O que é planejamento estratégico?
O planejamento estratégico é uma atividade organizacional que visa alcançar os objetivos de um grupo. O processo ajuda a definir os objetivos de uma empresa e investiga acontecimentos internos e externos que podem influenciar o caminho organizacional. O planejamento estratégico também ajuda a identificar ajustes que você pode precisar fazer para atingir seu objetivo. O planejamento estratégico tornou-se popular na década de 1960 porque ajudou as empresas a definir prioridades e metas, fortalecer as operações e estabelecer acordos entre os gerentes sobre resultados.
O planejamento estratégico pode ocorrer ao longo de vários anos e o processo pode variar de comprimento, assim como o plano final em si. De forma ideal, o planejamento estratégico deve resultar em um documento, uma apresentação ou um relatório que defina um blueprint para o progresso da empresa.
Ao definir prioridades, as empresas ajudam a garantir que os funcionários estejam trabalhando em direção a objetivos comuns e definidos. Isso também auxilia na definição da direção que uma empresa está tomando, usando eficientemente os recursos para alcançar as metas e os objetivos da organização. Com base no plano, os gerentes podem tomar decisões ou alocar os recursos necessários para seguir a estratégia e minimizar os riscos.
O planejamento estratégico reforça as operações recebendo informações de pessoas com opiniões diferentes e criando um consenso sobre a direção da empresa. Juntamente com o foco em energia e recursos, o processo de planejamento estratégico permite que as pessoas desenvolvam um senso de propriedade no produto que criam.
“Strategic planning is not really one thing. It is really a set of concepts, procedures, tools, techniques, and practices that have to be adapted to specific contexts and purposes,” says Professor John M. Bryson, McKnight Presidential Professor of Planning and Public Affairs at the Hubert H. Humphrey School of Public Affairs, University of Minnesota and author of Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations: A Guide to Strengthening and Sustaining Organizational Achievement. “Strategic planning is a prompt to foster strategic thinking, acting, and learning, and they all matter and they are all connected.”
O que não é planejamento estratégico?
O planejamento estratégico não é uma lista de tarefas a fazer para o curto ou longo prazo - é a base de um negócio, a direção dele e como vai alcançar o objetivo definido.
"Você tem que pensar muito estrategicamente no planejamento estratégico. É mais do que apenas seguir etapas", explica Bryson. "Você tem que entender que o planejamento estratégico não é um tipo de solução mágica para corrigir problemas. Não tenha expectativas irreais."
O planejamento estratégico também é diferente de um plano executivo que se concentra em um produto, serviço ou programa específico e metas de curto prazo. Em vez disso, planejamento estratégico significa olhar para o quadro geral.
Embora estejam relacionados, é importante não confundir planejamento estratégico com pensamento estratégico, que é mais sobre imaginar e inovar de maneira a ajudar a empresa. Em contraste, o planejamento estratégico apoia esses pensamentos e o ajuda a descobrir como torná-los realidade.
Outra parte do planejamento estratégico é o planejamento tático, que envolve olhar para os esforços de curto prazo para alcançar metas de longo prazo.
Por fim, planos de marketing não é a mesma coisa que planos estratégicos. Um plano de marketing é mais sobre introduzir e entregar um serviço ou produto ao público em vez de como fazer um negócio prosperar. Para saber mais sobre planos e processos de marketing, leia este artigo.
Planos estratégicos incluem informações sobre finanças, mas são diferentes de planejamento financeiro, que envolve diferentes processos e pessoas. Modelos de planejamento financeiro podem ajudar nesse processo.
Por que o planejamento estratégico é importante?
Na era tecnológica atual, planos estratégicos proporcionam às empresas um caminho a seguir. Planos estratégicos ajudam as empresas a prosperar, não apenas a sobreviver. Eles fornecem um foco claro, o que torna uma organização mais eficiente e eficaz, aumentando, assim, a produtividade.
“You are not going to go very far if you don’t have a strategic plan. You need to be able to show where you are going,” says Stefan Hofmeyer, an experienced strategist and co-founder of Global PMI Partners. He lives in the startup-rich environment of northern California and says he often sees startups fail to get seed money because they do not have a strong plan for what they want to do and how they want to do it.
Colocar os membros da equipe na mesma página (tanto na criação de um plano estratégico quanto na execução do plano em si) pode ser benéfico para uma empresa. Os planejadores podem encontrar satisfação no processo e se unir em torno de uma visão comum. Além disso, você pode construir equipes fortes e preencher lacunas entre a equipe e a gerenciamento.
