Por que o planejamento de recursos é importante no gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de recursos é um processo essencial do gerenciamento de projetos e uma atividade central de gerenciamento de recursos humanos que abrangem desde grandes empresas até pequenas startups. Gerenciar projetos requer o gerenciamento de recursos. Independentemente de o projeto desenvolver um novo recurso de software ou a construção de um novo edifício, o planejamento de recursos contribui diretamente para o resultado final do projeto. Um projeto com recursos excessivos perde tempo, aqueles com poucos recursos correm o risco de perder marcos críticos, e aqueles que usam os recursos errados não atenderão às expectativas. Os gerentes de projeto precisam entender de quais recursos um projeto precisa e quais recursos o projeto já tem antes de desenvolver planos de projeto precisos.
O tema planejamento, alocação e gerenciamento de recursos é frequentemente associado à atividades de planejamento de pessoas comuns ao gerenciamento de recursos humanos (HRM) e planejamento. O gerenciamento de recursos humanos é uma abordagem para adquirir, treinar, controlar, gerenciar e medir recursos das pessoas, e o planejamento de recursos humanos é uma estratégia para agregar valor a uma empresa ou organização apoiando atividades para as pessoas, como treinamento, compensação, segurança e comunicação. O planejamento de recursos também está associado a diferentes setores e abordagens, incluindo o seguinte:
- Planejamento de recursos corporativos (ERP): o ERP refere-se à combinação de processos de negócios e informações que se juntam a funções diferentes das empresas (como contabilidade e RH) com a fabricação ou desenvolvimento de produtos e funções do lado do serviço de uma empresa ou organização. O software ERP (como o Microsoft Project) apoia atividades de planejamento de recursos em corporações da Fortune 500 e grandes empresas que escalam as operações para milhares de projetos, incluindo fabricação.
- Planejamento de Requisitos de Materiais (MRP): um sistema de planejamento e controle para inventário, produção e agendamento. O MRP é uma abordagem para lidar com recursos materiais que envolve a conversão de um cronograma mestre de produção em uma divisão detalhada das matérias-primas usadas nas indústrias de engenharia civil, imóveis comerciais e fabricação. O planejamento de manufatura e recursos (MRP II) substituiu o MRP como padrão, e o ERP expandiu a referência para acomodar o RH e a atividade financeira.
- Planejamento de recursos utilitários: essa atividade envolve estimar a demanda a ser atendida pelo recurso utilitário (por exemplo, gás natural, a confiabilidade do recurso, os custos dos recursos disponíveis e as políticas e regulamentos governamentais a serem considerados).
- Planejamento Integrado de Recursos (IRP): um tipo de ferramenta de roteiro usada para o planejamento de recursos utilitários desenvolvida em colaboração com agências governamentais, grupos de defesa do setor, desenvolvedores e outras partes interessadas do projeto.
- Planejamento de recursos naturais: isso se refere ao gerenciamento de recursos naturais como terra, água, solo, plantas e animais. Por outro lado, o planejamento de recursos de distribuição (DRP) refere-se a um método de planejamento de pedidos dentro de uma cadeia de suprimentos
Modelo de planejamento de recursos ágil
Este modelo de planejamento de capacidade de recursos inclui um gráfico de Gantt para visualizar e planejar recursos para sprints ágeis de projetos de software. Use este modelo para mapear recursos de desenvolvimento de software por quantidade e tipo de habilidade (por exemplo, GPs, analistas, desenvolvedores, designers, gerentes de produto, administradores, etc.). Modifique o modelo para visualizar a distribuição do tempo e das atividades de sua equipe em seu calendário de sprint ágil (expresso aqui em intervalos de duas semanas).
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Otimize o processo de planejamento de recursos
O planejamento de recursos do projeto envolve a alocação e utilização de diferentes tipos de recursos, incluindo pessoas, materiais, equipamentos e capital financeiro. O termo "recursos" geralmente representa todas as coisas de que um negócio ou gerente de projeto depende para entregar produtos e serviços. No contexto deste exemplo, o termo significa recursos humanos. O planejamento de pessoas é diferente do planejamento de recursos físicos.
Primeiro, identifique os requisitos de recursos para o cronograma do seu projeto: De que tipo de pessoas qualificadas você precisa para concluir as tarefas do projeto? Você usará funcionários internos ou contratará recursos de fornecedores externos? Você tem os materiais, software e equipamentos para fornecer aos membros da equipe para capacitar o trabalho deles? Essa etapa envolve documentar funções e responsabilidades do projeto, organizar equipes de projeto com base em competências e criar planos de controle de recursos para gerenciar mudanças e relacionamentos.
Em seguida, determine o custo e a duração dos recursos necessários em todo o cronograma do projeto. Use técnicas e ferramentas de previsão de recursos, incluindo softwares de gerenciamento de projetos, para ajudar na criação de um plano de recursos otimizado. Decida sobre a gama de competências necessárias (por tarefa de projeto) e determine se você precisa mudar o escopo do projeto, planejar treinamentos adicionais ou fornecer especialistas no assunto. Esta etapa é quantitativa (na medida em que você usa informações como cronogramas de projetos anteriores, orçamentos e relatórios e análise de dados) e qualitativa (devido ao componente de planejamento de pessoas).
