O que é um termo de abertura de projeto no Six Sigma?
Um termo de abertura de projeto no Six Sigma é um documento de duas páginas que descreve um projeto de melhoria de processo. O termo de abertura contém informações baseadas em dados que explicam a necessidade do projeto. Uma vez aprovado, o documento se torna a principal referência da equipe Six Sigma.
Assim como os termos de abertura de projeto tradicionais, um termo de abertura Six Sigma é o documento inicial que comunica o propósito de um projeto. É também um documento vivo que a equipe atualizará e revisará ao longo do ciclo de vida do projeto.
Tanto os termos de abertura de projeto tradicionais quanto os de projetos Six Sigma compartilham os seguintes elementos-chave:
- Contrato: documenta um acordo entre a equipe do projeto e a gerência.
- Alinhamento: alinha as metas do projeto com as de toda a organização.
- Estudo de viabilidade: descreve o estudo de viabilidade do projeto.
- Esboço: fornece um amplo esboço do projeto.
- Visão geral: descreve os objetivos, os recursos necessários e o cronograma do projeto.
- Escopo do projeto: define o escopo do projeto.
- Ponto de referência: serve como um ponto de referência em todo o projeto.
Ao contrário de um termo de abertura de projeto tradicional, um termo de abertura Six Sigma requer uma equipe certificada na metodologia Six Sigma para prepará-lo e executá-lo.
Além de alcançar as metas descritas acima, o termo de abertura de projeto Six Sigma conterá:
- Certificações Six Sigma e funções: designe os membros da equipe designados para o projeto e inclua a respectiva certificação Six Sigma e função no projeto.
- Metodologia Six Sigma: identifique as ferramentas e métodos Six Sigma que você planeja usar para refinar os processos executivos.
- Declarações Six Sigma: identifique as melhorias do processo que o projeto realizará e descreva quaisquer problemas potenciais de implementação.
O que é um termo de abertura de projeto Lean Six Sigma?
Um termo de abertura de projeto Lean Six Sigma se parece com um termo de abertura Six Sigma. Alguns especialistas acreditam que não há diferença significativa entre os dois. Outros explicam que os termos de abertura Lean se concentram em evitar problemas em vez de fazer melhorias incrementais.
A diferença entre os dois é sutil. Semelhante a um termo de abertura Six Sigma, os métodos e ferramentas do Lean Six Sigma ajudam as equipes a eliminar o desperdício em um processo. O termo de abertura do Lean reflete essa abordagem nas metas.
"Os dois termos de abertura são iguais em estrutura, mas diferentes nas metas", explica Mahmoud Al-Odeh, professor de gerenciamento de operações e tecnologia na Bemidji State University. "O termo de abertura do Lean Six Sigma inclui metas relacionadas à eliminação de desperdícios e atividades que não agregam valor. O termo de abertura de projeto Six Sigma inclui a redução da variação no processo para atingir um nível Six Sigma, ou 3,4 defeitos por 1 milhão de oportunidades."
Para preparar um termo de abertura de projeto Lean Six Sigma, comece com um modelo padrão de termo de abertura de projeto Six Sigma. Elabore uma declaração de meta Lean que vise a prevenção de problemas ou a prevenção preventiva de desperdícios. Uma declaração de meta Lean poderia ser: "Identificaremos e removeremos todas as etapas não essenciais entre a admissão e o exame, como formulários e papelada repetitivos, para reduzir o tempo de espera do paciente em 10 minutos".
No entanto, George Eckes, autor de cinco livros sobre Six Sigma e com mais de 30 anos de experiência em consultoria no Lean Six Sigma, gerenciamento de processos e melhoria de processos, não acredita que haja uma diferença significativa entre os dois tipos de termo de abertura.
"Para alguns puristas, o Six Sigma visa exclusivamente a redução da variação, enquanto o Lean visa a melhoria", explica. "Não sou purista. Entre as milhares de equipes de projeto que treinei, 100% dos termos de abertura refletiam uma melhoria na eficácia (isto é, redução da variação em relação a alguma meta), ao mesmo tempo em que melhoravam a eficiência (por exemplo, redução do tempo de ciclo). Portanto, não há diferença para mim entre um termo de abertura Lean Six Sigma e um termo de abertura Six Sigma."
Quem prepara um termo de abertura de projeto Six Sigma?