"Você tem que chegar a um acordo sobre boas ideias", diz Bryson. "Uma estratégia muito boa tem que atender a muitos critérios. Tem que ser técnica e administrativamente viável, politicamente aceitável e legal, moral e eticamente defensável. Essa é uma lista muito difícil."
Ao discutir os problemas de uma empresa durante o processo de planejamento, os indivíduos podem expressar suas opiniões e fornecer informações necessárias para fazer a organização ir adiante - uma forma de resolução de problemas como um grupo.
Planos estratégicos também fornecem um mecanismo para medir o sucesso e o progresso em direção às metas, mantendo os funcionários em sintonia e auxiliando na concentração nas tarefas em querenciamento.
Quando é a hora de fazer planejamento estratégico?
Não há momento perfeito para realizar um planejamento estratégico. Depende inteiramente da organização e do ambiente externo que a cerca. No entanto, aqui estão algumas sugestões sobre quando planejar:
Se sua indústria está mudando rapidamente
Quando uma organização está começando
No início de um novo ano ou período de financiamento
Em preparação para uma nova iniciativa importante
Se os regulamentos e as leis em seu setor estiverem mudando ou ainda forem mudar
"Não é como se você fizesse toda a reflexão e planejamento e depois implementasse", diz Bryson. "Um erro que as pessoas cometem é [acreditar] que a reflexão tem que vir antes da atuação e do aprendizado."
Mesmo que você não recrie todo o processo de planejamento com frequência, é importante verificar periodicamente seu plano e garantir que ele ainda esteja funcionando. Caso contrário, atualize-o.
O que é o processo de planejamento estratégico?
O planejamento estratégico é um processo e não é fácil. Um ponto essencial é garantir que haja tempo suficiente para concluir o processo sem correria, mas que não leve tanto tempo que você perca força e foco. O processo em si pode ser mais importante do que o documento final devido às informações que surgem das discussões com a gerenciamento e também com trabalhadores de nível mais baixo.
“There is not one favorite or perfect planning process,” says Jim Stockmal, president of the Association for Strategic Planning (ASP). He explains that new techniques come out constantly, and consultants and experienced planners have their favorites. In an effort to standardize the practice and terms used in strategic planning, ASP has created two certification programs.
O nível 1 é a certificação Profissional de Planejamento Estratégico (SPP). Ela foi projetada para planejadores de início ou meio de carreira que trabalham em planejamento estratégico. O nível 2, a certificação Profissional de Gerenciamento Estratégico (SMP), é voltado para profissionais experientes ou aqueles que treinam outros. Stockmal explica que a ASP projetou os programas de certificação para adicionar estrutura à profissão amorfa.
O processo de planejamento estratégico varia de acordo com o tamanho da organização e pode ser formal ou informal, mas há restrições. Por exemplo, equipes de todos os tamanhos e metas devem se construir em muitos pontos ao longo do caminho para feedback dos principais líderes, isso ajuda o processo a se manter no caminho certo.
Alguns elementos do processo podem ter pontos de início e término específicos, enquanto outros são contínuos. Por exemplo, pode não haver um momento específico em que as coisas ficam claras de repente. Em vez disso, uma série de pequenos movimentos pode mudar lentamente a organização para a direção certa.
"Não torne as coisas excessivamente complexas. Junte todas as partes interessadas para entrada e feedback", aconselha Stockmal. "Faça uma varredura ambiental contínua e não tenha medo de se envolver com as partes interessadas."
Além disso, conhecer a cultura da sua empresa é importante. "Você precisa fazer com que funcione para sua organização", diz ele.
Existem muitas maneiras diferentes de abordar o processo de planejamento estratégico. Veja abaixo três abordagens populares:
Planejamento baseado em metas: essa abordagem começa olhando para a missão e as metas de uma organização. A partir daí, você trabalha em direção a essa missão, implementa estratégias necessárias para alcançar essas metas e atribui funções e prazos para atingir determinados marcos.
Planejamento baseado em problemas: nessa abordagem, comece olhando para os problemas que a empresa está enfrentando e decida como abordá-los e quais ações tomar.
Planejamento orgânico: essa abordagem é mais fluida e começa com a definição de missão e valores, em seguida, delineando planos para alcançar essa visão enquanto se apega aos valores.
"A abordagem do planejamento estratégico precisa ser condicionada à organização, sua história, o que ela é capaz de fazer, etc.", explica Bryson. "É errado pensar que há uma única abordagem."
Para obter mais informações sobre planejamento estratégico, leia sobre como escrever um plano estratégico e os diferentes tipos de modelos que você pode usar.
