfe, GoodData, Qlik, Sisense, ClearStory Data, Databox e Segment. Saiba mais sobre como definir KPIs e criar painéis de controle neste guia.
- Calendários Editoriais: Calendários mantêm todos no caminho certo com seu cronograma de publicação. Muitos sistemas de gerenciamento de conteúdo e projetos, como WordPress, DivvyHQ e Kapost, têm uma função de calendário. Smartsheet tem uma coleção de calendários editoriais, incluindo um calendário de marketing de conteúdo.
- Gerenciamento de projetos e fluxos de trabalho: É preciso muita organização para coordenar tarefas e prazos. O software ajuda você a agilizar e digitalizar seus processos, bem como a colaborar e coordenar.
- Mídia Social: Ferramentas fortes de mídia social o ajudam a planejar, otimizar e compartilhar mais conteúdo através dos canais. Você pode se concentrar na criação de conteúdo e deixar as ferramentas lidarem com os aspectos técnicos.
Stuart Leung, vice-presidente de marketing da Breazy, diz: "O Hootsuite é uma ótima ferramenta para aqueles que querem aumentar seu engajamento nas mídias sociais. Ele pode ser gerenciado por vários membros de sua equipe e permitir que você delegue as tarefas para cada um deles. Você também pode gerenciar várias plataformas de mídia social ao mesmo tempo e agendar postagens com antecedência. Quando você cria novas estratégias, você pode visualizar suas análises e utilizar os recursos de relatórios se quiser um documento profissional sobre seu progresso nas mídias sociais." Considere Yoast e Ahrefs para escrever conteúdo focado em SEO e pesquisa de palavras-chave. O Buffer o ajuda a agendar posts em todas as plataformas. Além de uma plataforma de software on-line, o Mailchimp é integrado com lojas de e-commerce e plug-ins.
- Edição e Revisão: Rahul Khosla, diretor da Point & Quack Web Design, diz que começa com a escrita. "Uma parte fundamental do nosso sucesso é ter redatores em mãos para indústrias separadas. Nos últimos anos, construímos cuidadosamente uma grande variedade de escritores para os quais sabemos que são críveis de escrever, dentro das respectivas indústrias. Notamos que realmente é um longo caminho, não apenas para nossos clientes verem, mas também seus rankings do Google - já que as informações são relevantes."
Outra dica para encontrar escritores: "Se você vê um artigo on-line e ama a maneira como é escrito, faça uma conexão com esse autor no Twitter ou no LinkedIn. Além disso, esse escritor já está estabelecido, o que pode percorrer um longo caminho." Embora nada possa substituir outro conjunto de olhos em seu conteúdo, algumas ferramentas podem ajudar em alguns dos trabalhos. Khosla recomenda a Grammarly, uma ferramenta automatizada para verificar e corrigir a maioria dos problemas de gramática, e o Copyscape para verificar duas vezes contra plágio. Hemingway marca sua escrita, para que você saiba qual o nível de grau que seu artigo atingirá. Os escritores podem carregar seu conteúdo em Boom Essays, onde pode ser editado por outro escritor. - Visual: seu conteúdo compete com milhões de imagens e vídeos todos os dias. Você precisa de uma estratégia inteligente e flexível para alcançar seu público-alvo e ferramentas que o ajudem a executar essa estratégia rapidamente. Use o Visio da Microsoft, parte da suíte Office, para diagramas e gráficos de vetor. Canva e Skitch são ferramentas fáceis de usar para criar designs para conteúdo web e imagens de mídia social. Animoto usa uma ferramenta de arrastar e soltar para ajudá-lo a fazer vídeos de aparência profissional de forma rápida e fácil.
- Sistemas e Software de Influenciadores: O marketing de influenciadores, às vezes chamado de marketing defensor, usa pessoas com um grande público de seguidores para promover produtos e conteúdos. Celebridades, gurus das mídias sociais, youtubers e outros tomaram o lugar do marketing tradicional boca-a-boca na era digital. Algumas plataformas e softwares que fornecem conteúdo para várias fontes incluem GaggleAMP, dlvr.it e Triberr.
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