Um titular do projeto prepara o termo de abertura de projeto Six Sigma. Este membro da equipe assume o processo e coordena uma equipe de Cinturões Verdes e Pretos certificados em Six Sigma. Ele também conta com especialistas no assunto para fornecer informações relevantes sobre o projeto.
Com exceção dos SMEs, todos os membros da equipe que trabalham no termo de abertura devem ter uma certificação Six Sigma.
Estas são as diferentes funções de equipe, conforme Eckes:
- Titular do projeto: é o proprietário do processo e um contato entre a gerência e a equipe do projeto. A principal responsabilidade do titular atribuído é criar o termo de abertura. Eckes sugere o nome termo de abertura preliminar, a fim de reforçar o conceito de que "o termo de abertura é um documento vivo e será modificado pelo titular ao longo do tempo com os dados recém-coletados".
- Cinturão Preto ou Cinturão Verde: o titular do projeto designa um Cinturão Preto ou Cinturão Verde como líder da equipe. Um Cinturão Preto lidera os projetos em período integral, enquanto um Cinturão Verde os lidera em período parcial. Eckes explica que "são necessários mais recursos para que as empresas tenham Cinturão Pretos. A maioria das equipes não tem esses recursos, então eles usam Cinturões Verdes. Os Cinturões Verdes mantêm empregos regulares e se tornam um Cinturão Verde ao longo da duração do projeto."
- Membros da equipe: muitos dos membros da equipe que contribuem para o termo de abertura Six Sigma não são treinados na metodologia Six Sigma. Esses membros da equipe são SMEs e conduzem a maior parte do trabalho do projeto. Eles trabalham em estreita colaboração com o líder da equipe e titular do projeto.
- Cinturão Preto Mestre: assessora a organização nas práticas Six Sigma. "A maioria das organizações tem alguns Cinturões Pretos Mestres que podem atuar como membros ad hoc da equipe, auxiliando cada membro da equipe, Cinturão Preto ou Cinturão Verde com as ferramentas mais difíceis do Six Sigma", diz Eckes.
Cada organização terá uma estrutura de equipe única, dependendo de seus recursos. Por exemplo, algumas empresas podem ter vários Cinturões Verdes e nenhum Cinturão Preto. Neste caso, os Cinturões Verdes trabalharão com o titular do projeto e o Cinturão Preto Mestre.
Como preparar um termo de abertura de projeto Six Sigma
Um termo de abertura de projeto Six Sigma leva até seis semanas para ser preparado, dependendo do tamanho do projeto. O titular do projeto organiza a equipe e reúne os dados em um documento curto. Os titulares estabelecem contato com a gerência e as partes interessadas para cada atividade.
As etapas para escrever um termo de abertura de projeto Six Sigma são semelhantes ao processo para outros termos de abertura de projeto. Uma diferença fundamental é que os termos de abertura de projeto Six Sigma designarão as funções e responsabilidades com base na metodologia Six Sigma.
Como faria com qualquer projeto, o titular organiza e monta o termo de abertura durante a primeira fase do projeto. Isso é realizado quando eles usam qualquer uma das metodologias Six Sigma: DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar) ou DMADV (definir, medir, analisar, projetar, verificar).
O DMAIC é o método mais popular para projetos Six Sigma. Durante a fase de definição, o titular do projeto lidera as seguintes atividades:
Colete os dados
O titular do projeto atribui a responsabilidades pela coleta de dados aos Cinturões Verdes ou Negros. Essa equipe trabalha por algumas semanas para coletar todos os dados em suporte ao projeto. O titular então insere as informações coletadas em um modelo de termo de abertura e trabalha com a equipe para ajustar o documento.
Pondere as prioridades concorrentes
A equipe identifica, pondera e prioriza todas as tarefas do projeto. Essa atividade ajuda a maximizar o tempo da equipe e a gerenciar o aumento do escopo. As equipes usam um gráfico de quadrante, denominado gráfico PICK (possível, implementar, desafiar e matar) ou matriz de recompensa, para determinar quais ações proporcionam o maior retorno enquanto usam menos recursos.
Para usar um gráfico PICK, crie um gráfico com quatro quadrantes, como você vê na imagem acima. Em seguida, discuta e coloque cada atividade do projeto no gráfico.
Estes são os quatro quadrantes de um gráfico PICK e o que eles representam:
- Possível: itens de baixa dificuldade e baixo retorno que são possíveis de serem realizados.
- Implementar: itens de baixa dificuldade e alto retorno que são imperdíveis para o projeto.