Quem participa do processo de planejamento estratégico?
Para um trabalho tão crucial quanto o planejamento estratégico, é necessário reunir a equipe certa e incluí-la desde o início do processo. Tente incluir o maior número possível de partes interessadas.
Abaixo estão sugestões sobre quem incluir:
Liderança sênior
Planejadores estratégicos
Estrategistas
Pessoas que serão responsáveis pela implementação do plano
Pessoas para identificar lacunas no plano
Membros do Conselho Administrativo
"Pode haver mágica no planejamento estratégico, mas não está em nenhuma estrutura específica ou no processo de 10 etapas de ninguém", explica Bryson. "A magia é reunir as pessoas certas, fazer com que elas se concentrem no que é importante e façam algo a respeito. É aí que está a magia."
Hofmeyer recomenda encontrar pessoas dentro de uma organização que não são necessariamente líderes atuais, mas que podem vir a ser no futuro. "Às vezes, elas se tornam óbvias. Normalmente elas se mostram a você, não é preciso procurar por elas. Elas estão motivadas a participar", diz ele. Esses futuros líderes são os que falam em reuniões ou em outras ocasiões, que se mostram, mesmo que não seja parte da descrição de seus trabalhos.
No início do processo, estabeleça diretrizes sobre quem estará envolvido e o que será esperado deles. Todos os envolvidos devem estar dispostos a cooperar e colaborar. Se há dúvida sobre incluir ou não alguém, geralmente é melhor incluir pessoas extras do que deixar alguém de fora apenas para descobrir mais tarde que deveria ter feito parte do processo o tempo todo. Nem todos estarão envolvidos o tempo todo; as pessoas irão e virão durante diferentes fases.
Muitas vezes, um facilitador ou consultor externo pode ser um ativo para o comitê de planejamento estratégico. Às vezes é difícil para gerentes e outros funcionários sentar e discutir o que eles precisam realizar como uma empresa e como eles precisam fazê-lo sem considerar outros fatores. Como observadores objetivos, a ajuda externa pode muitas vezes oferecer insights que podem escapar a quem está dentro.
Hofmeyer diz que às vezes os chefes têm blinders que os impedem de ver o que está acontecendo ao seu redor, o que lhes permite ignorar conflitos em potencial. "As pessoas geralmente têm suas próprias agendas de onde querem ir e, se não estão alinhadas, é difícil criar um plano estratégico. Uma perspectiva externa pode realmente tirar você de sua bolha e dizer-lhe coisas que você não necessariamente quer ouvir [mas deve]. Entramos em um ritmo e é muito difícil sair dele. Então, trazer pessoas de fora pode ajudar a trazer novas visões e apresentar aspectos diferentes de seus negócios."
Um consultor externo também pode ajudar os opositores a levar o processo mais a sério porque sabem que a empresa está investindo dinheiro nos esforços, acrescenta Hofmeyer.
Não importa quem esteja envolvido no processo de planejamento, certifique-se de que pelo menos uma pessoa atenda como administradora e documente todas as ações do comitê de planejamento.
O que há em um plano estratégico?
Um plano estratégico comunica as metas e o que é preciso para alcançá-las. O plano, às vezes, começa com uma visão de alto nível e, em seguida, torna-se mais específico. Como planos estratégicos são mais guias do que livros de regras, eles não precisam ser burocráticos e rígidos. Não há um plano perfeito; no entanto, ele precisa ser realista.
Existem muitas seções em um plano estratégico e a duração do documento ou apresentação final vai variar. Os nomes que as pessoas usam para as seções diferem, mas as ideias gerais por trás deles são semelhantes: basta garantir que você e sua equipe concordem com os termos que você usará e o que cada um deles significa.
Modelo de planejamento estratégico de uma página
"Sou grande fã de colocar a estratégia em uma planilha de papel. É um plano estratégico em poucas palavras e fornece uma linha de visão clara", aconselha Stockmal.
Você pode usar o modelo abaixo para consolidar todas as suas ideias estratégicas em um plano estratégico sucinto de uma página. Ao fazer isso, você oferece uma visão geral de alto nível de suas iniciativas estratégicas que pode colocar em seu site, distribuir para as partes interessadas e fazer referência internamente. Detalhes mais profundos sobre implementação, capacidade e outras questões podem entrar em um documento maior.
Baixar modelo de planejamento estratégico de uma página
Excel | Word
A parte mais importante do plano estratégico é o resumo executivo, que contém os destaques do plano. Embora apareça no início do plano, ele deve ser escrito por último, depois de você ter feito toda a pesquisa.