Por fim, crie um cronograma e calendário de recursos e determine se você tem os requisitos de recursos para concluir todo o cronograma do projeto dentro do prazo. Antecipe cenários de e-se para determinar os piores cenários de gerenciamento de recursos. Liste as atividades individuais de recursos do projeto e certifique-se de que todas as tarefas sejam atribuídas a um recurso específico.
Usar software de planilhas para criar planos de recursos traz limitações. Gerenciar dados manualmente aumenta a chance de erros de previsão. Os planos de recursos do projeto são documentos de projeto vivos, o que significa que a análise em tempo real dos dados é fundamental para o sucesso. O risco de sobrepor ou excluir planos de recursos de planilha, ou de criar várias versões em uma equipe de projeto distribuída, é alto. Considere investir em software de gerenciamento de projetos para se manter dentro do cronograma e otimizar seu planejamento e gerenciamento de recursos.
Modelo de planejamento de recursos do projeto
Use este modelo de planejamento de recursos de projeto para vários tipos de cenários de gerenciamento de projetos e portfólios. Agende recursos humanos e recursos não humanos (como material e equipamento) em seções separadas para uma análise fácil com base em cada fase do projeto, desde a criação do projeto até a execução. Planeje e estime custos para funcionários em tempo integral, consultores freelancers, pessoal contingente, software, hardware e muito mais.
Ferramentas e técnicas de planejamento de recursos
Ferramentas de software de gerenciamento de recursos podem automatizar tarefas e acompanhar horas de trabalho contra orçamentos, fornecer gráficos de visualização codificados por cores para ajudar a monitorar recursos escassos em tempo real e compartilhar dados gerais para gerentes de portfólio acompanharem cenários de e-se em vários projetos e equipes. A estratégia de gerenciamento de recursos inclui vários processos para organizar e gerenciar equipes de projeto.
O planejamento de recursos envolve o uso estratégico de recursos humanos e não humanos para desenvolver produtos e serviços sob restrições de prazo e orçamento. Ferramentas de software ajudam a simplificar o planejamento de recursos, mas o elemento humano para o gerenciamento de recursos de projetos requer mais do que tecnologia para gerenciar. Existem diferentes técnicas para auxiliar o planejamento de recursos e gerenciar equipes de projeto, incluindo as seguintes:
- Reuniões de recursos: reuniões curtas, frequentes e orientadas a ações dão aos gerentes de projeto o espaço para discutir funções e responsabilidades relacionadas ao planejamento de recursos. A reunião se concentra no compartilhamento de informações baseadas em fatos e no planejamento de curto prazo para atividades e tarefas críticas do projeto. Essas reuniões ajudam a criar a cultura de projeto e a fornecer à liderança um controle frequente para ações corretivas e esclarecimentos.
- Nivelamento de recursos: esta é uma técnica para otimizar a alocação de recursos ajustando o cronograma do projeto ao longo do tempo para resolver conflitos causados pela alocação excessiva de recursos. De acordo com o guia PMBOK, esses ajustes no cronograma do projeto podem afetar o caminho crítico.
- Suavização de recursos: uma técnica para otimizar a alocação de recursos usando free float (ou flutuação total) sem afetar o caminho crítico. O PMBOK define o free float como a "quantidade de tempo que uma atividade de cronograma pode ser atrasada ou estendida desde sua data de início sem atrasar a data de término do projeto ou violar uma restrição de cronograma".
- Disponibilidade e utilização de recursos: uma técnica de planejamento de recursos para garantir que os recursos alocados do projeto estejam realmente disponíveis. Isso é feito calculando o custo para usá-los, monitorando o uso planejado versus o uso real dos recursos e tomando medidas corretivas.
- Planejamento de capacidade de recursos: uma técnica de planejamento usada por gerentes de portfólio que supervisionam o planejamento de recursos e gerenciam vários projetos. O planejamento de capacidade envolve determinar se os recursos alocados são suficientes para concluir novos projetos e determinar se a quantidade de recursos, ou o nível de pessoas qualificadas, é suficiente para as equipes de projeto existentes.
O que é o gráfico de planejamento de recursos?
O software de planejamento de recursos inclui ferramentas para criar gráficos de planejamento de recursos como gráficos Gantt e RACI (responsáveis, credíveis, consultados e informados) para ajudar os gerentes de projeto a visualizar, planejar e gerenciar recursos para o cronograma do projeto. Os gerentes de projeto usam gráficos de planejamento de recursos como gráficos de Gantt para encontrar o caminho crítico, um diagrama de rede codificado por cores que exibe uma sequência de atividades por meio do cronograma do projeto, a duração de cada tarefa e o caminho mais longo desde o início da primeira atividade do projeto até o final da última atividade. O guia PMBOK recomenda usar o método do caminho crítico (CPM) para determinar a menor duração possível de um cronograma de projeto.