- Desafio: itens de alta dificuldade e alto retorno que serão um desafio, mas podem valer a pena o risco.
- Matar: itens de alta dificuldade e baixo retorno que não fazem sentido assumir e devem ser eliminados.
Inclua quaisquer itens da seção Implementar nas atividades do seu projeto. Remova todos os itens da seção Matar. Por fim, lidere uma discussão em equipe sobre os itens nas outras duas áreas antes de decidir quais incluir no projeto.
Revisão
Antes de apresentar o documento à gerência, o titular do projeto edita e analisa o termo de abertura e solicita quaisquer dados de suporte adicionais às partes interessadas.
Enviar para aprovação
O titular envia o termo de abertura finalizado ao patrocinador do projeto. O patrocinador busca consenso de todas as partes interessadas antes de aprovar o projeto.
Programe atualizações formais e informais
Depois que a gerência aprovar o projeto, o titular deve ser diligente em revisar o termo de abertura regularmente. Eckes ressalta a importância de manter o documento atualizado. "É importante que o titular do projeto revise constantemente o termo de abertura para fazer alterações, de modo que ele permaneça um documento vivo e vibrante, em vez de algo que é feito no início do ciclo de vida da equipe do projeto e depois só acumula poeira", diz ele.
Eckes recomenda programar atualizações formais e informais do termo de abertura: "Depois que a equipe coletar os dados, cerca de 4 a 6 semanas antes, o titular do projeto deve revisar formalmente o termo de abertura e fazer modificações com base nos dados coletados".
O que incluir em um termo de abertura de projeto Six Sigma
Um termo de abertura de projeto Six Sigma inclui seis elementos principais: estudo de viabilidade, declaração de problema ou oportunidade, declaração da meta, escopo, cronograma e marcos e, também, membros da equipe. Alguns termos de abertura combinam cronograma, marcos e membros da equipe em uma única categoria.
Os elementos do termo de abertura de projeto Six Sigma usam os mesmos títulos dos elementos do termo de abertura de projeto tradicional. A seguir estão as visões gerais dos diferentes elementos do termo de abertura de projeto com dicas de especialistas sobre como redigir cada um deles.
Seis estudos de viabilidade Sigma
Um estudo de viabilidade Six Sigma descreve o problema que o projeto abordará. É um argumento que explica por que a empresa deveria assumir o projeto. O caso inclui como o projeto afeta a organização e o que acontecerá se o projeto não for selecionado.
Um estudo de viabilidade é uma declaração não quantitativa que estabelece o propósito e a direção da equipe Six Sigma. Ele detalha a necessidade do projeto e o custo de oportunidade de recusar o projeto. Um estudo de viabilidade convincente é breve, geralmente uma declaração de duas frases, e articula a visão do projeto.
De acordo com Eckes, um estudo de viabilidade deve responder às seguintes perguntas:
- Como este projeto afeta os objetivos estratégicos empresariais da organização?
- Por que esse projeto vale a pena agora?
- Quais são as consequências de não fazer este projeto agora?
Dica: Eckes adverte contra o uso de dados no estudo de viabilidade. "A maioria dos peritos tenta fazer muito e começa a compartilhar dados no caso do negócio. O estudo de viabilidade não é quantitativo", diz ele.
Declaração de problema Six Sigma
Uma declaração de problema Six Sigma articula o problema central que o projeto resolverá. A declaração quantifica um problema de processo existente. Se a declaração identificar uma nova oportunidade de melhoria em vez de uma dificuldade existente, ela será chamada de declaração de oportunidade.
Eckes incentiva as equipes a criar a declaração de problema, mesmo que algumas informações estejam ausentes. "Não há problema em deixar espaços em branco na declaração de problema, pois a equipe pode não ter dados específicos no início do projeto", diz ele. "Por exemplo, aqui está uma declaração de problema de um de nossos clientes: Desde ______, a Gamma Alpha gastou _______ processando pedidos de empréstimo com uma precisão de _________. Isso resultou em um aumento de _______ nos custos de mão de obra, ________ de realização negativa dos objetivos de crescimento e ________ de margem operacional."
Ele também desencoraja as equipes a tentar identificar a origem do problema na declaração de problema. "Um dos erros mais comuns que uma equipe de projeto enfrentará ao criar a declaração do problema é não declarar o problema em termos neutros," ele diz. "Eles incluem impulsivamente sua experiência sobre qual é a causa ou solução percebida. Sempre que você vir a frase devido a, é porque a equipe cedeu à impulsividade de incluir a causa-raiz."