Ao escrever o resumo executivo, Stockmal diz: "Acho muito mais fácil extrair, cortar e editar do que fazê-lo primeiro."
Para obter ajuda na criação de resumos executivos, consulte esses modelos.
Outras partes de um plano estratégico podem incluir o seguinte:
Descrição: uma descrição da empresa ou organização.
Declaração de visão: uma declaração ousada ou inspiradora sobre onde você quer que sua empresa esteja no futuro.
Declaração de missão: nesta seção, descreva o que você faz hoje, seu público e sua abordagem enquanto trabalha em direção à sua visão.
Valores principais: nesta seção, liste as crenças e comportamentos que permitirão que você alcance sua missão e, eventualmente, sua visão.
Metas: forneça algumas declarações de como você alcançará sua visão a longo prazo.
Objetivos: cada meta de longo prazo deve ter alguns objetivos de um ano que fazem o plano avançar. Trace objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis e baseados no tempo) para aproveitá-los ao máximo.
Orçamento e planos operacionais: destaque os recursos necessários e como os implementará.
Monitoramento e avaliação: nesta seção, descreva como você verificará seu progresso e determinará quando alcançar suas metas.
Uma das primeiras etapas na criação de um plano estratégico é realizar uma análise interna e externa do ambiente da empresa. Internamente, veja os pontos fortes e fracos de sua empresa, bem como os valores pessoais daqueles que implementarão seu plano (gerentes, executivos, membros do conselho). Externamente, examine ameaças e oportunidades dentro do setor e todas as expectativas sociais amplas que possam existir.
Você pode realizar uma análise SWOT (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças) para resumir onde você está atualmente e em que deve se concentrar para ajudá-lo a alcançar suas metas futuras. Pontos fortes mostram o que você faz bem, pontos fracos apontam obstáculos que podem impedi-lo de alcançar seus objetivos, oportunidades destacam onde você pode crescer e ameaças apontam fatores externos que podem ser obstáculos em seu caminho.
Você pode encontrar mais informações sobre como realizar uma análise SWOT e modelos gratuitos neste artigo. Outra técnica de análise, STEEPLE (social, tecnológica, econômica, ambiental, política, jurídica e ética), frequentemente acompanha uma análise SWOT.
Benefícios do planejamento estratégico
A forma como você navega no processo de planejamento estratégico varia. Várias ferramentas e técnicas estão disponíveis e sua escolha depende da liderança, cultura, ambiente e tamanho de sua empresa, bem como da experiência dos planejadores.
Todas incluem seções semelhantes no plano final, mas as maneiras de conduzir esses resultados diferem. Algumas ferramentas são baseadas em metas, enquanto outras são baseadas em problemas ou cenários. Algumas confiam em um processo mais orgânico ou rígido.
Hofmeyer resume o que entra no planejamento estratégico:
Entenda as partes interessadas e envolva-as desde o início.
Concorde com uma visão.
Realize reuniões e sessões bem-sucedidas.
Resuma e apresente o plano às partes interessadas.
Identifique e verifique as métricas.
Faça ajustes periódicos.
Itens que entram no planejamento estratégico
O planejamento estratégico contém entradas, atividades, saídas e resultados. Entradas e atividades são elementos internos da empresa, enquanto saídas e resultados são externos.
Lembre-se, existem muitos nomes diferentes para as seções de planos estratégicos. A chave é concordar com quais termos você usará e defini-los para todos os envolvidos.
Entradas
As entradas são importantes porque é impossível saber para onde você está indo até saber o que está ao seu redor onde você está agora.
As empresas precisam coletar dados de várias fontes para ter uma visão clara do ambiente competitivo e das oportunidades e riscos dentro desse ambiente. Você pode pensar nisso como um programa de inteligência competitivo.
Os dados devem vir das seguintes fontes:
Entrevistas com executivos
Uma revisão de documentos publicamente disponíveis sobre a concorrência ou o mercado
Pesquisa primária visitando ou observando concorrentes
Estudos do seu setor
Os valores das principais partes interessadas
Essas informações geralmente entram na redação das declarações de visão e missão de uma organização.
Atividades
As atividades são as reuniões e outras comunicações que precisam acontecer durante o processo de planejamento estratégico para ajudar todos a entender a concorrência que envolve a organização.
É importante tanto entender o ambiente competitivo quanto a resposta de sua empresa a ele. É aqui que todos olham e respondem aos dados coletados das entradas.