Modelo de planejamento de recursos de equipe
O gerenciamento de recursos envolve atribuir tarefas, funções e responsabilidades às suas equipes de projeto para esclarecer o processo e a participação. Este modelo de planejamento de recursos combina uma matriz RACI e um recurso de histograma. Use essas ferramentas para visualizar e planejar as atividades do projeto e criar um cronograma otimizado do projeto com base nos recursos da equipe.
Baixe o modelo de planejamento de recursos de equipe - Excel
O que cobrir no plano de gerenciamento de recursos
Os planos de recursos orientam como alocar, controlar e usar recursos. Além dessa função prática, os planos de gerenciamento de recursos podem ajudar a obter a adesão das partes interessadas e a aprovação dos orçamentos do projeto. Um plano de gerenciamento de recursos físicos orienta os gerentes de projeto sobre o uso de materiais e equipamentos. Os planos de recursos humanos especificam os tipos de pessoas qualificadas necessárias para concluir um projeto e a quantidade, custo e duração programada de suas atividades. Antes de implementar seu plano de projeto, modifique e organize o plano de recursos para atribuir cada tarefa individual do projeto à pessoa apropriada. Um plano de recursos sólido inclui as seguintes informações:
- Identificação de recursos: o tipo de pessoas ou recursos materiais necessários, nome, título, fonte (se contratado) e a equipe de projeto atribuída.
- Custo dos recursos: o custo direto ou estimado dos recursos.
- Requisitos de recursos: as informações sobre os recursos disponíveis, incluindo quando estão disponíveis, quaisquer condições e a duração de sua disponibilidade.
- Funções e responsabilidades: as funções específicas que as pessoas realizam para o projeto. Essas informações podem listar a autoridade de recursos, incluindo a autoridade de tomada de decisões e aprovação.
- Quantidade de recursos: a quantidade desse tipo de recurso (por exemplo, a quantidade de horas de trabalho, equipamentos ou materiais).
- Estados de recursos: o estado atual do recurso (planejado, solicitado, aprovado, negado, alocado, confirmado).
- Locais de recursos: onde o recurso está localizado, incluindo recursos virtuais e equipes colocalizadas.
- Organização de recursos: uma exibição gráfica da equipe do projeto e seu relacionamento com outros recursos da equipe do projeto.
- Calendário de recursos: os dias úteis programados, horários de turno, datas de início e de término para diferentes marcos do projeto e feriados programados. Calendários de recursos identificam a duração do trabalho para recursos específicos.
- Registro de problemas de recursos: as informações sobre desafios de planejamento de recursos, por exemplo, na aquisição de recursos qualificados e etapas de resolução de problemas que mantiveram os planos de recursos do projeto no caminho certo.
O que é uma previsão de recursos?
Uma previsão de recursos é uma avaliação quantitativa das condições e eventos usados para estimar a quantidade de recursos e o custo dos recursos planejados, alocados e reais de um projeto. Esta previsão é baseada em informações disponíveis quando o plano de recursos é desenvolvido. As estimativas de duração da atividade preveem quanto tempo cada atividade do projeto levará. Essa é uma técnica útil para determinar o custo e a quantidade de recursos necessários às pessoas, expressos em horas, semanas, dias ou meses. O PMI lista várias ferramentas e técnicas de previsão no guia PMBOK, incluindo o seguinte:
- Estimativa de baixo para cima: avalie os pequenos detalhes, como a duração da atividade individual do projeto por recurso, a partir de uma divisão agregada do escopo total do trabalho. Use essa técnica para prever a duração de atribuições individuais, ou custo de recursos qualificados, somando todas as estimativas de nível mais baixo do custo e do consumo de recursos para determinar uma estimativa total. Este processo é preciso, mas demorado.
- Dados de referência publicados: aproveite relatórios publicados, artigos de revistas do setor e dados públicos de organizações como o PMI para criar previsões de recursos usando esses dados para criar estimativas. Esse é um tipo de estimativa análoga, que é definida no PMBOK como "uma técnica para estimar a duração ou o custo de uma atividade ou um projeto usando dados históricos de uma atividade ou projeto semelhante".
- Estimativa paramétrica: o software de gerenciamento de projetos apresenta uma função de algoritmo para realizar estimativas paramétricas. Use esta ferramenta para prever o custo dos recursos ou estimar a duração dos recursos com base nos parâmetros de recursos do projeto e dados históricos.
- Estimativa de três pontos: use uma estimativa realista, uma estimativa otimista e uma estimativa de pior cenário da mão de obra do projeto para prever os custos dos recursos aplicando a média das três estimativas.
Modelo de planejamento de recursos de equipe
Use este modelo para prever a disponibilidade da equipe do projeto (expressa em horas de trabalho) usando uma visualização de mapa de calor. Personalize o modelo para refletir a disponibilidade de sua equipe com base na alocação de recursos das horas de trabalho. Esta é uma ferramenta de utilização de recursos projetada para ajudá-lo a planejar e gerenciar a demanda de sua equipe e preencher rapidamente dados com base nas horas de projeto alocadas e utilizadas.
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