Declaração de escopo Six Sigma
A declaração de escopo define os limites do projeto para a equipe Six Sigma. Ela detalha o que está dentro e fora do escopo. Uma declaração de escopo efetiva é precisa quanto ao trabalho que a equipe fará ou não no projeto.
Uma declaração de escopo mal construída leva ao aumento do escopo, que Eckes diz ser o segundo motivo mais comum para o fracasso dos projetos, depois da dinâmica desfavorável da equipe. Use um modelo de declaração de escopo, inclua os entregáveis e informe o que está dentro e fora dos limites da equipe do projeto.
Eckes também recomenda incluir informações que a equipe do projeto deve saber para que possa reconhecer rapidamente quando estiver trabalhando em algo fora dos limites do projeto. Primeiro faça um brainstorming dos critérios (isto é, região geográfica, tipos de fornecedores, tipos de clientes, tipos de produtos, elementos do processo) e, em seguida, divida os critérios em um grupo de escopo interno e um grupo de escopo externo. Especifique exatamente o que está fora do escopo. Por exemplo, se a região geográfica é um critério, a declaração de escopo precisa especificar quais países estão dentro e fora do escopo
Declaração de meta Six Sigma
Uma declaração de meta Six Sigma identifica o alvo do projeto e articula o que ocorrerá assim que a equipe resolver o problema. Essa parte do termo de abertura de projeto deve incluir informações quantificáveis e mensuráveis.
A declaração de meta deve se concentrar no resultado previsto do projeto, não na abordagem que você empregará para resolver o problema. Escreva a meta usando uma ferramenta como as metas SMART.
Eckes enfatiza a importância de garantir que cada elemento do termo de abertura tenha uma conexão clara com os elementos anteriores. A declaração de meta deve se referir à declaração de problema e ao estudo de viabilidade. "No nosso exemplo de estudo de viabilidade", diz Eckes, "declaramos que tínhamos um problema com a precisão e o tempo de decisão sobre empréstimo. Portanto, nossa declaração da meta deve refletir a melhoria na precisão e no tempo de decisão."
Cronograma e marcos Six Sigma
Um cronograma Six Sigma descreve a linha do tempo e identifica todos os membros da equipe do projeto. Divida o cronograma em fases e marcos. Isso ajudará você a acompanhar o progresso assim que iniciar o projeto.
Aplique a estrutura DMAIC ao estimar o cronograma. Para cada fase, inclua uma visão geral de alto nível dos recursos relevantes e das pessoas que influenciam o trabalho. Determine os marcos importantes dentro e no final de cada fase.
Se você for o titular do projeto, defina um cronograma razoável com expectativas realistas da equipe. Eckes lembra aos líderes que "a equipe não está apenas trabalhando em um projeto, mas aprendendo novas ferramentas e técnicas. Dê a eles tempo adequado para concluir o projeto com sucesso. Os membros das equipes de projeto têm trabalhos de rotina que não vão desaparecer e agora têm a responsabilidade de fazer duas coisas. Eles podem esperar dedicar 20 a 30% do seu tempo no projeto, desde que tenham alguma experiência ou conhecimento em gerenciamento de projetos."
Membros da equipe Six Sigma
Os membros da equipe Six Sigma são todos os que trabalham no projeto. Documente a função, a responsabilidade e as informações de contato de cada membro. Os membros da equipe incluem Cinturões Verdes, Cinturões Pretos, patrocinadores e especialistas no assunto.
Dica profissional: Al-Odeh recomenda o desenvolvimento de um plano de comunicação para influenciar preventivamente a dinâmica efetiva da equipe e o sucesso do projeto.
Elementos adicionais do termo de abertura de projeto
Assim como os termos de abertura tradicionais, o termo de abertura Six Sigma incluirá:
- Informações gerais: anote o título do projeto, a data de início e a data de término prevista. Adicione qualquer informação esclarecedora que a equipe possa achar útil.
- Fatores essenciais para o sucesso: liste os fatores potenciais que podem afetar a conclusão bem-sucedida do projeto (isto é, restrições financeiras, de recursos ou de tempo, ou tempo para treinar e desenvolver a equipe).
- Benefícios financeiros: especifique quaisquer benefícios financeiros que o projeto terá para a empresa, bem como o custo de oportunidade de não concluir o projeto.