Saídas
O processo de planejamento estratégico produz saídas. As saídas podem ser tão básicas quanto o documento de planejamento estratégico em si. A documentação e as comunicações que descrevem a estratégia de sua organização, bem como demonstrações financeiras e orçamentos, também podem ser saídas.
Resultados
A implementação do plano estratégico produz resultados (diferente de saídas). Os resultados determinam o sucesso ou o fracasso do plano estratégico medindo o quanto eles estão próximos das metas e da visão que você descreve em seu plano.
É importante entender que também haverá resultados não planejados e não intencionais. Como você aprende e se adapta a essas mudanças influencia o sucesso do plano estratégico.
Durante o processo de planejamento, decida como você medirá os sucessos e os fracassos de diferentes partes do plano estratégico.
Compartilhamento, avaliação e monitoramento do progresso de um plano estratégico
Depois que as empresas passam por um longo processo de planejamento estratégico, é importante que o plano não fique estagnado. Compartilhe, avalie e monitore o plano para avaliar como você está se saindo e fazer as atualizações necessárias.
"[Alguns] líderes pensam que, uma vez que têm sua estratégia, cabe a outra pessoa executá-la. Acho que isso é um erro", diz Stockmal.
O processo começa com a distribuição e comunicação do plano. Decida quem receberá uma cópia do plano e como essas pessoas contarão aos outros sobre ele. Você terá uma reunião para iniciar a implementação? Como você especificará quem fará o quê e quando? Comunique claramente as funções que as pessoas terão.
"Antes de comunicar o plano [a todos], você precisa ter o compromisso das partes interessadas", recomenda Hofmeyer. Faça com que as partes interessadas sejam parte do anúncio do plano a todos - isso os mantém responsáveis porque os funcionários os associarão à estratégia. "Isso aplica pressão às partes interessadas para que realmente façam o trabalho."
Depois que a equipe começa a implementação, é necessário ter referências para ajudar a medir os sucessos em relação aos objetivos do plano. Às vezes, ter planos de ação menores dentro do plano maior pode ajudar a manter o trabalho no caminho certo.
Durante o processo de planejamento, você deve ter decidido como medirá o sucesso. Agora, descubra como e quando você documentará o progresso. Fique de olho nas lacunas entre a visão e sua implementação - uma grande lacuna pode ser um sinal de que você está se desviando do plano.
Ferramentas estão disponíveis para auxiliar no acompanhamento do desempenho de planos estratégicos, incluindo vários tipos de software. "Para algumas organizações, uma planilha é suficiente, mas você vai inserir os dados manualmente, então alguém precisa ser responsável por isso", recomenda Stockmal.
Lembre-se: planos estratégicos não são escritos em pedra. Algum desvio será necessário e, quando isso acontecer, é importante entender o motivo de ter ocorrido e como a mudança pode afetar a visão e os objetivos da empresa.
Um desvio do plano não significa falha, lembra Hofmeyer. Em vez disso, compreender o que aconteceu é a chave. "Coisas acontecem, [e] você deve estar sempre atento a isso. Acredito firmemente na melhoria contínua", diz ele. Explique às partes interessadas o motivo de uma mudança estar acontecendo. "Há sempre uma sensação de reavaliação, mas a faça de metodicamente."
Crie um cronograma para revisar e alterar o plano conforme necessário; isso pode ajudar a manter as empresas no caminho certo.
O que é o gerenciamento estratégico?
O planejamento estratégico faz parte do gerenciamento estratégico e envolve as atividades que fazem do plano estratégico uma realidade. Essencialmente, o gerenciamento estratégico consiste em ir do ponto de partida ao objetivo de forma eficaz e eficiente usando as atividades e processos contínuos que uma empresa assume a fim de manter-se alinhada com sua missão, visão e plano estratégico.
"[O gerenciamento estratégico] fecha a lacuna entre o plano e a execução da estratégia", diz Stockmal da ASP. O gerenciamento estratégico faz parte de um processo de planejamento maior que inclui orçamento, previsão, alocação de capital e muito mais.
Não há uma maneira certa ou errada de desenvolver gerenciamento estratégico - apenas diretrizes. As fases básicas são a preparação para o planejamento estratégico, a criação do plano estratégico e a implementação desse plano.
Não importa como você gerencia seu plano, é fundamental permitir que o plano estratégico evolua e cresça conforme necessário, devido aos fatores internos e externos.
"Nos envolvemos em todas as questões do dia a dia", explica Stockmal, acrescentando que as pessoas muitas vezes não alocam tempo suficiente para implementar o plano e fazer progressos. É isso que o gerenciamento estratégico pede: fazer o que está no plano e não deixar que ele seja esquecido.
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