- Riscos, restrições e suposições: preveja possíveis eventos ou dependências que possam afetar a execução, o cronograma, o orçamento ou a qualidade do projeto. Avalie as suposições da equipe.
Formato de termo de abertura de projeto Six Sigma
Você pode formatar um termo de abertura de projeto Six Sigma de várias maneiras. A equipe geralmente coleta os dados na ordem apresentada no termo de abertura. Todos os formatos de termo de abertura contêm as informações gerais do projeto, estudos de viabilidade, marcos, partes interessadas, declaração de escopo e declaração de problema.
Al-Odeh recomenda usar o seguinte formato:
| Área do termo de abertura | Itens a abordar na seção |
|---|---|
| Informações gerais |
|
| Estudo de viabilidade |
|
| Declaração de escopo |
|
| Cronogramas e marcos |
|
Membros da equipe |
|
| Estratégias de monitoramento |
|
Dica: use a estrutura DMAIC para ajudar a dividir o cronograma nas seguintes fases:
- Defina: articule as metas, o escopo e como corrigir um problema.
- Meça: colete dados para medir o estado atual do processo.
- Analise: analise os dados coletados para entender as causas básicas do problema.
- Melhore: faça mudanças no processo para melhorar a produtividade. Durante esta fase, a equipe testa e verifica quaisquer alterações para monitorar a efetividade.
- Controle: garanta que projetos futuros implementem as mudanças no processo.
Modelos de exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para o setor
Reunimos uma lista abrangente de exemplos de termos de abertura de projeto Six Sigma, bem como um modelo em branco. Cada termo de abertura inclui um exemplo específico do setor de um estudo de viabilidade e declarações de problema, escopo e meta para um projeto de melhoria de processos Six Sigma
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para o setor de saúde
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Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para o setor de saúde descreve uma iniciativa para melhorar as taxas de tempo de alta de pacientes de uma unidade de tratamento de câncer de um hospital.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para fabricação
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Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para o setor de fabricação descreve um projeto que visa corrigir um processo que causa defeitos em uma linha de montagem geral.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para o setor farmacêutico
Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma demonstra como você pode usar os métodos Six Sigma para melhorar os processos de aquisição e documentos de requisição entre distribuidores e empresas.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para o varejo
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Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma descreve o plano de uma loja de varejo nacional para modificar táticas de vendas no local e métodos de treinamento, a fim de melhorar as conversões de vendas regionais.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para TI
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Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para TI descreve um esforço para melhorar o sistema interno de emissão de ordens de trabalho de um departamento de TI.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para aviação
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Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para aviação descreve um plano para atualizar e dimensionar o programa de vouchers de uma companhia aérea.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para organizações sem fins lucrativos
Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para organizações sem fins lucrativos mostra como uma organização de impacto social usa o Six Sigma para capitalizar uma oportunidade de expansão de um programa para jovens.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para ensino superior
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Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para ensino superior descreve um esforço para agilizar o processo de afunilamento de admissões em uma pequena faculdade particular, a fim de aumentar o envolvimento e a matrícula de alunos em potencial.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para restaurantes
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Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para restaurantes descreve o plano de um restaurante local para melhorar um processo de pedidos de suprimentos desorganizado e que gera desperdícios, a fim de aumentar as margens de lucro.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para o setor imobiliário
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Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para o setor imobiliário descreve um esforço para melhorar a assinatura de documentos de uma agência imobiliária e os processos de integração do cliente.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para mídia
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Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para mídia descreve um plano para aumentar a eficiência das campanhas de marketing e do processo de seleção de canais de uma empresa de mídia em crescimento.
Exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para construção
Baixar o exemplo de termo de abertura de projeto Six Sigma para construção – Microsoft Word
Esta amostra de termo de abertura de projeto Six Sigma para construção descreve um projeto destinado a aumentar a eficiência do trabalho da equipe de construção de uma empresa desse setor.
Modelo em branco de termo de abertura de projeto Six Sigma
Baixar o modelo em branco de termo de abertura de projeto Six Sigma
Microsoft Excel | Microsoft Word
Crie um termo de abertura Six Sigma para o seu projeto com este modelo abrangente. Inclua seu estudo de viabilidade, descrições de problemas, escopo e meta, cronograma e equipe. Baixe o modelo no Microsoft PowerPoint para criar uma apresentação visualmente dinâmica do seu termo de abertura de projeto Six Sigma.
Para obter mais ideias, confira esta seleção de modelos tradicionais de termo de abertura de projeto.
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